Sistemas de Informação
ERP
Prefeitura Municipal de Blumenau
Agosto/2005
João Paulo Kleinübing
“há a necessidade de um desenho
estratégico para integrar as informações
que circulam pela prefeitura... para que
seja possível modernizar a gestão
administrativa municipal e ofertar mais
serviços ao cidadão”.
Principais objetivos de TIC
1. oferecer ferramentas para uma
administração ágil, moderna e flexível,
que baseie a tomada de decisões sobre
informações concretas e atualizadas,
disponíveis em tempo real;
2. estender a oferta de serviços aos
cidadãos blumenauenses, tornando-os
executores de seus processos junto à
PMB.
Planejamento Estratégico – mar 2005
Intenção estratégica: Modernizar
administração pública municipal
Projeto
estruturador:
a
Modernizar
a
administração pública, garantindo aos
cidadãos blumenauenses a transparência, a
eficiência e o acesso facilitado aos serviços
públicos.
Diagnóstico
 Primeiro foco: “Governar o governo” ou seja atividades-meio
 Sintomas:
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
Conhecimento da tarefa e não do processo
Dados desestruturados
Muitos dados e pouca informação
Decisões não se baseiam em informação
Baixo nível de informatização e comunicação entre as áreas
Sistemas defasados tecnologicamente e desconectados
Departamentos/Secretarias funcionando como “ilhas”
Lentidão no processo de tomada de decisão em função do processo
arcaico de levantamento de informações.
Abrangência Proposta
SEMUS
Pró-Família
SECOM
SEFAZ
SETERB
 Adm direta
 Adm indireta:
 SETERB
 PROEB
 FMD
 FCB
 FAEMA
 Pró-Família
SEDEAD
FAEMA
PROGEM
FMD
ERP
FCB
SEDEC
SEMAC
PROEB
SEPLAN
SECTUR
SESDES
SEMASCRI
SEOSUR
Intendências
SEMED
SNC
Tributário
Cartografia
SIATU
SARH
(rubi)
Patrimônio
Contabilidade
Materiais
Compras
Orçamento
Praça
Cidadão
Frotas
Obras
Financeiro
SAÚDE
Gemus
Sisreg
Educação
Outros Sistemas
Especializados
Patrimônio
 Controle físico-financeiro dos Bens móveis e
imóveis e seus respectivos tributos e seguros.
 Banco de informações dos bens móveis e imóveis
 Integrado com compras, materiais, finanças, contabilidade e tributos
 No recebimento de qualquer bem, Informa a área de patrimônio o
seu recebimento
 Atualização de Valores dos bens (depreciação e mudança de moeda)
 Controle da manutenção dos bens móveis e imóveis
 Integração com Sistema tributário
Frotas
Gestão da disponibilidade de Veículos e Motoristas e
controle de gastos com manutenção e abastecimento.
 Agendamento de uso de veículos.
 Agendamento de Manutenção preventiva/corretiva e
abastecimento.
 Apontamento das discrepâncias de consumo.
 Gestão das habilitações dos motoristas / condutores e das multas.
 Integração com RH
Compras
Suprir a necessidade de materiais e serviços do
município de forma ágil e controlada.
 Tratar a “Central Única de Compras”
 Agilidade e controle das requisições e licitações.
 Acesso às requisições de compra, em todas as fases do processo
 Reserva do valor total da requisição no orçamento global do CC
requisitante.
 Atendimento de todos os órgãos da Adm Direta e Indireta.
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Controle de quantitativos por requisição
Facilidade na construção de Edital de Licitação
Integração com PROGEM na aprovação do Edital
Integração com Finanças e Orçamento – Empenho
Gerenciamento de Contratos e Ata de Registro de Preços
Adm. Orçamentária e Financeira
Possibilitar o planejamento, a execução e controle
orçamentário de acordo com as diretrizes de
governo .
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Gestão de fluxo de caixa.
Controle Orçamentário por centro de custos.
Controle de suplementações orçamentárias.
Agilidade no processo de empenho.
Gestão de Recursos Estaduais e Federais.
Integrado com o sistema tributário.
Agilidade no envio de dados para o TCE
Tratamento do PPA, LDO e LOA.
Adm de Materiais
Garantir o menor custo de entrega, sem perda do nível de
serviço. Administração física e contábil dos materiais
 Alocação dos custos de materiais aos projetos e c.custos
 Controle de entrega parcelada.
 Entrega Descentralizada.
 Integrado com compras e finanças.
 Possibilita troca e transferência de materiais.
O que esperávamos do sistema …
 Um Sistema só para toda a Adm. Municipal
 7 funções SNC conectados RH + Tributário
 Independência na gestão das áreas da adm. direta e
indireta.
 Rastreabilidade das operações
 Evitar duplicação de investimentos
 Aumento do Controle da Gestão Municipal
O que esperávamos do sistema …
 Minimizar erros e esforços de operação
 Facilitar a extração de indicadores.
 Interface WEB para algumas funcionalidades.
 Banco de Dados único, confiável e seguro.
 “Informação” mais que “Tecnologia”
 Implantação Gradual
Macro Plano de Trabalho - Fases
 Mapeamento dos processos existentes – 1 mês
 Melhoria dos processos – 2 semanas
 Especificação dos requisitos de um sistema integrado Termo de Referência – 2 semanas
 Solicitação de propostas e críticas do termo de
referência junto aos fornecedores – 2 semanas
 Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema
disponível no mercado. – 3 meses
 Implantação do sistema vencedor – 6 a 8 meses
Objetivo: Sistema obtendo 1ºs frutos em Julho 2006
O Mapeamento e Melhoria
 3 servidores
 Reuniões com áreas para levantar processos
existentes
 Construção Diagrama de processos
 Inserção de melhorias no processo de acordo da área
cliente
Especificação dos requisitos de um sistema
integrado - Termo de Referência
 Definição do escopo
 Redação do Termo de Referência
 Definição da pontuação
 Simulação dos possíveis cenários – Produto x Valor
Solicitação de propostas junto aos
fornecedores
 Envio do Termo de Referência para 7
prováveis fornecedores - Aderência
 3 Retornaram preços e críticas ao TR
 garantir a concorrência
 ter noção de prováveis custos
Licitação – Escolha do melhor sistema
disponível no mercado.
 8666/93 – Concorrência – Técnica e Preço.
Avaliação Técnica: divisão dos itens em classes
 Itens Gerais
 Itens Funcionais Obrigatórios
 Itens Funcionais Pontuáveis
 Total 370 itens
 2 dias para cada fornecedor
 Todo processo de avaliação técnica filmado
Apresentação Técnica
Licitação deste sistema – Escolha do
melhor sistema disponível no mercado.
 Comissão de avaliação conhecedora do material a ser avaliado
 Avaliações Individuais com a presença de concorrentes sendo
a manifestação somente por escrito após todas as apresentações
 Após licitação: Fechamento do resultado do município fora do
paço municipal avaliando as fitas em caso de dúvidas
 Justificando caso a caso na aprovação ou rejeição do item
Paralelamente....
Infra-estrutura: Uma área VITAL que
trabalhou em silêncio...
 Pouco Recurso Financeiro disponível
 Projeto ainda em processo de aprovação
 áreas com computadores defasados
 sem comunicação entre os diversos entes
 comunicação existente sem qualidade necessária
 cultura de uso de recursos de TI disponíveis sem Políticas de
uso estabelecidas
Implantação do sistema vencedor
 Equipe de Analistas de Negócio coordenando funções
 Planejamento de Implantação com o fornecedor
 Estratégia de implantação
 comunicação ao colegiado de Secretários, Diretores e
Gerentes
 definição de multiplicadores de cada área
 reuniões formais de acompanhamento e reporte time
de apoio
 Braços, Cabeça e Coração à obra...
Como Estamos Hoje ...
 Todos os 23 entes da adm direta e indireta utilizando o
sistema
 Processo de aculturamento dos novos procedimentos em
curso
 Ajustes na base de produtos e fornecedores, patrimônio
 Implantação do e-Governo
 Refinamento dos processos de almoxarifado
 Avanços da qualidade da informação repassada o TCE
 Contabilidade de algumas áreas fechando em 3 dias após
o encerramento do mês.
Fatores de Sucesso ...
 Equipe motivada em mudar as coisas...
 Voto de confiança das áreas afetadas
 Forte comunicação da Mudança em curso
 Corpo a corpo na resolução de eventuais defeitos
 Software adequado
 FORTE PARCERIA COM O CONTROLE INTERNO DO
MUNICÍPIO
O que deu errado ...
 Baixo entendimento do todo gerou algumas zonas de
conflito na implantação
 Momentos de “delargação” de algumas lideranças
atrasaram o processo
 Equipe de alguns entes não estavam no mesmo pique que
a equipe de implantação
CONTATOS
(47) 3326-6991
[email protected]