As Ferramentas Essenciais
Parte 2
“O Programa 5S”
Introdução
O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas
desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas
donas-de-casa japonesas
para envolver todos os
membros da família na administração e organização do
lar.
No final dos anos 60, quando os industriais
japoneses começaram a implantar o sistema de
qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam
que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT.
Introdução
Esse programa pode ser conhecido com outros nomes,
porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco
técnicas que o compõe:
• Seiri –
área;
• Seiton
• Seiso –
• Seiketsu
• Shitsuke
organização, utilização, liberação da
– ordem arrumação;
limpeza;
– padronização, asseio, saúde;
– disciplina, autodisciplina.
Alguns objetivos desse programa são:
Melhoria do ambiente de trabalho;
• Prevenção de acidentes;
• Incentivo à criatividade;
• Redução de custos;
• Eliminação de desperdício;
• Desenvolvimento do trabalho em equipe;
• Melhoria das relações humanas;
• Melhoria da qualidade de produtos e
serviços.
•
SEIRI – Organização, liberação da área
Essa técnica é utilizada para identificar e
eliminar objetos e informações desnecessárias,
existentes no local de trabalho.
Seu conceito chave é a utilidade, porém,
devemos tomar cuidado com o que vai ser descartado
para não perdermos informações e / ou documentos
importantes.
As principais vantagens do Seiri são:
•
conseguir liberação de espaço;
•
eliminar ferramentas, armários, prateleiras
e materiais em excesso;
•
eliminar dados de controle ultrapassados;
•
eliminar itens fora de uso e sucata;
•
diminuir risco de acidentes.
SEITON - Ordem, arrumação
É uma atividade para arrumarmos as coisas que
sobraram depois do Seiri. Seu conceito chave é a
simplificação. Os materiais devem ser colocados em
locais de fácil acesso e de maneira que seja simples
verificar quando estão fora de lugar.
Vantagens:
• rapidez e facilidade para encontrar documentos,
materiais, ferramentas e outros objetos;
• economia de tempo;
• diminuição de acidentes.
SEISO - Limpeza
Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que
geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mau cheiro,
ruídos, pouca ventilação, poeira, etc).
Cada usuário do ambiente e máquinas é responsável pela manutenção da
limpeza. A prática do Seiso inclui:
• não desperdiçar materiais;
• não forçar equipamentos;
• deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso, etc.
SEIKETSU - Padronização, asseio, saúde
Após termos cumprido as três primeiras etapas do programa 5S devemos
partir para a padronização e melhoria continua das atividades. Essa etapa exige
perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas e nas
rotinas que geram sujeira logo voltaremos à situação inicial, antes da implantação
do 5S.
SEIKETSU - Padronização, asseio, saúde
Como principais vantagens do estabelecimento do
Seiketsu, temos:
• equilíbrio físico e mental;
• melhoria do ambiente de trabalho;
• melhoria
de
áreas
comuns
refeitórios, etc)
• melhoria nas condições de segurança.
(banheiros,
SHITSUKE - Disciplina ou
autodisciplina
O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e
técnicos, definidos pelo programa 5S, define a última etapa desse programa.
Se o Shitsuke está sendo executado significa que todas as etapas do 5S estão
se consolidando.
Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira
como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Para
que esse estágio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e participar
da elaboração de normas e procedimentos que forem adotados no programa 5S.
SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina
As vantagens são:
• trabalho diário agradável;
• melhoria nas relações humanas;
• valorização do ser humano;
• cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;
• melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.
IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S
Embora composto por técnicas simples, a implantação
do programa deve seguir alguns passos.
• Sensibilização - é preciso sensibilizar a alta administração para que
esta se comprometa com a condução do programa 5S.
• Definição
do gestor ou comitê central - quando a direção
da empresa adota o programa 5S, deve decidir quem irá promovê-lo. O gestor
deve ter capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte
desse programa.
5W2H
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas
atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de
clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele
funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará
estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período
de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos
quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento,
deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela)
como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da
empresa tal processo
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as
primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes
utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma
delas e o que elas representam:
What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
Exemplo:
O que? (What)
Treinamento sobre a importância do uso de EPIs
Quem? (Who)
Operadores da linha de produção e forjaria
Onde? (Where)
No centro de Treinamentos da unidade de Bragança Paulista
Quando? (When)
No dia 15/10/05 das 9:00 às 12:00hs
Por quê? (Why)
Conscientização dos colaboradores quanto a importância do
uso de EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às
atividades que oferecem riscos de acidente
Como?
Palestra e vídeo
Quanto custa?
Orçamento de R$ 3.000,00
Plano detalhado
Objetivo
Conscientização dos colaboradores quanto a importância do
uso dos EPIs.
Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que
oferecem riscos.
Escopo
Exposição dos E.P.I. s fornecidos pela empresa.
Palestra com recursos áudio visuais
Vídeo sobre acidentes de trabalho
Programa
Data: 15/10/10 Horário: das 9:00 às 12:00hs Local: Centro
Educacional Científico. Palestrante: Leonardo Augustin –
consultor em segurança do trabalho da
empresa JN Consultoria Ltda. Número de vagas: 30.
Outros
Ao final do treinamento será aplicado um teste escrito sobre
os assuntos abordados para verificar a eficácia do
aprendizado.
Após o treinamento serão monitoradas, por um prazo de 30
dias, as ocorrências de não uso de E.P.I.s dentro da
empresa.
Para preenchimento das vagas será feita a indicação, por
parte do chefe de cada setor, de três pessoas.
Todos os participantes que atingirem nota igual ou superior
a 7,0 receberão certificado de participação.
A título de motivação, aqueles que se destacarem durante o
treinamento e tirarem as notas mais altas receberão o
“Troféu da Segurança” e um brinde surpresa.
Será fornecido material didático para todos os participantes.
Será oferecido um almoço para os participantes no anexo
ao centro de treinamento.
Custo
O custo para a realização do evento é de R$ 3.000,00 assim
distribuídos:
Item
custo
Palestrante
R$ 1.500,00
Brindes
R$ 600,00
Material didático
R$ 300,00
Alimentação
R$ 600,00
total
R$ 3.000,00
Desenvolvida para “Desenhar o Fluxo” de
processos
Trata-se da representação visual
Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização
Assegurar a fluidez
Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário
Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia
Objetivos:
Identificar a utilidade de cada etapa do processo
Verificar as vantagens em alterar a seqüência das
operações (passos)
Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam
Identificar necessidade de treinamento específico
Utilizada ao definir novos sistemas para a organização
Escolha do processo a estudar
Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.)
Simples identificação não é suficiente (várias unidades)
Coleta dos dados e representação gráfica
Uso de gráficos (fluxogramas)
Análise dos métodos usados no processamento atual
Interação com outros processos (inclusive outras
unidades)
Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)
Modificações na seqüência dos passos (criação e
eliminação)
Implantação do novo processo ou sistema
Manualização (confecção de manuais) do novo processo
Analisar o processo:
Por que esta rotina é necessária?
Que informações gera?
O que é feito nesta rotina?
Que dados são usados?
Quem tem interesse nas informações geradas?
Quando essas informações devem estar
disponíveis?
“Representação gráfica que apresenta a seqüência
de um trabalho de forma analítica, caracterizando
as operações, os responsáveis e/ou unidades
organizacionais envolvidos no processo.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma
clara, as operações e os envolvidos.
Objetivos:
Padronizar a representação de métodos administrativos
Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos
Facilitar leitura e entendimento
Melhorar a análise
Facilitar localização e identificação dos pontos mais importantes
Vantagens:
Levantamento e análise de qualquer método administrativo
Apresentação real do funcionamento
Visualização integrada de um método administrativo
Uso de convenções e símbolos (facilita a leitura)
•Regra geral:
–De cima para baixo, da esquerda para direita
–Observar o cruzamento das linhas de fluxo
–Recomendável o papel quadriculado
–As operações podem ser numeradas de forma seqüencial, para
permitir referências ou comentários
1. Início
2. Processo
3. Decisão
5
4
Fluxograma Vertical
 Também chamado de:
 Folha de Análise
 Folha de Simplificação do Trabalho
 Diagrama de Processo
 Facilita o entendimento
 Mais utilizado em levantamentos de processos
 Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra
cor)
 Pode apresentar colunas extras com informações
adicionais (distância, tempo decorrido, etc.)
Fluxograma Vertical
Fluxograma Sintético
 Representação da seqüência dos vários passos (ou grupos de passos) de
um determinado processo
 Representa genericamente o processo
 Não há preocupação em identificar cargos, unidades ou localização de
cada atividade
 Indicado quando:
 É necessário o esboço do processo a ser estudado
 É necessário apresentar o processo a pessoas pouco acostumadas
com fluxogramas
 O propósito é fazer apenas uma análise superficial do processo
 Para decidir se vale a pena detalhá-lo
 Para apresentar a pessoas que não o conhecem profundamente
Fluxograma Sintético
Processo de Recebimento de Matéria-prima
Recebe Transportadora
Consulta Pedido de
Compra
Testes de Qualidade no
Laboratório
Devolve lote ao
Fornecedor
Envia lote ao Depósito
Fluxograma Sintético
Processo de Adiantamento de Salário
Funcionário preenche a
SAS
Verifica data-limite da
SAS (dia 20)
Envia SAS ao Setor de
Pagamento
Recusa SAS
Registra valor solicitado
Efetua pagamento
Legenda:
SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário
Fluxograma de Blocos
•Parecido com o Fluxograma Sintético, permite maior detalhamento:
–É capaz de exibir os fluxos alternativos
–Permite estabelecer se o processo é positivo ou negativo
–Possui uma maior variedade de símbolos (mais versátil)
•É o mais utilizado pelas empresas
–Usado no levantamento de processos existentes
–Usado na descrição de novos processos
Fluxograma de Blocos
Processo de Recebimento de Matéria-prima
Início
Recebe Notas Fiscais
Envia amostras para o
Laboratório
Confere com o
Pedido de
Compra
Efetua Testes de
Qualidade
OK
?
Não
Sim
OK
?
Si
m
Envia lote ao
Depósito
Não
Devolve lote ao
Fornecedor
Aguarda novas
entregas
Fluxograma de Blocos
Funcionário
Processo de Adiantamento de Salário
Depto. Pessoal
Início
1
2
1
SAS
2
1
SAS
SAS
1
Verifica data
da SAS
SAS
Solicitação de 1
Adiantamento
(SAS)
Depto. Financeiro
2
2
Sim
SAS
Antes
do dia
20?
Registra valor
solicitado
Não
1
2
ano
s
Cheque
1
SAS
2
SAS
SAS
Cheque
2
ano
s
Fim
Símbolos mais utilizados
Ferramenta
•Softwares que auxiliam no desenho de
fluxogramas
–MS-Windows
•Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw,
Harvard Graphics, MS-Office
–Linux
•Kivio, DIA, OpenOffice.Org
Quadro
Brainstorming
Definição de Brainstorming
Brainstorming é uma dinâmica de grupo em que
as pessoas, de forma organizada e com
oportunidades iguais, fazem um grande esforço
mental para opinar sobre determinado assunto.
Na Gestão pela Qualidade Total o método
gerencial é o Ciclo PDCA
O brainstorming é uma técnica utilizada
na fase de Planejamento, estando
embutida na Análise do Processo, que é
exatamente a etapa em que são
determinadas
as
causas
mais
significativas que influenciam o problema
e apontadas dentre elas as causas mais
importantes.
O grupo deve ser formado de pessoas que tenham
vivência no assunto, ainda que de forma parcial. O
brainstorming é um excelente mecanismo de
educação e treinamento. A sua condução possibilita
o envolvimento pleno das pessoas, procurando
entender o problema e as suas causas.
CRITÉRIOS PARA A REUNIÃO
Durante o desenvolvimento da reunião
devem ser tomados alguns cuidados para
que os melhores resultados sejam
alcançados.
• Nenhum julgamento
• Idéias devem ser imaginativas
• Marcar o tempo
• Escrever em um quadro as idéias
• Nenhum membro da equipe deverá ter
tratamento especial
QUANDO UTILIZAR
O Brainstorming é uma técnica muito flexível em
termos de possibilidades de aplicação. Os resultados
positivos dependerão, principalmente, da habilidade
de conduzir e “empolgar” a equipe, tornando-a
comprometida com o sucesso da organização.
. Dentre as muitas situações nas quais
pode ser aplicado, citamos:
• Desenvolvimento de novos produtos
- identificação das características do produto
• Implantação do Sistema da Qualidade
- listagem das atividades a serem desenvolvidas pela equipe;
- identificação das resistências à mudança na organização.
• Solucionando problemas
- causas prováveis do problema;
- possíveis soluções
Brainwriting
 Similar ao Brainstorming
 Porém as idéias são escritas em papel e repassadas ao
organizador
Diagrama de Afinidades
 Objetivo é organizar um grande número de idéias
muito próximas.
Benchmarking
 Considera as melhores práticas do mercado e aplica-as
na organização
5 – Métodos Estatísticos
 Intuição – subjetiva, varia de cada um
 Experiência – soma das ocorrências
 Pesquisa experimental – realizada na prática
 Análise estatística – baseada em dados, através de uma
amostra
Folhas de Verificação
 É uma planilha preparada para o levantamento de
dados de um determinado problema.
 É o primeiro passo de qualquer atividade
Histograma
Gráfico de Pareto
 Interpretação dos dados prioritários em um dado
problema
 80% dos problemas provêm de 20% das fontes
 Vilfredo Pareto
00:28:14
Diagrama de Pareto
00:28:14
Diagrama Causa-Efeito
Ishikawa
Espinha de Peixe
00:28:14
Diagrama de Correlação
00:28:14
Matriz GUT
(Gravidade – Urgência – Tendência)
Matriz GUT
(Gravidade – Urgência – Tendência)
Cartas de Controle
 Acompanhar as variações dos processos
00:28:14
 Seis Sigmas
 Gráfico de Linha
 Pesquisa
 Símbolos, Gráficos e Diagramas
Parte 3 – Normatização da
Qualidade
Principais Características










Ser mensurável
Ser de fácil compreensão
Ser de fácil utilização
Ser democrático
Ser baseado na prática
Ser passível de revisão
Possuir autoridade
Possuir informação de vanguarda
Ser voltado para o futuro
Fazer parte de um sistema de padronização
Níveis de Normatização
Internacional
Regional
Nacional
Associação
Empresa
Individual
International Organization for
Standerdization ( ISO )
 1946 – delegados de 25 países se reuniram em Londres
 1947 – Inicia as atividades
 Sede em Genebra – Suíça
 Objetivo é garantir que produtos e serviços tenham
qualidade
Muito Obrigado!
 Baseado no Livro “CONTROLE
DA QUALIDADE, as ferramentas
essenciais” de
Roberto Seleme e Humberto
Stadler. Editora Ibpex, Curitiba,
2008.