Justiça Federal
GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES
JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL
Objetivos Gerais
 Cumprir
meta 5;
 Desenvolver
gerenciamento
(Gestão
de
Trabalho).
a
cultura
de
de
rotinas
Processos
de
Objetivos Específicos

Apresentar o conceito e histórico da meta 5;

Apresentar
noções
gerenciamento de rotinas;

Identificar a importância do gerenciamento
de rotinas no contexto do planejamento
estratégico da 5ª Região (novo modelo de
gestão).
básicas
de
Objetivos Específicos
 Apresentar
os papéis
 Apresentar
a ferramenta bizagi
 Apresentar
o fluxo e as boas
práticas
do
Procedimento
Comum Ordinário Cível
CONCEITO E HISTÓRICO
Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas
(gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades
judiciárias de 1º grau.
Metodologia sugerida pelo CNJ
1. Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da
distribuição da petição inicial até a sentença
2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de
processos executados por Diretores e Servidores das unidades
judiciárias e validados por Magistrados.
3. Ferramenta: Bizagi
4. Cumprimento da Meta:
• Fluxo do processo otimizado implantados em pelo
menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro
de 2010
Definição de processos de trabalho
“Ordenação específica
das atividades de
trabalho no tempo e
no espaço com um
começo, um fim,
entradas (input) e
saídas (outputs)
claramente
identificados.
“Conjunto de
atividades ligadas que
toma um insumo e o
transformam para
criar um resultado”.
Exemplo de processos de trabalho
Entradas
Saídas
Insumos:
Produtos:
Todo material para a
instrução do processo
judicial:
Sentença, Certidões, etc.
Petições,
Informações,
requerimentos, etc.
Gerenciamento de Rotinas
É o conjunto de atividades que procura,
entre outros:
Identificar
problemas
(gargalos
sobreposição) de atividades;
/
Identificar o tempo de execução de cada
atividade;
Gerenciamento de Rotinas
Identificar
delegação;
possibilidades
de
Elaborar manuais das rotinas,
facilitando a multiplicação dos
conhecimentos;
Padronizar as rotinas das unidades
conforme suas competências;
Gerenciamento de Rotinas
Definir
ágeis;
procedimentos
mais
Acompanhar o desempenho na
execução dos processos de
trabalho.
Evitar retrabalhos;
O NOVO MODELO
DE GESTÃO DA
JUSTIÇA FEDERAL
Planejamento Estratégico
Planejamento Estratégico
parte do processo de
gestão de uma organização, permitindo a construção do
futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e
realistas.
Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em
objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.
ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS
COERENTES E QUALIFICADOS
Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma
prestação jurisdicional
acessível, rápida e efetiva no
âmbito da Justiça Federal da
5ª Região
Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante
a sociedade, como referência de
segurança jurídica,
transparência,efetividade e
rapidez na prestação
jurisdicional, bem com de
eficiência administrativa
Objetivos Estratégicos
Eficiência Operacional
Agilizar os
trâmites
judiciais e
administrativos
Otimizar a
gestão dos
custos
operacionais
Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal
Amanha
3
2
Estratégia
Hoje 1
Processos
Para onde
Desejamos ir ?
Quando devemos
Chegar la ?
Projetos
O que estamos
Fazendo ?
Como modificar
O que estamos
Fazendo para
Chegar onde
Desejamos ir ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO
SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE
OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?
PESSOAS
Relatório de
Auditoria
Sistemas
Informatizados
Planejamento
estratégico
Pesquisa de
satisfação
Prospecção de
novas tecnologias
e métodos
Notícias/Clippings
e Sites Externos
Relatório Estatísticos
sobre Processos
Judiciais
COMO UTILIZAR O
CONHECIMENTO DA JUSTIÇA
FEDERAL SOBRE SEUS
PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS
A necessidade de se conhecer e compartilhar
os procedimentos da Justiça Federal
Contribuir
COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Disseminar
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
GESTÃO DE PROCESSOS
PRÁTICA
Aplicando a Gestão de Processos
1
1) DESDOBRAR
ESTRATÉGIA para
Processos
Mapa
Estratégico
2
2) Modelar
processos e
CONTRIBUIR com
boas práticas
3
3) UNIFORMIZAR
o repositório de
boas práticas
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
4
4) DISSEMINAR
e IMPLANTAR
boas práticas
5
5) MONITORAR O
DESEMPENHO
dos Processos
Mapa
Estratégico
BOA
PRÁTICA
PROCESSOS
ESTRATÉGIA
REPOSITÓRIO
DE
COLEÇÃO
DE BOAS PRÁTICAS
DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS
PADRÃODOS
JUSTIÇA
PROCESSOS FEDERAL
DA JUSTIÇA FEDERAL
PROCESSOS
ESTRATÉGIA
Papéis no gerenciamento de rotinas
 Especialistas;
 Analistas
Processo;
 Coordenadores
de
dos
escritórios nacionais,
regionais
e
seccionais;
APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
APRESENTAÇÃO DO FLUXO
APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
Boas Práticas
BP 1 – Em caso de declínio ou
modificação de competência e
havendo agravo, antes da
atividade
“Baixar
processo”,
verificar no site do TRF se há
efeito suspensivo no agravo.
Boas Práticas
BP 2 – A remessa de
processo para a Contadoria
deverá ser sempre por
despacho do Juiz, com
orientações.
Boas Práticas
BP 3 – Compartilhar com os
servidores que elaboram minutas
de
despacho
inicial
os
entendimentos do Juiz, referentes
ao artigo 285-A CPC.
Boas Práticas
BP 4 – Digitar e gravar as minutas de
decisões e de sentenças em pastas
temporárias, compartilhadas entre o
juiz federal e todos os assessores, e
não
imprimir
em
papel
imediatamente.
Boas Práticas
BP 5 – Utilizar checklist abaixo para Analisar
Petição Inicial (por servidor designado):
a) Checklist formal:
- Pedido de justiça gratuita;
- Pedido de liminar/tutela;
- Prioridade de tramitação;
- Recolhimento de custas;
-Verificação dos dados da autuação [partes e
advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto,
assunto etc...];
Boas Práticas
- Adequação do valor da causa;
- Representação processual (destacar MPF e
DPU);
- Contrafé;
- Análise dos artigos 282 e 283 CPC;
- Verificar litisconsórcio passivo necessário;
- Análise de atos processuais (em caso de
processo redistribuído).
Boas Práticas
b) Checklist material
- Competência;
- Pressupostos processuais;
- Condições da ação;
- Art. 285-A;
- Prescrição e decadência.
Boas Práticas
BP 6 – Designar servidor ou
equivalente para dar feedback
sobre o retorno dos processos
do Tribunal e resultados das
reformas das sentenças, para
melhorias.
Boas Práticas
BP 7 – Compartilhar os
modelos de documentos
entre as varas, em local
único.
Boas Práticas
BP 8 – Padronizar, em cada
vara, os modelos de
despacho e expedientes.
Posteriormente, avaliar a
criação de banco único de
modelos no sistema.
Boas Práticas
BP 9 – Instituir método de gerenciamento de
prazos:
- Extração de relatório;
- Método de controle de alertas;
- Prazo máximo de monitoramento mensal,
podendo ser menor;
- Após o primeiro ano, reduzir o prazo de
monitoramento para quinzenal ou menor.
Boas Práticas
BP 10 – Sinalizar na capa do processo,
quando cabível, usando etiquetas e/ou
lembretes no Tebas de:
- Prioridade;
- Defensor Público;
- Suspeição/impedimento;
- Segredo de Justiça;
- Partes com procuradores distintos;
- Meta 2.
Boas práticas
BP 11 – Não acumular
processo para publicação.
Boas Práticas
BP 12 – Cadastrar como petição
no sistema Tebas na secretaria:
ofícios,
cartas
precatórias,
agravos devolvidos, petições
recebidas por fax/e-mail, laudos
periciais.
Boas Práticas
BP 13 – No ato de elaboração de
algumas minutas, juntar, quando
possível, a execução da ordem
(Ex. despacho determinando
oficiar,
acompanhado
do
expediente correspondente).
Boas Práticas
BP 14 – No ato de juntada de
substabelecimento
sem
reserva
ou
de
nova
procuração,
atualizar
a
representação no sistema.
Boas Práticas
BP 15 – Fazer remessa
interna (via malote) dos
expedientes para a Central de
Mandados (onde houver) das
Subseções e vice-versa.
Boas Práticas
BP 16 – Criação e
atualização de banco de
dados
centralizado
de
peritos, a cargo do Núcleo
Judiciário, que viabilize
consultas.
Boas Práticas
BP 17 – Atualizar o banco de
dados de peritos, por meio de
consulta prévia e convites pelo
website, acerca de seu interesse
e disponibilidade, formalizando
mediante formulário assinado.
Boas Práticas
BP 18 – Sempre que o laudo
pericial for favorável ao autor,
intimar o INSS para se manifestar
sobre o laudo, apresentando
eventual possibilidade de acordo
com memória de cálculo.
Boas Práticas
BP 19 – Utilizar como checklist para Perícia:
No ato do deferimento da prova pericial,
contemplar, conforme modelo da vara, os
seguintes itens:
- Nomear perito;
- Intimar as partes para apresentação de
quesitos e indicação dos assistentes técnicos;
- Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal,
certificando nos autos;
Boas Práticas
- Intimar o perito para formular sua proposta;
- Valor da perícia:
- Fixado pelo juízo (avaliar a complexidade e
casos de justiça gratuita);
- Proposto pelo perito (intimar sobre a
proposta de honorários bem como para efetuar
depósito; havendo discordância, encaminhar
para apreciação do juiz);
Boas Práticas
- Intimar o perito para designar a data do
exame e, após, as partes sobre a data
designada;
- Início da perícia somente após a
efetivação do depósito;
- Decidir sobre a liberação
integralidade dos honorários periciais.
da
Boas Práticas
BP 20 – Intimar o advogado, no
balcão da secretaria, acerca de
processos com prazos vencidos,
extraídos do relatório “Processos
Remetidos” do sistema Tebas.
Boas Práticas
BP 21 – Aplicar perda do direito
de vista aos autos fora da
secretaria, para o advogado que,
intimado
pessoalmente,
não
devolver o processo no prazo
concedido, conforme artigo 196
CPC.
Boas Práticas
BP 22 – Ao intimar advogado
para devolução dos autos,
fazer constar em um único
mandado a intimação e a
busca e apreensão, devendo
esta ser cumprida em ato
contínuo.
Boas Práticas
BP 23 – Utilizar, como regra, a
remessa dos autos aos órgãos
públicos para citações, por meio
de convênios firmados entre a
Seção Judiciária e a respectiva
Procuradoria (Fazenda Nacional,
PRF, PRU, CEF e outros).
Boas Práticas
BP 24 – Utilizar, como regra, a
remessa dos autos aos órgãos
públicos para intimações, por
meio de convênios firmados entre
a Seção Judiciária e a respectiva
Procuradoria (Fazenda Nacional,
PRF, PRU, Defensoria Pública,
MPF e outros).
Boas Práticas
BP 25 – Utilizar como checklist para Intimação:
Envio:
- por Diário Oficial: advogados das partes sem
prerrogativas;
- por remessa: órgãos conveniados;
- por mandado: perito, partes, advogados,
autarquias conveniadas e não conveniadas;
Boas Práticas
- Em cartório: ciência nos autos;
- Em audiência: ciência no termo de audiência;
- por AR:
advogados;
testemunhas,
- por carta precatória:
peritos.
Suprimento
petição.
de
peritos,
partes, advogados,
intimação:
Certificar decurso de prazo.
partes,
por
juntada
de
Boas Práticas
BP 26 – Utilizar como checklist para Citação:
Envio:
- por remessa: órgãos conveniados;
- por mandado: partes, órgãos conveniados e
não conveniados;
- Em cartório: comparecimento espontâneo;
- por AR (mão própria): partes;
- por edital: parte em lugar incerto e não sabido;
- por carta precatória: partes.
Certificar decurso de prazo.
Boas Práticas
BP 27 – Na expedição da
carta precatória, fixar prazo
para cumprimento e registrar
esse prazo no Tebas, para
posterior extração de relatório
de prazos vencidos para a
devida cobrança.
Boas Práticas
BP 28 – Realizar a cobrança
de carta precatória por email/fax/telefone, certificando
nos autos. Elaborar catálogo
de contatos das comarcas
para facilitar comunicação.
Boas Práticas
BP 29 – Utilizar a carta
precatória recebida como
mandado para agilizar o seu
cumprimento.
Boas Práticas
BP
30
–
Institucionalizar
encontros
bimestrais
entre
diretores de secretaria por parte
da Direção do Foro e grupo
eletrônico (pauta compartilhada
entre diretores com posterior
consolidação).
Boas Práticas
BP
31
–
Institucionalizar
encontros
trimestrais
entre
magistrados por parte da Direção
do Foro e grupo eletrônico (pauta
compartilhada entre juízes com
posterior consolidação).
Contatos – Escritórios de Processos
Geraldo Alves
Tribunal Regional Federal da 5ª Região
(81) 3425-9287
[email protected]
Madson Parente
Seção Judiciária do Ceará
(85) 3521.2615
[email protected]