Gestão de Documentos
Legislação e Procedimentos
Acesso à Informação
Constituição da República Federativa do Brasil - 1988
Art. 5º. XIV – É assegurado a todos o acesso à informação e
resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício
profissional.
Constituição Federal - 1988
Art. 5º. XXXIII – Todos têm direito a receber dos
órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que
serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo
seja imprescindível a segurança da sociedade e do
Estado.
Ver projeto da Lei de Acesso à Informação (PL nº. 41/2010 – Câmara
dos Deputados).
Lei 8.159 / 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
Art. 1º. – É dever do poder público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elemento de prova e
informação.
Lei Nº 8.159/9 1
(...) Capítulo V
22. – É assegurado o direito de acesso pleno
aos documentos públicos.
 Art.
 Ressalva:
23, § 1º. – Os documentos cuja divulgação
ponha em risco a segurança da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessários ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas
são originariamente sigilosos.
 Art.
Lei Nº 8.159/9 1 (...) Capítulo V

Art. 24. Poderá o poder judiciário, em qualquer instância,
determinar a exibição reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito
próprio ou esclarecimento de situação da parte.

Parágrafo único: Nenhuma norma de organização
administrativa será interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.
Política de Arquivos na Prefeitura
Municipal de Belo Horizonte

Lei Nº. 5.899/1991 – Dispõe sobre a política municipal de
arquivos públicos e privados.

Criação do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte –
APCBH através da Lei Nº. 5.900 / 1991.

O Arquivo Público é um equipamento da Fundação Municipal de
Cultura.
Lei de Introdução ao Código Civil


Decreto – Lei 4.657 de 4 de setembro de 1942
Art. 3º. Ninguém se escusa de cumprir a lei,
alegando que não a conhece.

(conhecer a lei é um dever de todos)
Sanções por descumprimento à legislação
arquivística

Lei Nº. 8.159/1991 Política Nacional de Arquivos Públicos e
Privados.

Art. 25 caput. “Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social”.

Decreto Nº. 9.223/1997 – Tabela de Temporalidade

Art. 5º “Comete falta funcional, aquele que descumprir o
prescrito neste Decreto, sujeitando-se às sanções estatutárias”.

Decreto Lei N.º 2.848 / 1940 - Código Penal

Capítulo II

Dos crimes praticados por funcionário público contra a
administração em geral.

Art. 314. Extraviar livro ou qualquer documento, de que tem
a guarda em razão do cargo; sonegá-lo, ou inutilizá-lo total
ou parcialmente:

Pena de reclusão de um a quatro anos, se o fato não constitui
crime mais grave.
Lei N.º 9.605 de 12 de fevereiro de 1998

Sanções penais e administrativas por condutas e atividades lesivas
ao meio ambiente:
-
Seção IV

Dos crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural.

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou
similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:

Pena de reclusão, de um a três anos, e multa.

Parágrafo único: Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de
detenção, sem prejuízo da multa.
Início da Implantação da
Gestão Documental na PBH


Portaria Nº. 016/1994
Nomeia comissão para definição da Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo
Horizonte.
Composição:

dois representantes da Secretaria Municipal de Administração;

um representante da Secretaria Municipal de Cultura.
Início das Atividades - Gestão Documental

A comissão nomeada pela portaria nº. 016/94, realizou o
primeiro levantamento da produção documental na PBH,
tendo como projeto piloto as unidades da Secretaria
Municipal de Administração.
Levantamento da Produção Documental


Coleta de dados dos tipos documentais produzidos e recebidos
pelas unidades da prefeitura no desempenho de suas funções.
Avaliação quanto a origem legal do documento, tramitação,
localização de vias ou cópias, sugestão de prazo de guarda
(unidade produtora).

Destinação: (eliminação, microfilmagem, guarda em arquivo
corrente, intermediário ou permanente).

Totalização de documentos produzidos ao mês ou ano (massa
documental). (...)
Grupo Auxiliar à Comissão de
Temporalidade de Documentos

Portaria Nº. 004 de 1995

Constitui o grupo de trabalho auxiliar à comissão de temporalidade de
documentos, para analisar e propor os prazos de guarda e destinação
dos documentos.

Composta por membros da:
Secretaria Municipal de Governo
Secretaria Municipal de Administração
Procuradoria Geral do Município





Administradores, Advogados, Bibliotecário, Procurador, Gerente da área
de arquivo e gerente ou funcionário da unidade produtora dos
documentos.
Estabelecer os prazos de guarda e destinação dos documentos.
Câmara Técnica de Avaliação da Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo da PBH


Compõe -se de um grupo de Servidores em caráter permanente:




-
Criada pelo Decreto Nº. 9.223/1997
Procuradoria Geral do Município (procurador);
Membros do próprio Arquivo da Cidade de Belo Horizonte;
Membros da Secretaria Municipal Adjunta de Normatização;
Apoio da Assessoria Jurídica da Fundação Municipal de Cultura.
Função precípua de analisar e fixar os prazos de guarda e a
destinação dos documentos. (Atualização da Tabela de
Temporalidade).
Prazo de Guarda dos Documentos

É determinado pelos fatores seguintes:

Frequência de uso das informações contidas nos documentos;

Existência de leis ou decretos que regulam a prescrição legal
de documentos - (prazos prescricionais);
Necessidade de guarda dos documentos, em virtude das
práticas administrativas pelas unidades da administração
municipal.
(os prazos de guarda podem ser: em dias, meses, anos ou
guarda permanente).

Tabela de Temporalidade de
Destinação de Documentos

É um instrumento de destinação dos documentos aprovado por
autoridade competente.

Determina os prazos de guarda dos documentos:

Transferência para arquivo intermediário;

Recolhimento para arquivo permanente;

Microfilmagem;
Eliminação (em forma de trituração).

Tabela de Temporalidade – Decreto n. 9.223/1997

Apresenta-se em grupos de atividades da Administração Pública
em ordem alfabética.

Contempla as atividades meio e fim de cada órgão da
Administração Municipal.

Constam:




espécies documentais,
prazos de guarda e a destinação dos documentos.
suporte das informações.
destinação de originais, vias ou cópias dos documentos.
Tabela de Temporalidade – Acesso Intranet

A Tabela de Temporalidade da PBH, está disponível na
intranet, podendo ser consultada pelos agentes públicos da
administração municipal.

A temporalidade dos processos é controlada pelo Sistema
Opus. (sistema de gerenciamento da tramitação e situação dos
processos da Prefeitura de Belo Horizonte).
Procedimento para Recolhimento de
Documentos

Consultar a Tabela de Temporalidade (se guarda permanente):

Acondicionar os documentos: Caixas Boxes - (se maior volume);

Remeter Lista de Documentos ao APCBH com os documentos.
No Arquivo Público, os documentos serão registrados, higienizados e
acondicionados junto aos depósitos da Divisão de Arquivos Permanentes.
OBSERVAÇÃO: Os documentos que já cumpriram com as suas finalidades,
uma vez recolhidos para guarda permanente, não poderão ser retirados do
Arquivo Público, ressalvadas as consultas no local, quando a documentação
recolhida estiver disponibilizada.
Procedimentos para Eliminação de Documentos
 Consultar a Tabela de Temporalidade (se prazo documento
vencido):

Remeter Lista de Eliminação de Documentos ao APCBH;

Autorização para Eliminação (APCBH);

Retirar Objetos Metálicos dos Documentos, (quando houver);

Agendar horário para trituração com a ASMARE;

Preencher o Termo de Eliminação;

Levar para ASMARE os documentos a serem eliminados;

Testemunhar a Eliminação. (forma: trituração).
Finalização da Eliminação de Documentos

Colher assinatura do responsável pela trituração (ASMARE);

Solicitar a ASMARE declaração de doação das aparas dos
papéis;

Devolver originais do Termo, Lista de Eliminação e da
Declaração de doação ao APCBH;

Arquivar uma via do Termo e Lista de Eliminação na unidade
responsável pelos documentos.
Observação:

Os documentos com destinação à microfilmagem e posterior
eliminação, não poderão ser eliminados enquanto não forem
efetivamente microfilmados.
Fundação Municipal de Cultura
Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte
Divisão de Gestão de Documentos
Rubens de Oliveira e Silva
Membro da Câmara Técnica de Avaliação e destinação dos Documentos de Arquivo da
Prefeitura Municipal de Belo Horizonte
Cintia Aparecida Chagas Arreguy
Presidente da Câmara Técnica de Avaliação e destinação dos Documentos de Arquivo da
Chefe do Departamento de Gestão de Documentos
Prefeitura Municipal de Belo Horizonte
Muito Obrigado!
Rua Itambé, 227 Bairro Floresta
Telefone: 3277- 4672
[email protected]