PRESTAÇÃO DE CONTAS
2010
TÓPICOS
 Obrigatoriedade de prestar contas
 Quando prestar contas
 Como prestar contas
 Despesas inelegíveis
 Finalização da prestação de contas
 Contratação de fornecedores/prestadores de serviços
 Contratação de auditoria externa
OBRIGATORIEDADE DE PRESTAR CONTAS
Toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que firmar convênios com
a Apex-Brasil e dela receber recursos está obrigada, por força do art. 70,
parágrafo único, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, a
prestar contas.
Abrange:
1. Recursos aportados pela Apex-Brasil;
2. Recursos de contrapartida e
3. Rendimentos de aplicação financeira, utilizados ou não.
QUANDO PRESTAR CONTAS
a. Previsão de desembolso em mais de uma parcela
• Execução de no mínimo 70% dos recursos recebidos da Apex-Brasil e de
contrapartida na parcela atual.
• Execução de 100% da parcela anterior.
b. Prestação de contas final (última parcela)
• Deve ser apresentada em até 60 dias contados do término da vigência do convênio.
A aprovação das prestações de contas parciais não exclui, por ocasião da
análise da prestação de contas final, a possibilidade de reexame e
questionamento dos atos praticados em todo o período.
IMPORTANTE
•
Os recursos financeiros transferidos pela Apex-Brasil deverão ser mantidos em
conta-corrente específica, única e de uso exclusivo para movimentação desses
recursos, aberta no Banco do Brasil S/A ou na Caixa Econômica Federal.
•
Saques e transferências exclusivamente para pagamento de despesas previstas
no projeto ou para aplicação financeira.
•
As obrigações do executor, co-executor ou do interveniente, não podem ser
transferidas a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, sem anuência expressa da
Apex-Brasil.
IMPORTANTE
•
O Executor deverá aplicar as disponibilidades financeiras em fundo de aplicação
financeira:
•
desde que dessa aplicação não resulte prejuízo,
•
vedadas as aplicações em mercado de risco.
Pena de pagar à Apex-Brasil os Rendimentos que deixaram de
ser auferidos, considerando para tanto o Índice Geral de Preços
do Mercado (IGPM) ou outro que venha substituí-lo.
COMO PRESTAR CONTAS
1. Documentação comprobatória
• Documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, notas fiscais,
invoices, recibos e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos
em nome da Apex-Brasil ou do Executor.
• A discriminação do serviço prestado no documento fiscal deve ser detalhada.
• As despesas da contrapartida efetuadas pelas empresas beneficiárias do projeto
serão comprovadas por meio de documentos cuja data seja posterior àquela em
que se formalizou a adesão da respectiva empresa ao projeto.
• Identificados com título e número do convênio. (Exigência regulamentar e
determinação do TCU)
• Carimbadas no anverso (frente) atestando que os serviços foram prestados
(para serviços) e que os produtos foram entregues (para materiais).
COMO PRESTAR CONTAS
Modelo de carimbo
CONVÊNIO APEX-BRASIL/NOME ENTIDADE
Nº XX-XX/XX – PSI Eletroeletrônicos Brasil
ATESTO que o material/serviço descrito neste
documento foi entregue/realizado de acordo
com as especificações contratadas.
Data ____/_____/_______
Ass. responsável ____________________
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.1 Remessa bancária a fornecedores no exterior
• Fatura (invoice) do fornecedor, descrevendo os bens entregues e/ou os serviços
prestados, bem como o valor na moeda do país do fornecedor;
• Contrato de câmbio emitido por uma instituição financeira;
• Comprovante da isenção ou do pedido de isenção do imposto de renda sobre
remessas ao exterior, emitido pelo MDIC.
É do Executor a responsabilidade de pagar os tributos
relacionados com essas despesas, caso não comprove o
requerimento do benefício fiscal.
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.2 Diárias
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.2 Diárias
Para ocasiões em que o período da estadia for inferior a 24
horas, deve-se considerar 50% do valor indicado como
parâmetro da diária.
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.2 Diárias
Transporte e alimentação
 Recibo assinado, contendo o objetivo da viagem e a memória de
cálculo. Ex.: 3 dias x US$130,00 x 2,00 = R$ 780,00
Hospedagem
 Preferencialmente faturado à Entidade. Neste caso, o técnico em
viagem não terá direito à diária de hospedagem.
 Se o pagamento for feito para uma agência de turismo, é necessário
além da apresentação da nota/fatura da agência de turismo, a
apresentação da nota/fatura do hotel que prestou os serviços.
 Se optar por receber o recurso para hospedagem, o técnico deverá
comprovar o gasto com o hotel e se a tarifa for menor que os
parâmetros estabelecidos pela Apex-Brasil a diferença recebida
deverá ser devolvida.
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.3. Passagem aérea
• Comprovante físico/eletrônico de aquisição e pagamento à companhia aérea ou
documento fiscal emitido por uma agência de turismo, conforme o caso.
• Cartão de embarque do passageiro (boarding pass).
• Na falta do boarding pass deverá ser apresentado uma declaração da companhia
aérea, descrevendo no mínimo:
 o nome do passageiro;
 a data do voo;
 descrição do itinerário de viagem.
• Observar os valores estabelecidos nos parâmetros orçamentários.
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.4 Despesas de pequeno valor em eventos no exterior
• Recomendável a utilização de cartão VTM – Visa Travel Money.
• Importante: recurso disponibilizado para despesas imprevisíveis ou de difícil
pagamento antecipado por meio de remessa ao exterior.
• Limite de carregamento: R$ 10.000,00.
• Se for imprescindível levar montante superior a R$ 10.000,00, deverá ser
preenchida uma Declaração Eletrônica de Porte de Valores – e-DPV diretamente
no site da Receita Federal.
COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória
1.4 Despesas de pequeno valor em eventos no exterior
• Documentos necessários na prestação de contas de cartão VTM:
 documentação comprobatória hábil para cada despesa paga com o cartão;
 o extrato do cartão VTM desde o carregamento até a devolução dos recursos;
 os boletos de câmbio de carregamento e de descarregamento.
• A sobra de recursos deverá ser depositada na conta do convênio, bem como a
receita auferida de diferença cambial, se for o caso.
A utilização indevida poderá acarretar na cobrança de
imposto a qualquer tempo
DESPESAS INELEGÍVEIS
2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil
a) Despesas diversas daquelas aprovadas pela Apex-Brasil;
b) Encargos de natureza civil, multas, juros ou correção monetária;
c) Pagamento de taxas de administração, gerência ou similares;
d)Transferência de recursos para clubes, associações ou entidades
congêneres relacionadas ao Executor, às empresas beneficiárias ou terceiros
intervenientes no projeto;
e) Pagamentos, a qualquer título, a servidor, empregado público, por
serviços de consultoria ou assistência técnica;
f) Pagamentos, a qualquer título, em favor de cônjuge, companheiro ou
parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até 3º grau de Dirigente(s)
do Executor ou Interveniente(s);
DESPESAS INELEGÍVEIS
2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil
g) Despesas com obrigações previdenciárias e/ou tributárias não
relacionadas diretamente com o objeto do convênio;
h) Aquisição de bens de capital no País ou no exterior;
i) Aquisição de passagens e no pagamento de diárias e hospedagens de
empresários e dirigentes da entidade Executora, salvo se estiver substituindo,
o gerente ou responsável técnico do projeto, ou participando de alguma ação
promocional, sendo que em ambos o casos será necessária prévia aprovação
da Apex-Brasil;
j) Pagamento de honorários ou salários de dirigentes das entidades
participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias;
k) Despesas que constituem custos, diretos ou indiretos, das entidades
participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias.
m) Despesas de representação pessoal;
DESPESAS INELEGÍVEIS
2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil
l) repasse, no todo ou em parte, sem autorização expressa da ApexBrasil, de recursos do convênio a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, para
execução de atividades ou ações de responsabilidade dele, executor, coexecutor ou do interveniente;
n) Confecção, aquisição ou distribuição de presentes com finalidades
promocionais;
o) Honorários de consultores ou de despesas com empresas de
consultoria, relativos à elaboração dos Projetos;
p) Despesas com alimentação, recepções e coquetéis, exceto nas ações
de promoção comercial, aprovadas previamente pela Apex-Brasil;
q) Pagamentos efetuados em data posterior à vigência do convênio,
salvo se o fato gerador da despesa tiver ocorrido durante a vigência do
convênio;
r) Despesas realizadas em data anterior à vigência do convênio.
DESPESAS INELEGÍVEIS
2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil
É vedada a realização de despesas antes da data de assinatura do
convênio, admitindo-se, excepcionalmente, a inclusão de despesas a título
de contrapartida feita em data anterior à da vigência do convênio, se
satisfizerem, cumulativamente, as seguintes condições:

Tenham sido custeadas exclusivamente com recursos de contrapartida;

Relacionem-se diretamente com o objeto do convênio;

Tenham sido previstas no projeto aprovado pela Apex-Brasil.
Não serão consideradas inelegíveis as despesas relacionadas
à reserva de espaço em feiras ou eventos internacionais, cuja
data de realização seja posterior à vigência do convênio.
FINALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
 Extratos bancários de conta corrente;
 Extratos de aplicação financeira;
 Registro e digitalização da documentação comprobatória (SIG);
 Mapas financeiros, I a V, preenchidos, conciliados e assinados;
 Comprovante de depósito da sobra de recursos (PC final);
 Solicitação de encerramento da conta corrente protocolada pela instituição
financeira (PC final);
 Arquivar toda a documentação separadamente, em pastas específicas, no
próprio local em que forem contabilizados, pelo prazo de 5 (cinco) anos,
contados da aprovação da correspondente prestação de contas final.
FINALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

O convênio firmado estabelece as contrapartidas mínimas que deverão
ser honradas pelo Executor;
 Atentar para possíveis ajustes efetuados por meio de aditivos ao Convênio;
 Caso a prestação de contas final demonstre que a aplicação dos recursos de
contrapartida não alcançou a proporção pactuada o Executor deverá
reembolsar à Apex-Brasil a importância necessária ao restabelecimento
da proporcionalidade pactuada.
CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES / PRESTADORES DE SERVIÇOS
 Observâncias aos princípios da:
•
Impessoalidade;
•
Moralidade;
•
Economicidade e
•
Publicidade.
 Realização de, no mínimo, cotação prévia no mercado antes da celebração
do contrato.
CONTRATAÇÃO DE AUDITORIA EXTERNA
 As entidades parceiras devem contratar empresa de auditoria independente
com registro na CVM.



Procedimentos previamente acordados;
Aplicação dos recursos Apex-Brasil e contrapartida de acordo com os
normativos;
Relatório conclusivo acerca do cumprimento dos normativos.
A dispensa de contratação de empresa de auditoria
independente deverá ser acordada com o gestor do projeto
e com a Unidade de Prestação de Contas da Apex-Brasil.
BOM TRABALHO !!!