ARQUIVOLOGIA
Prof Heron Duarte
AULA 1
CONCEITOS
FUNDAMENTAIS
Arquivo
Funciona como guardião das informações de
uma organização.



Informação: Ideia ou conhecimento
Suporte: Meio no qual a informação é
registrada para gravar a informação.
Documento: Toda a informação registrada em
um suporte material, suscetível de consulta,
estudo, prova ou pesquisa. Comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do
homem em determinado lugar.
Conceitos - Documento
Suporte
Base Material
papel, Cd
Informação
Conteúd
o
CONCEITUAÇÃO MODERNA
Arquivo é o conjunto de documentos
especialmente produzidos e recebidos por
um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para
efeitos futuros (Buck, 1950).
Assim, pode-se concluir que:
 Os
documentos de arquivos, além de
serem produzidos pela instituição, podem
também ser recebidos por ela;
 Os documentos de arquivos podem estar
registrados em vários suportes. Alguns têm
seu suporte alterado para garantir a
permanência das informações
depositadas.
O termo Arquivo também
designa:





Conjunto de documentos
Móvel para a guarda de documentos
Local onde o acervo documental deverá ser
conservado
Órgão governamental ou institucional cujo
objetivo seja o de guardar a documentação
Títulos de periódicos, geralmente no plural,
devido às influências inglesa e francesa.
IMPORTÂNCIA
DO
ARQUIVO
Com o aumento expressivo do volume de
documentos, é necessário estabelecer critérios de
guarda e eliminação de documentos, caso não mais
sejam úteis. Facilita a localização e economiza
recursos.
Finalidades e Função
 Administrativa
– Servir à administração
Guarda de documentos que circulam na
organização e garantia da preservação de
documentos através de formas adequadas
de acondicionamento.
 Servem à história através do atendimento
às consultas.
Outras finalidades
 Expedição
de correspondência;
 Criação dos modelos para
documentação
 Criação das normas para gestão
documental da instituição.
O arquivo deverá ter:






Pessoal em número e qualificação
suficientes;
Instalado em local apropriado
Instalações e materiais adequados;
Utilizar sistemas racionais de arquivamento,
fundamentados na teoria arquivística
moderna;
Contar com normas de funcionamento;
Contar com dirigente qualificado. Se possível
formado em Arquivologia.
ARQUIVO X BIBLIOTECA
 Arquivo
é o conjunto de documentos
criados ou recebidos por uma instituição
ou pessoa, no exercício de sua atividade,
preservado para garantir a consecução
de seus objetivos;
 Biblioteca é o conjunto material, em sua
maioria impresso, e não produzido pela
instituição, de forma temática para
pesquisa e consulta.
Em resumo,
 O Arquivo tem finalidade funcional,
 A Biblioteca é essencialmente cultural.
CLASSIFICAÇÃO
DOS
ARQUIVOS
Segundo as entidades mantenedoras
(Lei 8159/91)
 Arquivos
públicos: Mantidos por
entidades de caráter público ou, ainda,
por instituições privadas encarregadas da
execução de serviços públicos, seja na
esfera federal, estadual ou municipal.
 Arquivos privados: Mantidos por
instituições de caráter particular.
Classificação dos arquivos
PAES (2004) classifica como:
 Públicos. Quando mantidos por um órgão
público
 Institucionais: Mantidos por associações,
igrejas ou entidades sem fins lucrativos;
 Comerciais: Mantidos por firmas,
empresas ou indústrias.
 Pessoais ou familiares. Mantidos por
pessoas físicas.
Segundo a natureza dos documentos
 Arquivos
especiais: Mantêm documentos
em formas físicas variadas e que exigem
cuidados especiais em sua guarda e
conservação; documentos digitais,
fotografias, fitas de vídeo, microfilmes.
 Arquivos especializados: Mantêm sob a
sua guarda documentos de determinada
área do conhecimento. Ex. Arquivos
médicos, jornalísticos, de engenharia.
Segundo os estágios de sua
evolução
 Correntes:
Documentos mais novos e
mais utilizados na organização;
 Intermediários: Guardam os documentos
menos utilizados na instituição, mas que
podem utilizados para fins administrativos;
 Permanentes: Arquivos que já cumpriram
a sua função administrativa. Conservados
pelo valor histórico para a instituição.
Segundo a sua extensão
 Setoriais:
instalados nos próprios setores que utilizam
os documentos no dia a dia;
 Centrais/gerais: Estão localizados fora dos setores
de trabalho e acumulam, em um único local,
documentos provenientes de diversos setores da
organização, de forma centralizada.
CENTRAL
FINANCEIRO
RH
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS


Organicidade. Diz respeito à relação
natural entre documentos de um arquivo,
em decorrência das atividades da
entidade que o acumulou. Ex. Compra
com cartão de crédito; Pagar a apostila
do curso.
Unicidade. Documentos de arquivo de
função única. Ex. Comprovante da
compra via cartão de crédito (cada via
tem função única)
CLASSIFICAÇÃO DOS
DOCUMENTOS

Proveniência. (respeito aos fundos) Qual a
origem do documento. Não se podem
misturar documentos de entidades
diferentes. Esse princípio permite que sejam
mantidos os valores de provas dos
documentos. Não se misturam arquivos
correntes, intermediários e permanentes.
Não se misturam documentos de duas
origens. É o princípio fundamental da
Arquivologia.
 Reversibilidade.
Princípio que preconiza
que todo procedimento arquivístico
pode ser revisto e revertido, se
necessário.
 Cumulatividade. O arquivo é uma
formação orgânica, progressiva e
natural.
 Respeito
à ordem original. Conservar a
ordenação original dada na origem do
documento.
 Pertinência. Documentos deveriam ser
reclassificados sem ter em conta a
proveniência (origem) desses
documentos e, sim, por assunto.
Quanto ao Gênero
Relacionado ao seu aspecto externo; manuscrito,
impresso, sonoro, audiovisual etc
Escritos/Textuais – As informações estão dispostas de
forma escrita, textual ou impressa, como o suporte de
papel. Ex: documentos manuscritos, datilografados,
impressos, contratos, atas, relatórios, certidões etc.
Audiovisuais – Possuem o suporte com imagem em
movimento e com áudio. Ex: filmes, fotografias,
microfilmes, discos, fitas magnéticas etc.
Filmográficos: Cuja informação esteja em forma de
imagem em movimento, com ou sem som.
Ex: películas filmográficas, filmagens, vídeos, etc.
Cartográficos – Formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas ou
arquitetônicas; representam, de forma reduzida, uma
área maior. Ex: mapas, plantas, etc.
Iconográficos – Possuem o suporte estático com o
formato de imagens estáticas. Ex: fotografias,
diapositivos (slides), desenhos, gravuras, etc.
Micrográficos – Documentos em microformas,
microrreprodução de imagens usando técnicas
específicas. Ex: microfilmes, microfichas, etc.
Informáticos/Digitais – Produzidos, tratados e
armazenados em computador; gravados em
meio digital e que necessitam de equipamentos
eletrônicos para ter acesso à informação.
Ex: arquivo magnético, em mp3, Word, Excel
etc.
Sonoros – Informação em forma de som, áudio.
Ex: gravações em fita cassete de reunião,
escuta telefônica.
Quanto à Espécie e a Tipologia
Documental
Esta classificação está ligada a dois conceitos distintos,
mas relacionados entre si, que são:
 Espécie: é a denominação que se dá ao aspecto
formal de um documento. As instituições possuem
diversas espécies. Ex: ofício, memorando,
declaração, certidão.
 Tipologia documental: é a denominação que se dá
quando se reúne uma espécie à função ou
atividade que o documento irá exercer.
 Ex: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de
Nascimento.
Espécie
Documental
Função
Ofício
Inscrição em curso Ofício de solicitação
Formulário
Adquirir material
de consumo
Formulário de aquisição
Ata
Registrar
assembleia
Ata de assembleia
Prestação de
serviço
Contrato de prestação de
serviço
Proposta de
patrocínio
Carta de apresentação
de proposta de patrocínio
Tipologia Documental
Contrato
Carta
Espécies de documentos com a sua
respectiva função.




Mensagem – correspondência trocada entre os
três Poderes.
Ofício – correspondência de caráter oficial,
equivalente à carta, trocada entre autoridades.
Circular – ofício, carta ou telegrama impresso,
mimeografado ou copiado, enviados,
simultaneamente, a vários destinatários.
Relatório – documento em que se expõe à
autoridade superior o desenvolvimento de
trabalhos relativos a certos serviços especiais ou
num determinado período.






Requerimento – documento de certa forma legal, em
que se faz pedido à autoridade competente.
Despacho – manifestações escritas de autoridades, sobre
assuntos de sua competência.
Exposição de motivos – documento em que os ministros
de Estado e dirigentes de órgãos subordinados ao
Presidente da República a ele se dirigem.
Aviso – correspondência entre Ministros de Estado ou de
Governadores de Estados.
Notas – correspondências trocadas entre o Ministério das
Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas.
Carta – forma de correspondência pela qual as empresas
e instituições se dirigem aos particulares em geral.





Memorando – forma de correspondência interna
de um órgão.
Edital – ordem oficial ou translado de postura
afixado nos lugares públicos.
Certidão – documento emanado de autoridade
pública mediante o qual se atesta que algo se
verificou de acordo com o que se encontrava já
registrado em algum outro documento ou registro.
Ata – exposição do que ocorreu durante uma
reunião ou sessão.
Regimento – conjunto de princípios e de normas
que estabelecem o modo de funcionamento
interno de cada repartição.






Regulamento – conjunto de normas estabelecidas
para a perfeita execução de uma lei.
Ordem de serviço – documento autorizando a
execução de algum serviço.
Lei – norma jurídica escrita, emanada do poder
competente, com caráter de obrigatoriedade;
cria, extingue ou modifica direito.
Decreto – ato de natureza legislativa que pode ser
expedido pelo Judiciário, Executivo ou Legislativo.
Portaria – ato escrito por meio do qual se
determina providências de caráter administrativo.
Decreto-lei – decreto com forma de lei.
QUANTO À FORMA
Refere-se ao seu estágio de preparação:
 Rascunho ou minuta
 Original ou cópia
QUANTO AO FORMATO
Refere-se ao seu aspecto físico e não ao
seu conteúdo.
 Ficha,
 livro,
 caderno,
 cartão,
 folder etc.
QUANTO À NATUREZA DO
ASSUNTO
 Ostensivo
 Sigiloso
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
(TEORIA DAS 3 IDADES)
Primeira Idade ou Corrente:
Documentos em curso ou que sejam
frequentemente consultados, conservados
nos escritórios ou nas repartições que os
receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso
Segunda Idade, ou Intermediários.
Documentos que deixam de ser
frequentemente consultados. Os órgãos que os
receberam ou produziram podem solicitá-los
para tratar de assunto idêntico ou de retomada
de um problema novamente focalizado.
Desnecessária a proximidade dos escritórios e
sua permanência é transitória. Em alguns países
são denominados “Limbo” ou “Purgatório”.
Terceira Idade, ou Permanente.
Documentos que perderam a sua natureza
administrativa, mas que se conservam pelo
seu valor histórico ou documental, a fim de
se conhecer o passado e sua evolução.
São os arquivos propriamente ditos, pois
serão arquivados de forma definitiva.
São classificados como permanentes os
documentos:
 Que revelam a origem e constituição da
organização;
 Que mostram como a organização
funcionou ao longo do tempo;
 Considerados como normas e
regulamentos;
 Demais documentos históricos.
VALOR DOS DOCUMENTOS
Primário ou administrativo :
Documentos que dão suporte às atividades
que realiza no dia a dia. Relacionado ao
motivo pelo qual o documento foi criado. É
um valor temporário, enquanto o
documento não for prescrito.
Histórico, ou secundário.
Uso dos documentos para fins diferentes
daqueles para os quais foram criados.
Passa a ser de pesquisa e informação para
terceiros, e para a organização.
Após perder o seu valor administrativo um
documento pode ou não adquirir valor
histórico. Tendo-o adquirido, jamais o
perderá.
PRAZO DE GUARDA DE
DOCUMENTOS
É o período em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermediários.
Deve-se aos fatores:
 Frequência de uso das informações nele
contidas;
 Existência de leis ou decretos que regulem a
prescrição legal de documentos;
 Existência de outras fontes de informação
 Necessidade de guarda dos documentos por
precaução, em virtude de práticas
administrativas.
DESTINAÇÃO FINAL DOS
DOCUMENTOS
Ocorre quando o documento perde o seu
valor administrativo. Pode ser:
Eliminação ou
Guarda Permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento resultante da etapa de
avaliação dos documentos e que
determina o prazo de sua guarda nas fases
corrente e intermediária, bem como de sua
destinação final.
Elaborada por uma Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos ou Comissão
de Analise de Documentos e será
aprovada pela autoridade competente do
órgão.
PRAZOS
DE
GUARDA
DESTINAÇÃO
FINAL
CODIGO ASSUNTO
CORRENTE INTERMEDIÁRIA
Planos, Programas e
projetos de
Guarda
002
trabalho
Cinco anos Nove anos Permanente
Legislação de
Enqto
Guarda
020.1 Pessoal
Vigorar
Permanente
Guarda
020.4 Sindicatos
Cinco anos Cinco anos
Permanente
Guarda
022.11 Cursos Internos
Cinco anos
Permanente
023.11 Admissão
Cinco anos
47 anos
Eliminação
Folha de
024.1 pagamento
Cinco anos
95 anos
Eliminação
024.2
026.13
Escala de Férias
Aposentadoria
Sete anos
Cinco anos
95 anos
Eliminação
Eliminação
LOCALIZAÇÃO DOS
ARQUIVOS CORRENTES


Estão próximos aos setores em que foram
produzidos ou recebidos. A instituição optará
pela centralização ou não de acordo com as
características de funcionamento da
empresa.
Independentemente da centralização ou
não, as normas e atividades de controle e
orientação devem ser centralizadas,
necessariamente, a fim de aplicação de
critérios diferentes no modo onde
funcionarão os arquivos da instituição. (...)
 Arquivos
setoriais Llocalizados nos próprios
setores que produzem ou recebem documentos,
mantendo aqueles que são muito utilizados. São
arquivos correntes.
 Arquivos gerais ou centrais Destinados a
receber os documentos correntes provenientes
dos diversos setores da organização, como uma
extensão daqueles. Medidas especiais devem
ser tomadas, como identificação dos
funcionários solicitantes, setores de trabalho e a
data de empréstimo dos documentos.
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS
Realizada no âmbito dos arquivos correntes e
intermediários por meio de técnicos previamente
orientados, segundo os critérios da Tabela de
Temporalidade, ou nos relatórios de avaliação. É a
separação física dos documentos de acordo com a
sua destinação para
 Eliminação.
 Transferência
 Recolhimento:
 Eliminação.
Destruição dos documentos;
 Transferência: envio dos documentos para o
arquivo intermediário, acompanhado de
listagem, para aguardar o cumprimento dos
prazos de guarda e a destinação final;
 Recolhimento: Envio dos documentos para o
arquivo permanente. O arquivo deverá
instrumentos de recuperação da informação
com vistas à guarda permanente e ao
acesso público.
AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
É o processo em que são estabelecidos os
prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, bem como a destinação final
dos documentos da instituição. É a
confecção da Tabela de Temporalidade.
É preciso identificar a utilidade das
informações contidas nos documentos.
Assim, na tarefa de avaliar, devem ser
constituídas equipes técnicas integradas
por profissionais que conheçam a estrutura
e o funcionamento da instituição:
 Arquivista
ou responsável pela guarda dos
documentos;
 Autoridade administrativa a que esteja
subordinado o setor responsável pela
guarda dos documentos;
 Profissionais da área jurídica;
 Profissional da área financeira;
 Profissionais ligados ao campo de
conhecimento de que tratam os
documentos, objeto de avaliação.
Deve-se evitar transferir ao arquivo
intermediário documentos que ainda não
tenham sido avaliados. Avaliá-los nessa fase
é oneroso do ponto de vista técnico e
gerencial.
Vantagens da Avaliação para
a instituição:



Possibilita a eliminação de documentos
destituídos de valor primário e secundário,
trazendo ganho de espaço físico;
Diminui os gastos com RH e material, já que
não serão conservados documentos inúteis.
Facilidade de recuperação nas informações
contidas no arquivo, visto ser o menor o seu
volume.
ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
 Incialmente
deve-se fazer uma
campanha de sensibilização que atinja
os funcionários em todos os níveis
hierárquicos, para que todos se envolvam
no projeto.
1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Examinar estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas, e conhecer os dados
relativos à documentação que circula no órgão.
Conhecer e analisar dados como:
 Gênero da documentação (textual, sonoro...);
 Espécies mais frequentes (ofícios, relatórios...);
 Os modelos e formulários em uso;
 Quantidade e estado de conservação do acervo;
 Métodos de arquivamento adotados para os
documentos;
 A existência de registros e protocolos;
A
média de arquivamentos diários;
 O controle de empréstimos de documentos;
 A existência de normas ou manuais de arquivos.
Ainda,
 O número de funcionários encarregados do arquivo,
escolaridade e formação;
 A quantidade de equipamento existente, modelo e
estado de conservação;
 A situação física do arquivo – extensão da área
ocupada, condições de iluminação e umidade,
estado de conservação das instalações e tipo de
proteção contra incêndio.
ANÁLISE DOS DADOS
COLETADOS
Após cumprir a etapa anterior, analisar e
verificar a situação real dos serviços de
arquivo do órgão, fazendo o seu
diagnóstico. Então, propor as modificações
necessárias ao sistema a ser implantado.
O diagnóstico deve apontar os pontos de
atrito, falhas ou lacunas no complexo
administrativo onde o arquivo está sendo
organizado.
3. PLANEJAMENTO
Elaboração do Plano Arquivístico, que deverá
considerar:
 A posição do arquivo na estrutura da
organização;
 A centralização ou descentralização dos
serviços de arquivo;
 A escolha de métodos de arquivamento
adequados;
 O estabelecimento de normas de
funcionamento (Manual de Arquivo); ...
A
qualificação dos recursos humanos;
 A escolha das instalações e
equipamentos;
 A constituição de arquivos intermediário
e permanente;
 Os recursos financeiros disponíveis e
necessários.
4. Implementação e Controle
Verificar se os resultados estão de acordo
com o planejamento. Estudar modificações
caso não estejam.