Modernização da gestão da OEA
Visão geral para a CAAP: 15 julho 2014
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Abordagem completa
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Nove áreas de trabalho
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Quatro etapas no tempo
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Diversos temas sequenciados
depois da Visão Estratégica e depois
que um novo SG for nomeado em
2015
Four time phases
Apresentação de hoje em quatro
seções
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Fundos específicos e liderança
Temas do atual orçamento para
2015
Temas de despesa de capital para
2015
Antecipando 2016 e além
Gestão dos fundos específicos (1)
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Redução nos pequenos projetos de
fundos específicos intensivos em gestão
CUSTO
MÉDIO
o
até 50.000
até 100.000
até 200.000
até 500.000
até 1.000.000
Mais de 1.000.000
TOTAL
PROJETO
REALIZAÇÃO
Nº
%
US$
%
375
154
69
56
35
23
10
52%
21%
10%
8%
5%
3%
1%
0,0
2.107.765
5.107.227
8.020.964
10.549.994
15.401.080
20.989.031
0,0%
3,4%
8,2%
12,9%
17,0%
24,8%
33,8%
722
100%
62.176.061 100,0%
Gestão dos fundos específicos (2)
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Criação de “cestas” de fundos específicos:
a OEA desenha um programa e diversos
doadores contribuem
Tomar o modelo MAPP, aplicá-lo à CIDH
e, depois, às missões de observação
eleitoral
Benefícios de administração simplificada,
mais eficiência, melhores resultados
Certo grau de destinação ainda possível
em um modelo híbrido
Treinamento da liderança
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Deve haver prioridade para um
orçamento de treinamento reformulado
Existe uma lacuna de administração
intermediária na organização que cria
um risco no longo prazo
Os funcionários de nível P1-P4 com
menos de 10 anos de OEA são os menos
envolvidos, de acordo com a pesquisa de
pessoal. Mas eles representam o futuro
Despesa corrente versus de capital
Despesa corrente é
“A despesa com itens que são consumidos ou duram
apenas um período limitado de tempo”
- Manutenção, salários, viagens, CPRs, treinamento, avaliações,
auditorias
Despesa de capital é
“O valor gasto para adquirir ou atualizar ativos
produtivos, como edifícios, equipamentos e software,
a fim de aumentar capacidade ou a eficiência para
além de um período contábil”
- Reformas de prédios, equipamentos de videoconferência e
computador, atualizações de software, conversão para novos sistemas
de RH ou contábeis
Independência do Inspetor-Geral
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Fortalecer o Escritório do IG
Supervisão por uma comissão de
auditoria externa, em conformidade
com padrões globais
Expandir o papel da Junta de
Auditores Externos para incluir as
funções da comissão de auditoria
externa
Avaliação
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A avaliação é uma responsabilidade
básica e uma função do desempenho
Atualmente, somente financiada por
alguns doadores de fundos específicos
Mais eficiente quando subcontratada
do que quando conduzida por equipe
interna
A ênfase da avaliação deve estar no
aprendizado e na melhoria, e não no
controle
Reformulação do orçamento de
treinamento
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A OEA precisa de um orçamento de
treinamento
A prioridade mais importante
identificada na pesquisa de pessoal
Necessária para a implementação de
todas as melhorias do processo
empresarial
Inclui temas como treinamento em
ética, recomendado pelo BEA, e
orientação básica para os novos
funcionários
Equilíbrio de receitas e despesas

Três conjuntos de medidas recomendados
acarretarão novas despesas significativas:
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Fortalecimento do Escritório do Inspetor-Geral
Função de avaliação
Orçamento de treinamento reformulado
Proposta de provimento de fundos adicionais
por meio de três medidas importantes
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Remoção do desconto por pagamento
antecipado
Aplicação mais estrita dos custos diretos
Aumento da RCI a partir de 2016
Desconto por pagamento
antecipado
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Claramente atendeu a uma
necessidade em um momento de
problemas de fluxo de caixa crítico
Mas ao “custo” de cerca de
US$5,5m para a OEA desde 2000
US$533.000 descontados em 2013
Recomendado pelo BEA
Precisa da aprovação na AG
Extrordinária
Custos diretos
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
Atualmente, os custos diretos estão
sendo debitados a menos
A definição de custos diretos é ampla
e sua aplicação, subjetiva
Tanto as equipes do programa como
os doadores dos fundos específicos
desejam manter os custos diretos
baixos, mas com isso se escondem
os custos reais e se taxa
significativamente o Fundo Ordinário
Recuperação dos custos indiretos
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As taxas atuais de 11% e 12% não
refletem os custos reais
É preciso financiar os custos do
Inspetor-Geral e de avaliação,
atualmente não custeados
Propor aumento no padrão de 13%
das Nações Unidas para todos os
novos acordos em vigor em 2016
Propor também a introdução de um
mínimo de RCI para os pequenos
projetos
Possíveis reduções de despesas
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Limitar o número de funcionários participantes de
reuniões internacionais
Reduzir a frequência de certas reuniões
internacionais e realizar um número maior delas
virtualmente
Negociar divisão do aluguel com os Estados sede de
todos os escritórios nacionais; e/ou
Compartilhar aluguel dos escritórios nacionais com
outras organizações interamericanas
Adiar novos mandatos até os custos e os recursos
de financiamento serem totalmente identificados
Repensar o número e tamanho de relatórios para os
Estados membros ao que eles precisam
Plano de Capital da OEA 2015-2018
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Um plano de capital abrange
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Medidas de capital de longo prazo, como
reformas de prédios e manutenção
adiada
Uma vez a cada década, medidas
excepcionais, como os custos de
transição do SG e reposição do fundo de
reserva; e
Medidas de modernização que incluem
sistemas de TI, contabilidade de
exercício, reforma de compras e
modernização da gestão de RH
Modernização das medidas de
capital

A atualização da TI é a base da
modernização e simplificação em três
outras áreas
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Conversão para a contabilidade de
exercício
Simplificação de compras
Gestão moderna de recursos humanos
No total, serão necessários cerca de
US$8m, dos quais US$4m para TI e
US$1,5m para contabilidade de
exercício (IPSAS não plenas)
Cartões corporativos de compras:
US$15
Recursos humanos
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Cortes sucessivos deixaram lacunas
críticas e expuseram a OEA
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Iniciar com Visão Estratégica
Depois, desenho organizacional
Depois, análise das capacidades e das
lacunas
Exame da classificação
Adaptação das pessoas às tarefas
Processo de 3-4 anos, inclusive
atualização do quadro regulatório de
recursos humanos
Antecipar outros temas para além de
2015
Novo sistema de cotas
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Quatro opções
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Nenhuma mudança
Fixar a contribuição dos EUA em cerca de
US$49m e 49%, e aumentar as restantes
até US$100m
Deixar o orçamento total em US$83m,
reduzir a cota dos EUA para 49% e
aumentar as restantes até US$83m
Deixar todas as contribuições, menos a dos
EUA, em US$34m, reduzir a dos EUA para
49% e reduzir o orçamento total para
US$66m
Gestão da mudança

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A mudança é sempre desconfortável
A mudança deve ser administrada
ativamente
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Ter um plano (com base em uma visão clara
Comunicar para envolver
Implementar (por meio de empoderamento)
Monitorar o andamento e ajustar
Equipe de implementação
Ombudsman da modernização da gestão