III ENCONTRO CIENTÍFICO E SIMPÓSIO DE EDUCAÇÃO
UNISALESIANO
Educação e Pesquisa: a produção do conhecimento e a formação de
pesquisadores
Lins, 17 – 21 de outubro de 2011
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO
Denis Domingos Soares – [email protected]
Eduardo Ribeiro de Souza – [email protected]
Mariana Fernandes Soares – [email protected]
Prof. M.Sc. Everton Rodrigo Salvático Custódio – [email protected]
RESUMO
O objetivo deste artigo é apresentar uma visão teórica sobre o uso da tecnologia de
informação que possibilite uma melhor compreensão de seu papel dentro das
organizações. Também se pretende lançar algumas questões a respeito da
utilização da tecnologia da informação como ferramenta de gestão e um diferencial
competitivo no mercado atual.
Palavras chave: Tecnologia da informação, Sistema de Informação, competitividade.
INTRODUÇÃO
Durante o início desse milênio houve uma grande mudança no papel da
Tecnologia da Informação (TI) nas organizações. A tecnologia da informação passou
de um papel comum e restrito nas empresas, tornando- se uma ferramenta de
gestão essencial para dar suporte administrativo, a TI se tornou um elemento
indispensável às atividades das empresas, integrando-se aos serviços e produtos
das empresas, tornando-se por vezes o próprio negócio (como no caso das lojas
virtuais na Internet onde consumidores podem comprar serviços e produtos).
Entre os movimentos recentes da área de TI nas empresas também são
usados softwares de apoio a gestão empresaria e tomada de decisões: Just in Time;
Kanban; ERP; MRP; OPT Supply Chain Management e CRM–Customer
Relationship Management dentre outros.
O artigo apresentará alguns conceitos relacionados à utilização de TI pelas
empresas e seu histórico, relacionando as vantagens competitivas e aos níveis de
decisão da organização. A partir desses conceitos, é elaborado e apresentado o
modelo de gestão detalhado os tipos de sistemas de informação disponíveis na
atualidade.
1
T I E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA A GESTÃO EMPRESARIAL
Para SILVA (2011) o departamento de TI era colocado como uma área linha
(pressupondo a ligação direta com os clientes) e não como staff (área de apoio),
assim como os departamentos de Recursos Humanos, Marketing / Vendas,
Produção / Serviços, Financeiro / Contábil, Logística / Materiais.
Porém esta visão vem sendo reformulada, sobretudo à medida que as
organizações observam que a TI deve ser pensada de modo a gerar soluções que
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contribuam com os seguintes aspectos: Organizar dados intra e interdepartamentais,
gerar informações em nível de ambiente e sistema, propiciar subsídios para a
tomada de decisão na organização, possibilitar novas formas de comunicação com
clientes e fornecedores, otimizar as rotinas operacionais, táticas e estratégicas,
contribuir com a otimização/redução de custos na organização e contribuir com a
gestão do conhecimento na organização.
Nesta nova visão, a tecnologia da informação torna-se cada
vez mais estratégica para a organização e passa a ter
características
de
apoio
aos
diversos
processos
organizacionais, em cada fase do clico de gestão
(planejamento, organização, direção e controle). (SILVA,
2011).
2
A INTERNET COMO VEÍCULO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO
A Internet como veículo é essencial e indispensável, visto que seu
crescimento influi diretamente na evolução das novas tecnologias da informação,
propiciando cada vez mais a redução de custo e conectando em tempo real,
empresas e pessoas ao redor do mundo, e possibilitando um atendimento
diferenciado e personalizado.
3
PRINCIPAIS SOFTWARES DE APOIO A GESTÃO EMPRESARIAL
De acordo com Martins; Alt (2005) o desenvolvimento de softwares é uma
função muito importante para as empresas conseguirem atingir seus objetivos, se
tornando uma vantagem competitiva em relação à concorrência.
Existem softwares que auxiliam os gestores nas empresas: Just in Time;
Kanban; ERP; MRP; OPT dentre outros, que garantem a eficácia do processo
logístico em todas as suas áreas.
3.1
JUST IN TIME
Segundo Silva (2011) Just in time (JIT), significa produzir os itens
necessários, nas quantidades necessárias e no momento necessário, é uma
abordagem empresarial que diz não ao desperdício e ao retrabalho.
De acordo
com o autor, JIT significa qualidade perfeita e estoque zero com produção de bens e
serviços no exato momento em que são necessitados, evitando estoques parados
ou clientes insatisfeitos com a demora no processo produtivo.
O sistema JIT tem
como objetivo fundamental a melhoria contínua do processo produtivo. [...]
(CORREA; GIANESI, 1993)
3.2
KANBAN
Segundo Slack; et al (2002) Kanban é responsável por controlar a
transferência do material de um estágio a outro de uma determinada operação.
Kanban, palavra japonesa que significa sinal, utiliza cartões para sinalizar que
há necessidade de se produzir mais. Na forma mais simples, seu funcionamento
consiste no uso de cartões por um estágio de produção para avisar ao seu estágio
de produção antecessor (também chamado como fornecedor) que está precisando
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de mais material. Cada estágio de produção mantém um contentor de estoque com
a quantidade necessária de material para ser processados. Cada um desses
contentores possui um cartão com a descrição do material, a quantidade e
localização exata.
Quando um estágio de produção requer mais material, ele envia o contentor
de estoque para o seu fornecedor. A chegada de um contentor vazio é o sinal para o
início da produção naquele estágio fornecedor. Terminada a produção, o contentor é
encaminhado para o estágio de produção que solicitou também chamado de cliente.
Há diferentes tipos de Kanban como: Kanban de movimentação; Kanban de
produção e Kanban do fornecedor. Todos os tipos de Kanban partem do mesmo
principio, de que quando se recebe um Kanban dispara a movimentação, produção
ou fornecimento de uma unidade.
De acordo com Slack et al (2002) existem dois procedimentos que são mais
utilizados no uso dos Kanbans, são eles: sistema de cartão único e sistema de dois
cartões. O que mais se utiliza é o sistema de cartão único por ser menos complexo e
fácil de operar.
3.3
ERP
Segundo Slack et al (2002) ERP (enterprise resource planning), é um
software que integra a base de dados de todas partes da organização em um único
sistema, interligando todos os departamentos e possibilitando maior fluxo de
informações.
Antes do ERP, as empresas tinham um sistema para cada departamento,
muitos desenvolvidos internamente. Criava-se uma verdadeira colcha de retalho,
pois nenhum desses sistemas se falava e as informações não fluíam pela empresa.
Com a integração, a companhia passa a ter mais controle do negócio. Além de mais
velocidade para atender o mercado, softwares integrados como, por exemplo, o
ERP, reduz custos operacionais e elimina erros e faz com que os negócios sejam
mais bem controlados.
De acordo com Sá (2010) o ERP automatiza as tarefas envolvendo a
performance de um processo, tal qual a finalização de um pedido, o qual envolve
pegar o pedido de um cliente, enviá-lo e cobrá-lo. Com o ERP, quando um
representante recebe o pedido de um cliente, ele ou ela, tem todas as informações
necessárias para completá-lo. Todas as pessoas na empresa enxergam o mesmo
conteúdo e têm acesso a um único banco de dados que guarda o novo pedido do
cliente.
Quando um departamento termina a sua parte em um pedido, este é enviado
automaticamente para o próximo departamento via ERP. Para saber em que ponto
está um pedido, em um determinado momento, é só checar no ERP. O processo se
move rapidamente dentro da organização, e os clientes recebem seus pedidos o
quanto antes. O ERP consegue aplicar essa mesma rotina à maioria dos processos
empresariais, mantendo os funcionários informados sobre seus benefícios ou sobre
decisões financeiras em geral.
O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e funções em
uma empresa em um único sistema de informações que passa atender a todas as
necessidades da empresa. Por exemplo, um melhor recebimento de pedidos.
3.4
MRP
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De acordo com Ritzman; Krajewski (2004) MRP (materials requirements
planning), planejamento das necessidades é um sistema de informação
computadorizado desenvolvido para auxiliar as empresas na administração de seus
estoques de demanda dependente e programar pedidos de reposição.
Segundo Slack; Chambers e Johnston (2002) o MRP ajuda a empresa
calcular a quantidade de material que se necessita, e em que momento, para que se
possa providenciar o material a tempo. Para fazer esse cálculo utiliza os pedidos já
confirmados, e também as previsões de pedidos que a empresa espera receber.
O objetivo do MRP é reduzir o nível de estoque, utilizando de uma maneira
mais eficaz sua mão - de - obra, não desperdiçando tempo e matriais, e
consequentemente satisfazer os clientes, com material na quantidade desejada e no
tempo previsto.
Com o ótimo resultado que o sistema MRP proporciona a empresa na área de
operações, perceberam que poderia ser usado em outras áreas da empresa. O MRP
evoluiu para MRP II (manufacturing resource planning), planejamento dos recursos
de manufatura que permite que as empresas avaliem sua área financera.
De acordo com Ritzman; Krajewski (2004) as informações obtidas com o MRP
II são usadas nas áreas de manufatura, compras, marketing, finanças, contabilidade
e engenharia. O MRP II ajuda a empresa a desenvolver e controlar seu plano de
negócios geral considerando suas vendas, capacidades de fabricação e restrições
do fluxo de caixa.
3.5
OPT
Segundo Slack; Chambers e Johnston (2002) OPT (optimized production
technology) ou tecnologia de produção otimizada é uma técnica computadorizada
que auxilia a programação dos sistemas de produção com base nos gargalos.
Os gargalos são recursos cuja capacidade de produção é igual ou menor do
que a demanda do processo e recursos não-gargalos são qualquer outro recurso
cuja capacidade de produção é maior do que a demanda colocada nele.
A ferramenta OPT se baseia em alguns itens da manufatura para verificar
como esta trabalhando a empresa, esses processos são: produtos das vendas;
estoque e despesa operacional.
Utilizando a ferramenta OPT para que uma empresa consiga maximizar seu
lucro, é necessário que se aumente o fluxo da produção e ao mesmo tempo se
reduzam os estoques e as despesas operacionais.
A empresa que utiliza a ferramenta OPT busca sanar problemas como: atraso
na produção, alto estoque global, utilização de horas-extras para vencer os prazos
de entrega, paradas na produção por falta de componentes ou matérias–primas.
3.6
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM)
Supply chain management é uma ferramenta para o planejamento e execução
das atividades da cadeia de fornecedores, assegurando um fluxo coordenado dentro
da empresa e entre as demais empresas. Estas atividades incluem o fluxo de
matéria prima e peças, manufatura e montagem, trilha de inventários e estoques,
entrada e gerenciamento de ordens, distribuição através dos canais e entrega ao
cliente. O objetivo primário do SCM é reduzir os custos do fornecimento, melhorar as
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margens dos produtos, aumentar a capacidade produtiva e melhorar o retorno dos
investimentos.
3.7
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM)
CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e antecipação das
necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma empresa. Do ponto de vista
tecnológico, CRM envolve capturar os dados do cliente ao longo de toda a empresa,
consolidá-los em um banco de dados central, analisar os dados consolidados,
distribuir os resultados desta análise aos vários pontos de contato com o cliente e
usar essa informação ao interagir com o cliente.
4
DIFERENÇA ENTRE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (SI) E TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO (TI)
Os primeiros autores que trataram dos SI/TI, e da organização, imaginaram
que a tecnologia da informação teria o potencial e o poder para levar informação
imediata dos setores mais remotos da empresa até a alta administração.
O papel dos executivos na organização é tomar decisões sobre as atividades
diárias que levem ao sucesso num futuro incerto. Essa é uma tarefa que está
intimamente ligada à informação
Sistemas de Informação (SI) podem ser definidos como um conjunto de
elementos ou componentes inter-relacionados que coleta, armazena, processa e
distribuem dados e informações com a finalidade de dar suporte às atividades de
uma organização (planejamento, direção, execução e controle) (Laudon e Laudon,
2001).
Já a Tecnologia da Informação (TI) refere-se às tecnologias de computadores
e telecomunicações utilizadas nas organizações, incluindo aquelas relacionadas ao
processamento e transmissão de dados, voz, gráficos e vídeos (Applegate,
McFarlan, e McKenney, 1996).
Apesar dos conceitos estejam diretamente relacionados, e varias vezes
utilizados como sinônimos, eles não são equivalentes. Pode-se dizer que há um
ponto de encontro entre os dois conceitos, que trata da utilização de TI em sistemas
de informação. Entretanto, existem partes de um sistema de informação que não
“são TIs”, tais como os procedimentos envolvidos e meios não informatizados de
manipulação e transporte de dados. Da mesma maneira, a TI também inclui
tecnologias de conexão (redes), comunicação de dados, voz e imagens não
diretamente ligados a usos em sistemas de informação.
Neste artigo usaremos o termo “TI” por ser de uso mais corrente,
representando toda a utilização de tecnologias de informação em empresas,
incluindo-se os sistemas de informação informatizados.
5
A TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA PARA TOMADA
DE DECISÕES
Segundo Alves; Almeida; Torquete (2008) qualidade das informações, assim
como a velocidade com que se tem acesso às mesmas é essencial para a
sobrevivência das empresas em uma economia competitiva e globalizada. Diante
dessas necessidades imposta por um mercado competitivo, ferramentas
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tecnológicas, desenvolvidas para suprir problemas específicos, são cada vez mais
necessárias.
O uso da TI, pelos profissionais administrativos e de nível gerencial,
possibilitam uma tomada de decisões mais coesa e segura, devido ao detalhamento
de informações obtidas através da interoperatividade propiciada por esse sistema.
Para prover informações pertinentes ao processo de tomada de decisão de
casa nível organizacional, o Sistema de informações foi subdividido de acordo com
os níveis decisórios:
a) Sistemas de processamento de transações (SPT); Os SPTs (sistemas
de processamento de transações) são os maiores produtores de
informações, e são requisitados pelos outros sistemas. Automatizam
funções do nível operacional, na linha de frente do negócio da
organização. Tem como característica processar um grande volume de
dados, tanto de entrada, quanto de saída, bem como muita
necessidade de armazenamento. Necessita de um processamento
preciso. Pelo fato de muitos usuários acessarem, tem-se problemas
com a segurança dos dados. São chamados também de sistemas de
missão crítica. Como exemplo, temos: contas a pagar, contas a
receber controle de materiais, folha de pagamento e contabilidade.
b) Sistemas de Informações Gerenciais (SIG); O objeto de estudo deste
artigo é analisar os sistemas de informações gerenciais, e será
constituído de levantamentos do porque utilizar o SIG, sua importância
para as organizações, aspectos que fortalecem a tomada de decisão e
os benéficos que traz para a organização dando apoio a tomada de
decisão. Inúmeros conceitos de sistemas de informações gerenciam
foram encontrados no decorrer da pesquisa, conforme definições no
tópico seguinte, para melhorar a compreensão do leitor sobre o que é o
SIG.
c) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD). Os sistemas de apoio à decisão é
uma forma de modelo de dados para tomada decisões de qualidade
baseados no mesmo, ou seja, para tomar a decisão certa se baseia na
qualidade dos seus dados e a capacidade de filtrar, analisar e
descobrir as tendências nas quais podem ser criadas soluções e
estratégias de auxílio na tomada de decisão. Sistemas de apoio à
tomada de decisão podem ser considerados os sistemas que possuem
interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos
para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de
decisão.
6
AS MUDANÇAS GERADAS PELA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
A implantação da tecnologia da informação vem alterando o ambiente
organizacional sistematicamente a partir da década de 50, ocasionando bruscas
mudanças no cenário empresarial.
Gerando grandes mudanças em nossa saciedade, a tecnologia esta
encurtando distâncias e permitindo que outros mecanismos assumam e executem
funções altamente complexas reduzindo assim, tempo e esforços humanos em sua
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execução.
O impacto de sua utilização no modo de vida das pessoas, a maneira como
elas executam suas tarefas e se relacionam entre si de uma forma geral, tem sido
tão marcante que muitos autores consideram que estamos vivendo "a era da
informação".
O atual cenário exige gestores altamente munidos de dedicação e empenho
para fazer com que as informações cheguem no tempo certo às pessoas certas.
7
O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SOBRE O AMBIENTE
DAS ORGANIZAÇÕES
Essa capacidade de gerar impacto existe devido às inúmeras facilidades que
estes sistemas podem nos oferecer em nossas rotinas empresariais. E para que isto
fique mais bem entendido citarei exemplos de algumas funções possíveis de serem
executadas.
Uma delas é a sua aplicação para a tomada de decisões e a solução de
problemas relacionados com a vantagem competitiva das empresas. Desta maneira
estes sistemas concentram-se na garantia da prosperidade da empresa bem como a
sua sobrevivência no mercado. O Objetivo destes mecanismos é oferecer condições
para competir no mercado de igual para igual com seus concorrentes ou substitutos
em geral.
A utilização da TI permite uma relação mais estreita entre empresa e
fornecedores, na medida em que qualquer pedido ou sugestão da parte da empresa
é possível de ser atendida ou apenas testada pelos fornecedores, assim permitindo
uma modificação na maneira de pensar e de agir dos produtores e consumidores.
8
VANTAGEM COMPETITIVA
A tecnologia da informação proporciona às organizações, profissionais,
usuários e a sociedade maior capacidade para ampliar, adquirir, manipular e
comunicar informações referentes aos negócios, vida profissional e pessoal de
todos. Permite ultrapassar todo um conjunto de barreiras na medida em que existe
uma nova maneira de pensar, pois em tempo real é possível às empresas agirem e
reagirem rapidamente aos clientes, mercados e concorrência.
Luppi (2008) destaca quatro tipos principais de sistemas que atendem
diversos níveis organizacionais: sistemas do nível operacional, que dão suporte a
gerentes operacionais em transações como vendas, contas, depósitos, fluxo de
matéria prima etc. Sistemas do nível de conhecimento envolvem as estações de
trabalho e automação de escritório a fim de controlar o fluxo de documentos.
Sistemas do Nível Gerencial atendem atividades de monitoração, controle,
tomadas de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. Temos
ainda os sistemas de nível estratégico, que ajudam a gerencia sênior a enfrentar
questões e tendências, tanto no ambiente externo como interno a empresa.
A informação possui extrema importância no apoio as estratégias e processos
de tomada de decisões, bem como no controle das operações empresariais. Sua
administração consiste inicialmente em identificar as necessidades e requisitos da
informação, coleta de dados, classificação, tratamento e armazenamento dos
mesmos. Onde desta maneira são desenvolvidos produtos e serviços de informação
que são disseminados estrategicamente na organização.
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CONCLUSÃO
As empresas atuam em um ambiente competitivo e acirrado, em busca de
novos clientes, produtos e de novas estratégias para reduzir custos operacionais e
aumentar o retorno sobre o capital investido agregando valor ao produto satisfazer o
cliente. Ao decorrer dos anos são criados métodos e implantado vários tipos de
tecnologias que ajudam ao gestor tomar decisões para o melhor andamento da
organização, sendo que nas últimas décadas os sistemas de informação foram
essenciais para auxiliar o gestor neste processo decisório dando agilidade aos
processos e maior exatidão nas informações coletadas. Os sistemas de informações
são classificados em: Sistemas de processamento de transações, gerenciais, de
apoio à decisão e para executivos. Estes têm o objetivo de relatar o gestor das
situações que a empresa encontra – se e os possíveis riscos operacionais que esta
sujeita no seu ambiente, sendo que o sistema de informações gerenciais pode ser
considerado o agrupamento dos demais, por ter como principal finalidade o
processamento dos dados em informações para que auxilie o gestor no
desempenho de suas atividades melhorando os resultados da organização, tendo
um visão mais ampla do negócio.
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