SECRETARIA DE GESTÃO
ESTRATÉGICA
DIRETRIZES PARA GERENCIAMENTO
DO CRONOGRAMA DO PROJETO
Escritório de Projetos – TRT3
Gerenciando o cronograma no tempo
• Este tutorial tem por finalidade auxiliar os gerentes e
suas equipes no gerenciamento do cronograma de seus
projetos e padronizar sua utilização no TRT3.
Para facilitar, dividimos este gerenciamento em duas
grandes fases:
1.
2.
Planejando o projeto
Executando e controlando o projeto
2
Planejando o projeto
• As atividades que devem ser executadas
durante a fase de planejamento do projeto
estão definidas nos seguintes passos:
• 1º PASSO: Salvar o cronograma do novo projeto partindo do
Cronograma Padrão TRT
• 2º PASSO: Definir dados do projeto no cronograma
• 3º PASSO: Elaborar o Cronograma
• 4º PASSO: Salvar a linha de base
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1º PASSO: Salvar o cronograma do novo projeto
partindo do Cronograma Padrão TRT
1) Abra o programa MS Project clicando no ícone “Cronograma Padrão TRT”
2) Salve o novo projeto clicando em ARQUIVO e depois Salvar como.
3) Defina o local de salvamento e
o nome do arquivo, que
deve corresponder ao nome
do projeto. Salve o arquivo.
É a partir dele que o seu
cronograma será construído.
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2º PASSO: Definir dados do projeto no cronograma
1) Na aba PROJETO, em Informações do projeto defina a Data de início ou Data de término do
projeto
2) Para facilitar, um calendário padrão do TRT
já foi cadastrado na aba PROJETO, Alterar
Período de Trabalho
OBSERVAÇÕES:
- Deve ser revisado anualmente o dia do
funcionalismo público (28/10) uma vez que este
feriado pode ser remanejado por interesse da
administração!!
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3º PASSO: Elaborar o Cronograma
1) Verifique se o nome do projeto está correto na linha 0, caso contrário, corrija-o.
2) Inclua o marco INÍCIO DO PROJETO logo abaixo do nome do
projeto na coluna Nome da Tarefa.
3) Insira os campos da EAP na coluna Nome da Tarefa
em letra maiúscula. Com isto, as entregas e pacotes
de trabalho da EAP se transformam em tarefas
resumo do cronograma.
4) Crie a hierarquia entre as tarefas resumo utilizando
o botão de recuo.
Nível 0 da EAP
Nome do Projeto
Entregas
Nível 0 da EAP
Nome do Projeto
13 - Adesão formal à A3P – Agenda
Ambiental da Administração Pública –
programa do Ministério do Meio Ambiente
1º nível da EAP
Plano de Trabalho
Aprovação do projeto
Hierarquia
1º nível da EAP
Tarefa resumo
2º nível da EAP
Termo de Compromisso
Tarefa resumo
Elaboração do termo
Elaboração do plano
2º nível da EAP
Aprovação pelo
Ministério do Meio
Ambiente
Revisão do plano
Pacotes de trabalho
Execução do plano
3º nível da EAP
Tarefa resumo
Assinatura do termo
3º nível da EAP
Pacotes de
trabalho
Organização do
evento para
assinatura do termo
Realização do
evento
Divulgação do
evento
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3º PASSO: Elaborar o Cronograma
4) Estabeleça com a equipe do projeto as atividades necessárias para desenvolver os
últimos níveis da EAP – pacotes de trabalho. Todas as atividades devem estar no
infinitivo e em letra minúscula.
13 - Adesão formal à A3P – Agenda
Ambiental da Administração Pública –
programa do Ministério do Meio Ambiente
Plano de Trabalho
Aprovação do projeto
Termo de Compromisso
Elaboração do termo
Elaboração do plano
Revisão do plano
Execução do plano
Aprovação pelo
Ministério do Meio
Ambiente
Assinatura do termo
Organização do
evento para
assinatura do termo
Realização do
evento
Divulgação do
evento
5) No final do bloco de atividades inclua um marco
caso aquele grupo de atividades dê origem a
uma entrega importante. O MARCO deve estar
no particípio, em letra maiúscula azul, e ter
duração de 0 dias.
Lista de atividades
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3º PASSO: Elaborar o Cronograma
6) Estabeleça o sequenciamento das atividades, inserindo no campo Predecessor o número da(s)
linha(s) da(s) atividade(s) que deve(m) ser executada(s) anteriormente e o tipo de
sequenciamento (II, TT, IT). Todas as atividades e marcos, com exceção do primeiro – INÍCIO DO
PROJETO, devem conter no mínimo uma predecessora. Já as tarefas resumo nunca possuem
predecessora e não podem ser predecessoras de uma atividade.
OBS: Excepcionalmente, podem ser definidas as datas para início e/ou término de uma atividade. Nestes casos, aparecerá
o seguinte símbolo na primeira coluna do cronograma (INDICADORES):
Tarefa agendada manualmente – não segue o sequenciamento definido pela Predecessora
CUIDADO: AS ATIVIDADES AGENDADAS MANUALMENTE NÃO TEM SUAS DATAS ALTERADAS
AUTOMATICAMENTE COM UM ATRASO OU ADIANTAMENTO NO CRONOGRAMA!
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3º PASSO: Elaborar o Cronograma
7) Defina os recursos humanos –
pessoas que executarão cada
uma das atividades do
cronograma. Para tanto:
a) Acesse a planilha de recursos
do cronograma, clicando na
aba Gráfico de Gantt e no
item Planilha de Recursos;
b) Liste o nome das pessoas, com a unidade de lotação entre parênteses, que participarão na
execução do projeto na coluna Nome dos recursos;
c) Defina o tipo de recurso como Trabalho.
OBS: é possível também definir recursos materiais (ex: papel, areia, computadores, etc) e recursos de custos (ex: valores
como aluguel, luz, etc) para execução do projeto. Além disto, pode-se estabelecer o custo associado a cada recurso
humano na coluna Taxa padrão (ex: R$ 7000,00/mês)
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3º PASSO: Elaborar o Cronograma
7) Defina os recursos humanos – pessoas
que executarão cada uma das atividades
do cronograma. Para tanto:
d) Retorne ao Gráfico de Gantt,
clicando na aba Gráfico de Gantt
item Gráfico de Gantt.
e) Por fim, selecione os recursos
necessários para executar cada uma
das atividades do cronograma na
coluna Nome do recurso.
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3º PASSO: Elaborar o Cronograma
8) Defina a duração de cada atividade considerando os recursos humanos alocados na execução desta.
Esta duração pode ser em horas (hrs), dias úteis (dias) ou meses (meses).
OBS 1: A duração das tarefas resumo assim como as datas de início e término das atividades são calculadas automaticamente pelo MS
Project, quando definidas as predecessoras destas atividades.
OBS 2: A duração dos Marcos é de 0 dias, inclusive o marco INÍCIO DO PROJETO
9) Para as atividades que demandem a contratação de empresas ou a utilização de recursos
financeiros específicos, como diárias, passagens, etc, inclua os valores correspondentes na coluna
Custo Fixo.
10) Avalie o cronograma como um todo. Verifique se a data final do projeto está compatível com a
aprovada no projeto. Faça todos os ajustes necessários.
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4º PASSO: Salvar a linha de base
•
•
•
Após avaliado o cronograma como um todo, deve ser criada a LINHA DE BASE do
projeto ou BASELINE.
A LINHA DE BASE nada mais é do que um retrato do projeto ao final do
planejamento. Ela é utilizada para acompanhar e detectar eventuais distorções
durante a execução.
A LINHA DE BASE somente pode ser alterada quando houver aprovação adequada
para tal.
IMPORTANTE:
• AS LINHAS DE BASE DOS PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS
SOMENTE PODEM SER DEFINIDAS OU ALTERADAS PELO ESCRITÓRIO DE
PROJETOS
• AS LINHAS DE BASE DOS PROJETOS DE TI SOMENTE PODEM SER DEFINIDAS
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OU ALTERADAS PELO ESCRITÓRIO DE PROJETOS DE TI
4º PASSO: Salvar a linha de base
1) Uma vez estabelecido o cronograma, defina a linha de base clicando no ícone Definir Linha de
Base, na aba PROJETO
2) Verifique as informações da Caixa Definir Linha de Base e clique em OK.
3) Repita a operação salvando a Linha de Base1. Desta forma existirão duas linhas de base idênticas
definidas para o projeto após seu planejamento: Linha de Base e Linha de Base1.
OBS: Verifica-se que existe linha de base salva para as atividades do projeto pela sinalização constante
na coluna Linha de Base definida?
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Executando e controlando o projeto
As atividades que devem ser executadas durante a fase de execução e controle do
projeto estão definidas nos seguintes passos:
5º PASSO: Informar avanços no projeto
6º PASSO: Formatar a Linha do Tempo
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5º PASSO: Informar avanços no projeto
1) Informe os avanços na execução do projeto
na coluna % concluída para cada atividade
e marco periodicamente. Para isto utilize
os botões: 0%, 25%, 50%, 75%, 100% ou
Atualizar como Agendado.
OBS: Evite atualizar tarefas resumo uma vez que a
execução destas é fornecida pela execução das
atividades a estas relacionadas.
2) Avalie a situação de cada uma das atividades
do projeto pela sinalização fornecida na
coluna Situação.
Tarefa futura
No prazo
Concluída
Atrasada
OBS: A situação do projeto tem como referência da
Data de Status definida na aba PROJETO, Data
de Status
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6º PASSO: Formatar a Linha do Tempo
1) Formate a Linha do Tempo para permitir uma melhor visualização das entregas do seu
projeto. Para tanto, clique na aba FORMATO e sobre a própria linha do tempo.
2) No ícone Tarefas Existentes, marque todos os marcos (entregas) importantes do seu projeto. Estes
passarão a compor a sua linha do tempo, facilitando a visualização das principais entregas do
projeto no tempo.
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GLOSSÁRIO
INDICADORES: através de diferentes símbolos exibem informações sobre uma tarefa ou recurso.
Exemplos:
Recurso superalocado
Tarefa concluída
Tarefa agendada manualmente – não segue o sequenciamento definido pela Predecessora
Dois indicadores gráficos são utilizados para informar se a Linha de Base do cronograma foi definida ou não:
Linha de base não definida para a atividade, tarefa resumo ou projeto
Linha de base definida para a atividade, tarefa resumo ou projeto
ESTRUTURA DE DIVISÃO DE TRABALHO: código de alfanuméricos que
identifica a posição do item dentro da estrutura hierárquica do projeto
Local onde devem constar: o nome do projeto (linha 0), as
tarefas resumo e as atividades do projeto
Identificam, através de indicadores gráficos, a situação do projeto, das
entregas e das atividades: tarefa futura, no prazo, atrasada ou concluída.
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GLOSSÁRIO
Indica o percentual da tarefa que foi concluído.
Número de períodos de trabalho necessários para executar a atividade: horas
(hrs), dias úteis (dias) ou meses (meses).
Data de início e término em que o recurso atribuído foi agendado para começar e
terminar uma tarefa considerando as predecessões, a duração da atividade e os
calendários definidos para o projeto e para o recurso. O MS Project preenche estas
datas automaticamente quando as predecessões são definidas.
Número de identificação (linha) das tarefas predecessoras da quais a tarefa depende
antes de ser iniciada ou concluída.
Lista o nome de todos os recursos (humanos e materiais) atribuídos à atividade.
Custos associados ao projeto: contratação de empresas e profissionais, custos com
diárias e viagens de servidores, entre outros.
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Para maiores informações, contate-nos:
Escritório de Projetos
[email protected]
(31) 3228-7063