NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
HISTÓRICOS
AULA IV
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
CONCEPÇÃO:
CACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UEL
EDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL
JOSÉ MIGUEL ARIAS NETO – DH/UEL
DESCRIÇÃO
“Conjunto de procedimentos que leva em
conta os elementos formais e de conteúdo
dos documentos para a elaboração de
instrumentos de pesquisa”.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística, 2005, p.67)
INSTRUMENTO DE PESQUISA
“Obra de referência, publicada ou não, que
identifica, localiza, resume ou transcreve, em
diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos,
séries e peças documentais existentes num arquivo
permanente, com a finalidade de controle e de
acesso ao acervo.”
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996,
p.45)
“Meio que permite a identificação, localização ou
consulta a documentos ou a informações neles
contidas. Expressão normalmente empregada em
arquivos permanentes”.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.108).
O processo da descrição consiste na elaboração de
instrumentos de pesquisa que possibilitem um
encontro satisfatório entre o documento e o
pesquisador/usuário.
TIPOS DE
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
 Guias;
 Inventários;
 Catálogos;
 Catálogo seletivo;
 Índices.
GUIA
“Instrumento de pesquisa que oferece informações
gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou
mais arquivos”.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.102)
“...tem por finalidade dar uma visão de conjunto dos
serviços de arquivo de modo a permitir ao
pesquisador saber quais são seus recursos, a
natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os
instrumentos de pesquisa de que dispõe, quais as
fontes complementares”.
(Bellotto, 1991)
INVENTÁRIO
“Instrumento de pesquisa em que a
descrição exaustiva ou parcial de um
fundo ou de uma ou mais de suas
subdivisões toma por unidade a série,
respeitada ou não a ordem da
classificação”
(Dicionário de Terminologia Arquivística,
1996)
“...são, pela ordem hierárquica dos níveis de
classificação, os instrumentos de pesquisa que se
seguem ao guia. Eles buscarão dar um quadro
sumário de um ou mais fundos ou coleções. O
objetivo é descrever as atividades de cada titular,
as séries integrantes, o volume de documentos, as
datas-limite e os critérios de classificação e
ordenação.”
(Ancona Lopes, 2000)
CATÁLOGO
“Instrumento de pesquisa em que a descrição
exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma
ou mais de suas subdivisões toma por unidade
a peça documental, respeitada ou não a
ordem de classificação”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)
CATÁLOGO SELETIVO
“Catálogo que toma por unidade
documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos ou
arquivos,
segundo
um
critério
temático”.
(Dicionário
de
Terminologia
Arquivística, 1996)
ÍNDICE
“Relação sistemática de nomes de
pessoas, lugares, assuntos ou datas
contidos em documentos ou em
instrumentos
de
pesquisa,
acompanhados das referências para
sua localização”.
(Dicionário
de
Terminologia
Arquivística, 1996)
CATÁLOGOS E ÍNDICES
“... Constituem-se em instrumentos voltados
para a localização específica de unidades
documentais. O catálogo dará continuidade
à descrição da série iniciada com o
inventário, detendo-se, agora, em cada
documento, respeitando ou não a
ordenação destes dentro da série.”
(Ancona Lopes, 2000)
RELAÇÃO DE CADA TIPO DE IP
E O NÍVEL DA DESCRIÇÃO
NIVEL
BASE DA
DESCRIÇÃO
INSTRUMENTOS
Instituição
Conjuntos
documentais amplos
Guia
Fundos, Grupos e
Coleções
Séries
Inventário
Séries
Unidades documentais
Catálogo
Unidades documentais
selecionadas
pertencentes a uma
ou mais origens
Assunto
Recorte temático
Catálogo Seletivo
Índice
DESCRIÇÃO MULTINÍVEL
“Descrição que, levando em consideração a
estrutura de organização de um acervo, permite a
recuperação das informações dos documentos que
o integram em diferentes níveis, do mais genérico
ao mais específico, estabelecendo relações
verticais e horizontais entre eles.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.67)
ISAD(G)
INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL DESCRIPTION (GENERAL)
Propõe padronizar a descrição arquivística a partir de
uma estruturação multinível, isto é: do geral ao
particular, inserindo cada item da descrição na
estrutura geral do fundo de arquivo, em uma relação
hierárquica.
(Ancona Lopes, 2000)
SISTEMA MULTINÍVEL
Permite descrever unidades ou conjuntos
documentais sem o risco de perda de sua
relação orgânica com o fundo do qual faz parte,
desde que sua classificação obedeça ao
princípio da proveniência.
“... por pretender ser internacional, aplicável a
todos os tipos de materiais arquivísticos, utilizável
tanto em sistemas manuais quanto automatizados
de descrição, tem um alto grau de generalidade,
definindo apenas a macroestrutura da descrição,
deixando a definição quanto a procedimentos
específicos para outras esferas de decisão,
nacionais ou institucionais.”
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.8)
NOBRADE
NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
Objetivo: “consiste na adaptação das normas
internacionais à realidade brasileira, incorporando
preocupações que o Comitê de Normas de
Descrição do Conselho Internacional de Arquivos
(CDS/CIA) considerava importantes, porém, de foro
nacional.”
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.9)
Estabelece, no Brasil, diretivas para a descrição de
documentos arquivísticos, em consonância com as
normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), no intuito de facilitar
o acesso e o intercâmbio de informações em nível
nacional e internacional.
A NOBRADE é aplicável em todas as fases etárias do
arquivo.
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.10)
PRESSUPOSTOS BÁSICOS:
RESPEITO AOS FUNDOS E A DESCRIÇÃO MULTINÍVEL
Princípios adotados:
 “Descrição do geral para o particular – com o
objetivo de representar o contexto e a estrutura
hierárquica do fundo e suas partes componentes;
 Informação relevante para o nível de descrição –
com o objetivo de representar com rigor o contexto
e o conteúdo da unidade de descrição;”
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.10)
 “Relação entre descrições – com o objetivo de
explicitar a posição da unidade de descrição na
hierarquia;
 Não repetição da informação – com o objetivo de
evitar redundância de informação em descrições
hierarquicamente relacionadas.”
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.11)
ESTRUTURA
 Área de identificação, onde se registra
informação essencial para identificar a unidade
de descrição;
 Área de contextualização, onde se registra
informação sobre a proveniência e custódia da
unidade de descrição;
 Área de conteúdo e estrutura, onde se registra
informação sobre o assunto e a organização da
unidade de descrição;
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.18)
 Área de condições de acesso e uso, onde se
registra informação sobre o acesso à unidade de
descrição;
 Área de fontes relacionadas, onde se registra
informação sobre outras fontes que têm
importante relação com a unidade de descrição;
 Área de notas, onde se registra informação sobre
a unidade de descrição que não tenha lugar nas
áreas anteriores;
 Área de controle da descrição, onde se registra
informação sobre como, quando e por quem a
descrição foi elaborada;
 Área de pontos de acesso, onde se registra os
termos selecionados para a localização e
recuperação da unidade de descrição.
Cada elemento de descrição apresenta:
 Título;
 Objetivo;
 Regra(s) geral(is) aplicável(is);
 Comentários, em que são fornecidas informações
sobre a importância e o funcionamento do
elemento de descrição;
 Procedimentos, que detalham a(s) regra(s) geral(is);
 Exemplos ilustrativos de maneiras de uso do
elemento e de interpretação de sua(s) regra(s)
ELEMENTOS DE DESCRIÇÃO
Dos 28 elementos de descrição disponíveis, 7 são
obrigatórios, a saber:
 Código de referência;
 Tìtulo;
 Data(s);
 Nível de descrição;
 Dimensão e suporte;
 Nome(s) do(s) produtor(es);
 Condições de acesso (somente para descrições em
níveis 0 e 1).
NÍVEL DE DESCRIÇÃO
0
0,5
1
2
2,5
3
3,5
4
5
Acervo da entidade custodiadora
Acervo da subunidade custodiadora
Fundo ou coleção
Seção ou grupo
Subseção ou subgrupo
Série
Subsérie
Dossiê ou processo
Item documental
NOTAÇÃO
“Identificação das unidades de arquivamento, feita
através de números, letras ou combinação de
números e letras, para permitir sua localização nos
depósitos”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)
“Código de identificação que permite a ordenação
ou localização das unidades de arquivamento.
Também chamado cota. Se em vigor e formulado
de acordo com a Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística – ISAD(g), equivale a código
de referência.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.125)
EX: GUIA PARCIAL DO ACERVO DO CDPH
________________________________________
Cód. De Referência: BR CDPH ABRA
Título: Associação Brasileira de Reforma Agrária.
Data(s) crônicas: 1967-1997 (produção)
Nível de descrição: (1) Fundo
Dimensão e suporte: bibliográficos: 50,5 m; filmográficos: 2
fitas VHS; iconográficos: 140 cartazes, 16 slides; textuais: 18
m; tridimensionais: 1 objeto cerimonial.
Nome do Produtor: Associação Brasileira de Reforma Agrária.
Condições de acesso: Sem restrição de acesso.
EX: VERBETE
NÍVEL (5) – ITEM DOCUMENTAL
Cód. de Referência: BR NA, RIO Q6.LEG.ADM, MGU. 1032/3
Título: Relação nominal dos presos políticos recolhidos à
Fortaleza da Conceição, Niterói, por ordem do Ministro da
Guerra.
Autor: Otávio Gonçalves da Silva
Destinatário: Bibiano Sérgio Macedo da Fontoura Costallat,
Ministro da Guerra.
Data(s): [Rio de Janeiro – RJ] Data: 9/3/1984
Dimensão e suporte: 3f.; 3p. ms./avulso
(BRASIL. CONARQ, 2006, p.92)
ANÁLISE DOCUMENTÁRIA
É uma importante etapa do processo de descrição.
Constitui-se num “conjunto de procedimentos
efetuados com o fim de expressar o conteúdo de
documentos, sob formas destinadas a facilitar a
recuperação da informação”.
(CUNHA, 1987)
Na análise documentária identificamos dois tipos de
representação:
1. Condensação intensiva do texto original, que
evidencia
a
informação
específica,
particularizada.
Ex: Resumos (síntese do documento original);
2. Linguagem documentária, que é um código
comutador, cuja função é “a normalização das
unidades significantes ou conceituais presentes
no texto original, a partir de elementos que
constituem, de alguma forma, uma condensação
das áreas de assunto” (LARA, 1993), ou seja,
normalizar a extração das palavras-chaves, dos
descritores. Assim, não corre-se o risco de perder
as informações, devido ao emprego desregrado
de sinônimos, sem as respectivas remissivas e
controle de vocabulário.
Ex: Tesauros, vocabulários controlados, etc.
INDEXAÇÃO
Processo pelo qual se relacionam de forma
sistemática descritores ou palavras-chave que
permitem a recuperação posterior do conteúdo
de documentos e informações.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)