CONSTRUÇAO DA CULTURA
ORGANIZACIONAL
Aula 13 – 31/10/2013
António Albano Baptista Moreira
Aula 10 – 02/05/2011
OBJETIVOS
Origens, aplicações da estrutura organizacional
Evoluções da estrutura organizacional
Metodologia para o desenvolvimento e
implementação da estrutura organizacional
Metodologia para avaliação da estrutura
organizacional
Aula 10 – 02/05/2011
OBJETIVOS
Origens, aplicações da estrutura organizacional
Evoluções da estrutura organizacional
Metodologia para o desenvolvimento e
implementação da estrutura organizacional
Metodologia para avaliação da estrutura
organizacional
Ao final o que levaremos ?
ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
METODOLOGIA
Na internet ...
• Trabalho sobre estruturação do caso da Empresas
de Informática
Deve fazer três análises para
determinar a estrutura
organizacional.
Análise da atividades;
Análise de decisões e
Análise das relações.
Estrutura Organizacional ideal :
Qual é, qual será o negócio de nossa empresa?
Etapas da definição da Estrutura Organizacional ideal:
Etapa 1- Análise das Atividades
Etapa 2- Análise das Decisões
Etapa 3- Análise das Relações
Análise das Atividades
Procura identificar as principais áreas de uma empresa, a
saber:
-Produção
-Marketing
-Engenharia
-Contabilidade
-Compras
-Pessoal
Análise das Decisões
Procura identificar o modo como as decisões são tomadas:
-Quais são as chances de sucesso?
-Quem toma as decisões?
-Quais áreas afetadas?
-Quais os prazos possíveis?
Análise das Relações
Procura identificar o Conteúdo das Informações envolvidas
nas decisões e a inter-relação entre os diversos níveis
afetados quando da tomada de decisões.
Etapas do processo de organização
Análise dos
objetivos
Definição das
responsabilidades
Divisão do
trabalho
Definição dos níveis
de autoridade
Desenho da estrutura
organizacional
1 Análise dos objetivos, através da missão e estratégia
2 Divisão do trabalho
2.1 Identificação das Unidades de trabalho
2.2 Denominação das unidades de trabalho
3 Definição das responsabilidades
Cargo, título descrição do cargo, perfil do ocupante
4 Autoridade
4.1 Hierarquia
4.2 Amplitude de controle
5 Estrutura organizacional e organograma
5.1 Desenho
5.2 Linha e assessoria
5.3 Critérios de departamentalização
Análise de Processos
Introdução
• Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização
– Assegurar a fluidez
• Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do
funcionário
– Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia
• Objetivos:
–
–
–
–
Identificar a utilidade de cada etapa do processo
Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações (passos)
Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam
Identificar necessidade de treinamento específico
• Utilizada ao definir novos sistemas para a organização
Estratégia para estudo de processos
• Escolha do processo a estudar
– Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.)
– Simples identificação não é suficiente (várias unidades)
• Coleta dos dados e representação gráfica
– Uso de gráficos (fluxogramas)
• Análise dos métodos usados no processamento atual
– Interação com outros processos (inclusive outras unidades)
– Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)
– Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação)
• Implantação do novo processo ou sistema
• Manualização (confecção de manuais) do novo processo
Processo visto como:
um conjunto articulado de atividades para gerar um
resultado denominado produto (mercadoria ou
serviço).
uma cadeia de atividades que produz um serviço.
uma linha de produção para fabricar uma mercadoria.
Usaremos para representar
processo-chave de negócio
Processo-chave de negócio
IMPORTANTE:
Representa apenas as atividades realizadas PELA
EMPRESA.
NÃO DEVE REPRESENTAR:
Atividade de Cliente
Atividade de Fornecedor de Mercadoria (componentes)
Atividade de Fornecedor de Serviço (terceirizado)
Qualquer outra atividade externa à empresa (fiscal,
consultor, vizinho, etc.)
Introdução
Movimentação de pessoas, papéis e informação na
organização
Assegurar a fluidez
Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do
funcionário
Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia
Objetivos:
Identificar a utilidade de cada etapa do processo
Verificar as vantagens em alterar a seqüência das
operações (passos)
Adequar as operações (passos) às pessoas que as
executam
Identificar necessidade de treinamento específico
Utilizada ao definir novos sistemas para a organização
Estratégia para estudo de
processos
Escolha do processo a estudar
Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.)
Simples identificação não é suficiente (várias unidades)
Coleta dos dados e representação gráfica
Uso de gráficos (fluxogramas)
Análise dos métodos usados no processamento atual
Interação com outros processos (inclusive outras
unidades)
Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)
Modificações na seqüência dos passos (criação e
eliminação)
Implantação do novo processo ou sistema
Manualização (confecção de manuais) do novo processo
Importância da Análise Processos
Fluxograma (Flowchart)
“Representação gráfica que apresenta a
seqüência de um trabalho de forma analítica,
caracterizando as operações, os responsáveis
e/ou unidades organizacionais envolvidos no
processo.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
Gráfico que representa cada fase de um processo,
identificando, de forma clara, as operações e os
envolvidos.
Também conhecido como:
Carta de fluxo do processo
Gráfico de processamento
Gráfico de seqüência
Fluxograma - Objetivos e Vantagens
Objetivos:
Padronizar a representação de métodos administrativos
Permitir maior rapidez da descrição de métodos
administrativos
Facilitar leitura e entendimento
Melhorar a análise
Facilitar localização e identificação dos pontos mais
importantes
Vantagens:
Levantamento e análise de qualquer método
administrativo
Apresentação real do funcionamento
Visualização integrada de um método administrativo
Repercussões
Uso de convenções e símbolos (facilita a leitura)
Fluxograma - Análise
Algumas perguntas que permitem analisar o processo:
Por que esta fase é necessária?
Tem influência no resultado final da rotina analisada?
O que é feito nesta fase?
Para que serve esta fase?
Onde esta fase deve ser feita?
Uma mudança de/no local permitiria maior
simplificação?
Quando esta fase deve ser feita?
A seqüência está na ordem correta?
Quanto tempo dura a execução desta fase?
Quem deve executar esta fase?
Há alguém mais bem qualificado para executá-la?
Seria mais lógico que outra pessoa a executasse?
Como esta fase está sendo executada?
Técnicas e Tipos de Fluxogramas
Regra geral:
De cima para baixo, da esquerda para direita
Observar o cruzamento das linhas de fluxo
Recomendável o papel quadriculado
As operações podem ser numeradas de forma
seqüencial, para permitir referências ou
comentários
Existem diversos tipos de fluxogramas:
Fluxograma Vertical
Fluxograma Sintético
Fluxograma de Blocos
Fluxograma Esqueleto
Fluxograma de Procedimentos
1. Início
2. Processo
3. Decisão
5
4
Fluxograma Vertical (Michael
Addison)
Também chamado de:
Folha de Análise
Folha de Simplificação do Trabalho
Diagrama de Processo
É padronizado, pode ser usado formulário pré-impresso
ASME (American Society of Mechanical Engineers)
Preenchimento simplificado (não exige desenhos)
Facilita o entendimento
Mais utilizado em levantamentos de processos
Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor)
Pode apresentar colunas extras com informações adicionais
(distância, tempo decorrido, etc.)
(CRUZ, Tadeu - 2002)
Fluxograma Sintético
Representação da seqüência dos vários passos (ou grupos de
passos) de um determinado processo
Representa genericamente o processo
Não há preocupação em identificar cargos, unidades ou
localização de cada atividade
Indicado quando:
É necessário o esboço do processo a ser estudado
É necessário apresentar o processo a pessoas pouco
acostumadas com fluxogramas
O propósito é fazer apenas uma análise superficial do
processo
Para decidir se vale a pena detalhá-lo
Para apresentar a pessoas que não o conhecem profundamente
Fluxograma Sintético – Exemplo 1
Processo de Recebimento de Matéria-prima
Recebe
Transportadora
Consulta Pedido de
Compra
Testes de
Qualidade no
Laboratório
Devolve lote ao
Fornecedor
Envia lote ao
Depósito
Fluxograma Sintético – Exemplo 2
Processo de Adiantamento de Salário
Funcionário
preenche a SAS
Verifica datalimite da SAS (dia
20)
Envia SAS ao Setor
de Pagamento
Recusa SAS
Registra valor
solicitado
Efetua pagamento
Legenda:
SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário
Fluxograma de Blocos
Parecido com o Fluxograma Sintético, permite maior
detalhamento:
É capaz de exibir os fluxos alternativos
Permite estabelecer se o processo é positivo ou negativo
Possui uma maior variedade de símbolos (mais versátil)
É o mais utilizado pelas empresas
Usado no levantamento de processos existentes
Usado na descrição de novos processos
Símbolos mais utilizados
(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)
Fluxograma de Blocos – Exemplo 1
Processo de Recebimento de Matéria-prima
Início
Recebe Notas
Fiscais
Envia amostras
para o
Laboratório
Confere com
o Pedido de
Compra
Efetua
Testes de
Qualidade
OK
?
Não
Sim
OK
?
Si
m
Envia lote ao
Depósito
Não
Devolve lote ao
Fornecedor
Aguarda novas
entregas
Fluxograma de Blocos – Exemplo 2
Processo de Adiantamento de Salário
Funcionário
Depto. Pessoal
Início
1
2
1
2
2
Sim
SAS
Ante
s do
dia
20?
Registra
valor
solicitado
Não
1
2
an
os
Cheque
SAS
2
1
SAS
SAS
1
Verifica data
da SAS
SAS
Solicitação de1
Adiantamento
(SAS)
Depto. Financeiro
SAS
2
1
SAS
SAS
Cheque
2
an
os
Fim
Recomendações
Identifique, no início, que técnica de fluxograma irá utilizar
Simplificar processos não é somente eliminar passos
Seja detalhista no levantamento (cuide para não omitir
nada)
Os processos não são isolados, identifique os reflexos
É útil vincular a Análise de Processos ao Estudo de Layout
Manuais são decorrência da Análise de Processos
Existem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas
MS-Windows
Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office
Linux
Kivio, DIA, OpenOffice.Org
O Fluxograma deve ser utilizado
quando:
da implantação e/ou revisão de um sistema, de
uma rotina, de formulários, de um método de
trabalho;
do planejamento e análise de rotinas de
trabalho, objetivando sua racionalização;
do desenvolvimento de um estudo de lay-out;
do estudo de criação, racionalização e/ou
extinção de formulários.
Recomendações
Procurar eliminar passos para simplificação
da rotina.
A omissão do registro de um passo pode
acarretar prejuízo no resultado final do
estudo.
Não esquecer que uma rotina não existe de
forma compartimentada.
É conveniente vincular o estudo de rotina a
um estudo de arranjo físico (lay-out) .
Simbologia a ser utilizada
DOCUMENTO
Representa a utilização
do documento.
EMISSÃO DE DOCUMENTO
1
2
3
DOCUMENTO COM MAIS
DE 1 VIA
SETA
Indica a direção do Fluxo
Simbologia a ser utilizada
OPERAÇÃO/AÇÃO
Representa as variedades de funções,
execução de uma ação específica.
ARQUIVAMENTO
DE DOCUMENTOS
DECISÃO
Operação de decisão.
Determina o caminho a seguir, entre
os vários apresentados.
CONECTOR
Representa uma entrada ou saída
em direção a outra entrada, em
outra parte do fluxo.
INÍCIO E FIM DO FLUXO
Indicador de executante da
atividade (OPCIONAL)
Nome da atividade
Nome do executante
Subprocesso:
Nome do
subprocesso
Consideração prática:
cada página deve conter no
máximo 7±2 símbolos
gráficos
Caso contrário a legibilidade
do fluxograma (flowchart)
ou de qualquer outro
modelo gráfico fica
prejudicada.
INÍCIO
DEFINIR O PROBLEMA
ANALISAR O PROBLEMA
REUNIR MAIS DADOS
Não
DÁ PARA
RESOL-VER
Sim
ACHAR SOLUÇÃO POSSÍVEL
GERAR ALTERNATIVA
Não
RESOLVE
Sim
PLANEJAR SOLUÇÃO
IMPLANTAR
AVALIAR
FIM
Fluxo - processo de compra
Comprador
Início
Relatório de
disponibilidade
Contato com
fornece-dores
Emite
Tomada de
Preços
Pedido
Fim
1
Efetua estudo de
rotatividade dos
produtos e
comportamento do
mercado.
INÍCIO
Registrando
Pedido
Recebe Pedido
Vendedor
Fazer
Produto
1
Entrega Produto
1
não
Cliente
recebeu
?
SIM
Recebe
Pagamento
Tesouraria
FIM
NÃO
Obrigado