Normas e Procedimentos para o gerenciamento de
processos administrativos – baseados na cultura Fiocruz e
nas Portarias nº 05 de 19/12/02 e nº 03 de 16/05/2003,
ambas do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão/MPOG.
Classificação de Processos
Processo Judicial
Processo Legislativo
Processo Administrativo
É um documento ou conjunto de documentos que exige(m) um
estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por
despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instrução para
pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e
autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos
Classificação de Processos
A FIOCRUZ é um dos Órgãos autorizados a
realizarem o procedimento de abertura de
processos, obedecendo a faixa numérica de
codificação de Unidades Protocolizadoras.
Faixa numérica do Ministério
da Saúde
25000 a 27999
Unidades protocolizadoras da Fiocruz
UNIDADE
PREFIXO
DIRAD
25380
CPQRR
25381
CPQAM
25382
CPQGM
25383
IFF
25384
INCQS
25385
BIO-MANGUINHOS
25386
FAR-MANGUINHOS
25387
ENSP
25388
DIRAC
25389
CPQLMD
25792
DIREB
25027
Autuação e/ou formação de
Processo
É o termo que caracteriza
a abertura do processo.
Na
formação
do
processo, deverão ser observados
os documentos cujo conteúdo
esteja relacionado a ações e
operações contábeis financeiras,
ou requeira análise, informações,
despachos e decisões de diversas
Unidades organizacionais de
uma Instituição;
Observações sobre a autuação de
Processo
• As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax
não poderão constituir-se em peças de processos, salvo nos casos
de processo de compras, onde a confirmação do fornecedor é
imprescindível, neste caso, sendo a folha do fax fina,
recomendamos a troca do mesmo por cópia em papel A4 ou Oficio,
a fim de resguardar as informações;
• Não serão autuados os documentos que não devam sofrer
tramitação, tais como convites para festividade, comunicação de
posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo,
desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não
devam constituir processo;
Observações sobre a autuação de
Processo
• O processo deve ser autuado preferencialmente, por um
documento original, no entanto, pode ser autuado utilizando-se
uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé
publica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de
firma.
• Processos de outras Instituições deverão, impreterivelmente, ser
encaminhados à Seção de Protocolo da DIRAD para sofrer
registro, a fim de possibilitar a tramitação do mesmo através do
Sistema de Processos na WEB.
Constituição do Processo
• O processo será constituído por sua capa, pelos documentos
iniciais, organizados em ordem cronológica e por despachos.
• A capa do processo é desenhada pelo Sistema e se apresenta em
papel Off Set 240g, na cor branca e conterá as seguintes
informações:
• Data de abertura;
• Número de registro do processo no sistema;
• Interessado, se houver;
• Procedência (instituição ou pessoa legitimamente responsável pela
produção do documento);
• Código do Assunto do Processo
• Referencia ao assunto
• Primeiro destino do processo
Capa do Processo
•Toda vez que exceder os
espaços
destinados
a
movimentação dos processos ou
se identificar algum tipo de
rasura ou dano na capa, o
usuário deverá se dirigir a Seção
de Protocolo para solicitar a
confecção de uma nova capa.
•Não escreva na capa de
processo, principalmente nas
etiquetas,
pois
além
comprometer o arquivamento,
descaracteriza
a
estrutura
original da capa.
Numeração do Processo
• As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem
rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do
número, apondo no canto superior direito da página.
• A numeração é iniciada nos protocolos descentralizados e
Protocolo da DIRAD, recebendo, a primeira folha, o número “1”,
as peças subseqüentes serão numeradas pelos setores que as
adicionarem.
• Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração,
não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”.
Observações sobre a numeração
do Processo
•
Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da
correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a
anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as
folhas seguintes sem rasuras, em seguida, o usuário deverá informar
em despacho sobre a ocorrência.
Observações sobre a numeração
do Processo
Nos casos em que a peça do processo
estiver em tamanho reduzido, será
colada em folha de papel branco,
apondo o carimbo da numeração de
peças de tal forma que o carimbo
atinja seus cantos superiores direito
e esquerdo,
Tramitação de Processo
Tramitação é a atividade de
circular um processo entre as
Unidades ou entre os Órgãos
externos à Fiocruz, para dar
conhecimento, bem como receber
informes
e
pareceres
para
subsidiarem
a
tomada
de
decisões.
Sempre que utilizada, a Guia
Oficial de Movimentação deverá
ser emitida em 3 vias: a primeira:
Emitente, a segunda: Destinatário
e a terceira: Seção de Protocolo
Guia oficial de Movimentação de Processos
Observações sobre a tramitação
de Processo
• Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o Sistema
de Processos da WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo de
entrega de processo, extraído do próprio Sistema. Em caso extremo
de impossibilidade de uso do Sistema, ou ainda falta de energia, a
movimentação deverá ser apontada através da Guia Oficial de
Movimentação.
• Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder o
envio através da Seção de Expedição da DIRAD, utilizando
envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s)
processo(s), acompanhado da Guia Oficial de Movimentação,
identificando no campo pertinente da Guia, a descrição do Órgão
destinatário.
Folha de Despacho
• Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita
por intermédio de despacho no próprio documento ou, na folha de
despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando tantas
folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha de
despacho, não permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total
aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no
processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de
despacho, apondo um traço diagonal ou um carimbo “EM
BRANCO”.
Retirada de Folha de Processo
• O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração
original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de
folha(s) correspondente(s) a retirada
• O responsável pela retirada, deverá informar na folha de despacho,
o(s) número(s) da(s) folha(s) retirada(s) e ainda, o motivo pelo qual
foi feita a retirada, datando e assinado sob carimbo
• É vedada a retirada da folha inicial do processo.
Desmembramento de Folha de
Processo
• É a separação de parte da documentação de um processo, para
formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade
competente
• O processo que tiver peças desmembradas conservará a
numeração original de suas folhas, e no local de onde se retirou o
documento original deverá ser colocado as cópias do documento,
devidamente autenticadas.
Reconstituição de Processo
Quando constatado o extravio ou destruição acidental de um processo
original, no âmbito da Unidade, é necessário:
• Dar ciência à chefia imediata;
• Apurar imediatamente do fato, podendo, inclusive, instaurar sindicância
ou processo administrativo disciplinar;
• Divulgar no âmbito da Unidade ou Lista L Fiocruz o ocorrido, para que
todos se empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de
Processo ocorrerá da seguinte forma:
• A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e
também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta
sendo reconstituído e o número do processo extraviado;
• A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo
reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao
número do processo extraviado;
Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, este
deverá ser anexado ao processo reconstituído.
Juntada de Processos
A juntada de processos poderá ser feita no âmbito de qualquer Unidade
Fiocruz, desde que sigam fielmente as instruções necessárias.
A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os
processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando
for possível definir um processo como principal e um ou mais como
acessórios (secundários).
Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou
predominância, independentemente da sua data de abertura;
O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.
Observações sobre a Juntada de
Processos
Exemplos que caracterizam os processos principais e
acessórios:
Processo Principal
Processo Secundário
Inquérito Administrativo
Recurso contra decisão de Inquérito e etc
Aquisição de Material
Prestação de Contas
Licença sem vencimentos
Cancelamento de Licença
Observações sobre a Juntada de
Processos
•Por Anexação
•Por Apensação
Caráter definitivo;
Caráter provisório;
Constitui peça única;
Mantém a identidade de
cada processo;
Renumeração das
folhas do processo;
Mantém a numeração de
cada processo;
Movimentação única
Mantém a movimentação
de cada processo
Observações sobre a Juntada de
Processos
É imprescindível, após a juntada física de processos,
tanto por anexação, quanto por apensação, o envio do
formulário Juntada de Processos, disponível na
intranet da DIRAD/Serviço de
Informação/Formulários/Manuais
Juntada ou Anexação de
Documentos
É o ato de anexar fisicamente num determinado
processo, documentos relevantes. É imprescindível,
após anexação física do documento ao processo, o
registro no Sistema de Processos.
Processos com Letras e Volumes:
•Letras
•Volumes
Caracteriza processos de
pagamento e cada letra de
Caracteriza a continuidade
de
um
determinado
um mesmo número de
processo, representa um
fornecedor
processo, ou seja,
é a
fragmentação
de
um
processo em função da
quantidade de suas peças
processuais anexadas a ele.
Obrigado!
Cláudia Simone Pinto da Silva
Líder da equipe da Seção de Protocolo da DIRAD
Gestora do Sistema de Processos
Tel. 3836-2153
[email protected]
Seção de Protocolo – Pavilhão Quinino, sala 107
Equipe SEPROT/DIRAD
Aline Guimarães – 3836-2151
Helber Ferreira – 3836-2004
Nelson dos Santos – 3836-2005