Kick-Off Projeto Inovar – Bom Jesus
AGENDA
1. SOBRE A AGILE SOLUTIONS
2. OBJETIVOS DA IMPLEMENTAÇÂO SAP
3. ESCOPO DO PROJETO
4. MAPA DA IMPLEMENTAÇÂO
5. ORGANOGRAMA DO PROJETO
6. METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÂO
7. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÂO
8. PLANO DE COMUNICAÇÂO
9. PLANO DE GESTÂO
9. SITUAÇÂO ATUAL E SEGUINTES PASSOS
10. FATORES CRITICOS DE SUCESSO DO PROJETO
AGILE SOLUTIONS
A AGILE SOLUTIONS é uma empresa de serviços profissionais especializada na
implementação de Soluções SAP por Industria.
Consultoria
Outsourcing
Tecnologia
Manufatura
Recursos
Naturais
Energia
Mineração
Agrícola
Soluções por Indústria
Partner de Serviços da SAP desde 2001, com base em São Paulo,
AGILE também tem escritórios no Brasil, Chile, Honduras e Estados Unidos.
O PROJETO
O Projeto INOVAR – é um projeto que consiste na padronização e consolidação dos processos administrativos e produtivos das empresas do Grupo Bom
Jesus.
MISSÃO DO INOVAR
Padronizar e consolidar os processos administrativos e produtivos em todas as unidades do Grupo Bom Jesus, obedecendo as normas legais, os
requisitos de auditoria externa e o crescimento sustentável do negócio, buscando sempre a excelência na Gestão Corporativa e Operacional.
VISÃO DO INOVAR
Ser o instrumento de mudança através do qual o Grupo Bom Jesus possa estabelecer uma governança corporativa focada nas melhores práticas do
mercado mundial, afim de atender as demandas de crescimento sustentável do Grupo, traduzindo em melhoria da produtividade, em redução de custos
e em resultados operacionais muito melhores.
COMPROMISSO
O INOVAR demandará esforços adicionais de todos os colaboradores envolvidos. Dedicação e compromisso constantes serão necessários para que o
projeto tenha êxito. As novas habilidades adquiridas colocarão os colaboradores da Bom Jesus em um novo patamar de conhecimento profissional.
OBJETIVOS DA IMPLEMENTAÇÂO
Melhora na Gestão de Negócios:
Melhores níveis de controles internos, proporcionando uma eficaz rastreabilidade nas
operações realizadas pela companhia, contribuindo ainda para a tomada de decisões mais rápidas. Exemplos: Gestão de Estoques, Gestão dos
Contratos de Vendas, Gestão dos Contratos de Compras, entre outros.
Redução de Custos Operacionais:
Eliminação de informações relacionadas à entrada e saída de documentos em duplicidade,
mitigando e controlando os custos de grande impacto no negócio, tais como: Estoques obsoletos, Estoques de passagem Safra, Custos
aplicados na produção, etc.
Padronização dos Processos de Negocio:
Adequação aos processos de melhores práticas de mercado. A Bom Jesus utilizará
esses processos padronizados para aprimorar a sinergia entre as diversas áreas de negócio e gestão. Esse aprimoramento virá através da
diminuição de falhas humanas nos processos padronizados e sem a detenção do conhecimento humano centralizado.
Melhoria na Concordância Com a Normas (Compliance):
Proporcionar à Companhia a imediata concordância com as
diferentes normas regulatórias, como: Normas Contábeis (IFRS/CPCs); Sarbox (SOX), ISO, Normas Relacionadas ao Setor Produtivo,
Atendimento à Auditorias Externa e Interna, e até uma possível Abertura de Capital (IPO).
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTAÇÂO
MAPA DA IMPLEMENTAÇÂO
Processos Financeiros
Segregação de Funções
Gestão Comercial
Compras e Logística
Contas a Pagar e
Receber
Contabilidade
Controle Acessos
Compras
Gestão de Almoxarifado e
Recebimento
Solução Agile
Gestão de Contratos
Outros
Manutenção
Automotiva
Ativo Fixo
Faturamento e
Impostos
Administração de Depósito
WM
Gestão de Estoque de Grãos
Controle de Qualidade
Fluxo de Caixa Projetado
LP
Segregação de
Funções
Perfil de usuários
Adm. de Vendas – Contratos
e Pedidos
Cotação
Aplicações e Contratos
Financeiros TRM
Tesouraria
Transportes
LES
Nota Fiscal Eletrônica
NF-e OutBound
Entrada de Faturas e
Fiscal
Gestão de Estoque de Algodão
Nota Fiscal Eletrônica
NFEe-Inbound
Gestão de Commodities
Gestão de
Sistema Fiscal SAP (SPED e
documentos(DMS)
Obrigações Fiscais )
Solution Manager
MATRIZ DE PAPEIS E RESPONSABILIDADES
ORGANOGRAMA DO PROJETO
Sponsor BJ
Valdoir Slapak
Diretorias BJ
PMO Agile
Hector Castillo
Frente
Finanças e Contabilidade
Gerente Agile
Ronaldo Camargo
Sponsor Agile
Roberto Lazari
Gerente BJ
Cleverson Pasqualli
Frente
Logística
Infra/Sistema
Clécio Miquelotti
PMO BJ
Leonardo Vigolo
Frente
Vendas
Frente
Transportes
Basis BJ
Paulo Adriano
Sérgio Reis
Claudiano Avelar
Juvenal Trajano
Carlos Alberto
Basis
Kelly Terra
Emerson Botelho
Marcilene Coutinho
Claudinei Macedo
Noel
Financeiro /GL/AA/CS
Fábio Copque
Kelly Terra
Ronison/
Silvana
Financeiro /AP/AR/TR
Sérgio Reis
Sandro Martins
Afonso
Emerson Botelho
Sabrina
Jenifer Alves
PM/QM/DMS
Tiago
João Batista
Jair Pereira
Manut. Frotas
Marcilene Coutinho
Flaviana
Juvenal Trajano
Kobata
Norberto
Juliano Figueiredo
Insumos
Compras / Nfe In
Maicon Cavalcante Taynara
Jair Pereira
Tony/Welington
Fretes / Agenc.
Carlos Alberto
Claudinei Macedo
Ernilio
Vendas / Nfe Out
Elen Pereira
Carlos Andrade
Custos
Rodrigo Simoes
Kobata
Localização
Rafael
Ivan Monteiro
Emerson Botelho
Marcus Barbara
Abap
Commodities
Juvenal Trajano
Claudiano Avelar
Carlos Andrade
TRM/Tesouraria
Sandro Martins
Materiais / Contratos
Abap BJ
Marcel
Maicon/Marcilene
Funcionários em Vermelho terão participação no projeto sob
demanda, os demais terão participação integral.
RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS USUÁRIO CHAVE

Fornecimento / Facilitação do acesso a Dados e Documentos relevantes;

Ser o ponto focal para o módulo ao qual estará assinalado.

Identificar e envolver pessoas chave para obtenção de informações sobre os processos.

Transmitir o conceito de negocio de sua área à equipe do projeto.

Garantir que as definições do projeto estejam alinhadas aos processos da Bom Jesus

Participação em reuniões de projeto e validação de produtos finais;

Envolvimento e aprendizado das ferramentas e metodologias;

Controlar a qualidade dos produtos e entregáveis próprios de sua equipe de trabalho.

Preparar e desenvolver as provas integrais do sistema.

Realização dos manuais de treinamento alem do treinamento para o usuários finais.

Disponibilizar os dados dos sistemas legados no layout necessário para a migração dos dados para o SAP.

Realizar Extração, Limpeza de dados do sistema legado e executar carga de dados no sistema SAP.

Apoiar as atividades de preparação para saída em vivo.

Apoiar os usuários uma vez o sistema em produção.
IMPORTANCIA DO KEY-USER
Importância de dedicação e participação:
 Trazer a experiência real da operação para o sistema que será implementado.
 Assegurar que nenhuma característica da empresa seja “esquecida”.
 Comprometimento da equipe interna para o sucesso da implementação.
 Assegurar a disponibilidade, com qualidade e oportunidade, dos recursos humanos e técnicos necessários para a execução das atividades.
 Controlar a qualidade dos produtos da implementação (Bom Jesus ou Consultoria).
 Transferência de conhecimento sobre o projeto para a organização.
Tempos de maior dedicação:
 BluePrint – Definição e aprovação dos processos.
 Testes Integrados – Assegurar que o sistema está funcionando da forma desenhada.
 Carga de Dados – Preparar e validar os dados que serão carregados no novo sistema.
 Capacitação Usuários Finais. (Manuais de treinamento e capacitações).
Suporte Usuários Finais – Pós Produção .
RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS CONSULTOR

Detalhamento do Plano de trabalho e seu monitoramento / acompanhamento como por exemplo:
 Compilar informação sobre os processos de negócio e da organização;
 Adequar os modelos de processos e especificações funcionais;
 Participar e/o facilitar sessões de trabalho (validação da solução, realização de provas integrais etc.).
 Definir especificações para desenvolvimento ABAP relacionado com os módulos aos quais está atribuído.
 Realizar as provas unitárias.
 Preparar e adiantar provas integrais.
 Apoiar a adequação dos manuais do usuário e capacitação ao usuário final.
 Apoiar as atividades de preparação para entrada em produção do sistema.
 Apoiar os usuários na entrada em produção.

Metodologias de trabalho para o desenvolvimento do projeto;

Transferência do conhecimento e experiências de outros projetos;

Parametrizações, customizações específicas e desenvolvimento de programas, se necessários, para implantação dos processos de negócio
validados;

Suporte técnico e funcional em operação assistida e suporte funcional ao 1º. Fechamento contábil após implantação.
RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO GERENTE DE PROJETO (BJ E AGILE)
 Possuir o domínio das deliberações do dia-a-dia do projeto .
 Principal ligação com o Sponsor e o Gerente da Consultoria.
 Gerenciar as equipes do projeto, garantindo:
 Motivação, Comunicação aberta, franca e objetiva
 Contínuo entendimento dos objetivos do projeto alinhados com a estratégia organizacional da Bom Jesus;
 Transmitir o planejamento aos líderes, revisando-o em conjunto com estes e atualizando-o, caso necessário;
 Participar de reuniões técnicas com a equipe para avaliação do projeto ;
 Resolver eventuais conflitos com as equipes técnicas;
 Acompanhar performance do projeto através das métricas;
 Monitorar planos de riscos, performance, qualidade, comunicação e escopo;
 Comunicar periodicamente o status do projeto ao Gestor do Projeto;
 Aprovar em última instância, a qualidade dos produtos e entregáveis.
RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO PMO DO PROJETO
Garantir que a estratégia e metodologia definida em sejam utilizadas durante todo o projeto.
Garantir a estandardização e qualidade dos documentos do projeto.
Ser o centro de informação e controle do projeto.
 Definição de métricas e avaliação do desempenho.
Gestão de riscos.
Auditoria e desenvolvimento de planos de recuperação.
Apoio administrativo.
Gestão da base de conhecimento (knowledge base) - para que os modelos e as estimativas possam ser usadas pelos gestores de projeto no
futuro.
RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO SPONSOR DO PROJETO
Aprovar as direções e estratégias do Projeto.
Aprovar a inclusão, mudanças ou não aplicações de políticas de negócios relacionados com os processos ou organização impulsionadas pelo
projeto.
Resolver em última instância as incidências e proposições de mudança de alcance do projeto.
Resolver em última instância assuntos relacionados com o contrato.
Avaliar e aprovar as mudanças de recursos do projeto .
Avaliar e aprovar a alocação de recursos logísticos, técnicos e de apoio.
Monitorar, em seu nível, o progresso do projeto e apoiar as medidas que são tomadas para mantê-lo dentro dos orçamentos concordados.
Resolver, em ultima hora, conflitos internos do projeto que chegam a seu nível.
 Aprovar o Termo de Aceite de cada Fase.
METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÂO
ENTREGÁVEIS
Preparação
Projeto
Blue Print
Realização
Preparação Final
Go Live &
Suporte
Entregáveis:
Entregáveis:
Entregáveis:
Entregáveis:
Entregáveis:
• Plano de Gestão do
Projeto
• Declaração do
Escopo
• Project Charter
•Organograma do
Projeto.
•Cronograma Geral
• Identificação de
Risco
•Landscape da Solução
• Kickoff Inicial
• Sign-Off
• Workshops de Processos de
Negocio
• Definir processos negócios
(TO-BE).
• Definição da Estrutura
Organizacional.
• Desenho Funcional da
Solução (Blueprint).
• Configuração dos
processos de Negócios.
• Testes Unitários.
• Business Process and
Procedures (BPPs)
• Carga de Dados.
• Testes Integrados
• Execução do Plano de
Cutover
• Execução das Cargas de
Dados
• Treinamento de
Usuários finais
• Definição da Estratégia
de Suporte
• Sign-Off
• Suporte da Solução
• Suporte do primeiro
fechamento contábil
• Fechamento formal do
projeto
•Desenho da solução de
gaps.
• Revisão do Cronograma
Geral
• Sign-Off
•Planejamento do
treinamento usuários
finais.
•Definição da estratégia de
suporte.
• Planejamento de Cutover
• Sign-Off
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÂO
Treinamento
SITUAÇÂO ATUAL E SEGUINTES PASSOS
MAR
ABR
MAI
JUN
JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
Prep.
Inicial
BluePrint
T. Integrados
Realização
Treinamento
Prep.
Final
Suporte
GO-LIVE
PLANO DE COMUNICAÇÂO
Comitê do Projeto
 Reunião Quinzenal (Terça Feira Manha)
 Sponsors e Gerencia do Projeto
Gerencia do Projeto
 Reunião de acompanhamento Semanal (Segunda Feira
no final do dia).
 Participação de lideres/usuários se necessário.
Líder de Frente/Usuários
 Reuniões sob demanda
•Para toda reunião deverá ser realizada uma ata de reunião
PLANO DE GESTÃO
Gerenciamento de Tempos de Projeto:
•O controle de apontamento de horas será será entregue de forma quinzenal no time timesheet do projeto. (Projeto GBJ-001 Grupo Bome
Jesus). \\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\1. Modelos de documentos\timesheet
•O Controle do cronograma será feito por grades de atividades semanal que são as atividades semanais no cronograma. Todo inicio de semana
será
enviado
para
os
consultores
e
no
final
da
semana
será
solicitado
os
avances
relacionados
a
essa
semana.
\\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\3. Tempo\Grades
•Como regra geral, as atividades de projeto serão acompanhadas de acordo com a seguinte regra:
–
0% Não Iniciado
–
25% Tarefa recem iniciada
–
50% Tarefa em andamento
–
75% Tarefa aguardando aprovação / Validação (quando aplica)
–
100% Finalizado.
•Informações sobre o progresso do projeto será apresentado nas reuniões de líderes e gerentes, semanalmente, utilizando arquivo em
powerpoint com os seguintes itens:
•
Atividades realizadas, atividades atrasadas e atividades planejadas para as próximas 2 semanas.
•
Os itens de ação serão planejados com datas e responsáveis para resolver as pendências.
PLANO DE GESTÂO
Gerenciamento de Riscos:
•Os riscos do projeto serão reportados e documentados nas reuniões semanais entre os líderes e gerentes do projeto;
•Estes riscos serão avaliados e serão criadas ações de mitigação do risco com responsável e data limite. Estas ações também serão
acompanhadas nas reuniões semanais. \\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\2. Riscos
Gerenciamento da Mudança
•O gerenciamento da mudança de escopo será realizado pelos Gerentes de Projeto com o principal objetivo de evitar impactos no Projeto, sob
uma ótica de visão estratégica, de prazo, de recursos, de qualidade, de custos e de processo. Em uma mudança de escopo, todas as necessidades
novas deverão ser consideradas, mas somente aquelas que realmente trazerem um diferencial competitivo à empresa e que não causarão
impactos significativos ao Projeto, serão implementadas, desde que devidamente aprovadas pelos respectivos responsáveis.
Gerenciamento de Logistica de Projeto
•Ficha do Projeto – Informações sobre a logística do projeto;
Gestão da Documentação
•Repositório de informação \\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar (Templates do projeto, BBP, BPP, Teste Integrado, etc.)
•Solution Manager para IMG, BBP, BPP, Teste Integrados.
•Será informado via email os documentos importantes que foram colocados no repositorio para conhecimento da equipe do projeto.
•Padrão de nome de documentos [aaammdd]-[numero]-[TIPO de doc: ex. BBP, BPP, GP]- Nome (Ex. 20140319-01-BBP-Compras)
PLANO DE GESTÂO
Gerenciamento da Qualidade
O gerenciamento de qualidade no projeto será utilizado nos seguintes temas:
Business BluePrint:
•Os Documentos Finais de BluePrint serão validados e assinados pelas equipes (usuário chave, funcional, líder e consultor, etc.);
•Especificações funcionais validados e assinados pelas equipes (usuário chave, funcional, líder e consultor, etc.);
Realização:
•Casos de Testes serão validados e assinados pela equipe usuário chave, funcional, líder e consultor;
•Teste Integrado realizado e controlado através do Solution Manager, com validação dos processos pela equipe e donos do processo;
•Os arquivos de carga de dados deverão ser validados pelo usuário chave e usuário final.
PMO:
•Agile utilizará o serviço de um PMO para revisar as documentações e revisões de cada documento e fases, sendo um recurso aliado ao gerente
de projetos na identificação de metodologias adequadas e melhores práticas. Além disso, servirá como referência no processo de
desenvolvimento do projeto e padrões de documentação;
FATORES CRITICOS DE SUCESSO DO PROJETO
 Patrocínio da Diretoria e Sponsors do Projeto e Apoio das áreas da Empresa.
 Relacionamento de confiança e compreensão entre os membros da equipe.
 Autonomia dos líderes para aprovação do desenho da solução.
 Disponibilidade da equipe de projeto e infraestrutura.
 Disponibilidade da Equipe do CORE e Tempo de resposta.
 Evitar alterações de escopo original.
 Qualidade na extração dos dados do legado.
 Treinamento nas ferramentas.
IMPORTANCIA DO PROJETO INOVAR
Qual a importância do INOVAR para a Bom Jesus?
O INOVAR unificará os processos entre as áreas trazendo clareza, transparência e mais segurança na informação. Aliado a
isso, um software de gestão empresarial utilizado nas maiores empresas do mundo, o SAP, colocará a Bom Jesus em um
novo patamar tecnológico e profissional, agregando ainda mais valor à sua marca e ao mesmo tempo preparando para a
evolução em Governança Corporativa e o crescimento sustentável de seus negócios.
Qual a importância do INOVAR para os colaboradores?
O INOVAR envolverá e treinará todos os funcionários da empresa, especialmente aqueles que, de alguma forma, utilizam
os recursos sistêmicos. A utilização das novas ferramentas e a uniformização dos processos os tornarão altamente
capacitados e com elevado grau de conhecimento não só no software SAP, mas também no que existe de mais moderno
em regras e melhores práticas de negócio no mercado mundial.
CONCLUSÃO
O Projeto INOVAR, será o marco inicial para que a Bom Jesus crie uma plataforma para
crescimento sustentável, traduzido em melhoria da produtividade, em redução de custos
e em resultados operacionais muito melhores.