Classificação
de
Documentos
Renato Tarcísio Barbosa de Souza - UNB
O conceito de classificação na literatura arquivística
As bases do processo classificatório em Arquivística são
intuitivas. Estão no status da arte.


A classificação dos documentos arquivísticos ocupa um espaço
dentro do saber intuitivo e instrumental;
Não existe instrumentalização que não seja sustentada por bases
teóricas e/ou metodológicas.
A classificação e seus ângulos
Princípios
Arquivísticos
Espaço
Interdisciplinar
Teoria da
Classificação
Metodologia
de Coleta de
Dados
Método de Codificação
Classificação


Classificar é uma atividade humana;
Os homens classificam sem que tenham
consciência dessa operação;
observação


Comparação
(semelhanças e diferenças)
Agrupamento
Não há uma classificação absoluta a ser
descoberta;
Não descobrimos, mas elaboramos
classificação.
Para Jorge Luís Borges os animais
dividem-se em:













a) pertencentes ao imperador;
b) embalsamados;
c) amestrados;
d) leões;
e) sereias;
f) fabulosos;
g) cães soltos;
h) incluídos nesta lista;
i) que se agitam como loucos;
j) inumeráveis;
k) desenhados com um pincel finíssimo de pêlo de
camelo;
l) que acabam de partir o jarrão;
m) que de longe parecem moscas.
Classificação Científica dos Seres Vivos
Lineu (1735)
Reino (Animalia)
Filo (Chordata)
Classe (Mammalia)
Ordem (Artiodactyla)
Família (Giraffidae)
Gênero (Giraffa)
Espécie (Girafa e Ocapi)
Classificação
Tabela Periódica de Elementos Químicos
Mendeleev (1869)
1A
8A
H
2A
3A
4A
5A
6A
7A
He
Li
Be
B
C
N
O
F
Ne
Na
Mg
3B
4B
5B
6B
7B
8B
8B
8B
1B
2B
Al
Si
P
S
Cl
Ar
K
Ca
Sc
Ti
V
Cr
Mn
Fe
Co
Ni
Cu
Zn
Ga
Ge
As
Se
Br
Kr
Rb
Sr
Y
Zr
Nb
Mo
Tc
Ru
Rh
Pd
Ag
Cd
In
Sn
Sb
Te
I
Xe
Cs
Ba
La
Hf
Ta
W
Re
Os
Ir
Pt
Au
Hg
Tl
Pb
Bi
Po
At
Rn
Fr
Ra
Ac
Db
Ji
Rf
Bh
Hn
Mt
|-----------ELEMENTOS DE TRANSIÇÃO-------------|
Os princípios de classificação

a classificação é uma representação da
realidade e como tal uma aproximação. É
necessário definir níveis de tolerância;


Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão
exaustiva que será capaz de englobar tudo);
Provisoriedade.
Característica ou Princípio de Classificação

Há tantas possibilidades de classificar
quantas forem as semelhanças e
diferenças existentes entre os objetos a
classificar;
coleção de livros

Dividindo pela característica ou princípio
Tamanho:




Livros de 20 centímetros;
Livros de 30 centímetros;
Livros de 40 centímetros.
Dividindo pela característica ou princípio
Cor:



Livros azuis;
Livros vermelhos;
Livros marrons.
coleção de livros

Dividindo pela característica ou princípio
Língua do Texto:




Livros em inglês;
Livros em francês;
Livros em português.
Dividindo pela característica ou princípio
Assunto:



Livros sobre matemática;
Livros sobre física;
Livros sobre química.
Os princípios de classificação


a classificação persegue um objetivo;
a classificação tem por trás um mecanismo
classificador que executa as operações
necessárias (denominação, hierarquia,
subordinação);
Os princípios de classificação


a classificação necessita
de um princípio de
classificação ou de
divisão;
o princípio de
classificação é natural
quando é o mais
adequado (aproximado)
ao conjunto;
Alunos
Arquivo Permanente
Masculino
Feminino
Princípio de Classificação: Sexo
Os princípios de classificação

a característica
(princípio) de divisão
deve produzir no
mínimo duas classes;
Alunos
Arquivo Permanente
Masculino
Feminino
Os princípios de classificação

podem existir quantas
características
(princípios de divisão)
quantas forem
necessárias, mas
apenas um princípio
de divisão deve ser
usado de cada vez
para produzir classes
ou subclasses;
Alunos
Arquivo
Permanente
Masculino
18 – 25 anos
Feminino
26-41 anos
Princípio de classificação: Faixa Etária
Princípio de classificação: Sexo
Referência Cruzada
Alunos
Arquivo Permanente
Masculino
18-25 anos
Dois princípios de classificação
Sexo e Faixa Etária
Feminino
Os princípios de classificação

a relação entre os vários níveis (relação entre os
conceitos) não pode se resumir ao modelo
gênero/espécie;
Arquivo Permanente
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
Feminino
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
Relações entre Conceitos

Relação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes
possuem características idênticas e um deles possui uma característica
a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação
hierárquica ou gênero/espécie.
Árvore
Árvore
Frutífera
macieira
pessegueiro
Árvore de
Nozes
amendoeira
nogueira
Relações entre Conceitos

Relação partitiva (todo/parte) – a relação partitiva
existe entre um todo e suas partes.
Árvore
Raízes
Tronco
Galhos
Folhas
Relações entre Conceitos

Relações Funcionais – aplicam-se,
sobretudo, a conceitos que expressam
processos.
Produção → Produto → Produtor → Comprador
Os princípios de classificação

as divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a
totalidade do domínio (extensão) de cada nível de
classificação;
Arquivo Permanente
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
Feminino
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
Os princípios de classificação

a classificação deve ser lida simultaneamente de
cima para baixo e de baixo para cima;
Arquivo Permanente
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
Feminino
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
Os princípios de classificação

a classificação tem como resultado um produto:
o instrumento de classificação.
Arquivo Permanente
Alunos
Masculino
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
Feminino
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
18 – 25 anos
Plano Piloto
Cidade
26 – 30 anos
Plano Piloto
Cidade
Plano de Classificação
Estrutura de Árvore
Conjunto
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade de Classificação: conjunto de
documentos reunido de acordo com um critério
ou princípio de classificação.
Nível de Classificação: os vários graus de
divisão do instrumento de classificação. A
posição da unidade de classificação em relação
ao conjunto.
Arranjo x Classificação




a confusão terminológica entre os dois termos
(arranjo e classificação) expõe uma quebra
entre arquivos correntes e permanentes, que
não existe;
trata-se apenas de fases de um mesmo
processo;
o tipo de uso que se faz dos conjuntos
documentais altera-se com as idades. Novos
usos vão sendo agregados;
questão a ser resolvida por uma outra função
arquivística: a descrição.
Assunto x Função
As funções são atribuições próprias ou naturais de uma
organização;
Os assuntos são divisões artificiais, ligados às áreas do
conhecimento humano, são as matérias de que tratam os
documentos;
A confusão se estabelece por contarmos com palavras
idênticas para designar a função e o assunto.
Por exemplo:
Saúde pode significar área administrativa de um Governo ou o tema,
a matéria “saúde”, mas, se, enquanto tema poderá estar presente em
diversos fundos, enquanto função está ligada aos órgãos ou setores
que a desempenham.
Processo de Organização dos Documentos de Arquivo
Três conceitos
Organização
Classificação
Ordenação
Arquivamento
Classificação de Documentos de Arquivo
“Determinação das categorias ou dos
grupos entre os quais devem ser
distribuídos logicamente e
sistematicamente os dossiês em
grupos ou categorias de assuntos
segundo uma ordem para facilitar a
utilização”.
Processo de Organização dos Documentos de Arquivo
Três conceitos
Ordenação
“é a disposição metódica dos documentos
dentro da unidade de classificação”
Processo de Organização dos Documentos de Arquivo
Três conceitos
Arquivamento
“é a operação física de colocar
os documentos em pastas ou caixas
orientada pelo esquema de classificação
e pela ordenação definida.”
Ordenação
A definição do método de ordenação
depende do uso que é dado aos
documentos
Métodos de Ordenação




Ordenação alfabética – seqüência das letras
do alfabeto;
Ordenação cronológica – sucessão temporal
(data);
Ordenação geográfica – unidades territoriais
(países, estados, municípios, distritos, bairros
etc.);
Ordenação numérica – seqüência numérica
atribuída aos documentos.
Videolocadora
Drama
Comédia
Ação
Classificação de Documentos de Arquivo
A classificação para se realizar, para se
materializar necessita de um instrumento;
Tradução visual das relações
hierárquicas e orgânicas entre as
classes definidas para a organização
da documentação
Instrumento de Classificação
denominações








Plano de classificação;
Quadro de classificação;
Quadro de arranjo;
Código de classificação;
Arranjo;
Tabela de classificação;
Sistema de classificação;
Esquema de classificação.
Instrumento de Classificação
denominações




Quadro – 17 significados, nenhum deles
traduzem com perfeição as características do
instrumento;
Tabela – tem o sentido de rol, de uma lista. A
noção de estrutura não é muito clara;
Código – “sistema de sinais convencionais ou
secretos utilizados em correspondências ou
comunicações”;
Plano – aparece com o sentido de representação
gráfica da estrutura ou da organização de algo.
Código
“Conjunto de símbolos que, mediante convenção,
representam um dado”
O objetivo da codificação é operacionalizar o
processo de classificação, transformando termos
(títulos das unidades de classificação) em
símbolos para agilizar a classificação, ordenação
e arquivamento dos documentos.
Código




Código Decimal de Dewey;
Bloco-Numérico de origem canadense;
Alfanumérico;
Numérico.
o método de codificação é um tema acessório
dentro do processo classificatório.
Ele somente ganha importância quando limita a
construção intelectual do esquema de
classificação.
Plano de Classificação
Denominação das Unidades de Classificação
Deve ser representativa do conteúdo da unidade de classificação
(mnemônica)
A estrutura não tem verbo, ela é nominalizada. O verbo é transformado
em substantivo.
Exemplo:
Subfunção: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada
Atividades: Cadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)
Registro de movimentação (de bens patrimoniais)
Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais)
Relação
de
coordenação
Relação
de
subordinação
Classificação de Documentos de Arquivo
Busca pelos princípios que
norteiam a elaboração de um
Plano de Classificação
Princípios Arquivísticos


Princípio de Respeito aos Fundos
(Proveniência)
Princípio da Ordem Original
Princípio de Respeito aos Fundos
(Proveniência)
“os arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa devem
manter sua individualidade, não sendo
misturados aos de origem diversa”
Princípio da Proveniência
Patrimônio Documental
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
Fundo
critérios de identificação
(Michel Duchein, Canadá e Austrália)






uma identidade jurídica;
um mandato oficial;
uma posição hierárquica definida;
um vasto grau de autonomia;
estrutura;
sistema de gestão dos documentos.
Princípio da Proveniência
Fundo de Arquivo
1º Princípio de Classificação
Princípio da Ordem Original
não é a ordem física que os documentos
tinham no setor de trabalho;
 é o respeito à organicidade;
 é a observância do fluxo natural e
orgânico com que foram acumulados os
documentos.

Princípio da Ordem Original
Arquivo
Função
Função
Função Função
Função
Função
Função Função
Função
Função
Função
Função
Função
Função
Função Função
Qual o papel do Plano de
Classificação na preservação
da Ordem Original?
Três objetos de Pesquisa
1.
2.
3.
A organização em toda sua dimensão
história: criação, extinção, relacionamento
com outras organizações e vinculações
hierárquicas;
A organização na sua individualidade: a
missão, a estrutura, as funções, as
atividades e os procedimentos formais e
informais;
Os documentos acumulados:
contextualização quanto às condições de
sua produção e acumulação.
A organização na sua
individualidade:
a missão, a estrutura, as
funções, as atividades e os
procedimentos formais e
informais (tarefas)
Organização
Sistema social organizado segundo um
conjunto de valores, normas e padrões
formais e informais de funcionamento,
com vistas ao atendimento de um ou mais
objetivos.
Missão



Finalidade mais ampla ou o objetivo maior
que engloba sua contribuição social;
Deve ser de conhecimento amplo, tanto
interno como externamente;
Conhecida, também, como finalidade,
propósito e objetivo principal.
Estrutura Organizacional


Conjunto ordenado de responsabilidades,
autoridades, comunicações e decisões das
unidades organizacionais de uma empresa;
Os tipos de estrutura organizacional dependem
da forma de departamentalização adotada
(funcional, produtos ou serviços, territorial, por
projetos, por processos etc.)
Organograma

Representação gráfica da estrutura
organizacional, que indica a forma como o
poder administrativo é dividido, que
delimita os níveis de autoridade e a linha
de comando em seu sentido vertical,
independente do modelo de
departamentalização adotado.
Estrutura Organizacional Funcional
Níveis
Hierárquicos
Gerência 1
Unidades
Organizacionais
Presidência
Diretoria 1
Diretoria 2
Diretoria 3
Gerência 2
Gerência 3
Gerência 4
Gerência 5
Função



Agregação de atividades análogas,
interdependentes, que se encadeiam num
único campo especializado de trabalho;
Deve ter o desenvolvimento alocado a
uma unidade organizacional específica;
A função indica “o que é feito”, sem
detalhar “como é feito”.
Função

Cada função pode dar origem a um
departamento, divisão ou seção;
Exemplo de graduação de uma função:
Suprimento de Material (departamento)
Aquisição de Material (divisão)
Compras Nacionais (Seção)
Função
Nas organizações existem duas categorias de
funções:
1. Funções específicas de cada organização
(atividade-fim);
2. Funções que reúnem os meios necessários
para a execução da primeira (atividademeio).
Atividade


Conjunto de procedimentos necessário à
execução de uma função;
É por meio do exercício de um determinado
número de atividades que uma unidade
organizacional desempenha sua função.
Tarefa



Meio pelo qual se realiza cada atividade da
unidade organizacional;
É uma seqüência de passos predeterminados;
São a concretização da atividade a partir de
um procedimento determinado.
Classificação de Documentos de Arquivo
Função
Gestão dos Recursos Materiais
Atividade
Aquisição de Materiais
Subatividade
Licitação
Tarefa
Preparar Edital
Tarefa
Receber Propostas
Atividade
Controle de Bens Patrimoniais
UnB
Missão
Ensino, Pesquisa e Extensão
Função
Promover o Ensino de Graduação
Atividade
Ministrar Disciplinas
Tarefa
Organizar a Disciplina
Tarefa
Controlar Freqüência dos Alunos
Plano de ensino
Cronograma de atividades
Relação de temas para avaliação
Formulário de Registro e
Acompanhamento de Aulas
LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL
Área Funcional:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Órgão:
Legislação:
Análise fiscal/financeira de entidades do setor público
Acompanhamento das estatais e entidades da administração indireta
Coordenação dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresas
Acompanhar a empresa por meio do representante
DICOF - Divisão de Acompanhamento de Conselhos Fiscais
Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96
Tarefas
01 - Receber do conselheiro os documentos referentes à reunião de conselho fiscal.
Expediente de encaminhamento de documentação da empresa estatal
Dossiê de demonstrações financeiras da empresa estatal
Dossiê de quitação de obrigações fiscais e financeiras
Estatuto social da empresa estatal
Parecer de conselho fiscal referente às atividades da empresa estatal
Relatório de conselheiro fiscal de empresa estatal
Relatório de auditoria de prestação de contas da empresa estatal
Relatório de auditoria interna em empresa estatal
Ata de reunião de conselho fiscal de empresa estatal
Ata de reunião de diretoria de empresa estatal
Memorando de solicitação de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal
02 - Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situação de adimplência da empresa.
Listagem de verificação de registro de inadimplência no cadastro de créditos não quitados (CADIN)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
03 - Alimentar o SIMOB com dados extraídos dos certificados e certidões de quitação de dívidas e
das informações do CADIN.
Banco de dados de controle de obrigações financeiras das empresas estatais
Formulário de controle do recolhimento das obrigações financeiras da empresa
(P)
(P)
Princípios de Classificação Internos
de um Arquivo







Categorias de Funções (meio e fim);
Áreas Funcionais;
Função;
Subfunção;
Atividade;
Subatividade;
Tarefa.
Perguntas?




Ele espelha, com clareza, o conjunto de
atividades do organismo produtor de arquivo?
Será possível identificar o organismo produtor a
partir do exame das diversas classes do plano?
A hierarquização das classes foi bem realizada?
As classes definidas não se sobrepõem, em
alguma medida?