ORIENTAÇÕES BÁSICAS
EXECUÇÃO DE PROJETOS E
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Florianópolis, Abril de 2015
A
finalidade desta apresentação é orientar os
Beneficiários contemplados com auxílios
financeiros
repassados pela FAPESC na
execução de seus projetos e elaboração da
Prestação de Contas.
Esta apresentação foi elaborada de forma a
sintetizar os aspectos relevantes do processo.
Documentos de leitura obrigatória
 Termo
de Outorga e/ou Subvenção;
 Plano de Trabalho;
 Cartilha de execução de projetos e
Prestação de Contas;
 Decreto nº 2.060/09 (Termo de Outorga);
 Decreto nº 2.372/09 (Termo de Subvenção).
e-mail “Comunicado de Pagamento”
 Assim que o recurso estiver depositado, você receberá um
e-mail do seu coordenador de projetos da FAPESC
Neste e-mail constará informações essenciais para várias
etapas, desde o preenchimento das notas fiscais, até a
prestação de contas
 É nele que você encontrará o Código do Órgão/Unidade
Orçamentária, Código de Gestão, Número da Nota de
Liquidação (NL), Número do Termo de Outorga e/ou
Subvenção, Valor Liberado e Data do Pagamento,
informações estas necessárias para abrir o Balancete de
Prestação de Contas.
“REGRAS DE OURO”
 Regra Geral: Transação sujeita a tributação = Nota Fiscal
Observar o Plano de Aplicação e a Vigência;
Efetuar a aplicação financeira dos recursos, caso sua utilização
integral esteja prevista para período superior a 30 (trinta) dias;
 Preenchimento completo das Notas Fiscais pelo
emitente, contendo:
Nome do Beneficiário/FAPESC/Nº do Termo de Outorga
e/ou Termo de Subvenção;
Data de emissão, durante a vigência;
Descrição clara dos materiais e/ou serviços adquiridos.
“REGRAS DE OURO”
 A movimentação financeira dos recursos deve ser
feita, exclusivamente, por meio da conta bancária
especifica do projeto, utilizando-se o modo: transferência
eletrônica ou cartão de débito. Excepcionalmente, poderá
ser feita com cheque nominal (IN TCE 14/12 – Art. 27).
Recomenda-se juntar mais 2 (dois) orçamentos nas
despesas superiores a R$ 4.000,00 (Princípio da
Economicidade);
Um pagamento para cada nota fiscal;
Utilização de DOC, TED e Cartão de Crédito terão
custos(tarifas e anuidade) pagos pelo Beneficiário;
“REGRAS DE OURO”
Obs: Ressarcimento somente quando haver atraso no
repasse financeiro pela FAPESC e o Beneficiário tenha arcado
com despesas inadiáveis;
 Comprovar a aplicação dos valores de contrapartida
financeira e/ou econômica;
Importante:
A cada parcela liberada pela FAPESC, caberá a
elaboração de um Balancete de Prestação de Contas;
Obs: Quando a parcela liberada se constituir de recursos
de Custeio e Capital, deverão ser elaborados dois
Processos de Prestação de Contas distintos.
“Plano de Aplicação”
Os projetos foram avaliados e aprovados conforme a
proposta submetida a FAPESC;
Submeter à apreciação da FAPESC qualquer proposta de
mudança no projeto inicial;
Vedado alteração do objeto do Termo de Outorga e/ou
Subvenção.
“Plano de Aplicação”
 Não constitui alteração do objeto a ampliação ou
redução dos quantitativos e valores previstos no Plano de
Trabalho, desde que não prejudique a funcionalidade do
objeto e seja autorizado pela FAPESC.
Ex.: Digamos que, no plano orçamentário, constem R$ 900,00
para diárias e R$ 500,00 para passagens aéreas. Posso fazer o
“apostilamento” de R$ 200,00 do item diárias, o que resultará
em R$ 700,00 para ambos os itens.
ATOS VEDADOS AO BENEFICIÁRIO (TERMO DE OUTORGA)
Promover despesas com obras de construção civil, inclusive de
reparação ou adaptação;
Efetuar pagamento a si próprio, exceto diárias por ocasião de
deslocamento fora do município sede para o desempenho de atividades
pertinentes ao projeto, desde que previstas no Plano de Trabalho;
Compra de bônus de organismos internacionais com o objetivo de
adquirir bens de consumo ou de capital para aplicação no projeto;
Utilizar os recursos a título de empréstimo para reposição futura;
Transferir recursos para fundações e similares a título de execução da
parte financeira ou administrativa do projeto, bem como o pagamento de
taxa de administração, gerência ou equivalentes.
ATOS VEDADOS AO BENEFICIÁRIO (TERMO DE OUTORGA)
Executar despesas em data anterior ou posterior à vigência do
Termo de Outorga;
Efetuar pagamento, a qualquer título, a servidor ou empregado
público, integrante de quadro de pessoal de órgão ou entidade
pública da administração direta ou indireta, por serviço de
consultoria ou assistência técnica, exceto quando aprovadas no
Plano de Trabalho;
Efetuar despesas com a contratação ou complementação
salarial de pessoal técnico e administrativo, bem como com o
pagamento de contas de luz, água, telefone, correio e similares;
Utilizar os recursos em finalidade diversa da estabelecida no
projeto, ainda que em caráter de emergência.
ATOS VEDADOS AO BENEFICIÁRIO (TERMO DE OUTORGA)
Realizar despesas com multas, juros ou atualização monetária,
inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos efetuados
fora dos prazos estabelecidos;
 Proceder alterações (apostilamentos) no Plano de Trabalho
sem prévia autorização da FAPESC;
Utilizar recurso orçamentário em item diverso daquele para o
qual foi aprovado;
Vedada a realização de despesas com publicidade, salvo as de
caráter educativo, informativo ou de orientação social, da qual
não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem
promoção pessoal.
VIGÊNCIA
A emissão das Notas, Recibos, Faturas, etc, e os respectivos
pagamentos devem estar dentro do período da vigência do
Termo de Outorga e/ou Subvenção.
Início: na data de publicação no Diário Oficial do Estado;
Encerramento: na data indicada no respectivo Termo;
Sendo assim, os pagamentos ocorridos fora deste período não
serão validados, devendo o valor em questão ser devolvido aos
cofres da FAPESC, por meio de “depósito identificado”.
EXECUÇÃO FINANCEIRA
DIÁRIAS
Quanto ao pagamento de diárias, as mesmas deverão ser
comprovadas por meio de preenchimento do Formulário de
Declaração de Diárias disponível na página da FAPESC;
Exemplo de preenchimento:
Data
De
Hora
10/02
Fpolis
11/02
São Paulo
Para
Hora
Transporte
08:00 São Paulo
09:10
Aéreo
06:50 Fpolis
08:00
Aéreo
Só poderá receber diárias as pessoas que constam como
“equipe executora” no Plano de Trabalho;
Pessoas convidadas, palestrantes, bolsistas não recebem
diárias;
EXECUÇÃO FINANCEIRA
DIÁRIAS
Considera-se meia diária o período igual ou superior a 4 horas e
inferior a 12 horas, e uma diária o período de deslocamento igual ou
superior a 12 horas, mesmo não envolvendo pernoite;
Se o afastamento obrigar o beneficiário a pernoitar em outra cidade,
por um ou mais dias, só será considerada uma diária cheia o
transcorrer de 24 horas;
A diária é paga antes do deslocamento e destina-se para cobrir
despesas pessoais (hospedagem, alimentação e deslocamento local)
decorrentes do afastamento da sede, a serviço do projeto, para outro
ponto do estado, país ou exterior, em um limite máximo de 10 (dez)
diárias por mês. A diária é concedida por dia de afastamento.
EXECUÇÃO FINANCEIRA
DIÁRIAS
Comprovação de gastos com diárias: Nota de Hospedagem ou uma
nota fiscal de qualquer valor (para cada dia de afastamento), em nome
de quem recebeu a diária;
Os valores aplicáveis são aqueles previstos no Decreto nº 1127/07,
conforme tabela abaixo:
Grupos
No Estado
Fora do Estado
Exterior
Pessoal de Nível Superior
110,00
153,00
200,00
Auxiliar Técnico
100,00
Não aplica
Não aplica
Obs: Nas capitais: Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro o valor da
diária será acrescido de 25%;
Aos estudantes e/ou estagiários é vedado o pagamento de diárias, no
entanto suas despesas poderão ser custeadas através de
adiantamentos até o limite de R$ 55,00;
EXECUÇÃO FINANCEIRA
MATERIAL DE CONSUMO
Considera-se material de consumo, todo produto nacional ou
importado caracterizado como de curta durabilidade ou de
consumo imediato.
Exemplos: Combustíveis, materiais de expediente, materiais
biológico, químico, farmacológico, laboratorial, hospitalar,
odontológico, ambulatorial, de proteção, segurança, socorro e
sobrevivência. Materiais para fotografia, filmagens, instalação
elétrica e eletrônica, materiais gráfico e de processamento de
dados, gêneros alimentícios (exceto refeições), etc;
Notas Fiscais de combustíveis deverão constar: Placa do
veículo e Km registrada no hodometro (IN TCE 14/2012).
EXECUÇÃO FINANCEIRA
SERVIÇOS DE TERCEIROS
Pessoa Física: Destina-se ao pagamento de Prestadores de
Serviços (não vinculados ao Beneficiário por contrato de
estágio, vínculo funcional ou empregatício) que executaram
trabalhos ao Projeto, devendo os mesmos fornecer Nota Fiscal
Avulsa da Prefeitura Municipal.
Pessoa Jurídica: Destina-se ao pagamento a fornecedores
de materiais ou que prestaram serviços ao Projeto, devendo os
mesmos emitirem a respectiva Nota Fiscal;
Quando se tratar de Subvenção Econômica a Empresa
Beneficiária deverá pagar ao prestador o valor líquido da Nota
Fiscal (devendo recolher os tributos incidentes).
EXECUÇÃO FINANCEIRA
PASSAGENS E DESPESAS DE LOCOMOÇÃO
Recursos destinado às passagens aéreas, terrestres e/ou
combustíveis para atividades de campo e participação em
eventos de CT&I.
A compra das passagens deverá ser comprovada com a fatura
emitida;
No caso de passagem aérea , o cartão de embarque emitido
no momento do check in é obrigatório para a comprovação do
efetivo embarque;
No caso de passagem terrestre, anexar o bilhete de passagem
e recibo da agência, onde conste o nome do passageiro;
É vedada a compra direta de passagens através de cartão de
crédito pessoal.
EXECUÇÃO FINANCEIRA
BENS E MATERIAIS PERMANENTES
Considera-se equipamentos e materiais permanentes, todo
produto nacional ou importado caracterizado como de longa
durabilidade;
Exemplos: Aparelhos de medição e comunicação, aparelhos,
equipamentos e utensílios médico, odontológico, laboratorial e
hospitalar, coleções e materiais bibliográficos, equipamentos de
informática, mobiliário em geral, etc;
Os bens oriundos dos recursos destinados à aquisição,
produção ou transformação de equipamentos ou de materiais
permanentes, conforme previsão no Plano de Trabalho, serão
integrados ao patrimônio da Instituição Interveniente e deverão
possuir identificação do apoio financeiro da FAPESC, conforme
modelo abaixo:
EXECUÇÃO FINANCEIRA
BENS E MATERIAIS PERMANENTES
Equipamento adquirido
com recursos da
FAPESC
Os bens e equipamentos deverão ficar disponíveis para
utilização em outras pesquisas por distintos pesquisadores,
observada a disponibilidade e as regras de acesso da Instituição
Interveniente;
Na Prestação de Contas deverá ser informado o número de
patrimônio e localização dos bens de que tratam este item.
DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DAS DESPESAS
Documentos originais, tais como notas fiscais, recibos
(somente para bolsistas), declaração de diárias, bilhetes e
faturas de passagens, guias de recolhimento de tributos em
ordem crescente quanto às datas de execução;
Lembre-se:
O comprovante de pagamento financeiro de cada nota fiscal
deverá ser apresentado junto à mesma (NF);
Obs: Quando a nota fiscal for de tamanho inferior a uma folha
A-4, essa nota deverá ser colada sobre uma folha de papel A-4.
ERRADO
CERTO
EXEMPLO DE CERTIFICAÇÃO DO RECEBIMENTO
Certifico que o material/serviço constante neste documento foi
recebido/prestado e está em conformidade com as
especificações nele consignadas.
(local), em ......../......./..............
Nome:
Cargo:
Assinatura:
Documentos exigidos para Prestação de Contas:
Ofício de encaminhamento da documentação que forma a
prestação de contas, contendo informações do referido projeto
e de seu proponente, devidamente assinado;
 Relatório técnico parcial/final (no padrão FAPESC);
 Balancete de prestação de contas (Anexo TC-28);
 Extratos bancários (conta corrente e aplicação do período);
 Cópia do termo de outorga e/ou subvenção e plano de
trabalho;
Documentos comprobatórios de mudanças no Projeto original
(Apostilamentos – devidamente aprovados pela coordenação
de projetos da FAPESC) e Aditivos;
Documentos exigidos para Prestação de Contas:
 Os comprovantes de despesas: notas fiscais,
recibos (bolsistas), declaração de diárias, faturas e
bilhetes de passagens, guias de recolhimento de
tributos, etc, acompanhados dos comprovantes de
pagamentos (transferência bancária ou a cópia de
cheque) dispostos na ordem em que foram
executados e lançados no Anexo TC-28 (Ordem
cronológica);
 Os comprovantes de despesa devem ser preenchidos
com clareza e sem emendas, acréscimos, rasuras,
borrões, o que impossibilitaria sua aceitação (IN TCE
14/2012 – Art. 31).
Documentos exigidos para Prestação de Contas:
 Comprovação
da execução da Contrapartida,
sempre após o lançamento do dispêndios dos
recursos da FAPESC;
 Depósito identificado – Através deste documento
realiza-se a devolução do saldo remanescente aos
cofres da FAPESC (Disponível na página da FAPESC);
Termo de encerramento da conta bancária –
Documento a ser apresentado na prestação de contas
da parcela única ou na última parcela (quando o projeto
prevê várias parcelas.
RELATÓRIO TÉCNICO PARCIAL/FINAL
O Formulário Relatório técnico científico/parcial/final
deverá ser preenchido com as informações expressas
em todos os seus campos, para, posteriormente, ser
juntado aos demais documentos que farão parte da
prestação de contas.
Obs.: Este documento está disponível, na página
eletrônica www.fapesc.sc.gov.br (prestação de contas),
e deverá ser entregue devidamente assinado pelo(a)
beneficiário(a).
BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
Disponível na página da FAPESC (prestação de contas);
Tenha em mãos o e-mail, enviado pelo coordenador(a) da FAPESC,
avisando-o do “PAGAMENTO DA PARCELA”. É nele que você
encontrará as informações necessárias para o preenchimento do
TC-28 (balancete).
Além do nº da Nota de Liquidação, há as que seguem abaixo:
- Órgão/unidade orçamentária: 270024;
- Código gestão: 0001;
- Ano do exercício (será o mesmo da nota de liquidação);
- Quantidade de documentos comprobatórios: abrir nº de linhas
maior que o nº de documentos fiscais a serem lançados no TC-28.
BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
Todos os documentos de despesas, deverão ser lançados
cronológicamente de acordo com as datas de execução;
-O nome do fornecedor dos produtos/serviços deve ser lançado no
campo “Histórico” seguido pela indicação da origem dos recursos
(FAP para FAPESC e CP para Contrapartida);
- Exemplo: Casa do Pesquisador Ltda – FAP
Comércio e Representação Inovação S/A - CP
-Obs: Sugerimos a utilização dos navegadores:
-Internet Explorer 6.7 ou versões superiores;
-Mozila Fire Fox 4.0 ou versões superiores
-Caso o seu Sistema Operacional for MAC utilizar o Netscape
-* Lembrar de desabilitar bloqueador de pop-ups
EXTRATO DA CONTA BANCÁRIA
A conta específica do projeto, espelha a movimentação dos
recursos. A movimentação financeira deverá estar demonstrada
no extrato a partir do crédito da ordem bancária efetuada pela
FAPESC até a última movimentação considerada para a
prestação de contas, ou seja, com a última movimentação
efetuada o extrato deverá estar zerado (0,00), caso contrário
deverá ser elaborada uma conciliação bancária.
Obs: É muito importante não esquecer do extrato da conta de
aplicação/poupança!
Obs: Os extratos bancários da conta do projeto devem ser
emitidos mensalmente (conta corrente e aplicação).
DEMONSTRATIVO DE RENDIMENTO DE
APLICAÇÃO FINANCEIRA
É o extrato bancário dos investimentos realizados no
fundo de aplicação financeira de curto prazo ou na
caderneta de poupança. As aplicações financeiras
devem ser demonstradas a partir do crédito da ordem
bancária até o final do período considerado para a
prestação de contas. A não comprovação da aplicação
do recurso implicará em devolução do valor devido à
FAPESC.
DEPÓSITO IDENTIFICADO
É o comprovante de recolhimento do saldo remanescente (valor não
utilizado), incluindo aí, os rendimentos de aplicação, se não aplicados
no objeto do projeto. A devolução do saldo será feita através do
Formulário de Depósito Identificado que consta no site
www.fapesc.sc.gov.br, e, mais:
Órgão: 2724
Banco: Já está selecionado (Bco do Brasil)
Conta: Será sempre a conta nº 948.001-3
Finalidade: Devolução de Saldo da NL nº .........
Depositante: João Silva Sauro
CPF/CNPJ: do beneficiário
Fone de Contato: 00 0000 0000
Valor do Depósito: R$ 78,16
CONTRAPARTIDA
Comprovação da contrapartida:
• A contrapartida deverá ter sua aplicação comprovada no
mesmo processo de prestação de contas dos recursos
transferidos pela concedente, e estará sujeita às mesmas
normas.
Contrapartida financeira:
• Os recursos da contrapartida financeira devem ser
depositados, obrigatoriamente, na conta específica do
projeto, e será comprovada por meio da apresentação de
cópias das notas fiscais, obedecendo-se, sempre, ao que
estiver previsto no plano orçamentário;
CONTRAPARTIDA
Contrapartida Econômica:
• A Contrapartida Econômica deverá ser comprovada com a
apresentação dos seguintes documentos, em observância ao
estabelecido no plano de trabalho:
• Dedicação em horas ao projeto: declaração do departamento de
recursos humanos, especificando a carga horária do vínculo
funcional e a dedicada ao projeto, mencionando o valor bruto da
remuneração e o valor proporcional à referida dedicação ao
projeto;
• Qualquer alteração na contrapartida (exceto a modalidade)
deverá ser solicitada à coordenação de projetos da FAPESC, com
antecedência, e seguirá as regras do edital para deferimento.
TARIFAS BANCÁRIAS
•
Verificar previsão no Edital e Plano de Trabalho do
projeto;
• Apenas a Tarifa de manutenção de conta ativa ou
pacote econômico serão aceitos como despesa
custeada pela FAPESC, desde que estejam previstos
no Edital e Plano de Trabalho;
• Demais taxas e tarifas serão responsabilidade dos
beneficiários e deverão ser restituídas para a conta do
projeto antes da prestação de contas.
OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO
•
O Ofício de encaminhamento da documentação que
forma a prestação de contas deverá conter:
• Nome do beneficiário;
• Número do termo de outorga e/ou subvenção;
• Valor da parcela.
• Obs.: O ofício de encaminhamento é o local ideal para
esclarecimento de situações adversas ocorridas durante
a execução financeira do projeto.
DOCUMENTOS QUE DEVEM SER NO PADRÃO FAPESC
Relatório Técnico Parcial/Final,
Balancete TC-28,
Termo de Outorga e/ou Subvenção,
Plano de Aplicação,
Apostilamentos,
Termos Aditivos (quando for o caso),
Recibos de Bolsistas, e,
Declarações de Diárias.
TERMO DE OUTORGA E/OU SUBVENÇÃO
A vigência do Termo de Outorga e/ou Subvenção será até o
final do projeto de pesquisa, data indicada no Plano de
Aplicação e devidamente publicada no Diário Oficial do Estado.
A necessidade de prorrogação de vigência do Termo de
Outorga e/ou Subvenção deve ser solicitada por escrito, com
antecedência mínima de 30 (trinta) dias do término da vigência,
cuja implementação, quando autorizada pela Diretoria da
FAPESC, será por meio de Termos Aditivos, que deverão ser
anexados à Prestação de Contas.
PLANO DE TRABALHO/APLICAÇÃO
A execução da pesquisa deverá obedecer rigorosamente ao
Plano de Aplicação aprovado pela FAPESC. Quaisquer
despesas que não se enquadrem no Plano de Aplicação
aprovado não serão aceitas e os valores terão que ser
restituídos à FAPESC. Qualquer intenção de alteração no Plano
de Aplicação (apostilamento) deverá ser comunicado com
antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por meio de ofício
endereçado ao Diretor da área responsável pela Chamada
Pública, e ficará condicionada à análise e aprovação.
Somente após a resposta, os apostilamentos poderão
acontecer.
Todos os apostilamentos aprovados no Plano de Aplicação
deverão ser anexadas à Prestação de Contas.
CONTATOS
•
Setor de Prestação de Contas - FAPESC
•
Emanuelle M. Nunes – [email protected] - (48) 3665 4818
•
Gustavo A. Miranda– [email protected] – (48) 3665-4820
•
Jair Artur da Silva – [email protected] - (48) 3665 4843
•
Kalyana S. Oriano– [email protected] – (48) 3665-4827
•
Victor Tonera – [email protected] - (48) 3665 4871
•
•
Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade
Sônia Regina R. Bernardini - [email protected] - (48) 3665-4809
Gratos pela atenção e sucesso no desenvolvimento do
projeto!