Normas e Procedimentos para o gerenciamento
de processos administrativos, baseados na
cultura Fiocruz e nas Portarias nº 05 de
19/12/02 e nº 03 de 16/05/2003, ambas do
Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão/MPOG.
Definição
Processo Administrativo
É um documento ou conjunto de documentos
que exige(m) um estudo mais detalhado, bem como
procedimentos expressados por despachos, pareceres
técnicos, anexos, ou ainda, instrução para pagamento
de despesas
Faixas numéricas atribuídas pelo Serviço Nacional de
Protocolos da Administração Pública Federal SENAPRO
00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
01200 A 01399 – MIN. CIÊNCIA E TECNOLOGIA
01400 A 01599 – MIN. DA CULTURA
02000 A 02999 – MIN. DO MEIO AMBIENTE
58000 A 58999 – MIN. DO ESPORTE
08000 A 08999 – MIN. DA JUSTIÇA
25000 A 25999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE
33000 A 33999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE
Autuação de Processo
É o termo que caracteriza a abertura do processo.
Na formação do processo, deverão ser observados os
documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e
operações contábeis financeiras, ou requeira análise,
informações, despachos e decisões de diversas Unidades
organizacionais de uma Instituição.
Unidades protocolizadoras da Fiocruz
UNIDADE
PREFIXO
DIRAD
25380
CPQRR
25381
CPQAM
25382
CPQGM
25383
IFF
25384
INCQS
25385
BIO-MANGUINHOS
25386
FAR-MANGUINHOS
25387
ENSP
25388
DIRAC
25389
ILMD
25792
DRB
25027
O processo deve ser autuado preferencialmente, por
um documento original.
As mensagens e documentos resultantes de
transmissão via fax não poderão constituir-se em peças
de processos, salvo nos casos de processo de compras,
onde a confirmação do fornecedor é imprescindível.
Processos
de
outras
Instituições
deverão
impreterivelmente, ser encaminhados à Seção de
Protocolo da DIRAD para sofrer registro.
Constituição do Processo
O processo será constituído por sua capa, pelos documentos
iniciais, organizados em ordem cronológica e por
despachos
Toda vez que exceder os espaços destinados a movimentação
dos processos ou se identificar algum tipo de rasura ou dano
na capa, o usuário deverá se dirigir a Seção de Protocolo para
solicitar a confecção de uma nova capa
Não escreva na capa de processo, principalmente nas
etiquetas, pois além comprometer o arquivamento,
descaracteriza a estrutura original da capa
Numeração do Processo
As folhas dos processos serão numeradas em ordem
crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo
próprio para colocação do número, apondo no canto
superior direito da página.
A numeração é iniciada nos protocolos descentralizados e
Protocolo da DIRAD, recebendo, a primeira folha, o número
“1”, as peças subseqüentes serão numeradas pelos setores
que as adicionarem.
Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma
numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A”
e “B”.
Numeração do Processo
Quando por falha ou omissão for constatada a
necessidade da correção de numeração de qualquer
folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X”
sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas
seguintes sem rasuras, em seguida, o usuário deverá
informar em despacho sobre a ocorrência.
Correção de numeração de folha
de processo
Numeração do Processo
Nos casos em que a peça do processo estiver em
tamanho reduzido, será colada em folha de papel
branco, apondo o carimbo da numeração de peças de
tal forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo,
Exemplo de numeração em folha
menor que A4
Tramitação de Processo
Tramitação é a atividade de circular um processo entre
as Unidades ou entre os Órgãos externos à Fiocruz,
para dar conhecimento, bem como receber informes e
pareceres para subsidiarem a tomada de decisão.
Sempre que utilizada, a Guia Oficial de Movimentação
deverá ser emitida em 3 vias: a primeira: Emitente, a
segunda: Destinatário e a terceira: Seção de Protocolo
Guia Oficial de Movimentação de
Processos
Tramitação de Processo
Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) –
utilizar o Sistema de Processos da WEB, e, caso haja
necessidade, emitir recibo de entrega de processo,
extraído do próprio Sistema. Em caso extremo de
impossibilidade de uso do Sistema, ou ainda falta de
energia, a movimentação deverá ser apontada através
da Guia Oficial de Movimentação.
Tramitação de Processo
Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) –
proceder o envio através da Seção de Expedição da
DIRAD, utilizando envelope devidamente identificado
com o(s) número(s) do(s) processo(s), acompanhado da
Guia Oficial de Movimentação, identificando no
campo pertinente da Guia, a descrição do Órgão
destinatário.
Folha de Despacho
Qualquer solicitação ou informação inerente ao
processo será feita por intermédio de despacho no
próprio documento ou, na folha de despacho, a ser
incluída ao final do processo, utilizando tantas folhas
quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha
de despacho, não permitindo a inclusão de novas
folhas até o seu total aproveitamento. No caso de
inserção de novos documentos no processo, inutilizar o
espaço em branco da última folha de despacho,
apondo um traço diagonal ou um carimbo “EM
BRANCO”.
Retirada de Folha de Processo
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará
a numeração original de suas folhas ou peças,
permanecendo vago o número de folha(s)
correspondente(s) a retirada
O responsável pela retirada, deverá informar na folha
de despacho, o(s) número(s) da(s) folha(s) retirada(s) e
ainda, o motivo pelo qual foi feita a retirada, datando
e assinado sob carimbo
É vedada a retirada da folha inicial do processo
Desmembramento de Folha de
Processo
É a separação de parte da documentação de um
processo, para formar outro, ocorrerá mediante
despacho da autoridade competente
O processo que tiver peças desmembradas conservará
a numeração original de suas folhas, e no local de
onde se retirou o documento original deverá ser
colocado as cópias do documento, devidamente
autenticadas.
Reconstituição de Processo
Dar ciência à chefia imediata;
Divulgar no âmbito da Unidade ou Lista L Fiocruz o
ocorrido, para que todos se empenhem na busca. Caso
não haja sucesso, a Reconstituição de Processo ocorrerá
da seguinte forma:
A Unidade providenciará cópias de documentos de
que dispuser e também informará através de despacho
o motivo pelo qual o processo esta sendo reconstituído
e o número do processo extraviado;
Reconstituição de Processo
A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração
ao processo reconstituído e registrará no Sistema a
ocorrência, fazendo um Apenso ao número do
processo extraviado;
Após a reconstituição, caso o processo original seja
localizado, o processo reconstituído deverá ser
anexado ao processo original.
Juntada de Processos
A juntada ocorrerá somente quando houver
dependência entre os processos a serem anexados. A
dependência será caracterizada quando for possível
definir um processo como principal e um ou mais
como acessórios (secundários).
Processo principal é aquele que contém o assunto de
maior interesse ou predominância, independentemente
da sua data de abertura;
O processo principal fica à frente e o acessório é
anexado a ele.
Tipos de Juntadas
Anexação:
Caráter definitivo;
Constitui peça única;
Renumera folhas;
Movimentação única
Tipos de Juntadas
Apensação:
Caráter provisório;
Mantém a identidade de cada processo;
Mantém a numeração de cada processo;
Mantém a movimentação de cada processo
Nota
É imprescindível, após a juntada física de
processos, tanto por anexação, quanto por
apensação, o envio do formulário Juntada de
Processos, devidamente preenchido, à Seção de
Protocolo para os devidos registros.
Disponível na intranet da DIRAD/Serviço de
Informação/Formulários/Manuais
Tipos de Juntadas
De Documento à Processo:
É o ato de anexar fisicamente num
determinado
processo,
documentos
relevantes. É imprescindível, após anexação
física do documento ao processo, o registro
no Sistema de Processos/WEB.
Processos com Letras e Volumes
Letras
Caracteriza processos de pagamento e
cada letra de um mesmo número de
processo, representa um fornecedor
Processos com Letras e Volumes
Volumes
Caracteriza a continuidade de um mesmo
processo, ou seja, é a fragmentação de um
processo em função da quantidade de suas
peças processuais.
Obrigado!
Cláudia Simone Pinto da Silva
Tel. 3836-2153
[email protected]
Seção de Protocolo da Dirad Pavilhão
Quinino, sala 107