CIMA / DEINF /
CADASTRO DE ALUNOS
Abertura
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Breve relato do dia a dia do SCA
Orientações
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Todas as solicitações devem constar no corpo do e-mail, somente devem seguir anexos
documentos pessoais, transferências, histórico escolar, mandado judicial ou o que se fizer
necessário.
CIMA/DEINF/CADASTRO DE ALUNOS
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Orientações Gerais
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Visando a facilitar e a agilizar o processo de atendimento das solicitações recebidas pela
CIMA/DEINF/Cadastro de Alunos, estamos definindo alguns fluxos de informações e
padronizando os dados que devem constar das solicitações enviadas à nossa equipe.
a) Todas as solicitações devem ser encaminhadas, primeiramente, para a DE ou
Secretaria Municipal de Educação para análise e posterior envio à CIMA/
DEINF/Cadastro de Alunos.
b) Após realizada a análise, caso seja necessário o envio, a DE ou Secretaria
Municipal de Educação deverá “dar um de acordo” e encaminhar o material por:
e-mail ao técnico responsável pelo atendimento da DE/ SME
c) A escola deve conferir se as solicitações foram corretamente efetuadas. Caso
ocorra qualquer problema, é necessário retornar a solicitação pelos mesmos
meios descritos nos itens a e b.
Orientações Gerais
Matrícula ou inscrição de
novo aluno – Sistema não
permite (homônimo ou nome
comum)
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
É necessário realizar as consultas disponíveis
no Sistema de Cadastro de Alunos (02.1.1 Consultar Ficha do Aluno - Por R.A., 02.1.2 Consultar Ficha do Aluno Por Nome
Fonética, 02.1.3 - Consultar Ficha do Aluno Por Nome Completo, 02.1.6 - Consultar Ficha
do Aluno - Por Nome da Mãe, 02.1.7 Consultar Ficha do Aluno - Por Nome do Pai E
02.1.8 - Consultar Ficha Do Aluno - Por
R.G. Civil) para se certificar de que o aluno
que se deseja cadastrar não possui RA.
Utilizar os campos da Certidão de Nascimento
e os registros de matrículas em anos
passados, que porventura existam no histórico
do aluno, como referência. Depois de
efetuadas as consultas disponíveis e ainda
assim o RA do aluno não for localizado, enviar
um documento no padrão do detalhado ao
lado solicitando a inclusão da matrícula do
aluno:
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicitação de Cadastro e Matrícula de Aluno (homônimo)
Informamos
que
ao
tentarmos
efetuar
no
Cadastro
de
Alunos
a
matrícula
do
aluno
(Nome do Aluno)
________________________________________ o Sistema apresenta um aluno homônimo e não
permite sua matrícula ou inscrição.
Por isso, enviamos em anexo cópia da: (
) da Certidão de Nascimento, (
) da Ficha de Cadastro, (
) do RG Civil para:
(Número da Classe)
a) ( ) que sua matrícula seja incluída na classe nº ______________________, no número de
(Nº da Chamada)
(data da matrícula)
chamada _______________, a partir da data de ______/______/______;
(código CIE)
b) ( ) que sua inscrição seja efetivada na escola nº ______________________,, no tipo de ensino
____________ e série _______.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Orientações Gerais
Alterar dados do aluno em RAs
fechados pela Segurança Pública
Constatado que um aluno tem algum dado
incorreto na sua ficha de cadastro (RA) o
procedimento de correção é utilizar a opção
3.3.3 (Alterar ficha do aluno – por RA) e
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicitação de Correção de Ficha do Aluno – RA fechado pela Secretaria de Segurança
Pública
efetuar as correções.
Em alguns casos, pode ocorrer do Sistema
Solicitamos
a
correção
da
Ficha
do
Aluno
RA
(RA / Dig / UF)
_______________________,
nome
(Nome do Aluno)
de Cadastro apontar que o RA já foi emitido
________________________________________ tendo em vista que o Sistema de Cadastro de
pela Secretaria de Segurança Pública como
Alunos não disponibiliza para correção, pois o RA já foi emitido como RG Civil.
RG Civil e não permitir a alteração da ficha.
Por isso, enviamos em anexo cópia da: (
Nesta situação, a escola de posse de cópia
do RG do aluno e/ou da
Certidão de
Nascimento, deve enviar a solicitação de
alteração/correção conforme detalhado no
para
que
sejam
efetuadas
) da Certidão de Nascimento,
a
correção
nos
documento ao lado.
Caso o RG civil tenha sido emitido com erro
deve-se
orientar
o
aluno
a
tirar
uma
segunda via do RG junto à Secretaria de
Segurança Pública.
seguintes
(quais os campos que necessitam de correção)
_____________________________________________________________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(
) do RG Civil
campos:
Orientações Gerais
Efetuar
matrícula
no
ano
corrente com matrícula em
série
superior
em
anos
anteriores
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para:CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Caso seja identificado que a matrícula do
aluno foi incluída na classe incorreta em anos
anteriores ou o aluno está sendo matriculado
em série inferior à que já cursou, é
necessário formular uma solicitação de
inclusão da matrícula do ano letivo em curso,
conforme modelo sugerido ao lado.
Nesses casos, além da solicitação é
necessário
enviar
um
parecer
circunstanciado
da
Supervisão
de
Ensino, esclarecendo e justificando a
solicitação.
Assunto: Solicita inclusão de matrícula em série inferior
(RA/Dig/UF)
Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome
(Nome Completo do Aluno)
_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe
(nº da classe)
(nº da chamada)
__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que consta
matrícula em série superior em ano letivo anterior.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Orientações Gerais
Efetuar matrícula de aluno sem
idade mínima para o tipo de
ensino/série.
Na tentativa de inclusão da matrícula do
aluno
se o Sistema apresentar a
mensagem “Aluno sem idade mínima para
o tipo de de ensino/série” é necessário,
primeiramente, confirmar se a série
pretendida está correta.
Caso esteja correto é necessário enviar
solicitação de inclusão da matrícula do
ano letivo em curso, conforme modelo
sugerido ao lado, além dos documentos
escolares (histórico, por exemplo) que
comprovem o direito do aluno em cursar
a série pretendida.
Excetuam-se os ingressantes no 1º ano
do EF, para os quais deve ser obedecido a
Del. CEE 73/2008.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicita inclusão de matrícula sem idade mínima para o tipo de ensino/ série
(RA/Dig/UF)
Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome
(Nome Completo do Aluno)
_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe
(nº da classe)
(nº da chamada)
__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que o Sistema
informa que o mesmo não possui idade mínima para o tipo de ensino/ série.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Orientações Gerais
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Duplicidade de RA
Data: ____/_____/_____
Quando identificada duplicidade de RA no
Sistema de Cadastro de Alunos, enviar
solicitação de regularização conforme
modelo sugerido ao lado.
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Duplicidade de RA
Solicitamos a regularização da seguinte duplicidade de RA, identificada no Sistema de Cadastro de
Alunos:
(Nome Completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nome
(Nome Completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nome
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Observações:
1. Se o Aluno possuir matrícula no ano letivo nos dois RA’s é necessário informar a matrícula
correta;
2. A avaliação do RA a ser mantido será realizado pelo técnico do DEINF;
3. Após a migração da(s) matrícula(s) e exclusão de RA, a escola deve fazer as correções
necessárias pela opção 3.3.3
Orientações Gerais
Reclassificação
Quando requerida uma reclassificação de
mais de uma série no Sistema de
Cadastro de Alunos, enviar solicitação de
regularização conforme modelo sugerido
ao lado.
Deve acompanhar a solicitação o parecer
circunstanciado favorável do Supervisor
da Escola e o “de acordo” do Dirigente e
Ensino.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Reclassificação de Aluno
Solicitamos a regularização da seguinte reclassificação de RA, no Sistema de Cadastro de Alunos:
(Nome Completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr
para
(Nr da classe)
(Chamada)
(Nome da Escola e cód. CIE)
a classe ______________________, Nr ___________da Escola _______________________
(Data da Reclassificação)
a partir de ______________________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Orientações Gerais
Ordem Judicial / Liminar
Quando requerida uma inclusão de um
aluno através de Ordem Judicial / Liminar
no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar
solicitação de regularização conforme
modelo sugerido ao lado.
Com cópia da Ordem Judicial / Liminar
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Ordem Judicial / Liminar
Solicitamos a regularização da seguinte inclusão através de Ordem Judicial / Liminar, no Sistema de
Cadastro de Alunos:
(Nome completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr
Através de:
(Nr. da Ordem Judicial / Liminar)
Ordem Judicial / Liminar _________________________________________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Orientações Gerais
Cancelamento Compatibilização
(só para Capital)
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Quando requerida um cancelamento da
compatibilização de um aluno no Sistema
de Cadastro de Alunos, enviar solicitação
de
regularização
conforme
modelo
sugerido ao lado.
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Cancelamento de Compatibilização
Solicitamos a regularização do seguinte cancelamento de compatibilização, no Sistema de Cadastro de
Alunos:
(Nome completo do Aluno)
(RA/Dig - UF)
(código CIE da Escola)
Nome ________________________________________, RA _______________ e ___________________
Motivo _________________________________________________________________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Observação:
Essa solicitação será encaminhada para análise e autorização da CGEB.