SISTEMA DE PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA: A
EXPERIÊNCIA DA JUSTIÇA ELEITORAL
Monografia inscrita no VI Prêmio
Tesouro Nacional, concorrendo ao
tema 3.4. Elaboração e Execução
Orçamentária e Financeira
Outubro de 2001
2
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO
3
2. PROPOSTAS ORÇAMENTÁRIAS
4
2.1. VISÃO GERAL
4
2.2. PROPOSTAS DA UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS
4
2.3. ETAPAS DE APROVAÇÃO DAS PROPOSTAS DAS UOs
5
3. MOTIVAÇÃO
7
4. OBJETIVOS
8
5. DESCRIÇÃO DO SISTEMA
9
5.1. METODOLOGIA DE TRABALHO ANTERIOR
9
5.2. PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA
9
5.3. BREVE HISTÓRICO
11
5.4. AMBIENTE DE DESENVOLVIMENTO
18
5.5. PLATAFORMA PARA IMPLANTAÇÃO
18
5.6. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA
19
5.6.1. METODOLOGIAS DE TRABALHO
19
5.6.2. FUNÇÃO DOS SETORES
22
5.6.3. TIPOS DE USUÁRIO E SUA HIERARQUIA
23
5.6.4. OPERACIONALIDADE DO SISTEMA
24
5.7. TELAS DO SISTEMA
25
5.7.1. CONFIGURAÇÃO DA UO
25
5.7.2. TELA PRINCIPAL
26
5.7.3. CADASTRO DE SETORES
27
5.7.4. DISTRIBUIÇÃO DE CONTAS
28
5.7.5. DETALHAMENTO DE CONTAS
29
5.7.6. ELABORAÇÃO DE JUSTIFICATIVAS
31
5.7.7. GERAÇÃO DA PROPOSTA DO SETOR
32
5.7.8. GERAÇÃO DA PROPOSTA DA UO
33
5.8. PRINCIPAIS CONSULTAS E RELATÓRIOS DO SISTEMA
35
5.8.1. CONSULTAS
35
5.8.2. RELATÓRIOS
37
6. RESULTADOS ALCANÇADOS
39
7. CONCLUSÃO
40
3
1. INTRODUÇÃO
O presente trabalho apresentará o Sistema de Proposta Orçamentária,
desenvolvido pelos servidores da Secretaria de Informática do Tribunal
Regional Eleitoral do Pará. Seu objetivo fundamental é automatizar o processo
de elaboração de Propostas Orçamentárias pelas Unidades Orçamentárias da
Justiça Eleitoral.
Sendo o processo de elaboração de Propostas Orçamentárias altamente
dependente de políticas de contenção e reorganização de gastos, os requisitos
de um sistema que automatize tal processo são freqüentemente alterados. Em
virtude disso, o sistema aqui apresentado já se encontra em sua quarta edição.
Este trabalho analisará cada uma das versões liberadas do sistema,
dando ênfase às melhorias implementadas e aos resultados obtidos com cada
uma, assim como às necessidade que justificaram o desenvolvimento da
versão posterior. O Sistema de Proposta Orçamentária é atualmente utilizado
em toda a Justiça Eleitoral, que compreende os Tribunais Regionais Eleitorais
de todos os Estados, assim como o Tribunal Superior Eleitoral.
4
2. PROPOSTAS ORÇAMENTÁRIAS
2.1. VISÃO GERAL
A Justiça Eleitoral, ramo da Poder Judiciário Federal responsável por
zelar pela Justiça nos assuntos relacionados às Eleições, é composta pelos
Tribunais Regionais Eleitorais e pelo Tribunal Superior Eleitoral. Estes órgãos
são, como o restante dos órgãos ligados ao Poder Judiciário, essencialmente
órgãos geradores de despesas. Não possuem, por sua própria natureza,
receita própria – à exceção do pagamento de eventuais taxas e multas que, no
balanço final, pouco representam sobre o montante movimentado.
Tais gastos devem ser anualmente descritos e justificados, através da
elaboração de um documento chamado de Proposta Orçamentária, onde cada
Tribunal expõe em detalhes seu planejamento para o ano seguinte, incluindo a
natureza de cada gasto, sua forma de cálculo e sua justificativa. Cada Tribunal
Regional Eleitoral, assim como o próprio Tribunal Superior Eleitoral, possui
independência para elaborar seu planejamento para o exercício (ano) seguinte.
2.2. PROPOSTAS DAS UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS
A elaboração da Proposta Orçamentária de um dos órgãos da Justiça
Eleitoral, genericamente chamados de Unidades Orçamentárias – UOs,
consiste na seleção de contas e atribuição de seus valores respectivos, em
moeda corrente. Tais contas nada mais são do que um bem ou serviço, para
aquisição ou manutenção, como papel ou computadores. Estas contas estão
organizadas hierarquicamente em Programas, Elementos, Itens e Subitens,
sendo este último nível o conjunto de serviços e bens que podem ser descritos
na Proposta Orçamentária da UO. Os Subitens são classificados em
5
Programas, Elementos e Itens específicos, visando a organização e definição
da natureza de cada gasto. Assim sendo, o termo ‘conta’, utilizado daqui por
diante neste trabalho, se refere ao polinômio Programa-Elemento-ItemSubitem.
A
Unidade
Orçamentária,
Orçamentária
deve
descrever,
em
sua
Proposta
as quantidades das contas desejadas (por exemplo, 500
resmas de papel A4) e definir valores unitários para as mesmas, ou seja,
quanto tais bens ou serviços custam no âmbito da UO. Em adição à
especificação de quantidades e valores unitários, as Unidades Orçamentárias
também devem redigir textos para justificar os gastos em questão. Ao conjunto
de todos os pedidos de contas, encaminhados com suas justificativas,
chamamos de Proposta Orçamentária. Sua elaboração e posterior envio ao
Tribunal Superior Eleitoral, para análise, obedece um calendário predefinido.
2.3. ETAPAS DE APROVAÇÃO DAS PROPOSTAS DAS UOs
Uma vez feita a recepção das Propostas Orçamentárias das UOs, estas
são, então, consolidadas pelo Tribunal Superior Eleitoral, que apresenta a
proposta final da Justiça Eleitoral ao Ministério do Planejamento, para
considerações posteriores, visando sua aprovação e subsequente envio dos
recursos descritos aos Tribunais que os orçaram.
O processo de elaboração das Propostas Orçamentárias, contudo, não é
feito em apenas um passo. Na verdade, as UOs devem refazer suas propostas
de acordo com sugestões de adaptação feitas ora pelo próprio TSE , ora pelo
Ministério do Planejamento. Em geral, esse processo de envio e reenvio de
Propostas ajustadas pode chegar a quatro etapas, a saber:
6
•
A primeira Proposta Orçamentária (chamada de IDEAL) é enviada
pela UO ao TSE;
•
Feitas as primeiras recomendações pelo TSE, usualmente cortes a
serem feitos em determinadas contas, as UOs devem refazer suas
Propostas, gerando um segundo documento (a Proposta REAL);
•
A proposta REAL é novamente analisada pelo TSE, que envia então
percentuais específicos de cortes nas contas detalhadas pelas UOs.
Feitos os cortes indicados, as UOs geram um terceiro documento (a
proposta SOF/TSE);
•
A proposta SOF/TSE é analisada no Ministério do Planejamento,
onde os últimos cortes são sugeridos, de acordo com as diretrizes
adotadas para o novo exercício, gerando uma nova Proposta
Orçamentária (chamada de SOF/MP), que é a Proposta a ser
colocada em votação no Congresso Nacional.
É importante frisar que nem sempre todas as etapas supracitadas são
efetivamente executadas. Algumas vezes, uma das etapas intermediárias é
omitida, por ser considerada desnecessária, ou por limitação de tempo, dado
que cada volta da Proposta Orçamentária a sua UO de origem demanda um
tempo razoável para novo cálculo de contas.
7
3. MOTIVAÇÃO
Até o ano de 1997, as UOs contavam apenas com um sistema
desenvolvido pelo TSE para a elaboração de suas Propostas Orçamentárias.
Este sistema possuía o inconveniente de exigir que o setor orçamentário de
uma UO o alimentasse com os dados já consolidados de todos os outros
setores. Em outras palavras, se X setores da UO pedissem uma determinada
conta (como computadores, por exemplo), estes setores deveriam enviar tal
pedido ao setor orçamentário, que seria encarregado de consolidar todos os
pedidos e lançar tais dados no sistema.
Esta consolidação, que incluía a consolidação de quantidades, valores e
justificativas, era feita manualmente, sendo uma árdua tarefa para o setor
orçamentário. Cada UO obtinha os dados necessários dos setores, da forma
que achasse mais apropriada. Todas, contudo, viam-se sobrecarregadas no
momento da consolidação desses dados.
Em geral, independentemente da forma utilizada para a coleta dos
dados dos setores solicitantes, o procedimento de elaboração das propostas
orçamentárias seguia basicamente os seguintes passos:
•
Os setores de cada UO elaboravam suas propostas utilizando-se de
diversos expedientes, em papel ou meio magnético, tais como
formulários pré-impressos, memorandos e documentos elaborados
em editores de texto ou planilhas eletrônicas, entre outros;
•
Em seguida, o setor orçamentário consolidava manualmente essas
informações e as digitava no sistema disponibilizado pelo TSE;
•
Após a digitação dos dados no sistema, o arquivo com o banco de
dados era enviado à Secretaria de Orçamento e Finanças do TSE,
8
que
então
consolidava
os
dados
de
todas
as
Unidades
Orçamentárias para obter os valores da Justiça Eleitoral como um
todo.
Neste cenário surgiu a proposta para o desenvolvimento de um sistema
que permitisse a coleta dos dados a partir dos setores solicitantes e que fizesse
a consolidação desses dados automaticamente, diminuindo sobremaneira o
trabalho do setor orçamentário. Este foi o ponto de partida para o sistema
objeto deste trabalho.
4. OBJETIVOS
Os principais objetivos do Sistema são:
•
Automatizar a captação dos dados dos setores relativos à previsão
de despesas para um determinado ano de exercício, provendo a
padronização dos procedimentos e do formato da informação;
•
Permitir ao setor orçamentário acompanhar a elaboração das
propostas setoriais, a fim de que possa detectar distorções e outras
incorreções e apontá-las ao setor em questão para que este proceda
com os devidos ajustes em tempo hábil;
•
Consolidar as informações oriundas dos setores, dando origem à
proposta da Unidade Orçamentária;
•
Disponibilizar
com
celeridade
as
propostas
das
Unidades
Orçamentárias para o TSE, a fim de que este possa proceder com a
análise destas e, posteriormente, sua consolidação, dando origem à
proposta orçamentária da Justiça Eleitoral.
9
5. DESCRIÇÃO DO SISTEMA
5.1. METODOLOGIA DE TRABALHO ANTERIOR
Como já foi dito anteriormente, até 1997 as UOs elaboravam suas
Propostas Orçamentárias com o sistema desenvolvido pelo TSE, o qual era
utilizado apenas pelo setor orçamentário de cada UO. O sistema exigia um
nível de detalhamento macro dos dados, consolidados em nível de elemento de
despesa. Tal detalhamento era fundamental para subsidiar a análise de cada
proposta pelo TSE.
O sistema, entretanto, implicava em alguns graves problemas , a saber:
•
Propostas com quantidades e valores elevados;
•
Justificativas com teor insuficiente;
•
Atraso na entrega da proposta da UO ao TSE devido a dificuldade
para consolidar os dados obtidos;
•
Dificuldade para realizar o realinhamento da proposta, quando
solicitado pelo TSE, devido a falta de indicação de quais despesas
eram prioritárias a um determinado setor, podendo ocasionar
prejuízos ao mesmo.
Neste cenário surgiu a solicitação do setor orçamentário do TRE-PA à
Secretaria de Informática para o desenvolvimento de um sistema, com o intuito
de suplantar as dificuldades identificadas.
5.2. PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA
O desenvolvimento de qualquer sistema informatizado requer a imersão
dos analistas de sistemas na área de interesse do sistema, envolvendo tanto a
leitura de publicações específicas como a análise dos documentos, relatórios e
10
gráficos, dentre outras publicações geradas e/ou manuseados pelo solicitante
no seu ambiente de trabalho. A realização de entrevistas também é outro
importante recurso, sendo muito utilizado tanto para obter informações iniciais
do sistema como para esclarecer dúvidas remanescentes de ambas as partes
no decorrer do processo.
Todos os recursos supracitados foram utilizados pela equipe de
desenvolvimento junto ao setor orçamentário do TRE-PA, Coordenadoria de
Orçamento e Finanças, a fim de delinear claramente os objetivos e a
abrangência do sistema. De posse dessas informações preliminares, antes de
partir para o desenvolvimento do sistema de proposta orçamentária, algumas
precauções foram tomadas a fim de evitar esforços repetitivos e, portanto,
desnecessários, quais sejam:
•
O TSE foi consultado para saber se havia a possibilidade de seu
sistema contemplar as novas funcionalidades requeridas pelo setor
orçamentário;
•
Foi verificado junto aos demais TREs se algum sistema com o
mesmo fim já havia sido desenvolvido;
•
Foi verificado junto a outros órgãos da administração pública federal,
os quais utilizam o sistema SIDOR, responsável pela compilação de
dados relativos a propostas orçamentárias, se algum sistema com o
mesmo fim já havia sido desenvolvido.
Tendo
obtido
todas
as
respostas
negativas,
decidiu-se
pelo
desenvolvimento do sistema, o que exigiu a dedicação exclusiva da equipe por
um período de 5 (cinco) meses, aproximadamente.
11
5.3. BREVE HISTÓRICO
O sistema encontra-se, atualmente, em sua quarta edição. Ao longo
destes anos, desde sua primeira edição lançada em 1998, o sistema vem
sofrendo aprimoramentos técnicos e operacionais de modo a torná-lo cada vez
mais abrangente quanto ao atendimento das necessidades dos usuários. A
seguir, é exposto um breve histórico.
•
1998 - 1ª edição: ano de exercício de 1999
Em 1998 foi desenvolvida a primeira edição, a qual era composta
por 3 (três) subsistemas: Sistema de Preparação de Necessidades –
SPN, Sistema de Levantamento de Necessidades – SLN e Sistema de
Consolidação de Necessidades – SCN, sendo que seu uso ficou restrito
ao TRE-PA. Abaixo são apresentados os principais objetivos de cada
sistema.
-
SPN: permitir ao setor orçamentário a distribuição das contas,
constantes no plano de contas disponibilizado pelo TSE, as
quais poderiam ser solicitadas pelos demais setores em sua
proposta orçamentária;
-
SLN: permitir a cada setor da unidade orçamentária o
lançamento das despesas previstas em nível de subitem, com
dados de quantidade, valor unitário e justificativa em sua
proposta orçamentária, bem como a prioridade de tal despesa
com o intuito de facilitar o realinhamento da proposta pelo
setor orçamentário, quando da necessidade de corte indicado
pelo TSE;
12
-
SCN: permitir ao setor orçamentário a consolidação das
propostas orçamentárias setoriais, resultando na proposta da
UO, bem como a exportação dos dados consolidados em nível
de elemento de despesa para o sistema do TSE utilizado
naquela época.
No intuito de facilitar a utilização dos subsistemas pelos usuários,
proporcionando-lhe uma interface mais familiar, bem como viabilizar a
troca de dados com o sistema do TSE, foram utilizadas as mesmas
ferramentas para seu desenvolvimento, quais sejam: linguagem de
programação Visual Basic 4.0 e Banco de Dados Access 2.0.
Abaixo, podem ser visualizadas as principais dificuldades
encontradas
pelos
usuários
dos
subsistemas
e
os
resultados
alcançados.
Principais dificuldades encontradas
Pelo setor orçamentário:
1. Utilização de 2 (dois) subsistemas, SPN e SCN, que por um certo
tempo gerou dúvida acerca de quando deveria ser utilizado um ou
outro subsistema, visto que contemplavam etapas distintas;
Pelos demais setores da UO:
2. Resistência à utilização de um novo sistema informatizado;
3. Pouca ou nenhuma familiaridade com a matéria orçamentária;
4. Dificuldade para lançar as despesas na proposta de acordo com o
plano de contas.
Principais resultados alcançados
1. Celeridade no processo como um todo;
2. Padronização da forma de lançamento dos dados;
3. Correção dos valores calculados;
4. Justificativas abrangentes contemplando todas as despesas previstas.
13
•
1999 - 2ª edição: ano de exercício de 2000
Em 1999, devido ao êxito de sua utilização, o sistema de Proposta
Orçamentária foi apresentado à Secretaria de Orçamento e Finanças do
TSE, que deliberou pela sua utilização nos demais Tribunais, após a
implementação de determinadas características e funcionalidades que o
tornaria apropriado para o uso em âmbito nacional. A segunda edição
foi, então, desenvolvida, tendo sido contempladas as sugestões
apresentadas.
Esta edição era composta por 3 (três) subsistemas: Sistema de
Levantamento de Necessidades – SLN, Sistema de Consolidação de
Necessidades – SCN e Sistema de Coleta de Preços – SCP. O Sistema
de Preparação de Necessidades – SPN foi descontinuado, tendo sido
incorporadas todas as suas funcionalidades ao Sistema de Consolidação
de Necessidades – SCN. Abaixo são apresentados os principais
objetivos do sistema SCP, único ainda não visto até agora:
-
SCP: permitir a um determinado setor designado pelo setor
orçamentário realizar a coleta de preços das despesas
previstas pelos demais setores em sua proposta a fim
minimizar as possíveis distorções dos valores orçados.
Devido à familiaridade da equipe de desenvolvimento com as
ferramentas utilizadas na versão anterior do sistema – Visual Basic e
Access –, optou-se por desenvolver esta nova edição utilizando as
mesmas ferramentas.
Abaixo, podem ser visualizadas as principais dificuldades
encontradas pelos usuários do sistema e os resultados alcançados.
14
Principais dificuldades encontradas
Pelo setor orçamentário:
1. Na maioria das propostas os setores identificaram quase todas as
despesas previstas em sua proposta como prioritárias, o que dificultou
o realinhamento da proposta quando da notificação da aplicação de
percentuais de corte;
Pelo setor responsável pela coleta de preços:
2. No plano de contas – listagem de contas que cada setor pode solicitar
– muitos dos subitens não tem uma descrição precisa. Um setor, ao
prever despesas com descrição pouco precisa, por exemplo,
microcomputador,
tinha
que
complementar
sua
descrição
na
justificativa. Esta informação, no entanto, não ficava disponível ao
setor responsável pela coleta de preços;
Principais resultados alcançados
1. Flexibilidade na utilização do sistema, adaptando-se a metodologia de
trabalho dos diversos Tribunais;
2. Dados relativos a pagamento de pessoal e benefícios, ambos
relacionados ao RH, eram detalhados em planilhas específicas, cujos
resultados eram transportados automaticamente para a proposta;
3. O TSE passou a visualizar a proposta das UOs com um maior nível de
detalhamento, o que facilitou a análise das mesmas.
Posteriormente,
algumas
adaptações
tiveram
que
ser
implementadas a fim de que o mesmo pudesse ser utilizado para a
elaboração da proposta orçamentária eleitoral referente ao ano de
exercício de 2000.
•
2000 - 3ª edição: ano de exercício de 2001
Embora o sistema tenha facilitado sobremaneira a realização das
atividades pertinentes ao processo de elaboração da proposta
orçamentária, os usuários se ressentiam de algumas limitações, as quais
15
eram decorrentes das ferramentas de desenvolvimento ora utilizadas,
tais como o uso de um banco de dados centralizado e o acesso
simultâneo de vários usuários de um mesmo setor.
Uma vez que o TRE-PA já dispunha naquela época de
ferramentas mais modernas e apropriadas para o porte que o sistema já
atingira, bem como de técnicos capacitados nas mesmas, em 2000
migrou-se o sistema para a linguagem de programação Delphi e Banco
de Dados Oracle. Conseqüentemente, significativa satisfação dos
usuários pôde ser percebida devido à superação das limitações
anteriormente impostas.
Abaixo, podem ser visualizadas as principais dificuldades
encontradas pelos usuários do sistema e os resultados alcançados.
Principais dificuldades encontradas
1. Supressão de algumas funcionalidades, tais como: a importação dos
dados das planilhas específicas do RH e o ajuste da proposta setorial
por conta (subitem);
2. Os demais setores tiveram que elaborar sua proposta com um nível
maior de detalhamento, identificando gastos para manutenção da UO
e para a sua expansão;
3. Limitação do tamanho da justificativa para despesas relativas à
expansão da UO;
Principais resultados alcançados
1. Sistema único, entretanto com opções disponíveis específicas ao perfil
do setor e dos usuários;
2. Banco de dados centralizado
3. Acesso a vários usuários de um mesmo setor simultaneamente
4. Acompanhamento das propostas setoriais em qualquer estágio de sua
elaboração por parte do setor orçamentário.
16
5. Geração de até 4 (quatro) tipos de proposta da UO, conforme a fase
de aprovação em que se encontrava;
6. Envio da proposta da UO ao TSE com transmissão de dados
automática entre os bancos de dados local e remoto via rede de
comunicação de dados da Justiça Eleitoral.
Foi implementado também um subsistema específico para a
Secretaria de Orçamento e Finanças do TSE, a fim de que esta pudesse
acompanhar a transmissão das propostas das UOs e extrair consultas e
relatórios diversos tanto de forma individual (por UO), como conjunta (da
Justiça Eleitoral como um todo).
•
2001 - 4ª edição: ano de exercício de 2002
Em 2001, devido ao êxito da utilização da edição anterior, foi
desenvolvida a quarta edição, tendo sido implementados pequenos
ajustes e disponibilizados novos produtos.
O fato do sistema ter sofrido alterações nesta edição não significa
que o mesmo não esteja estável, visto que as funcionalidades principais
vêm sendo mantidas. Tais alterações derivam de uma relação de
reciprocidade com os usuários: estes são estimulados a apontar
caminhos que conduzam à melhor forma de realizar seu trabalho, tanto
na forma de procedimentos quanto de novos produtos. Em contrapartida,
a equipe de desenvolvimento procura atender as sugestões sempre que
possível.
Abaixo, podem ser visualizadas as principais dificuldades
encontradas pelos usuários do sistema e os resultados alcançados.
17
Principais dificuldades encontradas
1. Ainda não havia sido disponibilizada a importação dos dados das
planilhas específicas do RH;
2. O tamanho da justificativa para expansão ainda era limitado;
Principais resultados alcançados
1. Foi disponibilizada a opção de ajuste da proposta setorial por conta
(subitem);
2. Os usuários do setor orçamentário passaram a realizar a atualização
do plano de contas diretamente no sistema, liberando-os, desta forma,
da dependência da Secretaria de Informática para a realização de
procedimentos específicos ;
3. Foram providas facilidades ao setor orçamentário para o refinamento
do texto das justificativas de elemento a partir das justificativas
elaboradas pelos demais setores nas correspondentes propostas,
agrupando-as num texto só.
O subsistema específico da Secretaria de Orçamento e Finanças
do TSE também passou por adaptações, tendo sido implementados
novos produtos, bem como novas consultas.
Em 2002 haverá eleições gerais, portanto fez-se necessário
adaptar os sistemas – módulo das UOs e módulo do TSE – a fim de
contemplar as características de uma proposta orçamentária eleitoral. As
alterações referem-se basicamente ao detalhamento da despesa em 1º
e 2º turnos (correspondentes aos turnos de uma eleição), sem
identificação de manutenção e/ou expansão. Com isso, o trabalho foi
facilitado.
O problema da limitação do texto das justificativas foi resolvido.
Agora, as justificativas, independentemente de seu tipo, podem ser
redigidas livremente.
18
5.4. AMBIENTE DE DESENVOLVIMENTO
A última edição do sistema foi desenvolvida utilizando-se as seguintes
ferramentas:
•
Linguagem de programação Delphi 5.0 ;
•
Banco de dados Oracle versão 7.3.4;
•
Sistema operacional Windows 95 ou superior/ NT.
Tais ferramentas foram utilizadas por serem um padrão na Justiça
Eleitoral,
além
de
serem
padrão
de
mercado,
apresentando
como
características fundamentais a facilidade e rapidez no desenvolvimento de
aplicações com interface gráfica, no caso do Delphi, e confiabilidade no
armazenamento e integridade dos dados, no caso do Oracle.
5.5. PLATAFORMA PARA IMPLANTAÇÃO
O sistema foi desenvolvido com arquitetura cliente/servidor, sendo
exigidos os seguintes requisitos mínimos para sua implantação:
•
Cliente
-
Pentium 100Mhz, com 32MB de RAM e winchester com 10 MB de
espaço livre;
•
-
Sistema operacional Windows 95 ou superior/ NT;
-
Banco de dados Oracle Client versão 7.3.4;
-
BDE Administrator versão 5.xx.
Servidor
-
Banco de dados Oracle Server versão 7.3.4
A referida plataforma para implantação implica na leveza das estações
clientes, conseqüentemente num baixo custo para implantação. Apenas um
computador com maior capacidade de processamento e armazenamento é
exigido – o servidor de banco de dados.
19
O sistema é instalado nas estações clientes, de onde são originadas
todas as solicitações de dados, cujo processamento é realizado no servidor de
banco de dados. Às estações cliente são retornados apenas os resultados das
operações, sempre de forma transparente ao usuário.
5.6. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA
O Sistema de Proposta Orçamentária na sua edição atual consiste num
único módulo, cujas funcionalidades são acessíveis aos usuários de acordo
com a função que o seu setor desempenha, bem como com seu nível
hierárquico. Também é fundamental para o êxito dos trabalhos que seja
adotada uma das metodologias previstas pelo sistema, que implica na definição
da forma como os setores participarão do processo.
5.6.1. METODOLOGIAS DE TRABALHO
Para que o sistema pudesse ser adotado nacionalmente, foi feito um
estudo para identificar a metodologia de trabalho dos setores orçamentários de
cada uma das UOs. Procurou-se detectar as características e procedimentos
comuns e essenciais a todos os Tribunais, que resultaram em duas
metodologias possíveis de trabalho com o sistema, quais sejam:
•
Centralizada
Esta forma de trabalhar com o sistema pressupõe que a Unidade
Orçamentária
trabalhará
com
poucos
setores,
os
quais
serão
concentradores de contas de um tipo específico. Isto significa que estes
setores serão responsáveis por captar e consolidar as necessidades de
despesas de todos os demais setores do Tribunal correspondentes a um
determinado tipo e, por fim, elaborar as respectivas propostas setoriais
20
especializadas. Por exemplo, a Seção de Controle Patrimonial ficará
responsável por elaborar uma proposta setorial com a previsão de
material permanente de todo o Tribunal. Os concentradores devem
informar tanto as quantidades totais como os valores unitários de todas
as contas solicitadas pelos outros setores da UO.
Abaixo são listadas as vantagens e desvantagens desta
metodologia:
Principais vantagens
1. Pequena quantidade de setores envolvidos. Conseqüentemente
haverá menos servidores a serem treinados, bem como menos
computadores onde o sistema deverá ser instalado;
2. Torna
desnecessária
a
existência
de
um
setor
com
a
responsabilidade específica de coletar os preços dos subitens
solicitados nas propostas setoriais;
Principais desvantagens
4. Os setores concentradores de contas terão uma carga de trabalho
adicional, ao ter que levantar as despesas de sua responsabilidade
junto aos demais setores, devendo consolidá-las para poder lançar
no sistema;
5. Os concentradores poderão gerar suas propostas apenas quando
tiverem informado sua previsão de despesas e justificativas
respectivas, assim como valores unitários;
6. Os setores que não são concentradores de contas ficam sem a
informação dos totais de sua proposta no sistema, visto que suas
despesas previstas foram diluídas na proposta dos setores
concentradores.
Têm adotado esta metodologia os Tribunais de menor porte.
21
•
Descentralizada
Esta metodologia de trabalho pressupõe que a Unidade
Orçamentária trabalhará com um número maior de setores, os quais
poderão prever despesas de diversos tipos. Isto significa que estes
setores serão responsáveis pela previsão apenas de suas próprias
despesas. Por outro lado, os setores poderão prever diferentes tipos de
despesas, aumentando significativamente a quantidade de contas a
detalhar. Por exemplo, a Secretaria de Informática deverá prever suas
próprias despesas com material permanente, bem como com material de
consumo.
A adoção desta forma de trabalho implica na não obrigatoriedade
na informação dos valores unitários das contas. Neste caso, portanto,
haverá a necessidade de se trabalhar com setores que ficarão
responsáveis pela pesquisa de preços das contas que foram solicitadas
nas diversas propostas pelo lançamento de tais preços posteriormente.
Abaixo são listadas as vantagens e desvantagens desta
metodologia:
Principais vantagens
1. Obriga que cada setor envolvido passe a planejar exclusivamente
suas próprias despesas;
2. Por haver um setor específico para pesquisar os preços dos
subitens solicitados, o lançamento desses valores é opcional;
3. Torna mais fácil ao setor executar sua proposta.
Principais desvantagens
1. Por haver uma quantidade maior de setores envolvidos, haverá
mais servidores a serem treinados, bem como mais computadores
onde o sistema deverá ser instalado;
22
2. Torna necessária a designação de um setor com a responsabilidade
específica de coletar os preços dos subitens solicitados nas
propostas setoriais;
Têm adotado esta metodologia os Tribunais de maior porte.
5.6.2. FUNÇÃO DOS SETORES
Definida a metodologia a ser utilizada, devem ser selecionados quais
setores participarão da elaboração da proposta orçamentária e quais atividades
eles deverão realizar. Estão previstas três funções que poderão ser exercidas
pelos setores, quais sejam:
•
Levantar necessidades
O Setor Orçamentário distribuirá contas a este Setor, o qual
deverá levantar suas necessidades de despesa, informando quantidade,
valor unitário (opcional) e justificativas. Ao final do levantamento, o setor
deverá gerar sua proposta;
•
Informar preços
A principal característica desse Setor é que ele não terá contas
distribuídas, portanto não fará levantamento de necessidades e,
conseqüentemente, não poderá gerar proposta. Apenas informará os
valores unitários de contas solicitadas por outro setor ou então
preencherá uma espécie de catálogo geral de contas, com os
respectivos preços;
•
Ambas
Reúne as características das funções anteriores.
23
5.6.3. TIPOS DE USUÁRIO E SUA HIERARQUIA
Definida a função que cada setor poderá exercer, antes de cadastrar os
usuários dos setores envolvidos, faz-se necessário esclarecer que existem
ainda níveis hierárquicos do sistema que limitam as opções acessíveis aos
usuários. Estão previstos os seguintes tipos de usuário:
•
Gerente do Sistema
Este usuário tem como principais responsabilidades:
-
Cadastrar os usuários do setor orçamentário, que efetivamente
farão o gerenciamento das propostas setoriais;
•
Gerar a proposta da UO;
Usuário Orçamento
Este usuário tem como principais responsabilidades:
-
Cadastrar os setores com suas funções específicas;
-
Distribuir as contas para os setores cadastrados – apenas
para os com função “Levantar necessidades” e “Ambas”;
-
Gerenciar as propostas setoriais realizando, se necessário,
ajustes de quantidades e valores unitários nas mesmas;
-
Refinar o texto das justificativas elaboradas pelos setores
agrupando-as em nível de elemento de despesa;
•
Gerente Setor
Este usuário tem como principais responsabilidades:
•
-
Cadastrar os usuários de seu setor;
-
Gerar a proposta setorial.
Usuário Setor
Este usuário tem como principais responsabilidades:
24
-
Levantar as necessidades de despesas de seu setor,
informando quantidade, valor unitário e justificativas– apenas
para
os
setores
que
possuem
a
função
“Levantar
necessidades” e “Ambas”;
-
Informar os preços pesquisados, caso o setor tenha a função
“Informar preços”.
É importante salientar que o setor orçamentário não requer um
usuário dos tipos “Gerente Setor” e “Usuário Setor”, pois o tipo “Usuário
Orçamento” concentra as responsabilidades de ambos. Assim, este
usuário tanto poderá elaborar, como gerar sua própria proposta setorial.
5.6.4. OPERACIONALIDADE DO SISTEMA
Abaixo encontram-se as principais operações a serem realizadas pelos
usuários, de acordo com a função de seu setor e seu nível hierárquico:
Configuração da
UO
Cadastro de
Usuários
Orçamento
Cadastro de
Setores
Distribuição de
Contas a
Setores
Cadastro de
Usuários Setor
Preenchimento
do Catálogo de
Preços
Detalhamento
de Subitens
Elaboração de
Justificativas de
Itens
Geração da
Proposta do
Setor
Informação de
Valores
Unitários
Elaboração de
Justificativas de
Elementos
Ajustes das
Propostas
Setoriais
Geração da
Proposta da UO
Consolidação
das Propostas
pelo TSE
Gerente do Sistema
Gerente do Setor
Usuário do Setor LN
Usuário Orçamento
Usuário do Setor IP
TSE
Figura 1. Fluxo de operações
25
5.7. TELAS DO SISTEMA
5.7.1. CONFIGURAÇÃO DA UO
A primeira atividade a ser realizada no sistema é a configuração da UO.
Esta é feita apenas uma vez no momento da identificação do usuário ao
sistema. Nas próximas vezes que o usuário acessar o sistema, a configuração
anteriormente realizada será exposta, não sendo necessário, portanto,
identificar a UO a cada acesso.
Para iniciar os trabalhos, o usuário com perfil Gerente do Sistema
deverá identificar-se. Esse usuário possui identificação – Login – e senha
padronizadas, quais sejam: usuário MASTER e senha SPO9999SNH, onde
9999 é o ano de exercício. Vale ressaltar que este usuário já estará
previamente cadastrado, bem como o setor orçamentário da UO à qual
pertence.
Abaixo pode ser visualizada a tela de acesso ao sistema:
Figura 2. Tela de acesso ao sistema
O usuário poderá trocar a qualquer momento sua senha, sendo este
procedimento recomendável por medida de segurança.
26
5.7.2. TELA PRINCIPAL
Como foi dito anteriormente, dependendo do usuário que estiver
acessando o sistema, serão mostradas apenas as opções aplicáveis à função
que seu setor exerce e seu nível hierárquico. Para melhor ilustrar o
funcionamento do sistema, abaixo é exposta a tela principal apresentada ao
usuário com perfil Usuário Orçamento, o qual possui acesso à maior parte das
funcionalidades disponíveis.
Figura 3. Tela principal exposta ao usuário com perfil Usuário Orçamento
Neste momento, o usuário do setor orçamentário com perfil Gerente do
Sistema já terá cadastrado os demais usuários de seu setor com perfil Usuário
Orçamento, que darão início ao processo de elaboração da proposta
orçamentária. A seguir serão mostradas as telas relativas às principais
funcionalidades em sua ordem natural de utilização.
27
5.7.3. CADASTRO DE SETORES
Esta opção permite que o setor orçamentário cadastre os setores que
participarão da elaboração da proposta orçamentária com a indicação da
função que exercerão.
Figura 4. Tela de cadastramento de setores
Quando um setor é cadastrado, um usuário para este setor com o perfil
Gerente Setor é automaticamente criado. Sua identificação e senha são
padronizadas: o login será a própria sigla do setor e a senha será formada pela
sigla do setor mais o complemento SNH, por exemplo, ALMSNH. Este usuário
poderá trocar a qualquer momento sua senha, sendo este procedimento
recomendável por medida de segurança.
Também é exposta a situação – status – da proposta do setor, que no
momento do cadastramento é “Não Finalizada”. Esta situação poderá ser
28
revertida para “Suspensa” excepcionalmente, o que significa que os dados da
proposta do setor não serão considerados na consolidação da proposta da UO.
Uma proposta “Suspensa” poderá ser revertida novamente para “Não
Finalizada”.
Apenas o próprio setor poderá alterar sua proposta para a situação
“Finalizada”. Isso é feito no final dos trabalhos do setor, ou seja, no momento
da geração da proposta setorial.
5.7.4. DISTRIBUIÇÃO DE CONTAS
Esta opção permite que o setor orçamentário distribua contas aos
diversos setores cadastrados com função “Levantar Necessidades” e “Ambas”
para que estes possam elaborar sua proposta.
Figura 5. Tela de distribuição de contas aos setores
29
Para facilitar o trabalho do setor orçamentário grupos de contas poderão
ser distribuídos, em vez de contas individuais (subitens). Poderão ser
distribuídas contas a partir do nível de elemento, o que significa que todos os
subitens associados ao programa e elemento de despesa selecionados serão
distribuídos a um setor específico. Por exemplo, em vez de se distribuir os
subitens borracha, caneta, etc., pode-se distribuir o elemento material de
expediente. Esta característica é bastante interessante devido ao grande
número de subitens disponíveis no plano de contas de uma UO.
Esta tela também possui a facilidade de distribuir grupos de contas
específicas da Secretaria de Recursos Humanos, cujo detalhamento é feito,
atualmente, em planilhas de benefícios dos servidores e pagamentos de
pessoal, conforme determinação do TSE.
5.7.5. DETALHAMENTO DE CONTAS
Esta opção permite que cada setor elabore sua proposta. Deverão ser
detalhadas apenas as contas que lhe foram distribuídas, com quantidade e/ou
valor unitário.
Figura 5. Tela de distribuição de contas aos setores
30
O setor poderá detalhar livremente as contas que achar necessário,
desde que tenham sido distribuídas a ele. Pode ocorrer, no entanto, de o setor
necessitar de uma conta específica que não tenha sido distribuída
anteriormente. Neste caso, nova distribuição poderá ser realizada sem
provocar qualquer prejuízo à proposta em curso.
Nesta tela, o usuário tem a oportunidade de complementar a descrição
do subitem constante no plano de contas. Por exemplo, o setor, ao solicitar o
subitem
computador,
poderá
complementar
sua
descrição
inserindo
informações específicas, como a configuração técnica do equipamento. Tais
informações complementares servirão de subsídio à pesquisa de seu preço
pelo setor designado para esta função e para evitar valores exorbitantes
calculados de forma imprecisa.
A partir do momento em que o setor gera sua proposta, esta ficará
disponível apenas para consulta para o mesmo e para ajustes para o setor
orçamentário. Todos os ajustes realizados nessa proposta ficarão visíveis em
forma de histórico para que o setor tenha conhecimento do fato de que sua
proposta foi alterada pelo setor orçamentário.
Além do detalhamento de contas (subitens), os setores também deverão
elaborar as justificativas dos pedidos, as quais poderão ser realizadas
imediatamente após cada conta detalhada ou ao término de todo o processo de
detalhamento de contas. Em ambos os casos as justificativas deverão ser
elaboradas no nível de item de despesa.
31
5.7.6. ELABORAÇÃO DE JUSTIFICATIVAS
A elaboração de justificativas deve receber especial atenção por parte
dos setores quando da elaboração de sua proposta. Não basta prever as
despesas para que o setor receba a dotação necessária para executá-las, é
necessário justificar o gasto com bastante clareza a fim de que o mesmo não
seja preterido por outro.
Figura 6. Tela de elaboração de justificativas de item
As justificativas devem ser elaboradas em nível de item numa proposta
setorial, sendo que todos os subitens ele relacionados deverão ser diluídos em
seu corpo. Essas justificativas serão agrupadas posteriormente pelo setor
orçamentário, para que sejam compostas as justificativas de elemento de
despesa.
32
5.7.7. GERAÇÃO DA PROPOSTA DO SETOR
Após o detalhamento das contas e da elaboração das justificativas dos
itens, o setor poderá ter sua proposta finalizada pelo usuário com perfil Gerente
do Setor.
Figura 7. Tela de geração da proposta setorial
A finalização será possível desde que algumas verificações sejam
realizadas com sucesso, a saber:
• Usuários modificando a proposta
A proposta só será finalizada se não houver qualquer outro
usuário modificando seus dados;
•
Subitens solicitados
A proposta só será finalizada se houver ao menos um subitem
solicitado, ou seja, com quantidade maior que zero;
•
Valores unitários dos subitens
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Embora os setores que podem elaborar proposta setorial não
sejam obrigados a informar o valor unitário dos subitens solicitados, a
proposta só será finalizada quando todos os referidos valores forem
informados. Isto requer o empenho do setor designado para a função de
coletar preços e o constante acompanhamento do setor orçamentário
para a resolução de pendências, a fim de que geração da proposta
setorial não seja prejudicada;
•
Justificativas dos Itens
A proposta só será finalizada se todas as justificativas dos itens
tiverem sido elaboradas.
A partir deste momento esta proposta ficará disponível ao setor
orçamentário, para que este faça os ajustes necessários no intuito de corrigir
eventuais distorções.
5.7.8. GERAÇÃO DA PROPOSTA DA UO
Após todas as propostas setoriais estarem finalizadas e ajustadas, o
setor orçamentário deverá elaborar as justificativas por elemento de despesa.
Estas serão compostas pelas justificativas por item, que foram informadas
pelos setores. Em seguida, a proposta orçamentária da UO deverá ser gerada
e, automaticamente, transmitida ao TSE.
34
Figura 8. Tela de geração da proposta da UO
A geração será possível desde que algumas verificações sejam
realizadas com sucesso, a saber:
• Propostas setoriais finalizadas
A proposta da UO só será gerada se todas as propostas setoriais
estiverem
finalizadas.
Aquelas
que
estiverem
suspensas
serão
desconsideradas;
•
Subitens solicitados com valor unitário
A proposta da UO só será gerada se todos os subitens solicitados
nas diversas propostas setoriais estiverem com valor unitário informado;
•
Justificativas dos Elementos
A proposta da UO só será gerada se todas as justificativas dos
elementos tiverem sido elaboradas;
35
•
“Coleta de Lixo”
Este é um procedimento interno para eliminar possíveis
justificativas desnecessárias. Ao ser detectado algum problema durante
sua realização a geração da proposta será interrompida.
•
Histórico das propostas
O sistema armazena um histórico das propostas geradas,
considerando a fase de aprovação em que se encontra. A geração terá
êxito se for possível gravar os dados tanto no banco de dados do TRE
como do TSE.
5.8. PRINCIPAIS CONSULTAS E RELATÓRIOS DO SISTEMA
O sistema disponibiliza diversas consultas e relatórios que auxiliam os
usuários no decorrer de todo o processo de elaboração da proposta. Dentre as
principais consultas e relatórios podem ser destacados:
5.8.1. CONSULTAS
•
Situação das propostas setoriais
Esta consulta permite ao setor orçamentário o acompanhamento da
geração das propostas setoriais. Pode auxiliar no controle dos prazos
estipulados para a geração:
36
Figura 9. Consulta de situação das propostas
•
Totais por conta
Esta consulta permite ao setor orçamentário o acompanhamento dos
totais da proposta, podendo extrair resultados de acordo com os critérios
especificados: por situação da proposta (finalizadas ou não finalizadas ou
ambas), por abrangência (por setor ou a UO) e por diversos níveis de
detalhamento das contas.
37
Figura 10. Consulta de totais por conta
5.8.2. RELATÓRIOS
O
sistema
disponibiliza
diversos
relatórios,
que
permitem
o
armazenamento de documentos em formato impresso, além de permitir um
controle bastante detalhado sobre as propostas orçamentárias. Dentre os
muitos relatórios disponibilizados, podemos enfatizar a importância dos
seguintes:
Relatório
Plano de Contas
Distribuição de Contas por Setor
Catálogo de Preços
Conteúdo
Listagem de todas as contas que podem
ser detalhadas pela UO.
Após a distribuição de contas, este
relatório mostra quais contas foram
distribuídas a um determinado setor da
UO.
Este relatório mostra os preços
pesquisados pelo setor Informador de
Preços, responsável por pesquisar e
38
informar no sistema os preços de bens e
serviços.
Preços Divergentes
Este relatório mostra uma lista de
contas cujos preços informados pelos
setores solicitantes divergem dos preços
pesquisados pelo setor Informador de
Preços.
Subitens sem Valor Unitário
Lista as contas cujos valores unitários
ainda não foram inseridos no sistema.
Contas sem Justificativa
Lista as contas que foram solicitadas
por um setor, mas cuja justificativa do
pedido ainda não foi elaborada.
Proposta Orçamentária
Lista a Proposta Orçamentária (de um
setor específico ou da UO), com as
contas detalhadas, quantidades, valores
e jutificativas.
Histórico do Ajuste
Lista os ajustes (alterações) feitos na
proposta orçamentária de um setor.
Consolidação por
Este relatório mostra os totais de contas
Programa/Elemento
pedidas, consolidados por Programa /
Elemento.
Consolidação por
Este relatório mostra os totais de contas
Programa/Elemento/Item
pedidas, consolidados por Programa /
Elemento / Item.
Consolidação por Elemento/Subitem Este relatório mostra os totais de contas
pedidas, consolidados por Elemento/
Subitem.
Quadro Por Grupo de Despesa
Este relatório mostra os totais de contas
pedidas, organizados por grupos de
despesa.
39
6. RESULTADOS ALCANÇADOS
O
Sistema
contribuiu
significativamente
para
a
simplificação,
padronização, correção e celeridade de todo o processo de elaboração da
Proposta Orçamentária, desde a captação dos dados junto aos setores até a
consolidação de todas as propostas na Unidade Orçamentária e posterior
consolidação destas na Proposta Orçamentária da Justiça Eleitoral.
Os setores orçamentários puderam ter um maior controle durante a
elaboração das propostas setoriais de sua respectiva Unidade Orçamentária,
visto que, com a utilização de um banco de dados centralizado, a proposta
geral da Unidade Orçamentária já vai sendo construída à medida que os
setores vão elaborando suas propostas, propiciando a crítica dos dados, a
realização de adequações e, conseqüentemente, o cumprimento dos prazos
estipulados.
Um dos maiores benefícios alcançados pelo sistema é a transmissão
automática das propostas das Unidades Orçamentárias ao TSE, garantindo-se
a rápida disponibilidade da informação e conseqüente elaboração da proposta
da Justiça Eleitoral como um todo.
40
7. CONCLUSÃO
O Sistema de Proposta Orçamentária atende a primeira fase do fluxo de
trabalho num setor de orçamento e finanças, que é a elaboração da Proposta
Orçamentária. Logo se percebeu a necessidade do desenvolvimento de
sistemas que contemplassem as demais fases como, por exemplo, a
programação e a execução financeira da proposta elaborada, uma vez que o
sistema atual – SIAFI – não permite o acompanhamento da execução da
proposta no mesmo nível de detalhamento do sistema visto neste trabalho.
Para alcançar esse objetivo, foi formado o grupo de Desenvolvimento de
Sistemas Orçamentários, constituído por técnicos da Secretaria de Informática
do Tribunal Superior Eleitoral e dos Tribunais Regionais Eleitorais do Paraná,
Alagoas, Minas Gerais e Pará. Os referidos Tribunais integrantes do grupo
foram convidados a participar do projeto por terem desenvolvido ou estarem
desenvolvendo sistemas voltados para o assunto em tela.
A intenção é integrar o Sistema de Proposta Orçamentária, objeto de
estudo deste trabalho, com os sistemas desenvolvidos pelos demais Tribunais
citados anteriormente, de forma gradativa. O projeto prevê, num momento
inicial, a utilização de uma base de dados única para todos os sistemas
voltados para a área de orçamento e finanças, e, num momento posterior, a
troca de dados com os demais sistemas administrativos já em uso na Justiça
Eleitoral. Sem dúvida é um projeto ambicioso e desafiador, mas plenamente
possível de ser concretizado.