Justiça Federal
GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES
JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL
Objetivos Gerais
 Cumprir
meta 5;
 Desenvolver
gerenciamento
(Gestão
de
Trabalho).
a
cultura
de
de
rotinas
Processos
de
Objetivos Específicos

Apresentar o conceito e histórico da meta 5;

Apresentar
noções
gerenciamento de rotinas;

Identificar a importância do gerenciamento
de rotinas no contexto do planejamento
estratégico da 5ª Região (novo modelo de
gestão).
básicas
de
Objetivos Específicos
 Apresentar
os papéis
 Apresentar
a ferramenta bizagi
 Apresentar
o fluxo e as boas
práticas
do
Procedimento
Comum Ordinário Cível
CONCEITO E HISTÓRICO
Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas
(gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades
judiciárias de 1º grau.
Metodologia sugerida pelo CNJ
1. Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da
distribuição da petição inicial até a sentença
2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de
processos executados por Diretores e Servidores das unidades
judiciárias e validados por Magistrados.
3. Ferramenta: Bizagi
4. Cumprimento da Meta:
• Fluxo do processo otimizado implantados em pelo
menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro
de 2010
Definição de processos de trabalho
“Ordenação específica
das atividades de
trabalho no tempo e
no espaço com um
começo, um fim,
entradas (input) e
saídas (outputs)
claramente
identificados.
“Conjunto de
atividades ligadas que
toma um insumo e o
transformam para
criar um resultado”.
Exemplo de processos de trabalho
Entradas
Saídas
Insumos:
Produtos:
Todo material para a
instrução do processo
judicial:
Sentença, Certidões, etc.
Petições,
Informações,
requerimentos, etc.
Gerenciamento de Rotinas
É o conjunto de atividades que procura,
entre outros:
Identificar
problemas
(gargalos
sobreposição) de atividades;
/
Identificar o tempo de execução de cada
atividade;
Gerenciamento de Rotinas
Identificar
delegação;
possibilidades
de
Elaborar manuais das rotinas,
facilitando a multiplicação dos
conhecimentos;
Padronizar as rotinas das unidades
conforme suas competências;
Gerenciamento de Rotinas
Definir
ágeis;
procedimentos
mais
Acompanhar o desempenho na
execução dos processos de
trabalho.
Evitar retrabalhos;
O NOVO MODELO
DE GESTÃO DA
JUSTIÇA FEDERAL
Planejamento Estratégico
Planejamento Estratégico
parte do processo de
gestão de uma organização, permitindo a construção do
futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e
realistas.
Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em
objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.
ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS
COERENTES E QUALIFICADOS
Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma
prestação jurisdicional
acessível, rápida e efetiva no
âmbito da Justiça Federal da
5ª Região
Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante
a sociedade, como referência de
segurança jurídica,
transparência,efetividade e
rapidez na prestação
jurisdicional, bem com de
eficiência administrativa
Objetivos Estratégicos
Eficiência Operacional
Agilizar os
trâmites
judiciais e
administrativos
Otimizar a
gestão dos
custos
operacionais
Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal
Amanha
3
2
Estratégia
Hoje 1
Processos
Para onde
Desejamos ir ?
Quando devemos
Chegar la ?
Projetos
O que estamos
Fazendo ?
Como modificar
O que estamos
Fazendo para
Chegar onde
Desejamos ir ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO
SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE
OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?
PESSOAS
Relatório de
Auditoria
Sistemas
Informatizados
Planejamento
estratégico
Pesquisa de
satisfação
Prospecção de
novas tecnologias
e métodos
Notícias/Clippings
e Sites Externos
Relatório Estatísticos
sobre Processos
Judiciais
COMO UTILIZAR O
CONHECIMENTO DA JUSTIÇA
FEDERAL SOBRE SEUS
PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS
A necessidade de se conhecer e compartilhar
os procedimentos da Justiça Federal
Contribuir
COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Disseminar
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
GESTÃO DE PROCESSOS
PRÁTICA
Aplicando a Gestão de Processos
1
1) DESDOBRAR
ESTRATÉGIA para
Processos
Mapa
Estratégico
2
2) Modelar
processos e
CONTRIBUIR com
boas práticas
3
3) UNIFORMIZAR
o repositório de
boas práticas
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
4
4) DISSEMINAR
e IMPLANTAR
boas práticas
5
5) MONITORAR O
DESEMPENHO
dos Processos
Mapa
Estratégico
BOA
PRÁTICA
PROCESSOS
ESTRATÉGIA
REPOSITÓRIO
DE
COLEÇÃO
DE BOAS PRÁTICAS
DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS
PADRÃODOS
JUSTIÇA
PROCESSOS FEDERAL
DA JUSTIÇA FEDERAL
PROCESSOS
ESTRATÉGIA
Papéis no gerenciamento de rotinas
 Especialistas;
 Analistas
Processo;
 Coordenadores
de
dos
escritórios nacionais,
regionais
e
seccionais;
APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
APRESENTAÇÃO DO FLUXO
APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
Boas práticas
BP 1 – Utilizar formulário como checklist ao analisar a
petição inicial, considerando os seguintes itens:
- Pedido de justiça gratuita;
- Pedido de liminar/tutela;
- Prioridade de tramitação;
- Recolhimento de custas;
-Verificação dos dados da autuação [partes e advogados
(CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...];
- Adequação do valor da causa;
- Representação processual (destacar MPF e DPU);
Boas práticas
BP 2 – Nas demandas previdenciárias (auxílio-doença,
aposentadoria por invalidez, benefício assistencial)
em que a parte for beneficiária da Assistência
Judiciária Gratuita, no despacho inicial, determinar a
realização da perícia, se necessário (incapacidade
laboral controversa), já apresentando os quesitos
judiciais. Na contestação, o réu deverá trazer os
quesitos e indicar assistente técnico. Na réplica, o
autor trará seus quesitos e indicará o assistente
técnico. Deverão ser fixados os honorários no
despacho inicial.
Boas práticas
BP 3 – Sinalizar na capa do processo,
quando cabível, usando etiquetas e/ou
lembretes no Tebas, de:
- Justiça gratuita;
- Prioridade idoso;
- Interesse de incapaz;
- Defensor Público;
- Prioridade portador de deficiência;
Boas práticas
- Suspeição/impedimento;
- Liminar/Tutela antecipada;
- Liminar/tutela postergada;
- Agravo Retido;
- Segredo de Justiça;
- Perícia;
- Audiência.
- Meta2
Boas práticas
BP 4 – Utilização e atualização de
banco de dados centralizado de
peritos, a cargo do Núcleo
Judiciário, que viabilize consultas.
Boas práticas
BP 5 – Atualizar o banco de
dados de peritos, através de
consulta prévia e convites
pelo site, acerca de seu
interesse e disponibilidade,
formalizando mediante
formulário assinado.
Boas práticas
BP 6 – Ao despachar a petição
inicial com determinação de
citação, requisitar a prova
documental em poder da parte
ré (PA, ficha financeira, extrato
bancário, etc).
Boas práticas
BP 7 – Sempre que o laudo
pericial for favorável ao autor,
intimar
o
INSS
para
se
manifestar sobre o laudo,
apresentando
eventual
possibilidade de acordo com
memória de cálculo.
Boas práticas
BP 8 – Nos casos de perícia
médica, dar preferência à
nomeação de especialista em
medicina do trabalho.
Boas práticas
BP 9 – Disponibilizar local
apropriado para a realização
de perícias, no âmbito do
Fórum,
preferencialmente
dividindo o espaço utilizado
pelos JEFs.
Boas práticas
BP 10 – Elaborar, a partir do
acervo da vara, modelo de
despacho e certidão padrão
seguindo a sequência lógica
do fluxo validado.
Boas práticas
BP 11 – No ato do deferimento da prova pericial,
utilizar “despacho cheio” conforme modelo da
vara, contemplando os seguintes itens:
- Nomear perito;
- Intimar as partes para apresentação de
quesitos e indicação dos assistentes
técnicos;
- Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal,
certificando nos autos;
- Intimar o perito para formular sua proposta.
Boas práticas
- Valor da perícia:
- Fixada pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de
justiça gratuita);
- Proposta pelo perito (intimar as partes para falarem
sobre a
proposta de honorários. Havendo
concordância, intimá-la para
efetuar o depósito.
Havendo discordância, encaminhar para apreciação
do juiz);
- Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as
partes sobre a data designada;
- Início da perícia somente após a efetivação do depósito;
- Liberação da integralidade dos honorários periciais
somente após os eventuais esclarecimentos prestados
pelo perito;
Boas práticas
BP 12 – Nos casos de expedição
mandado de intimação do perito
com
campo
destinado
à
designação do dia, hora e local,
pelo próprio perito e, em
seguida, intimar as partes
indicadas no mandado da data
designada.
Boas práticas
BP 13 – Quando se tratar de
perito
não
cadastrado,
encaminhar junto ao mandado
de intimação formulário próprio
para indicação dos dados
pessoais
do
perito
(CPF,
PIS/PASEP/NIT, dados bancários
etc).
Boas práticas
BP 14 – Utilizar, como regra, a
remessa dos autos aos órgãos
públicos
para
citações/intimações, por meio
de convênios firmados entre a
Seção Judiciária e a respectiva
Procuradoria
(Fazenda
Nacional, PRF, AGU e outros).
Boas práticas
BP 15 – Delegação de Atos:
Utilização do Provimento
01/2009 da CR do TRF5.
Boas práticas
BP 16 – Autorizar o cumprimento de
citação/intimação,
independentemente de despacho,
das Cartas Precatórias/Ordens, bem
como as suas devoluções, pelo
Diretor de Secretaria ou pela
Central de Mandados, onde houver,
mediante ofício ou remessa.
Boas práticas
BP 17 - Instituir método de gerenciamento
de prazos:
- Extração de relatório;
- Método de controle de alertas;
- Prazo máximo de monitoramento
mensal, podendo ser menor;
- Após o primeiro ano, reduzir o prazo de
monitoramento para quinzenal ou
menor.
Boas práticas
BP 18 – No sistema TEBAS, criar
atividades
na
fase
de
movimentação
interna
(111)
vinculando-as às atividades do
processo, o que viabilizará o
controle através de relatórios
extraídos do sistema (ex: controle
de
prazos,
publicação,
cumprimento etc).
Boas práticas
BP 19 - Institucionalizar encontros
trimestrais
(calendário
anual
preestabelecido) entre diretores de
secretaria por parte da Direção do
Foro e grupo eletrônico regional
(pauta
compartilhada
entre
diretores
com
posterior
consolidação).
Boas práticas
BP 20 – Inserir no despacho de
marcação
de
audiência
a
responsabilidade da parte em
trazer
suas
testemunhas,
independentemente
de
intimação, salvo quando houver
requerimento para intimação
pessoal da testemunha.
Boas práticas
BP 21 – Extrair relatório de
prazo vencido (mov. 14) para
ser entregue aos órgãos
públicos, quando da retirada
dos processos com vista.
Boas práticas
BP 22 – No ato de elaboração de
algumas
minutas,
juntar,
quando possível, a execução da
ordem
(Ex.
despacho
determinando
oficiar,
acompanhado do expediente
correspondente).
Boas práticas
23
–
No
ato
da
determinação de emenda,
indicar o vício a ser
sanado.
Boas práticas
BP 24 – Utilizar a carta
precatória recebida (quando
a carta atender os requisitos
do mandado judicial) como
mandado para agilizar o seu
cumprimento.
Contatos – Escritórios de Processos
Geraldo Alves
Tribunal Regional Federal da 5ª Região
(81) 3425-9287
[email protected]
Paulo Benz
Seção Judiciária do Rio Grande do Norte
(84) 3235-7685
[email protected]