Reporting Food Security Information
Understanding the User’s Information Needs
Objectivos de Aprendizagem
No final desta lição os formandos serão capazes de:
• definir o objectivo de um relatório de segur.alim.;
• identificar o público-alvo;
• analisar as suas necessidades de informação;
• compreender a oportunidade do relatório; e
• considerar implicações de recursos no seu plano final
de relatórios.
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Introdução
Um Sistema de Informação de Segurança
Alimentar (“FSIS”) deve fornecer informação
relevante e útil para os decisores.
O desafio é planificar e produzir relatórios
eficazes que resultem em acção.
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Introdução
Os analistas de segurança alimentar
fornecem informação para apoiar a
acção pelos decisores.
Portanto, é essencial a comunicação
eficaz da informação disponível.
Sem comunicação eficaz é improvável
que os dados e análises sejam
utilizados.
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Introdução
Relatórios eficazes devem partir da clara compreensão de:
Porque estamos a comunicar (objectivo)
Que decisões se pretende que o relatório influencie? Com que
frequência são tomadas essas decisões?
Quem são os utilizadores
Quais são as suas necessidades de informação
Com que frequência devemos comunicar (frequência
adequada)
Vejamos como proceder...
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Definir o objectivo do seu relatório
Uma pergunta útil a fazer, ao definir o objectivo do seu relatório é:
Que acção deseja informar ou influenciar?
A definição do seu objectivo envolve três passos:
1. identificar qual é o seu objectivo;
2. Identificar o que o deseja que o leitor faça;
3. Clarificar o q. deseja que o relatório consiga.
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Definir o objectivo do seu relatório:
Qual é o seu objectivo?
Exemplos de possíveis objectivos incluem:
• Garantir que sejam atribuídos recursos atempados, adequados e
apropriados para a resposta de emergência.
• Apoiar na planificação de uma intervenção de segurança
alimentar para os afectados por insegurança alimentar crónica.
• Propor ideias a serem consideradas como parte de uma revisão
de políticas governamentais.
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O que deseja que o leitor faça?
O que deseja que o leitor faça para alcançar o objectivo?
É importante:
1) definir a acção que deseja que os decisores tomem, para
poder
2) fornecer as ideias e informação para os ajudar a tomá-la.
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O que deseja que o leitor faça?
O que deseja que o leitor faça para alcançar o objectivo?
Acções possíveis que se pode pretender que os decisores tomem
podem incluir:
•
•
•
•
•
•
Atribuir ou liberar recursos
Instruir subordinados a tomarem acção de seguimento
Fazer “advocacia” com colegas
Considerar ideias
Fornecer “feedback”
Participar em reuniões
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Que deseja que o documento faça?
O que deseja que o relatório faça?
Explicação
Um documento explicativo pode:
• actualizar os leitores sobre a situação de segurança alimentar,
• identificar ou resumir problemas,
• clarificar quem é afectado ou notificar os leitores sobre eventos futuros.
“Advocacia”
“Advocacia” pode envolver:
• propor opções alternativas,
• argumentar a favor de um determinado rumo de acção,
• recomendar uma resposta.
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O que deseja que o documento faça?
É importante preparar e discutir uma declaração de objectivo.
Isso deve combinar numa frase:
o que pretende que o documento faça, e
que acção deseja que o leitor tome.
Exemplo:
“Nós concordámos que desejamos que este relatório forneça uma
actualização da situação de segurança alimentar, para que
Governo e doadores possam atribuir os recursos necessários para
a resposta de emergência”.
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Identificar o seu público-alvo
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quem são os utilizadores
Quem são os seus leitores, e o que é que eles esperam?
Diferentes leitores terão expectactivas, prioridades
e níveis de conhecimento diferentes.
Será mais fácil planificar o documento se
compreender quem eles são.
Tente fazer uma lista de todos os potenciais
leitores do seu relatório.
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Identificar o seu público-alvo
É importante categorizar os seus leitores em público primário e secundário.
Público primário
O seu leitor primário é aquele que tem de ler o relatório.
Público secundário
Público secundário são os outros leitores do seu relatório.
Precisa de informar ambos os grupos.
Mas deve conceber o documento apenas em função do público primário.
Para mais informação, leia o anexo “Análise de Intervenientes”
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Compreender as necessidades e expectativas dos
seus leitores
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quais são as suas
necessidades de informação
Uma vez identificado o público primário, é preciso compreender
as suas necessidades e expectativas.
Pense colocando-se na perspectiva do seu público
primário:
O que é que eles esperam e precisam de saber?
Que decisões precisam de tomar?
Quais são os requisitos de informação dessas
decisões?
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Compreender as necessidades e expectativas dos
seus leitores
Comece por entender os objectivos e metas alargados do
público primário:
Onde estão as prioridades dos
decisores?
Que decisões têm eles de tomar, e
com que frequência?
Como é que o seu relatório os pode
ajudar a conseguir isso?
Para mais informação, leia o anexo “Interação com os seus Utilizadores”
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Compreender as necessidades e expectativas dos
seus leitores
Interacção directa com os utilizadores primários, de modo a
compreender estes objectivos.
Dependendo do seu público, é possível apresentar a sua análise
em termos de alcançar:
custos mais reduzidos ou maior eficiência de custos,
maior participação do público e apelo popular,
justiça social ou
práticas inovadoras.
É também muito útil uma lista dos objectivos e metas do seu
público primário.
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Compreender as necessidades e expectativas dos
seus leitores
Perguntas adicionais úteis podem ser:
Quais são as fontes de informação existentes para os decisores?
Que nível de detalhe é necessário?
Como é que o leitor gosta de receber a informação?
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Compreender as necessidades e expectativas dos
seus leitores
Pode encontrar um bom
exemplo de informação
apresentada a diferentes níveis
de detalhe no site da
Famine Early Warning
System Network (FEWS
NET) www.fews.net.
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Compreender as necessidades e expectativas dos
seus leitores
A concepção de relatórios regulares é
um processo repetitivo. Ajuste a
sua actividade na base deste
“feedback”.
Faça avaliações periódicas para
determinar a eficácia dos seus
relatórios.
Inclua tanto o público primário
como o secundário na avaliação
dos destinatários.
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Oportunidade dos
relatórios
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Frequência apropriada para a
comunicação
A utilidade da informação é
determinada pela disponibilização
atempada aos grupos utilizadores.
Os relatórios devem fornecer
informação num calendário regular.
O calendário deve satisfazer as
necessidades do utilizador e ser
consistente com a natureza dos
dados.
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Oportunidade dos
relatórios
Para cada um dos objectivos
de relato identificados,
consulte o público
primário quanto à
frequência com que desejam
a informação.
Uma vez estabelecida a
frequência dos relatórios, é
importante respeitá-la.
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Oportunidade dos relatórios
Como pode manter a oportunidade dos relatórios?
Mantenha simples a concepção do sistema de relatórios.
Não espere pelos dados mais recentes.
Simplifique o processo de edição e aprovação.
Use as novas tecnologias de informação de forma criativa.
Estabeleça laços fortes com os utilizadores.
Não faça promessas excessivas.
Não produza menos do que deve.
Se necessário, faça “advocacia” por recursos adicionais para
cumprir os seus compromissos em termos de relatórios.
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Atribuição de recursos
Pª desenvolver um plano final de relatórios, deve considerar as
implicações em recursos: reúna informação sobre tarefas propostas,
pessoas responsáveis e oportunidade (quanto a prazos).
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Atribuição de recursos
Forneça estimativas realistas
do pessoal e custos financeiros.
Depois avalie se a estratégia
proposta de elaboração de
relatórios é proporcional aos
recursos globalmente disponíveis
na sua unidade.
Exemplo:
Se a matriz indica que os gastos
propostos para relatórios são
demasiado altos ou demasiado
baixos, então a mistura proposta
de produtos e meios deve ser
reconsiderada.
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Resumo
Comece por definir o objectivo do relatório; o que quer alcançar, o
que deseja que o leitor faça, e clarificando o papel do relatório.
Identifique o seu público alvo e separe entre público primário –
pessoas que usam os relatórios para tomar decisões – e público
secundário – pessoas que geralmente beneficiam do relatório.
Examine as necessidades e expectativas deste público; quais são as
suas metas e objectivos, que informação já têm, que decisões têm
que tomar, o que precisam de saber e que formato / meio é mais
apropriado.
Saiba quando é que a informação é necessária (calendarização,
frequência).
Determine se o plano de relatórios proposto é viável.