CIMA/CIE/NRM
CADASTRO DE ALUNOS
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Breve relato do dia a dia do SCA
Orientações
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Para todas as inclusões sem êxito pela escola, as solicitações devem seguir com anexos,
como cópias de documentos pessoais, de declaração de transferência, de histórico
escolar, de mandado judicial ou o que se fizer necessário. Nos próximos slides
apresentaremos alguns modelos de solicitações.
CIMA/DEINF/CADASTRO DE ALUNOS
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Orientações Gerais
•
Visando a facilitar e a agilizar o processo de atendimento das solicitações
recebidas pelas escolas, estamos definindo alguns fluxos de informações e
padronizando os dados que devem constar das solicitações enviadas à nossa
equipe.
a)
Todas
as
solicitações
devem
ser
encaminhadas,
ao
CIE
([email protected]) para
análise e se for o caso,
posteriormente será enviado à CIMA/ DEINF/Cadastro de Alunos/SEE.
b) Após realizada a análise, caso seja necessário o envio, a DE deverá “dar
um de acordo” e encaminhar o material por e-mail ao técnico responsável
pelo atendimento.
c) A escola deve conferir antes de enviar à DE e verificar no Sistema se as
solicitações foram corretamente efetuadas.
Orientações Gerais
Matrícula ou inscrição de
novo aluno – Sistema não
permite (homônimo ou nome
comum)
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da Escola)
Data: ____/_____/_____
É necessário realizar as consultas disponíveis
no Sistema de Cadastro de Alunos (02.1.1 Consultar Ficha do Aluno - Por R.A., 02.1.2 Consultar Ficha do Aluno Por Nome
Fonética, 02.1.3 - Consultar Ficha do Aluno Por Nome Completo, 02.1.6 - Consultar Ficha
do Aluno - Por Nome da Mãe, 02.1.7 Consultar Ficha do Aluno - Por Nome do Pai E
02.1.8 - Consultar Ficha Do Aluno - Por
R.G. Civil) para se certificar de que o aluno
que se deseja cadastrar não possui RA.
Utilizar os campos da Certidão de Nascimento
e os registros de matrículas em anos
passados, que porventura existam no histórico
do aluno, como referência. Depois de
efetuadas as consultas disponíveis e ainda
assim o RA do aluno não for localizado, enviar
um documento no padrão do detalhado ao
lado solicitando a inclusão da matrícula do
aluno:
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicitação de Cadastro e Matrícula de Aluno (homônimo)
Informamos
que
ao
tentarmos
efetuar
no
Cadastro
de
Alunos
a
matrícula
do
aluno
(Nome do Aluno)
________________________________________ o Sistema apresenta um aluno homônimo e não
permite sua matrícula ou inscrição.
Por isso, enviamos em anexo cópia da: (
) da Certidão de Nascimento, (
) da Ficha de Cadastro, (
) do RG Civil para:
(Número da Classe)
a) ( ) que sua matrícula seja incluída na classe nº ______________________, no número de
(Nº da Chamada)
(data da matrícula)
chamada _______________, a partir da data de ______/______/______;
b) ( ) que sua inscrição seja efetivada na ______série/ano, tipo de ensino________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
Orientações Gerais
Alterar dados do aluno em RAs
fechados
pela
Segurança
Pública(RG. CIVIL)
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da Escola)
Data: ____/_____/_____
Constatado que um aluno tem algum dado
incorreto na sua ficha de cadastro (RA) o
procedimento de correção é utilizar a opção
3.3.3 (Alterar ficha do aluno – por RA) e
efetuar as correções.
Em alguns casos, pode ocorrer do Sistema
de Cadastro apontar que o RA já foi emitido
pela Secretaria de Segurança Pública como
RG Civil e não permitir a alteração da ficha.
Nesta situação, a escola de posse de cópia
do RG do aluno e/ou da Certidão de
Nascimento, deve enviar a solicitação de
alteração/correção conforme detalhado no
documento ao lado.
Caso o RG civil tenha sido emitido com erro
deve-se orientar o aluno a tirar uma
segunda via do RG junto à Secretaria de
Segurança Pública.
Se o Sistema apontar, como aluno já
cadastrado é que o mesmo possui talvez
duplicidade de RA.
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicitação de Correção de Ficha do Aluno – RA fechado pela Secretaria de Segurança
Pública (RG. Civil).
Solicitamos
a
correção
da
Ficha
do
Aluno
RA
(RA / Dig / UF)
_______________________,
nome
(Nome do Aluno)
________________________________________ tendo em vista que o Sistema de Cadastro de
Alunos não disponibiliza para correção, pois o RA já foi emitido como RG Civil.
Por isso, enviamos em anexo cópia da: (
para
que
sejam
efetuadas
) da Certidão de Nascimento,
a
correção
nos
seguintes
(quais os campos que necessitam de correção)
_____________________________________________________________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
(
) do RG Civil
campos:
Orientações Gerais
Efetuar
matrícula
no
ano
corrente
de
aluno
com
matrícula em série superior em
anos anteriores
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da Escola)
Data: ____/_____/_____
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Caso seja identificado que a matrícula do
aluno foi incluída na classe incorreta em anos
anteriores ou o aluno está sendo matriculado
em série inferior à que já cursou, é
necessário formular uma solicitação de
inclusão da matrícula do ano letivo em curso,
conforme modelo sugerido ao lado.
Nesses casos, além da solicitação é
necessário
enviar
um
parecer
circunstanciado do Supervisor de Ensino,
esclarecendo e justificando a solicitação.
Assunto: Solicita inclusão de matrícula em série inferior
(RA/Dig/UF)
Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome
(Nome Completo do Aluno)
_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe
(nº da classe)
(nº da chamada)
__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que consta
matrícula em série superior em ano letivo anterior.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
Orientações Gerais
Efetuar matrícula de aluno sem
idade mínima para o tipo de
ensino/série.
Na tentativa de inclusão da matrícula do
aluno
se o Sistema apresentar a
mensagem “Aluno sem idade mínima para
o tipo de ensino/série” é necessário,
primeiramente, confirmar se a série
pretendida está correta.
Caso esteja correta é necessário enviar
solicitação de inclusão da matrícula do
ano letivo em curso, conforme modelo
sugerido ao lado, cópia da certidão de
nascimento ou outro documento que
comprove a identidade, além dos
documentos escolares ( cópia de histórico
ou declaração de escolaridade, por
exemplo) que comprovem o direito do
aluno em cursar a série pretendida.
Excetuam-se os ingressantes no 1º ano
do EF, para os quais deve ser obedecido a
Del. CEE 73/2008(06 anos completos até
30/06).
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da escola)
Data: ____/_____/_____
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicita inclusão de matrícula sem idade mínima para o tipo de ensino/ série
(RA/Dig/UF)
Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome
(Nome Completo do Aluno)
_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe
(nº da classe)
(nº da chamada)
__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que o Sistema
informa que o mesmo não possui idade mínima para o tipo de ensino/ série.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
Orientações Gerais
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da escolal)
Duplicidade de RA
Data: ____/_____/_____
Quando identificada duplicidade de RA no
Sistema de Cadastro de Alunos, enviar
solicitação de regularização conforme
modelo sugerido ao lado.
Anexar cópia de Certidão de Nascimento
ou outro documento que o identifique.
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Duplicidade de RA
Solicitamos a regularização da seguinte duplicidade de RA, identificada no Sistema de Cadastro de
Alunos:
(Nome Completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _____________________________
(Nome Completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _____________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
Observações:
1. Se o Aluno possuir matrícula no ano letivo nos dois RA’s é necessário informar a matrícula
correta;
2. A avaliação do RA a ser mantido será realizado pelo técnico do DEINF;
3. Após a migração da(s) matrícula(s) e exclusão de RA, a escola deve fazer as correções
necessárias pela opção 3.3.3.
Orientações Gerais
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
Reclassificação
Quando requerida uma reclassificação
de mais de uma série ou de
segmento (por ex: da 8.ª p/ 1.º EM)
no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar
solicitação de inclusão de reclassificação
conforme modelo sugerido ao lado.
Deve acompanhar a solicitação o
parecer circunstanciado favorável do
Supervisor da Escola e o “de acordo”
do Dirigente Regional de Ensino.
A reclassificação deve ser efetuada
preferencialmente no mês de março
ou até final do 1.º bimestre letivo,
conforme legislação.
(Timbre da Escola)
Data: ____/_____/_____
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Reclassificação de Aluno
Solicitamos a regularização da seguinte reclassificação de RA, no Sistema de Cadastro de Alunos:
(Nome Completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _______________ da classe Nr._________
(Nr da classe)
(Chamada)
Data da Reclassificação
Para a classe ______________________, Nr ___________ a partir de ______________________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
Orientações Gerais
Inclusão de aluno por Ordem
Judicial / Liminar
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da escola)
Data: ____/_____/_____
Quando requerida uma inclusão de um
aluno através de Ordem Judicial/Liminar
no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar
solicitação de inclusão conforme modelo
sugerido ao lado.
Com cópia da Ordem Judicial / Liminar e
cópia da certidão de nascimento.
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Ordem Judicial / Liminar
Solicitamos a regularização da seguinte inclusão através de Ordem Judicial / Liminar, no Sistema de
Cadastro de Alunos:
(Nome completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr
Através de:
(Nr. da Ordem Judicial / Liminar)
Ordem Judicial / Liminar _________________________________________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
Orientações Gerais
Cancelamento Compatibilização
(só para Capital)
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre da escola)
Data: ____/_____/_____
Quando a matricula requerida tiver a
compatibilização de um aluno em outra
escola no Sistema de Cadastro de Alunos,
da
Capital
enviar
solicitação
de
regularização conforme modelo sugerido
ao lado.
Para: CIE / Cadastro de Alunos
Assunto: Cancelamento de Compatibilização
Solicitamos a regularização do seguinte cancelamento de compatibilização, no Sistema de Cadastro de
Alunos:
(Nome completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
(código CIE da Escola)
Nome ________________________________________, RA _______________ e ___________________
Motivo _________________________________________________________________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura.
Observação:
Essa solicitação será encaminhada para análise e autorização da CGEB.
OBRIGADA
CIE/NRM.
Silvia.
Tel. 4547-9556.