Na aula anterior e nesta aula:
• Evidenciou-se a dependência que os
eventos possuem em relação ao tempo:
– existem prazos a cumprir; O tempo não para.
• A dependência que os eventos possuem
em relação aos recursos:
– Sejam eles físicos, técnicos ou financeiros, há uma
relação direta entre qualidade e eficiência;
– O resultado de um projeto está intimamente
ligado à qualidade e quantidade de recursos
disponíveis (logística).
- Evidenciou-se a necessidade
de se delimitar melhor o
objetivo do evento, adequandoo ao número de participantes, à
programação prevista e ao
espaço onde será realizado
(coerência técnica).
- Há ainda a necessidade de se
organizar ações de forma cronológica e
por ordem de importância (hierarquia /
cadeia de importância);
- E também verificar a viabilidade do
projeto, antes de partir para sua
implementação.
É muito importante saber que:
• Existem alguns eventos que são, por
si só, sociais. Outros possuem dentro
de suas estruturas um momento de
interação social.
• Existem eventos que não são e nem
possuem momentos de interação
social em sua programação (reuniões
empresariais internas).
O planejamento é importante?
- É a espinha dorsal do evento;
- É ele quem dá o norte, que define o rumo a
seguir, onde obter a sustentação econômica;
- Organização: é o pulmão e o coração do evento.
- Sem ela o evento para de fluir;
- As tarefas deixam de ser feitas;
- Os fornecedores não recebem as informações
e os pagamentos programados não são
cumpridos;
- Torna-se complicado fazer o evento funcionar
plenamente.
- O planejamento minimiza o caráter de
imprevisibilidade,
que
continua
existindo, mas de forma controlada;
- Os
riscos
existem,
mas
são
potencialmente menores;
- Planejar é ganhar agilidade e
desempenho;
- Significa melhorar a eficiência na
execução das tarefas;
• É mensurar com mais acuidade os
resultados e ter referências para avaliá-los;
• Ganha-se tempo, despendem-se menos
esforços, evita-se desperdícios;
• Mais do que um documento, o
planejamento é uma postura pró-ativa e
reativa à imprevisibilidade inerente;
• Sem esta ferramenta alcançar o sucesso se
torna questão de “sorte”.
Dúvidas frequentes:
• Por onde começar o planejamento?
• Quais são os itens mais importantes?
• O que se precisa para composição do
planejamento?
• O planejamento é um documento?
• Qual é a ordem cronológica dos fatos
que compõem o planejamento?
Por onde começar?
• Pelo começo!
• Quando não se sabe por onde iniciar, o
Brainstorming (tempestade de idéias) é o
método mais adequado;
Com o brainstorming é possível:
• Expor e discutir idéias iniciais possibilitando
à equipe de planejamento começar a
elencar objetivos, metas, processos,
responsabilidades, resultados, etc..
• Que uma idéia se mostre inviável já nos
primeiros momentos de discussão;
–Isso prova que o evento tem um conceito
fraco e sua inviabilidade é alta.
A partir do Brainstorming:
• Trabalha-se a ideia para que se torne um projeto;
• Estipula-se os pontos críticos do evento (aquilo
que pode botar a perder todas as ações
implementadas);
• Início
da
redação
da
proposta
de
intervenção/aplicação (Quando, como, onde, com
quem, com o que, quanto custa?);
• Delimitação de um calendário de ações;
• Distribuição de responsabilidades; etc.
Quais são os itens mais importantes?
• A partir da temática do evento torna-se
importante delimitar:
– O que eu quero com este evento;
– Que abrangência ele terá;
– Quantas pessoas serão convidadas;
– A forma de contato com os convidados;
– Quais recursos estão disponíveis;
– Onde ocorrerá o evento;
– Qual será sua duração;
– Em que data, etc.
O planejamento é um documento?
• Sim, mas também é uma postura de próação e de reação;
• É um manual, uma fonte de consulta para
tudo que foi pensado para o evento;
• O planejamento não tem respostas prontas
para tudo;
• Os problemas irão surgir e para isso existe
uma equipe entrosada e atenta (reagir).
O planejamento:
• Acompanha o evento em sua
totalidade:
Pré
Evento
Pós
Planejamento