NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
HISTÓRICOS
AULA III
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
EM ARQUIVOS HISTÓRICOS
CONCEPÇÃO:
CACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UEL
EDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL
JOSÉ MIGUEL ARIAS NETO – DH/UEL
ETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVO
 Recepção e Registro;
 Higienização;
 Avaliação/Identificação;
 Classificação/Arranjo;
 Acondicionamento;
 Descrição;
 Disseminação.
RECEPÇÃO E REGISTRO
 ARQUIVOS: recolhimento sistemático da produção
documental, oriunda do Arquivo Intermediário, por
meio de instrumento intitulado “Relação de
Recolhimento”;
 CEDOCS: aquisição de acervo se dá por meio de
doação, custódia ou compra, segundo critérios
definidos pela temática do CEDOC (Centro de
Documentação).
INSTRUMENTOS DE RECEPÇÃO NO
CEDOC E ARQUIVO
 Ficha de Controle do Acervo
 Contrato de Doação;
CONTRATO DE DOAÇÃO
REGISTRO DE DOCUMENTOS
 Aplicado a cada fundo, coleção ou parte do acervo;
 Documentos adquiridos de forma avulsa, registro
individual;
 Coleções e fundos registrados de forma coletiva
(quantidade de peças, datas-limite, suportes,
organização existente ou não, data de entrada.
HIGIENIZAÇÃO
 Todos os documentos recebidos por um Arquivo
Permanente devem passar pelo processo de
higienização.
 Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira,
grampos e clips metálicos e outros materiais
nocivos aos documentos, deverão ser retirados.
 Para higienização de documentos textuais, o responsável
pelo processo de higienização, deverá utilizar trinchas
macias e demais equipamentos para remoção de partes
metálicas.
 O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este
trabalho.
 O CDPH conta com uma sala de triagem, onde são
armazenados os arquivos e coleções que aguardam o
processo de avaliação e registro. Em seguida os documentos
são
higienizados
e
recebem
um
acondicionamento
provisório para aguardar o processo de arranjo.
AVALIAÇÃO
“Processo de análise de documentos de arquivo,
que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de
acordo com os valores que lhes são atribuídos.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.41)
“Seqüência de operações que, de acordo com as
diferentes estruturas, funções e atividades da
entidade produtora, visam a distribuir os documentos
de um arquivo”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)
• Em arquivos correntes, avaliação consiste em um
trabalho interdisciplinar para “identificar valores para
os documentos (imediato e mediato) e analisar seu
ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua
guarda ou eliminação, contribuindo para a
racionalização dos arquivos e eficiência administrativa,
bem como para a preservação do patrimônio
documental.”
(Bernardes, 1998, p.14)
• Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser
realizada paralelamente ao trabalho de classificação,
visando evitar a acumulação desordenada de
documentos.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
“Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de
um arquivo, responsável pela elaboração de tabela
de temporalidade”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.53)
PLANO DE DESTINAÇÃO
“Esquema no qual se fixa a destinação dos
documentos.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005, p.133)
“Conjunto de instrumentos de destinação de
documentos”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996,
p.60)
ALGUNS
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO
 Tabela de temporalidade;
 Lista de eliminação;
 Termo de eliminação;
 Relação de recolhimento (controla a passagem de
documentos do arquivo intermediário para o
arquivo permanente);
 Relação de transferência (controla a passagem de
documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermediário), etc.
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)
RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)
Na fase de arquivo corrente a avaliação objetiva:
 Redução da massa documental;
 Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações;
 Eficiência Administrativa;
 Melhor conservação dos documentos de guarda
permanente;
 Racionalização da produção e do fluxo de documentos
(trâmite);
 Liberação de espaço físico;
 Incremento à pesquisa.
(Bernardes, 1998, p.15)
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
 VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do
documento para atender aos fins pelo qual foi
produzido, sejam esses fins de caráter
administrativo, legal ou fiscal. Os documentos
apenas com valor primário devem ser eliminados
após o cumprimento do prazo de guarda
estabelecido na TTD”. (Manual de gestão de
documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)
 VALOR SECUNDÁRIO: “refere-se ao valor do
documento para atender outros fins que não são,
necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os
documentos com valor secundário apresentam
interesse cultural, científico, tecnológico ou
histórico. Devem ser preservados em caráter
permanente, mesmo já tendo cumprido suas
finalidades primeiras.” (Manual de gestão de
documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)
CLASSIFICAÇÃO
 “Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de
acordo com um plano de classificação, código de
classificação ou quadro de arranjo”.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005,
p.49)
 A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de
operações que, de acordo com as diferentes estruturas,
funções e atividades da entidade produtora, visam a
distribuir em classes os documentos de um arquivo.”
Viviane Tessitore
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO PODER PÚBLICO
MUNICIPAL
CRITÉRIO FUNCIONAL
P. M. SÃO JOSÉ DOS CAMPOS - SP
5.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO
FUNCIONAL)
5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo
(Função)
Séries Documentais
5.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer.
5.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e
Lazer.
5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos
de atividades comunitárias, esportes e lazer.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO DAS ATIVIDADES-MEIO DOS ÓRGÃOS
(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)
ARRANJO
 “Seqüência de operações intelectuais e físicas que
visam à organização dos documentos de um
arquivo ou coleção, de acordo com um plano
previamente estabelecido.” DBTA
 É o termo adotado para a “classificação” dos
documentos em arquivos permanentes.
 Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora
e/ou acumuladora dos documentos.
 Este processo de pesquisa é fundamental para se
conhecer a trajetória do produtor dos documentos.
Recomenda-se, também, conhecer os principais
temas relacionados à instituição e/ou vida pública e
privada (pessoa física), bem como o período
abrangido pelos documentos.
:
 É importante consultar uma bibliografia básica
referente ao período da produção dos documentos;
 Realizar uma leitura sumária do acervo facilita o
entendimento de detalhes importantes do processo
de acumulação dos documentos;
 Deve-se observar a existência ou não de uma
“ordem original” dos documentos.
 Observar o ordem original possibilita ao técnico,
responsável pelo arranjo, “elucidar questões
relativas aos interesses, prioridades e sentidos
conferidos pelo titular ao seu acervo.” CPDOC
 Estes dados deverão ser explicitados quando da
descrição do acervo para que os pesquisadores
possam entender melhor o perfil da pessoa física
e/ou jurídica.
 Excetuando-se os casos de arquivos permanentes
que recebem documentos já classificados na idade
corrente (sistema de arquivos já implantado), na
maioria das vezes, os acervos chegam para os
arquivos
permanentes
e/ou
centros
de
documentação totalmente desorganizados.
 É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar
a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a
lógica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo
pesquisador.
 O arranjo segue os mesmos passos da classificação.
Para a definição da estrutura do arranjo (número
de grupos, séries, sub-séries e dossiês) deve-se
levar em consideração a quantidade de espécies e
tipos documentais do acervo, assim como sua
quantidade física.
 Acervos pequenos seguem como norma de
organização o arranjo por séries - divisão atribuída
a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo e/ou
espécie documental, e havendo necessidade dividíla em sub-séries e dossiês.
CRITÉRIOS
O CPDOC – Centro de Pesquisa e Documentação de
História Contemporânea do Brasil tem uma vasta e
rica experiência no tratamento de arquivos
pessoais. Na metodologia de organização dos
acervos adotam, segundo as características de cada
arquivo, diversos critérios de arranjo:
 Funcional
 Temático
 Geográfico
 Tipológico
FUNCIONAL
“Agrupa documentos que dizem respeito às funções
ou atividades específicas desenvolvidas pelo titular
do arquivo.” CPDOC
Exemplos:
• Série: Ministro da Justiça (do Arquivo Negrão de
Lima);
• Dossiê: Membro da Junta Interamericana de Defesa
(da série Funções Militares do Arquivo Ulhôa
Cintra)
TEMÁTICO:
“Agrupa documentos relacionados a um
determinado assunto ou tema.” CPDOC
Exemplos:
Série: Petróleo (do Arquivo Horta Barbosa)
Dossiê: Crise do Governo João Goulart (da
série Trajetória de Vida do Arquivo Cordeiro
de Farias)
GEOGRÁFICO:
“Agrupa documentos por local (municípios, cidades,
estados, regiões, países, etc.)” CPDOC
Exemplos:
 Série: Pará de Minas (do Arquivo Benedito
Valadares)
 Dossiê: Amazonas (da sub-série Serviço de
Inquéritos Políticos e Sociais, da série Chefatura de
Polícia do Arquivo Filinto Müller)
TIPOLÓGICO:
Agrupa documentos por tipo/espécie. Os mais
comumente encontrados são correspondência,
documentos pessoais, produção intelectual e
recortes de jornais, contando cada um desses
conjuntos com os seguintes documentos:
a) Correspondência (cartas, telegramas, cartões,
bilhetes, etc)
Exemplos:
 Série Correspondência do Arquivo Juraci Magalhães
 Dossiê Cartas Comerciais e Circulares (da série
Correspondência do Arquivo Juraci Magalhães)
b) Documentos Pessoais (certidões, diplomas,
títulos, carteiras, diários, declarações de imposto de
renda, biografias, currículo, etc., referentes aos
titular do arquivo)
Exemplos:
 Série: Documentos Pessoais (do Arquivo Ulisses
Guimarães)
 Dossiê: Diplomas (da série Documentos Pessoais do
Arquivo Gustavo Capanema)
c) Produção Intelectual (discursos, relatórios, artigos,
entrevistas, etc., produzidos pelo titular do arquivo
ou por terceiros)
Exemplos:
 Série: Produção Intelectual (do Arquivo Anísio
Teixeira)
 Dossiê: Discursos no Ministério da Fazenda (da série
Produção Intelectual do Arquivo Osvaldo Aranha)
d) Recortes de Jornais: “os recortes de jornais e
revistas que integram os arquivos constituem
sempre uma série específica. O CPDOC recebe
apenas os que contêm matérias de autoria dos
titulares, informações sobre a biografia e a
trajetória dos mesmos ou, excepcionalmente, uma
coleção sobre um assunto específico diretamente
ligado aos seus interesses.
Exemplos:
. Série Recortes de Jornais (do Arquivo Gustavo
Capanema)
 É comum que no acervo de pessoas físicas sejam
acrescentados documentos posteriores à sua morte
pelas pessoas que fazem a doação. Exemplos: votos
de pesar, homenagens póstumas, recortes de
jornais sobre o falecimento, etc. Neste caso deve-se
abrir
uma
série
específica,
denominada
Documentos Complementares.
 No arranjo é possível combinar séries, subséries e
dossiês formados de diferentes critérios.
ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS
 Para se ordenar os documentos dentro dos dossiês e ou
séries adota-se, via de regra, o critério cronológico. Colocase o documento mais antigo em primeiro lugar. Este critério
é o mais adotado na ordenação pois facilita a reconstituição
da trajetória do titular dentro do processo histórico.
 Na ordenação dos dossiês dentro das séries pode-se adotar
tanto o critério cronológico quanto o alfabético. O alfabético
é o mais utilizado quando os dossiês são identificados por
nomes. Exemplos: série geográfica (por localidade), série
temática (por tema), série produção intelectual (por autor) e
série correspondência (por correspondente, quando assim
ordenada).
 Aconselha-se também que a disposição das séries no
arquivo reflita a trajetória de vida pública e privada do
titular.
NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
 Para se evitar o extravio de documentos de um
dossiê, depois de ordenados cronologicamente,
deve-se numerar todos os documentos.
 A numeração, utilizando-se algarismos arábicos,
deve ser feita seqüencialmente no canto inferior
direito dos documentos.
 Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas
receberão números seqüenciais romanos. Exemplo:
numeração do quarto documento da terceira pasta:
III-4
Cópias de documentos não devem ser guardados no acervo.
A duplicidade de documentos não é recomendável para
arquivos permanentes para resguardar o espaço para
acondicionamento dos diversos acervos. As cópias devem
ser devolvidas aos doadores. Caso não aceitem devem ser
descartadas.
Exceções à regra:
 Cópia que auxilia a legibilidade do original;
 Cópia datilografada de manuscrito.
 Observação: Nesses casos deve-se guardar a cópia junto do
documento original, anotando-se a palavra “cópia” no canto
superior direito e repetindo-se a numeração do documento
original.
GUIA DE TRANSFERÊNCIA
A Guia de Transferência é um artifício que deve ser utilizado
para localizar documentos que não podem ser mantidos
dentro do dossiê devido ao seu suporte. Segundo o CPDOC
existem duas situações:
a) “Nos casos em que fotografias, mapas, plantas ou
folhetos vêm encartados ou anexados a documentos
textuais, devendo ser fisicamente separados destes últimos
e encaminhados a outro subsetor com o objetivo de
receberem tratamento técnico adequado. A fim de que não
se perca a informação de que havia documentos encartados
ou anexados que foram transferidos e de que seja possível
localizá-los no seu destino, a guia é feita em duas vias – uma
substitui provisoriamente o documento retirado, outra o
acompanha ao subsetor onde será tratado. Após o
tratamento neste subsetor a guia é devolvida, com o código
definitivo do documento transferido, substituindo a
provisória.” CPDOC
b) “Para indicar a localização de documentos de
grande porte, mantidos no subsetor de arquivo,
mas que devem ser acondicionados em armários
especiais (do tipo mapoteca) visando à sua melhor
preservação. Neste caso, preenche-se apenas uma
guia de transferência, que substitui no dossiê o
documento transferido, recebendo a numeração
seqüencial que caberia a este.
ANEXOS
É possível encontrarmos um ou mais documentos anexados
em um documento do dossiê, intencionalmente ou não,
agrupados pelo titular.
Exemplos: traduções, versões preliminares, rascunhos,
respostas de cartas, anotações, etc.
Deve-se identificar este(s) anexo(s) com o mesmo número
do documento utilizando-se a letra A maiúscula
acompanhada do número do anexo. Exemplo: II-4A1, II-4A2,
7-A1, etc.
Obs.: Outro caso é a anexação, em caráter excepcional, pelo
técnico de documentos que mesmo não se enquadrando no
período cronológico do dossiê auxiliam na compreensão do
mesmo. Eles devem ser colocados no final do dossiê e
receber a notação “A” seguida do número correspondente.
Ex.: A1, A2, A3
ACONDICIONAMENTO
“Embalagem destinada a proteger os documentos e
a facilitar seu manuseio”
Dicionário de Terminologia Arquivística
. “Embalagem ou guarda de documentos produzidos
e/ou recebidos no curso das atividades de uma
entidade coletiva, pessoa ou família.”
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
 Mais do que simplesmente “embalar” o documento
visando sua proteção e conservação, o processo de
acondicionamento deve levar em conta o suporte
do documento.
 Arquivos deslizantes são os mais recomendados
tanto para preservação quanto para racionalizar o
uso do espaço.
ARMAZENAMENTO
CDPH