PROTOCOLO DE COOPERAÇÃO
Considerando que:
O Benchmarking é um instrumento potencialmente indutor de processos de
inovação e de modernização nas empresas, que permite avaliar o desempenho
empresarial, identificar causas de sucesso ou insucesso e perspectivar acções de
melhoria nas empresas.
O IAPMEI, consciente da importância desta ferramenta na melhoria da
competitividade das empresas e cabendo-lhe um papel relevante na promoção e
divulgação de novos instrumentos de apoio à gestão empresarial, promove e
coordena a iniciativa "Benchmarking e Boas Práticas" (BBP).
O "BBP" concretiza-se, entre outras actividades, através da realização de
exercícios de benchmarking. Estas acções são implementadas pela “Entidade
Nacional de Benchmarking” (ENB) com o apoio de “Consultores Nacionais de
Benchmarking” (CNB), ambos certificados pelo IAPMEI, proporcionam às
empresas uma avaliação sistemática, rigorosa e extensiva do desempenho
empresarial, através de uma estrutura comum de indicadores e utilizando o
“Índice de Benchmarking Português” (IBP).
O sistema de informação IBP permite a avaliação de desempenho das empresas,
num contexto nacional, nas áreas Financeira, Gestão, Excelência do Negócio,
Marketing, Produção, Saúde e Segurança no Trabalho, Energia e Ambiente,
Logística e Transporte e Inovação.
A iniciativa BBP faculta, complementarmente, o acesso ao “European SME
Benchmark Index” (ESBI), de forma a permitir a avaliação do desempenho
empresarial num contexto internacional.
Assim, entre:
Primeiro outorgante:
O IAPMEI – Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e à Inovação,
com sede na Rua dos Salazares, nº 842 4100-442 Porto, Pessoa Colectiva N.º 501
373 357, enquanto promotor do “Programa Benchmarking e Boas Práticas"
(BBP).
e;
Segundo outorgante:
XXXXXXX, com sede na Rua XXXXXXXXXXXXXX, pessoa colectiva NIPC XXXXXXX,
aqui representado por XXXXXXXX, na qualidade de sócio-gerente, com poderes
bastantes.
É celebrado o presente protocolo de cooperação que se regerá pelas seguintes
cláusulas:
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Cláusula 1ª
(Âmbito)
O presente protocolo enquadra-se na iniciativa “Benchmarking e Boas Práticas”
(BBP) que tem por objectivo promover o benchmarking como instrumento
potencialmente indutor de inovação e de melhorias na competitividade das
empresas.
Cláusula 2ª
(Objecto)
1 - Para o efeito, o IAPMEI proporciona, ao segundo outorgante os meios e
assistência técnica necessários à realização de exercícios de benchmarking
conforme a metodologia BBP.
2 – Complementarmente, o IAPMEI faculta o acesso ao “ESBI – European SME
Benchmark Index”.
Cláusula 3ª
(Modalidades da Intervenção)
Tendo em vista a execução do presente protocolo o segundo outorgante,
adiante designado por “Entidade Nacional de Benchmarking” (ENB), indigita
CNB(s), interlocutor(es) habilitado(s) a desenvolver todas as acções inerentes ao
BBP, os quais constam de anexo ao presente protocolo.
Cláusula 4ª
(Compromissos das Partes)
1 – Cumpre ao IAPMEI:
a) Proporcionar ao ENB e ao(s) CNB(s) os meios adequados à aplicação do
BBP, incluindo:
A formação na metodologia;
A disponibilização dos meios e assistência técnica necessários à
sua aplicação;
b) Monitorizar a implementação das acções que venham a ser
desenvolvidas no âmbito do presente protocolo.
c) Promover com regularidade “Encontros Nacionais da Consultores de
Benchmarking e Boas Práticas” (ENCNB) e outras acções de
disseminação do benchmarking.
d) Reconhecer o ENB e o(s) CNB(s). Este reconhecimento dependente da
avaliação dos cinco primeiros exercícios de benchmarking realizados e
da participação nos Encontros da Rede de CNB. A não execução de
qualquer exercício de benchmarking, durante o período de um ano,
suspende este reconhecimento.
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2 – Por sua vez, o ENB compromete-se, através do(s) CNB(s) que designar
para o efeito, a:
a) Seleccionar empresas, com o perfil adequado à realização de exercícios
de benchmarking, as quais deverão aceitar, previamente, os termos e
condições a que obedece a sua adesão ao BBP.
b) Realizar exercícios de benchmarking às empresas seleccionadas, de
acordo com a metodologia BBP, devendo estas preencher no mínimo o
módulo base, o qual integra os questionários de avaliação de
desempenho financeiro, de gestão e de excelência;
c) Introduzir, no sistema de informação IBP, os dados das empresas
previamente validados;
d) Elaborar e apresentar às empresas, “Planos de Oportunidades de
Melhoria - POM” de acordo com a metodologia estabelecida pelo BBP;
e) Elaborar, para o IAPMEI, um relatório anual dos exercícios de
benchmarking realizados;
f) Aceitar o acompanhamento, controlo e fiscalização da execução dos
exercícios de benchmarking por parte do IAPMEI ou de outras
entidades por este mandatadas para o efeito;
g) Participar nos Encontros Nacionais de Consultores de Benchmarking e
Boas Práticas” (ENCNB) ou outras acções de disseminação do
benchmarking;
h) Respeitar a marca BBP, nas acções de divulgação/ informação.
Cláusula 5ª
(Contrapartida financeira pelo acesso aos Índices de Benchmarking)
1 – O IBP é de acesso gratuito;
2 – Pelo acesso ao ESBI a ENB, pagará ao IAPMEI a quantia de 150 €,
correspondente à extracção de um relatório por empresa.
Cláusula 6ª
(Confidencialidade)
Quaisquer informações trocadas entre as partes no âmbito deste protocolo são
de natureza confidencial, pelo que só poderão ser utilizadas no âmbito da
iniciativa "BBP " que enquadra o presente protocolo.
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Cláusula 7ª
(Execução do Protocolo)
Na execução do presente Protocolo as partes comprometem-se a respeitar o
Código de Conduta de Benchmarking anexo ao mesmo.
Cláusula 8ª
(Vigência e Denúncia)
1 – O presente protocolo tem a vigência de um ano, renovável, e inicia-se com a
sua assinatura.
2 – Qualquer das partes pode renunciar o presente protocolo a todo o tempo,
comunicando a sua decisão, por carta registada com aviso de recepção, à outra
parte com uma antecedência mínima de 60 dias úteis.
Feito em dois exemplares, o presente protocolo vai ser assinado pelas partes
contraentes em sinal de conformidade.
Lisboa, …. de …………….. 200….
Pelo IAPMEI: ________________________________________________________
2º Outorgante: _____________________________________________
Anexo I – Lista de CNB pela ENB, conforme estipulado pela Cláusula 3ª
Anexo II – Código de Conduta de Benchmarking, conforme estipulado pela
Cláusula 7ª
Anexo III – Código de Ética da Rede dos CNB´s, conforme estipulado pela
Cláusula 7ª
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Anexo I
Nos termos previsto na Clausula 3ª do presente protocolo, o ENB (NOME DA
ENB) indigita como CNB (s) XXXXX, que executará(ão) as tarefas de acordo com
a metodologia BBP.
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Anexo II
Código de Conduta de Benchmarking 1
1. Princípio da Legalidade
Se existir qualquer dúvida potencial acerca da legalidade de uma
prática, abstenha-se de a realizar.
Evite discussões ou acções que possam conduzir a ou implicar um
interesse na restrição de trocas comerciais, em esquemas de repartição
de mercados e/ou de clientes, na fixação de preços, no estabelecimento
de acordos de negócios, no ‘arranjo’ de concursos públicos, ou em
corrupção. Se os custos forem um dos elementos da política de preços,
não os discuta.
Abstenha-se de adquirir segredos comerciais ou industriais por
quaisquer meios que possam ser considerados impróprios, incluindo
através da violação ou do incitamento à violação de qualquer dever de
sigilo. Não revele ou utilize quaisquer segredos comerciais que possam
ter sido obtidos por meios impróprios e que tenham sido revelados por
terceiros em violação de um dever de sigilo ou de restrição de
utilização.
Não faculte, quer como consultor ou como cliente, os resultados de um
estudo de benchmarking a outra empresa sem primeiro ter obtido o
consentimento das partes que participaram neste estudo.
2. Princípio da Troca de Informações
Esteja disponível para prestar o mesmo tipo e nível de informações que
pediu aos seus parceiros de benchmarking.
Efectue uma comunicação completa logo no início da relação de
benchmarking para clarificar as expectativas, para evitar más
interpretações e para estabelecer um interesse mútuo nas trocas de
benchmarking.
Seja honesto e completo.
3. Princípio da Confidencialidade
1
Mantenha confidencial a troca de benchmarking entre os indivíduos e
empresas envolvidas nela. As informações não devem ser comunicadas
para fora das organizações parceiras sem o consentimento prévio do
parceiro de benchmarking que as partilhou.
da International Benchmarking Clearinghous e do Strategic Planning Institute Council
on Benchmarking
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A participação de uma empresa num estudo é confidencial e não deve
ser revelada ao exterior sem a prévia autorização dessa empresa.
4. Princípio da Utilização
Utilize as informações obtidas através do benchmarking apenas para
efeitos de formular melhorias para as operações e processos das
empresas que participam no estudo de benchmarking.
A utilização ou a comunicação do nome de um parceiro de
benchmarking juntamente com os dados obtidos ou com as práticas
observadas deve ser previamente autorizada por esse parceiro.
Não utilize o benchmarking como meio de comercializar ou vender.
5. Princípio do Primeiro Contacto
Sempre que possível, inicie os contactos de benchmarking através de um
contacto de benchmarking designado pela empresa parceira.
Respeite a cultura empresarial das empresas parceiras e trabalhe de
acordo com procedimentos mutuamente acordados.
Obtenha um acordo mútuo, com o contacto de benchmarking
designado, acerca de qualquer comunicação ou responsabilidade
eventual para com as outras partes.
6. Princípio do Contacto Terceiro
Obtenha uma licença individual antes de fornecer o nome dele(a) em
resposta ao pedido de um contacto.
Evite revelar o nome de um contacto numa reunião aberta sem ter
obtido a licença desse contacto.
7. Princípio da Preparação
Demonstre empenho na eficiência e na eficácia do benchmarking estando
preparado antes de efectuar o contacto inicial de benchmarking.
Tire o maior partido do tempo de benchmarking dos seus parceiros
estando totalmente preparado para a troca.
Ajude os seus parceiros de benchmarking a prepararem-se, fornecendolhes um guia de entrevista ou um questionário e uma agenda antes das
visitas de benchmarking.
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8. Princípio da Conclusão
Cumpra, atempadamente, cada compromisso assumido para com os
parceiros de benchmarking.
Complete cada estudo de benchmarking para satisfação de todos os
parceiros, em conformidade com o que foi acordado.
9. Princípio da Compreensão e da Acção
Compreenda de que modo os seus parceiros de benchmarking gostariam
de ser tratados.
Trate os seus parceiros de benchmarking do modo que cada parceiro de
benchmarking gostaria de ser tratado.
Compreenda de que modo cada parceiro de benchmarking gostaria de
ver a informação que fornece tratada e utilizada e trate-a dessa
maneira.
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Anexo III
Código de Ética da Rede de CNB
A definição de princípios e valores aplicáveis a todos os membros da rede enquanto
ENB e CNB nas relações internas à rede e com a entidade de gestora.
Valores e Princípios
•
Assegurar a aplicação justa e responsável dos princípios da transparência,
abertura, imparcialidade, garantindo que o processo respeita integralmente o
Sistema de Valores desta Rede.
•
Ser coerente e assumir a responsabilidade individual pelos actos praticados no
âmbito da Rede e promover a responsabilidade colectiva da mesma, actuando
com lealdade, respeito e verdade.
•
Os pontos de vista individuais devem ser debatidos no seio da Rede com
frontalidade, objectividade e respeito pelos pontos de vista dos restantes
membros.
•
As decisões tomadas pela Rede nos Encontros Nacionais de Benchmarking e
registadas em acta deverão ser respeitadas e defendidas individualmente pois
os seus membros reconhecem que o debate prévio foi franco, abrangente e leal.
•
Garantir que as expectativas e pontos de vista de todas as partes interessadas
(stakeholders) identificadas no trabalho da Rede, são considerados de forma
responsável, isenta e abrangente, sem sobrepor interesses pessoais ou outros,
nem deturpar os pressupostos e princípios de Código de Conduta de
Benchmarking.
•
Promover a adopção e utilização adequada dos critérios normalizados de
introdução de dados, tendo em atenção as questões de integralidade,
objectividade e imparcialidade, visando o cumprimento do critério de
comparabilidade previsto no Código de Conduta de Benchmarking.
•
Assegurar que as discussões de estudos de caso e/ou referências a práticas reais
mencionadas no decorrer dos trabalhos da Rede, são utilizadas ou mencionadas
com carácter meramente pedagógico para a concretização da sua missão,
apenas neste contexto, respeitando o valor da confidencialidade.
•
Actuar com abertura e empenho para a melhoria contínua e inovação,
envidando os seus melhores esforços no sentido de atingir de forma eficiente e
eficaz o objectivo comum.
•
Dever de comunicar à Rede através da sua Entidade Gestora qualquer
incumprimento do presente Código de Conduta.
Incumprimento
O incumprimento sistemático ou gravoso, comprovado, de um ou mais dos
compromissos explicitados no presente Código de Ética por parte de qualquer dos
membros da Rede, poderá levar esta a deliberar, nos termos do Protocolo em vigor,
sobre eventuais penalizações a aplicar membro faltoso.
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