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Writing Effective Reports
Objectivos de Aprendizagem
No final desta lição, será capaz de:
compreender os princípios para escrever
introduções, conclusões e sumários
executivos;
reconhecer técnicas para organizar e
explicar a sua informação;
compreender técnicas para escrever frases
claras e concisas; e
compreender como editar eficazmente os
seus documentos.
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Introdução
A estrutura e a linguagem dos seus relatórios deve prender os seus
leitores – de forma fácil e convincente.
Mas como escolher a forma mais adequada de
organizar a sua informação?
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Escrever a introdução, conclusão e sumário
Qualquer relatório precisa de uma introdução
e uma conclusão eficazes.
Mas que informação isso deve conter, e
quanta informação?
O mesmo se pode dizer dos sumários
executivos, com mais uma pergunta:
Será que preciso mesmo dele?
Sumário executivo
Introdução
Corpo principal
Conclusão
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Escrever a introdução, conclusão e sumário
A introdução é como um “cartão de visita”. É a
sua primeira – e melhor – oportunidade de
cativar o seu público.
Executive summary
Introdução
A pergunta principal a fazer é:
Quais são os eventos mais importantes
que levaram à elaboração deste
relatório?
Main body
Conclusion
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Escrever a introdução, conclusão e sumário
Uma boa introdução guia o leitor do
conhecimento geral para os detalhes.
Ela também deve dar ao leitor três coisas
específicas:
1
2
3
Executive summary
Introdução
Criar um contexto partilhado pelo
leitor e o autor
Main body
Estabelecer claramente o objectivo
do relatório
Descrever a organização do relatório
Conclusion
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Escrever a introdução, conclusão e sumário
A conclusão dá-lhe mais uma oportunidade de
levar o leitor na direcção que você escolher.
Executive summary
Técnicas para conclusões eficazes:
Recomende acções
Introduction
Repita os pontos mais importantes
Main body
Sumarize todo o documento
Realce a importância do tópico
Crie um sentido de finalização
Conclusão
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Escrever a introdução, conclusão e sumário
Um sumário executivo é uma breve
descrição dos conteúdos mais importantes de
um relatório.
Se o seu relatório estiver bem escrito
e organizado, o autor pode:
rever o que escreveu,
extrair as ideias mais essenciais, e
incluí-las no sumário.
Sumário executivo
Introduction
Main body
Conclusion
O sumário executivo deve incluir o que você quer que o leitor recorde.
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Escrever a introdução, conclusão e sumário
Um sumário executivo deve conter as respostas que os decisores
procuram no relatório. Portanto, lembre-se:
Sumário Executivo
Qual é o problema?
O que é necessário para o resolver?
Como é que deve ser resolvido?
Quais são os benefícios de o resolver desta
maneira?
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Técnicas de organização e explicação
Como organizar e explicar a sua informação?
Há três esquemas (ou sequências) comuns que o podem ajudar:
A sequência indutiva começa com detalhes
específicos e utiliza-os para construir uma
conclusão ou recomendação geral.
O padrão dedutivo é o oposto do padrão
indutivo.
O modelo espaço/tempo dispõe a informação
de acordo com a sequência em que os leitores a
podem encontrar no mundo real.
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Técnicas de organização e explicação
Dentro dos esquemas organizativos, há essecialmente seis técnicas
para explicar a sua informação:
Exemplo
Um exemplo concretiza uma ideia geral através
de uma ou mais circunstâncias específicas.
Analogia
Uma analogia é um tipo de exemplo, que
compara uma coisa com outra.
Definição
Uma definição identifica algo de forma única.
Categorização
Categorização é pegar na informação e dividila em partes distintas.
Comparação e contraste
Causa e efeito
Comparação e contraste é ilustrar as
semelhanças e diferenças, respectivamente.
Causa e efeito explica porque é que uma coisa
aconteceu.
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Escrever frases claras e concisas
O seu estilo de escrita precisa de ser:
claro,
explícito, e
fluir com rapidez e lógica.
Consegue-se um alto nível de fluidez
de leitura ao incorporar:
clareza,
economia e
direccionamento na sua escrita.
(especialmente a nível da frase)
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Escrever frases claras e concisas
Para “medir” a fluidez de leitura, faça as seguintes perguntas a si
próprio:
O meu leitor vai compreender o que escrevi ao ler a
frase rapidamente?
O meu leitor vai compreender o que escrevi sem ter que
voltar atrás e reler algumas partes?
O meu leitor vai ficar sem fôlego no meio da frase?
Usei uma palavra grande onde uma pequena bastaria?
Há mais do que uma ideia na minha frase?
Há palavras (particularmente adjectivos e advérbios)
que podem ser retiradas?
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Escrever frases claras e concisas
Exemplo de uma frase:
“A área de comunicação que os pontos focais estão interessados
em conhecer melhor está relacionada com os relatórios técnicos
usados na agricultura e no governo.”
A mesma frase melhorada:
“Os pontos focais gostariam de saber mais sobre relatórios
técnicos usados na agricultura e no governo.”
Consultar o anexo “Writing readable sentences” para aprender técnicas importantes para
maior fluidez de leitura.
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Editar documentos
Depois de ter completado um rascunho do relatório, precisa de o
rever cuidadosamente.
Aqui estão alguns elementos a que se deve prestar atenção:
Ortografia
Repetição de informação
Pontuação
Frases densas, pesadas
Encadeamento dos parágrafos
Clareza da mensagem
Informação em falta
Questões politicamente sensíveis
Formato
Coerência dos parágrafos
Informação desnecessária
Repetição desnecessária de palavras
Sequência lógica dos parágrafos
Erros gramaticais
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Editar os documentos
Um processo ieal de edição tem três fases:
Fase conceptual/estrutural
Fase linguística
Fase de revisão /formatação
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Editar os documentos
Fase conceptual / estrutural
Nesta primeira fase lê-se rapidamente o documento.
Deve-se concentrar a atenção apenas nos seguintes elementos do
quadro anterior:
Clareza da mensagem
Encademaento dos parágrafos/ideias
Informação em falta
Informação desnecessária
Repetição de informação
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Editar os documentos
Fase linguística
A edição linguística é a fase que consume mais tempo, já que o
autor tem que ler cuidadosamente o documento, palavra por palavra,
e perguntar-se “Será que me agrada a maneira como exprimi esta
ideia?”
Deve concentrar a sua atenção nos seguintes elementos do quadro: :
Frases densas, pesadas
Clareza da mensagem
Questões politicamentre sensíveis
Repetição desnecessária de palavras
Sequência lógica das frases
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Edição dos seus documentos
Fase de revisão / formatação
Revisão é simplesmente verificar se há erros. Deverá
concentrar-se nos seguintes elementos do quadro:
Ortografia
Pontuação
Gramática
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Sumário
Uma boa introdução deve estabelecer claramente o objectivo do
relatório e antecipar a sua organização.
Técnicas para elaborar conclusões eficazes são: recomendar acções,
repetir os pontos principais, resumir todo o documento, re-enfatizar a
importância do tópico.
Utilizarão esquemas indutivos, dedutivos e/ou de espaço/tempo para
organizar a vossa informação e diversas técnicas para a explicar.
Ao incorporar clareza na vossa escrita, especialmente a nível das frases,
poderão alcançar um alto nível de fluidez de leitura.
Um processo ideal de edição tem três fases: fase conceptual/estrutural,
fase linguística e fase de revisão / formatação.