Orientações básicas
Execução de projetos e
prestação de contas
Florianópolis, Abril 2014
“Regras de Ouro”
Vedado a alteração do objeto do Termo de
Subvenção Econômica;
Não constitui alteração do objeto a ampliação ou
redução dos quantitativos previstos no Plano de
Trabalho, desde que não prejudique a funcionalidade
do objeto e seja autorizado pela FAPESC;
Observação ao plano de aplicação e a vigência do
Termo de Subvenção Econômica.
“Regras de Ouro”
Movimentação dos Recursos somente através da
Conta Bancária especifica do projeto;
Preenchimento completo das Notas Fiscais pelo
emitente;
Vedada a realização de despesas com publicidade,
saldo as de carater educativo, informativo ou de
orientação social, da qual não constem nomes, símbolos
ou imagens que caracterizem promoção pessoal.
“Regras de Ouro”
Submeter à apreciação da FAPESC qualquer proposta
de mudança no projeto inicial;
Comprovar a aplicação dos valores de contrapartida
econômica mensurável.
“Regras de Ouro”
Pagamentos efetuados da conta específica do projeto
diretamente ao credor;
Formas de pagamento: preferencialmente transferência
eletrônica e cartão de débito. Excepcionalmente cheque
nominal;
Tarifas bancárias correrão por conta da EMPRESA
Beneficiária, a título de contrapartida;
Um pagamento por nota fiscal;
Organização dos documentos comprobatórios.
Vigência
A emissão da Nota e os pagamentos devem estar
dentro do período da liberação ou da vigência do
Termo de Subvenção Econômica;
Início: na data de publicação no Diário Oficial do Estado;
Encerramento: na data indicada no Termo de Subvenção.
Obs: Somente são aceitos pagamentos e comprovantes
ocorridos dentro do período de vigência.
Execução Financeira
Regra Geral: Transação sujeita a tributação = NOTA FISCAL
Requisitos de preenchimento:
Data de emissão durante a vigência;
Emissão em Nome e CNPJ da Empresa Beneficiária;
Menção da FAPESC” e nº do Termo de Subvenção Econômica;
Descrição dos materiais ou serviços adquiridos;
Hospedagem e alimentação: indicar as pessoas e datas;
Certificação do recebimento.
Execução Financeira
Passagens e despesas de locomoção:
Recursos destinado às passagens aéreas e terrestres e/ou
combustíveis para atividades de campo e participação em eventos de
CT&I;
A compra das passagens deverá ser comprovada com a fatura emitida;
No caso de passagem aérea, o cartão de embarque emitido no
momento do check in é obrigatório para a comprovação do efetivo
embarque;
No caso de passagem terrestre, anexar o bilhete de passagem;
Obs: Notas fiscais de combustíveis deverão constar placa do
veículo e quilometragem registrada no hodometro.
Execução Financeira
Diárias
Diárias – utiliza-se para cobrir despesas de hospedagem, alimentação
e locomoção decorrentes do afastamento da sede, em caráter eventual
para outro ponto do Estado, País ou Exterior, num limite máximo de 10
(dez) diárias mensais. A diária é concedida por dia de afastamento.
Considera-se uma diária o período de deslocamento igual ou superior
a 12 horas e meia diária o período igual ou superior a 4 horas e inferior a
12 horas;
Para a comprovação dos valores pagos em diárias há necessidade de
preencher o formulário “declaração de diárias” disponivel no site da
FAPESC e apresentar uma nota fiscal de alimentação e/ou hospedagem
para cada dia de afastamento, em nome do componente da equipe que
recebeu a diária, juntamente com a Ata de Reunião ou Certificado do
Evento.
Execução Financeira
Diárias
Os valores aplicáveis são aqueles previstos no Decreto 1.127/07,
conforme tabela abaixo:
GRUPOS
NO ESTADO
Pessoal de Nível Superior
110,00
Auxiliar Técnico
100,00
FORA DO
ESTADO
153,00
EXTERIORUS$
200,00
Não se aplica Não se aplica
Obs: Nas capitais: Brasília, Rio de Janeiro e São Paulo o valor da
diária será acrescido de 25%.
Execução Financeira
Materiais de Consumo
Materiais nacional ou importado de curta durabilidade ou de
consumo imediato.
Serviços de Terceiros
 Pessoas Físicas (Prestadores de Serviço) – não vinculada à
empresa beneficiária por contrato de estágio, vinculo funcional ou
empregatício: devendo fornecer a empresa Nota Fiscal Avulsa da
Prefeitura Municipal;
 Obs: O pagamento a estes Prestadores de Serviço deverá ser
no valor líquido da Nota Fiscal (devendo a Empresa Beneficiária
recolher os tributos incidentes).
Execução Financeira
Serviços de Terceiros
 Pessoas Jurídicas – pagamento será por meio de nota fiscal da
empresa prestadora dos serviços;
 Obs: O pagamento a empresa prestadora dos Serviços deverá
ser no valor líquido da Nota Fiscal (devendo a Empresa
Beneficiária recolher os tributos incidentes).
Documentos comprobatórios das despesas
 Documentos originais, tais como notas fiscais, recibos (somente
para bolsistas), declaração de diárias, bilhetes de passagens,
guias de recolhimento de tributos em ordem crescente quanto às
datas de execução.
Os documentos não poderão conter nenhum tipo de rasura
Lembre-se:
 Preenchimento correto;
Acompanhar a nota fiscal com o comprovante da movimentação
financeira;
Quando o documento for de tamanho inferior, deverá ser colado
em uma folha de papel A-4;
Certificar o Recebimento dos Materiais e/ou Serviços.
•
Errado
•
Certo
Exemplo DANFE
Exemplo de certificação do recebimento
Certifico que o material/serviço constante deste documento
foi recebido/prestado e está em conformidade com as
especificações nele consignadas.
(local), em ......../......./..............
Nome:
Cargo:
Assinatura:
Documentos exigidos para Prestação de Contas
Como deve ser a organização e quais documentos que integram a PC
Ofício de encaminhamento
devidamente assinado
com
os
dados
do
projeto,
 Relatório Técnico Parcial / Final (PADRÃO FAPESC)
 Balancete de Prestação de Contas (Anexo TC-28)
 Extratos Bancários (Conta Corrente e Aplicação do período)
Documentos exigidos para Prestação de Contas
Continuação
Cópia do Termo de Subvenção Econômica e Plano de Trabalho
 Remanejamentos orçamentários devidamente autorizados
 Notas Fiscais e/ou Relatório de Diárias na mesma ordem do
Anexo TC-28, acompanhadas dos comprovantes de pagamentos
(transferência bancária ou a cópia de cheque)
Documentos exigidos para Prestação de Contas
(Continuação)
Comprovação da Contrapartida
lançamento do recurso da FAPESC
sempre
após
o
Depósito Identificado – Comprovante de Recolhimento do
Saldo
Termo de encerramento da conta bancária (na prestação
de contas da parcela única ou na última parcela (quando for
o caso)
Relatório técnico
Formulário Relatório Técnico para preenchimento e
envio anexo à Prestação de Contas. Este documento
deverá ser preenchido na Plataforma FAPESC, na
opção prestação de contas.
Deverá
ser
impresso
e
assinado
representante legal da Empresa Beneficiária.
pelo
Balancete de Prestação de
Contas
Este documento encontra-se disponível para preenchimento na
página da FAPESC www.fapesc.sc.gov.br (prestação de contas).
Tenha em mãos o e-mail de “COMUNICADO DE PAGAMENTO” é
nele que constará as informações primordiais para este formulário.
OBS.: Sugerimos a utilização dos seguintes navegadores para
evitar erros no carregamento das páginas da web (lembrar de
desabilitar bloqueador de pop-ups).
 Internet Explorer 6.7 ou versões superiores
 Mozila Fire Fox 4.0 ou versões superiores
Balancete de Prestação de
Contas
Colocar o nome do fornecedor no campo histórico e a indicação da
origem do recurso (FAP = FAPESC ou CP = Contrapartida)
O campo “Histórico” deve ser claro e compreensível.
Exemplo:
 Casa do Parafuso Ltda. – (FAP)
 Vidro e Coisas Ltda. – (CP)
Extrato da conta bancária e da conta de
aplicação
Conta específica do Termo de Subvenção Econômica que
espelha a movimentação dos recursos financeiros. A
movimentação financeira deverá ser demonstrada a partir do
crédito da ordem bancária até a última movimentação
considerada para a prestação de contas. O extrato deverá
espelhar todos os lançamentos efetuados no balancete de
prestação de contas.
Lembrete: Não esquecer do extrato da conta de aplicação /
poupança!
Depósito Identificado
É o comprovante de recolhimento do saldo remanescente, da
devolução do valor não utilizado, incluindo, aí, os rendimentos
da aplicação financeira (se for o caso), depois de deduzidas as
despesas realizadas na execução do Termo de Subvenção
Econômica. A devolução do saldo será feita por meio de
Formulário de Depósito Identificado que consta no site
www.fapesc.sc.gov.br
Contrapartida
Comprovante da contrapartida:
A contrapartida deverá ter sua aplicação comprovada no mesmo
processo de prestação de contas dos recursos transferidos pela
concedente, e estará sujeito as mesmas normas.
Contrapartida Econômica:
Para a comprovação da contrapartida econômica o Beneficiário deverá
apresentar os seguintes documentos em observância ao estabelecido no
Plano de Trabalho:
Quando decorrente de dedicação de servidor ao projeto, declaração
emitida pelo departamento de recursos humanos ou pelo departamento a
que está vinculado com especificação da carga horária do vínculo
funcional e a dedicada ao projeto, mencionando o valor bruto da
remuneração e o valor proporcional à dedicação ao projeto;
Contrapartida Financeira:
•
Obrigatoriamente depositar o recurso na conta específica do projeto
•
Deverá ser comprovada através de cópia de notas fiscais
•
Deverá obrigatoriamente obedecer o plano de trabalho/aplicação
•
Qualquer alteração na contrapartida (exceto a modalidade) deverá ser
solicitada com antecedência e seguirá as regras do edital para deferimento
ou não do pedido
Ofício de Encaminhamento
• Deverá conter os dados da prestação de contas que
está sendo entregue como:
• Nome da empresa;
• Número do Termo de Subvenção Econômica;
• O Ofício de encaminhamento é o local ideal para
esclarecer qualquer situação anômala ocorrida na
execução financeira do projeto.
Dúvidas frequentes
01) Outro tópico importante seria com relação aos procedimentos
de remanejamento, ou seja alterações de valores de itens
previstos, a criação de item.
R: Remanejamentos só serão aceitos devidamente autorizados e
aprovados pelo coordenador de projetos da FAPESC com data anterior
ao gasto e apresentados junto à prestação de contas.
02) Como é o controle da FAPESC na prestação de contas? Se é
por valor unitário em cada item de rubrica e/ou por valor total da
rubrica.
R: De acordo com o plano de trabalho apresentado, respeitando os
valores aprovados para cada item.
Dúvidas frequentes
(continuação)
03) No pagamento de pessoa física a área técnica da FAPESC, em regra
questiona o comprovante de depósito na conta do beneficiário
justificando que este deverá assinar também o recibo de pagamento. O
depósito na conta do beneficiário não é suficiente para comprovação do
pagamento?
R: Pessoa Física, a regra é pegar Nota Fiscal na Prefeitura (juntar recibo do
ISS), outros casos, devem constar os dois documentos.
04) Quais documentos tem que ser no padrão FAPESC?
R – Relatório Técnico Parcial / Final, Anexo TC-28, Convênio / Termo de
Subvenção Econômica, Plano de Aplicação, Termos Aditivos (quando for
o caso), Remanejamentos Orçamentários, Recibos de Bolsistas e Declarações
de Diárias
05) É preciso correlacionar a despesa com o item de dispêndio? Onde
essa associação deve ser feita?
R – É obrigatória a correlação das despesas com os itens de dispêndio.
Devemos seguir religiosamente o Plano de Trabalho, as únicas
exceções, são os remanejamentos autorizados.
CONTATOS
•
Setor de prestação de contas FAPESC
•
Álvaro Faria – [email protected] (48) 3665 4817
•
Emanuelle M. Nunes – [email protected] (48) 3665 4818
•
Jair Artur da Silva–[email protected] (48)3665 4843
•
Olirio Ghizoni – [email protected] (48) 3665 4816
•
Victor Tonera – [email protected] (48) 3665 4871
•
Gerência Administração, Finanças e Contabilidade
•
Luiz Roberto Bezerra – [email protected] (48) 3665-4809
Grato pela atenção e sucesso no desenvolvimento do empreendimento!