3 – Estrutura Organizacional
O&M
Prof. Percio Rodrigues
Baseado no Livro
Sistemas Organizações e Métodos – Uma Abordagem Gerencial
Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira
Ao fim desse capítulo vocês estarão em
condições de responder as perguntas:
•Como esboçar a estrutura organizacional de
uma empresa?
•Como a estrutura organizacional pode
contribuir para o alcance dos objetivos da
empresa?
•Quais os principais aspectos a serem
considerados no delineamento e implantação da
estrutura organizacional?
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Organização da empresa
• é a atividade de ordenar e agrupar as
atividades e os recursos, visando facilitar o
alcance dos objetivos e resultados
estabelecidos.
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Funções Básica da ADM
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• Planejamento da Empresa representa o
estabelecimento dos objetivos e resultados
esperados, bem como as estratégias e meios
mais adequados para se alcançar esse estado
futuro desejado;
• Organização da Empresa; que, entre outros
fatores, vai definir qual a estrutura
organizacional mais adequada e quais as
rotinas e procedimentos administrativos.
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• Direção da empresa: que representa qual a
condução da empresa na forma de liderança,
coordenação, motivação das atividades e
recursos visando os objetivos.
• Controle da empresa: acompanhamento,
controle e avaliação dos resultados
apresentados comparando-se com os
objetivos e metas.
Importante considerar que a estrutura
organizacional pode e deve ser alterada
sempre que observar-se possibilidade de
melhoria no atingimento dos objetivos.
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Quando se estabelece uma estrutura
organizacional de forma adequada temos:
•Identificação das tarefas necessárias
•Organização das funções e responsabilidades
•Informações e recursos aos colaboradores
•Medidas de desempenho
•Condições motivadoras
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• Estrutura formal e estrutura informal
• Formal – é aquela deliberadamente planejada
e formalmente representada pelo
organograma definindo as responsabilidades e
autoridades dos seus elementos.
• Informal – não é planejada ou requerida pela
estrutura formal surgindo espontaneamente
da interação das pessoas, logo apresenta forte
componente relacionado às relações entre as
pessoas.
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• Como é inevitável o aparecimento das
estruturas informais, se os gestores
conseguem maior controle sobre a ela facilita
o seu trabalho e reduz suas preocupações.
• Elas, que em geral são um grande empecilho
às atividades, podem se tornar uma grande
aliada.
• O fluxo da autoridade formal é no sentido
descendente, o fluxo da informal é em geral
ascendente ou horizontal.
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• O poder informal é mais um privilégio do que um
direito e geralmente mais instável que a autoridade
formal, pois está sujeita a sentimentos pessoais.
• Devido à natureza subjetiva, a estrutura informal não
está sujeita ao controle da direção, como a formal.
• A estrutura formal pode crescer a um tamanho imenso,
mas as estruturas informais, pelo menos as mais
consolidadas, tendem a ficar menores, a fim de
permanecer dentro dos limites das relações pessoais.
• No entanto com o crescimento da estrutura formal
aparecem outras estruturas informais que existem em
todos os níveis.
• Podem-se ter estruturas informais mistas compostas
por pessoas da empresa e de fora dela.
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Os líderes dessas estruturas surgem por vários
motivos:
•Simpatia, empatia
•Agradável e comunicativa personalidade
•Idade
•Antiguidade na empresa
•Competência técnica
•Localização no trabalho
•Liberdade de se mover pelas áreas
•Proximidade com o poder formal
•Etc.
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• Nessa estrutura informal podem-se enxergar
vários níveis; exemplo um lider de um setor que
obedece a um líder maior.
• Os gerentes devem identificar os líderes informais
de seus subordinados e trabalhar com essa
pessoa para assegurar que essa liderança seja
positiva para os ojetivos da empresa.
• Não devem se antagonizar com eles e sim trazêlos de forma velada para seu lado.
• A estrutura informal é um bom lugar para que
líderes formais se desenvolvam.
• Alguns líderes informais falham como líderes
formais porque teme responsabilidade formal,
algo que ele não tem como líderes informais.
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• Os grupos informais surgem e persistem porque
eles satisfazem aos desejos de seus membros
• Esses desejos são determinados pelos próprios
membros do grupo.
• Uma segunda função do grupo informal é a
comunicação, a fim de manter seus membros
informados do que está havendo que possa
satisfazer ou afetar a satisfação dos desejos, o
grupo desenvolve sistemas e canais de
comunicação.
• Uma terceira função é o controle social pelo qual
o comportamento dos outros é influenciado e
regulado.
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• O controle social é interno faz com que seus
membros ajam de acordo com sua cultura.
• O controle social é externo quando, por exemplo,
sindicatos, governo ou outros grupos informais
agem sobre o grupo.
• Essas pressões podem ser tão forrtes que levam
uma empresa à greve.
• Um bom gerente integra nas suas ações conduzir
os grupos informais, que interferem na sua área
de responsabilidade, a agirem em prol dos
objetivos da empresa.
• O gerente, a fim de manter controle, deve ser
cauteloso no sentido de conservar a estrutura
informal secundária à estrutura formal.
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Principais vantagens da estrutura informal:
•Proporciona maior rapidez no processo decisório;
•Reduz distorções existentes na estrutura formal;
•Complementa a estrutura formal;
•Motiva e integra as pessoas da empresa.
Principais desvantagens da estrutura informal:
•Provoca desconhecimento da realidade
empresarial pelas chefias;
•Dificuldade de controle;
•Possibilidade de atritos entre as pessoas
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Resumidamente alguns fatores que condicionam o
aparecimento dos chamados grupos informais:
•Interesses comuns que se desenvolvem em certo
número de pessoas;
•Interação provocada pela própria estrutura formal;
•Defeitos da estrutura formal;
•Flutuação do pessoal dentro da empresa que
alteram normalmente esses grupos;
•Períodos de lazer;
•Disputa de poder.
O gestor inteligente e esperto sabe utilizar a
estrutura informal da empresa
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Estrutura Formal – é representada pelo
organograma da empresa e seus aspectos básicos.
•A estrutura que deve se adaptar às pessoas ou as
pessoas à estrutura?
•R.: Nem num extremo nem no outro, o meio termo
e o bom senso vão definir a estrutura ótima para
cada caso.
Definição - Estrutura organizacional é o conjunto
ordenado de responsabilidades, autoridades,
comunicações e decisões das unidades
organizacionais de uma empresa.
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• Naturalmente a estrutura organizacional não é
estática, pelo contrário é
• bastante dinâmica devendo-se adaptar às
mudanças no ambiente que cerca a estrutura,
• na alteração das estratégias para se atingir
objetivos ou
• na observação dos motivos pelos quais a atual
não está sendo eficaz.
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O planejamento organizacional deve estar voltado para os
seguintes objetivos:
•Identificar as tarefas físicas e mentais que devem ser
desempenhadas.
•Agrupar tarefas organizando funções e responsabilidades
•Proporcionar aos gerentes e colaboradores de todos os
níveis:
- informação e outros recursos necessários para
trabalhar de maneira eficaz
- medidas de desempenho em linha com objetivos
e metas
- motivação para desempenhar as tarefas tão bem
quanto possível.
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Metodologia de desenvolvimento EO
Entre os fatores internos que influenciam a
natureza da estrutura organizacional da
empresa, contam-se:
•A natureza dos objetivos estabelecidos para a
empresa e seus executivos e funcionários;
•As atividades operacionais exigidas para
alcançar os objetivos;
•Sequencia de passos para completar os
produtos e/ou serviços que os clientes internos
ou externos necessitam;
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• Funções administrativas a desempenhar;
• As limitações da habilidade de cada pessoa na
empresa, além das limitações tecnológicas;
• As necessidades sociais dos colaboradores
• O tamanho da empresa;
• Fatores externos à empresa que sejam
relevantes.
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Componentes da estrutura organizacional
Sistema de responsabilidade (alocação da atividade)
•
- departamentalização;
•
- linha e assessoria;
•
- especialização do trabalho
Sistema de autoridade (distribuição de poder)
•
- amplitude administrativa ou de controle;
•
- níveis hierárquicos;
•
- delegação;
•
- centralização ou descentralização
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• Sistema de comunicação
– o que,
– como,
– quando,
– de quem,
– e para quem
comunicar.
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Condicionantes da estrutura organizacional
•Objetivos, estratégias e políticas estabelecidos
pela empresa;
•Ambiente da empresa;
•Evolução tecnológica e tecnologia aplicada na
empresa;
•Recursos humanos, suas habilidades,
capacitações, motivação e comprometimento.
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Níveis de influência da estrutura organizacional
•Nível estratégico
•Nível tático
•Nível operacional
Níveis de abrangência da estrutura
organizacional
•Nível da empresa
•Nível de Unidades de Negócio
•Nível da corporação
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• Responsabilidade; obrigação que uma pessoa
tem de fazer alguma coisa para alguém.
• Sistema de responsabilidade – quando um
funcionário assume deerminada obrigação
deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu
a responsabilidade
• Autoridade é o direito para fazer alguma coisa,
tais como: tomar decisões, dar ordens,
requerer obedência, etc.
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• Autoridade formal – delegada, recebida da
empresa.
• Autoridade informal – adquirida pelos
atibutos, competências e habilidades da
pessoa.
A autoridade pode ser exercida por uma pessoa
ou por um grupo de pessoas, tais como
comitês e comissões.
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• Autoridade hierárquica
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• Autoridade funcional - A definição da autoridade funcional
deve ser detalhada para evitar duplo comando.
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• Comunicação: processo mediante o qual uma
mensagem é enviada por um emissor, por
meio de determinado canal e entendida por
um receptor.
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Emissor - É quem gera o processo e quem toma a iniciativa.
Receptor - É quem recebe a mensagem. Ele deve receber e
compreender a ideia que se quer passar.
Mensagem - É o pensamento ou a ideia que o emissor
pretende passar para o receptor.
Código - É o conjunto de signos convencionais e sua sintaxe
(ex.: a língua) utilizados na representação da mensagem, que
devem ser total ou parcialmente comuns ao emissor e ao
receptor.
Meio - É o canal através do qual o emissor transmite a sua
mensagem ao receptor.
Reação - É o último processo da comunicação. Toda
comunicação deve ter esse elemento como um dos seus
objetivos para completar todo processo.
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• A capacidade da empresa influenciar suas
equipes depende muito da eficácia do sistema
de comunicações.
• A comunicação depende também dos filtros
do receptor e dos ruídos das comunicações,
sejam ruídos físicos ou psicológicos.
• Os gestores devem ser treinados na habilidade
de comunicar e na escolha das várias formas
de fazê-lo
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Tipos de comunicação:
•Verbal – utilizando um idioma
– Oral
– Escrita
• Não verbal
– Gestos corporais
– Vestimenta
– Sinais
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Fluxos da comunicação
•Horizontal – entre as várias áreas da empresa mas
no mesmo nível hierárquico.
•Diagonal ou transversal – entre unidades
organizacionais mas em níveis diferentes.
– Vantagens - propiciam maior rapidez, apresentam
menor distorção, aproximam as pessoas, visão mais
integrada da empresa, evitam sobrecarga da chefia.
– Desvantagens – podem reduzir autoridade da chefia,
podem provocar conflito
•Vertical – entre níveis hierárquicos diferentes, mas
na mesma área de atuação.
•A forma de utilizar deve ser adaptada caso a caso.
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• Comunicações diretas - quando possível
utilizar as mídias eletrônicas para que sejam
mais baratas e rápidas.
• Cuidado com as distorções das comunicações
boca a boca (telefone sem fio)
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Sistema de decisão – Deve-se considerar que:
•A decisão deve ser tomada no nível mais baixo
possível e o mais perto possível da cena de ação.
•A decisão deve ser ocorrer sempre em nível que
assegure a consideração plena de todos os
objetivos e atividades afetados.
Condicionantes da estrutura organizacional
•Fator humano – o valor das pessoas; o
conhecimento que elas possuem da estrutura
organizacional; sua motivação para fazê-la
funcionar da melhor maneira possível.
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• Fator Humano
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• Fator ambiente externo –
• determinar quais pessoas fora da empresa
deve ser atendidas e
• quais seus desejos;
• determinar como esses desejos são
transmitidos à empresa;
• determinar como a informação necessária é
registrada e transmitida a outras pessoas na
empresa.
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Sistema de Objetivos, Estratégias e Políticas.
•Objetivo – alvo ou situação que se pretende
atingir.
•Estratégia – definição do caminho mais
adequado para alcançar o objetivo.
•Política – parâmetro ou orientação para a
tomada de decisão.
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• Tipos de planejamento nas empresas
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