Normas e Procedimentos para
gerenciamento de processos
administrativos no âmbito da Administração
Pública Federal
Legislações do SLTI/MPOG:
Portaria nº 05 de 19/12/2002
Portaria nº 03 de 16/05/2003
Portaria nº 12 de 23/11/2009
Faixas numéricas atribuídas pelo
Faixas numéricas atribuídas pelo Serviço Nacional de
Protocolos da Administração Pública Federal SENAPRO
00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
01200 A 01399 – MIN. CIÊNCIA E TECNOLOGIA
01400 A 01599 – MIN. DA CULTURA
02000 A 02999 – MIN. DO MEIO AMBIENTE
58000 A 58999 – MIN. DO ESPORTE
08000 A 08999 – MIN. DA JUSTIÇA
25000 A 25999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE
33000 A 33999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE
Unidades Protocolizadoras da Fiocruz
Unidade
Prefixo
DIRAD
CPqRR
CPqAM
CPqGM
IFF
INCQS
BIO-MANGUINHOS
FAR-MANGUINHOS
ENSP
DIRAC
ILMD
DIREB
ICC
IOC
COC
25380
25381
25382
25383
25384
25385
25386
25387
25388
25389
25792
25027
25028
25030
25067
Definição
Processo Administrativo
É um documento ou conjunto de documentos
que exige(m) um estudo mais detalhado, bem
como procedimentos expressados por despachos,
pareceres técnicos, anexos, ou ainda, instrução
para pagamento de despesas.
Autuação de Processo
É o termo que caracteriza a abertura do
processo.
O processo deve ser autuado
preferencialmente por um documento
original. Se não houver possibilidade,
a cópia deverá ser autenticada por um
servidor.
Constituição do Processo
Documentos
resultantes
de
transmissão via fax não poderão
constituir-se
em
peças
de
processos, salvo nos casos de
processos de compra, onde a
confirmação do fornecedor é
imprescindível.
Constituição do Processo
Toda vez que exceder os espaços
destinados a movimentação dos
processos ou se identificar algum
tipo de rasura ou dano na capa, o
usuário deverá se dirigir à Seção
de Protocolo para solicitar a
confecção de uma nova capa.
Constituição do Processo
Processos de outras Instituições
deverão,
impreterivelmente,
ser
encaminhados à Seção de Protocolo
da DIRAD para os devidos registros.
Constituição do Processo
Documentos resultantes de
Correio Eletrônico (e-mail) só
terão legalidade se atenderem
aos seguintes critérios:
Constituição do Processo
Autor
Remetente
Assunto
Data e Hora do recebimento
Indicação de anexos
Assinatura/Carimbo de servidor
Numeração do Processo
A numeração em Processos de Volume deverá ser
contínua, lembrando que um novo processo de volume é
continuação do anterior, ou seja, vários volumes compõem
um único processo.
A numeração em Processos de Letra deverá ser individual,
lembrando que a cada abertura de uma nova letra, uma
nova numeração deverá ser iniciada.
Numeração do Processo
As
páginas
que
compõem
o
processo
administrativo poderão ser impressas frente e
verso, se houver a necessidade de identificar o
verso, a numeração se dará da seguinte forma:
Folha da frente 05 - Folha do verso 05 v (verso)
Numeração do Processo
Critérios que deverão ser considerados no
momento da impressão frente e verso:
Margens Superior/Inferior 2,5cm
Margens Esquerda/Direita 3,0cm
Utilizar impressão a laser
Numeração do Processo
Quando por falha ou omissão for constatada
a necessidade da correção da numeração de
qualquer folha do processo, inutilizar a
numeração, colocando um “X” sobre o
carimbo. As folhas subsequentes deverão ser
renumeradas, em seguida o usuário deverá
informar em despacho a ocorrência.
Numeração do Processo
Nos casos em que o documento que
irá compor o processo, estiver em
tamanho reduzido, o documento
deverá ser colado em folha de papel
A4 ou Oficio, carimbando os cantos
superiores direito e esquerdo.
Exemplo de numeração em
documento menor que tamanho A4
Tramitação de Processo
Tramitação interna (entre as Unidades
Fiocruz) – utilizar o Sistema de Processos da
WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo
de entrega de processo, extraído do próprio
Sistema. Em caso de impossibilidade de uso
do Sistema, a movimentação deverá ser
apontada através da Guia Oficial de
Movimentação.
Tramitação de Processo
Tramitação externa (entre outros Órgãos
Públicos) – proceder o envio através da
Seção de Expedição, utilizando envelope
devidamente identificado com o(s) número(s)
do(s) processo(s), acompanhado(o) da Guia
Oficial
de
Movimentação,
apontando
devidamente a descrição do Órgão
destinatário.
Guia Oficial de Movimentação de
Processos
Folha de Despacho
Qualquer solicitação ou informação
referente ao processo, deverá ser feita
no próprio documento ou na folha de
despacho, a ser incluída ao final do
processo, utilizando tantas folhas
quanto necessário. A folha de
despacho também poderá ser utilizada
frente e verso.
Despacho
Conceito:
Decisão
proferida
pela
autoridade
administrativa em caso que lhe é submetido à
apreciação. O despacho pode ser favorável
ou desfavorável à pretensão solicitada pelo
administrador, servidor público ou não.
Modelos de Despacho - Exemplos
TERMO DE JUNTADA
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade
administrativa), junto a este Processo o xxxxxxxxxxxx (especificar o documento), da(o)
xxxxxxxxxxxxx (indicar órgão/entidade remetente, por ex. Prefeitura Municipal de xxxx),
acompanhado de documentos, contendo xx folhas.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE JUNTADA
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade
administrativa), junto a este Processo o Parecer nº xx/xxxx.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE JUNTADA
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade
administrativa), junto a este Processo a Instrução nº xx/xxxx.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE APENSAMENTO
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa),
apenso estes autos ao Processo de nº xx/xxxx, em atenção ao despacho de fls. xxx .
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, nesta xxxxxxxxxx (indicar a unidade
administrativa), em atenção ao despacho de fls. Xxx ou (especificar o motivo), desentranhei deste
Processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento).
Certifico, ainda, que devolvi ao interessado os documentos desentranhados.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ___ dias do mês de _______ do ano de 20__, nesta(e) ____________ (indicar a unidade
administrativa), faço a abertura do __ volume do processo nº __/__, sendo que o __ volume
encerrou-se com o (a) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), fls. __ a
__, contendo ___ folhas, incluindo o Termo de Encerramento, fls. ___. Certifico, ainda, que o
primeiro ato processual (ou documento, conforme o caso) praticado neste __ volume é a(o)
_______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __.
_________________________
Assinatura do Servidor
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos __ dias do mês de _____ do ano de 20__, nesta(e) _____________ (indicar a unidade
administrativa), faço o encerramento deste __ volume do processo nº __/__, contendo ___ folhas,
incluindo este Termo, cujo último ato processual praticado (ou documento, conforme o caso) é
a(o) ________________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __.
_________________________
Assinatura do Servidor
Orientações sobre Desarquivamento de Volume
Poderá ser desarquivado qualquer volume e o último que ainda
não possui o termo de encerramento. Qualquer alteração feita no
mesmo, implicará na responsabilidade por parte do usuário, quanto
a renumeração de todos os volumes em ordem sequencial.
Orientações sobre Abertura e Encerramento de Volume
O Termo de Abertura e Encerramento de Volume deverá ser
numerado.
Desentranhamento ou Retirada de Folha de
Processo
O processo que tiver página retirada conservará
sua numeração original.
O responsável pela retirada, deverá informar na
folha de despacho, o número da página retirada e
ainda, o motivo pelo qual procedeu tal ação,
datando e assinado sob carimbo.
É vedada a retirada da folha inicial do processo
Juntada de Processos/Documentos
A juntada ocorrerá somente quando houver
dependência entre os processos a serem anexados. A
dependência será caracterizada quando for possível
definir um processo como principal e um ou mais como
acessórios (secundários).
Processo principal é aquele que contém o assunto de
maior interesse ou predominância, independentemente
da sua data de abertura;
O processo principal fica à frente e o acessório é
anexado a ele.
Tipos de Juntadas
Anexação de Processo à Processo:
Caráter definitivo;
Constitui peça única;
Renumera folhas;
Movimenta somente o processo principal;
Tipos de Juntadas
Apensação de Processo à Processo:
Caráter provisório;
Mantém a identidade de cada processo;
Mantém a numeração de cada processo;
Mantém a movimentação de cada
processo;
Nota
É imprescindível, após a juntada física de
processos, tanto por anexação, quanto por
apensação, o envio do formulário Juntada de
Processos, devidamente preenchido e assinado,
à Seção de Protocolo para os devidos registros.
Disponível na intranet da DIRAD/Serviço de
Informação/Formulários/Manuais
Anexação de Documento à
Processo:
É o ato de anexar fisicamente num
determinado
processo,
documentos
relevantes. É imprescindível, após anexação
física dos documentos ao processo, o
registro no Sistema de Informação.
Processos com Letras
Caracteriza
processos
de
pagamento e cada letra de um
mesmo número de processo,
representa um fornecedor.
Nota: A cada letra inicia-se uma
nova numeração.
Volumes
Caracteriza a continuidade de um mesmo
processo, ou seja, é a fragmentação de um
processo em função da quantidade de suas
peças processuais.
Reconstituição de Processo
Dar ciência à chefia imediata;
Divulgar no âmbito da Unidade o ocorrido, para que todos se
empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de
Processo ocorrerá da seguinte forma:
A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e
também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo
esta sendo reconstituído e o número do processo extraviado;
Reconstituição de Processo
A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo
reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um
Apenso ao número do processo extraviado;
Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado,
o processo reconstituído deverá ser anexado ao processo
original.
Obrigada!
Seção de Protocolo
Tel. 3836-2153/2151/2005
[email protected]