2015
Manual de Intimação Eletrônica
Procedimentos para Intimação e
Citação eletrônicas na SJES
Orientações gerais para entidades efetuarem o acesso e ciência
das intimações e citações encaminhadas eletronicamente pelas
varas federais da Seção Judiciária do Espírito Santo.
Seção de Suporte e Atendimento ao Usuário – SESAU / NTI
SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO
06/03/2015
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1 - O sistema de comunicação eletrônica de atos processuais na SJES
Para esclarecimento de dúvidas, faz-se necessária uma prévia compreensão do
mecanismo que envolve a INTIMAÇÃO e CITAÇÃO eletrônica na SJES.
Preliminarmente, cumpre ressaltar que a comunicação eletrônica de atos foi
implementada no contexto do já existente sistema de acompanhamento
processual APOLO, em uso no âmbito processual físico. Dessa forma, no
universo dos procedimentos e funcionalidades já existentes, o sistema eletrônico
foi inserido de modo não só a contemplar a metodologia de trabalho já existente,
mas também a introduzir novas funcionalidades em prol da celeridade processual.
Com relação às novas funcionalidades, no que se refere ao procedimento de
intimação/citação, uma das principais novidades inseridas pelo sistema eletrônico
foi a possibilidade de realização de múltiplas remessas ao mesmo tempo.
Em face da inexistência de deslocamento de processo físico no momento da
remessa, a secretaria do juízo não mais fica sujeita ao seu retorno para a
realização de nova remessa, conferindo maior celeridade ao trâmite processual.
Tal possibilidade foi aberta a partir do princípio de que, no processo eletrônico, o
acesso ao teor do processo pode ser realizado por mais de um usuário ao mesmo
tempo.
No entanto, para atender à dinâmica das contagem de prazos processuais
prevista no Código de Processo Civil, a intimação eletrônica parte do pressuposto
de que o teor do texto intimando somente poderá ser conhecido quando as
condições de início de contagem de prazos forem satisfeitas.
Assim, por exemplo, a contagem de prazos para o advogado tem início de forma
diferente da que ocorre para as entidades e seus procuradores. Isso se dá em
virtude do mecanismo estabelecido para o momento da intimação de cada um,
interferindo, inclusive, na visualização de peças através da Consulta Especial
WEB.
A fim de que a contagem de prazos possa ser diferenciada, o processo eletrônico
na 2ª região estabelece, até o presente momento, que o advogado será
intimado através do Diário de Justiça Eletrônico da 2ª Região – DJE, nos
mesmos moldes da publicação do Diário Oficial, mas em caráter eletrônico.
Por outro lado, uma vez que as entidades e órgãos públicos cadastrados
sistema eletrônico gozam da prerrogativa da intimação pessoal, a contagem
prazos não iniciará em função de publicação em Diário, mas sim, a partir
remessa eletrônica e acesso, por parte da entidade, ao teor
intimação/citação, que será realizado diretamente pela WEB.
no
de
da
da
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2 – Funcionamento da comunicação eletrônica de atos na SJES
No âmbito do processo eletrônico é feita pela vara federal uma REMESSA
ELETRÔNICA do processo, que consiste na disponibilização, de maneira
exclusiva e discriminada, em local próprio da WEB, do teor do
despacho/decisão/sentença proferido, do qual a entidade deverá ter ciência.
Assim, os processos são disponibilizados em uma relação de intimação, e as
citações e/ou intimações do ente público são efetivadas no momento em que é
acionado o botão de confirmação relativo a cada processo. A contagem de
prazo terá início a partir do primeiro dia útil seguinte a tal confirmação.
Caso o usuário não acione o respectivo botão de CONFIRMAÇÃO de
intimação ou citação em até 10 (dez) dias, o sistema efetua automaticamente a
intimação na modalidade OMISSÃO, e a contagem do prazo tem como marco
inicial o dia útil imediatamente posterior ao 10º dia.
Pelo sistema é possível emitir relatórios dos processos nos quais já se efetivaram
as citações ou intimações.
A seguir, apresentaremos os procedimentos necessários para realização de
intimação/citação de processos na SJES.
3 – Acesso aos serviços de Intimação/Citação eletrônica na SJES
Para acessar o serviço de Intimação Eletrônica, acesse o Portal Processual
seguindo a imagem abaixo.
Clique aqui
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Na tela seguinte, clicar novamente em Acesso ao Portal Processual:
Clique aqui
Na próxima tela escolha SJES – Seção Judiciária do Espírito Santo:
Clique aqui
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Na tela do Portal Processual – SJES clique em “Serviços do Processo Eletrônico”:
Clique aqui
A tela de login no Sistema de Intimação Eletrônica será exibida. Entre com o seu
login e senha e clique em Ok.
A tela do sistema possui um menu com as seguintes opções:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Intimação e Citação
Petição
Consulta Especial
Push
Inclusão de Novos Usuários (disponível apenas para o usuário Máster)
Alteração de Senha
Alteração de Dados Cadastrais
Relatórios
Encerrar Sessão.
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É importante destacar que esse menu vai variar de acordo com as permissões
que foram concedidas ao usuário que estiver acessando. O menu apresentado na
figura acima é o menu completo, que apenas o USUÁRIO MASTER da entidade
poderá visualizar.
Os demais usuários que forem cadastrados pelo USUÁRIO MASTER possuirão
apenas as permissões que forem concedidas pelo MASTER, e, por conseguinte,
não irão visualizar todas as opções do menu.
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4 - Procedimento para INTIMAÇÃO eletrônica na SJES
A Intimação eletrônica na SJES diz respeito ao procedimento de ciência à
entidade cadastrada das ocorrências normais no trâmite processual. Todos os
acontecimentos de natureza intercorrente que requerem a ciência do
órgão/entidade já cadastrados serão comunicados por esse procedimento.
Colocando o mouse sobre o menu Intimação e Citação serão exibidas as opções
“Realizar a Intimação Eletrônica de Novos Processos”, “Realizar a Citação
Eletrônica de Novos Processos” e “Listar Intimações/Citações eletrônicas já
Realizadas”, conforme abaixo:
Para efetuar Intimação clique na opção “Realizar a Intimação Eletrônica de Novos
Processos”. A tela abaixo será exibida:
Caixa de
checagem
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Nessa tela é apresentada uma planilha, contendo as seguintes colunas:
a) Processo – informa o número do processo a ser intimado;
b) Assunto – informa o assunto do processo;
c) Evento e Prazo - o tipo de evento que se pretende intimar e o respectivo prazo
que será contado após a intimação;
d) Data Cadastro - a data em que a remessa foi cadastrada;
e) Data limite de intimação automática – informa a data final, transcorridos 10
dias a partir da data de cadastro, a partir da qual, caso não tenha ocorrido a
intimação por conduta ativa (CONFIRMAÇÃO) o sistema efetuará a intimação por
conduta passiva (OMISSÃO);
f) Documento – essa coluna exibe um link para acesso ao teor do
documento/texto que está sendo objeto da intimação. É o ÚNICO lugar onde o
teor da intimação pode garantidamente ser acessado pela entidade enquanto
ainda não tiver ocorrido a publicação do respectivo despacho/decisão/sentença.
g) Consulta – apresenta um link de acesso à consulta de peças processuais.
Trata-se apenas de um atalho para a Consulta Especial de Peças do Processo, e
cumpre ressaltar que a peça referente ao respectivo ato intimado poderá não
estar disponibilizada na WEB se ainda não houver publicação do mesmo.
O link “Consulta” serve para que o usuário possa consultar todas as
demais peças do processo, excetuando-se o ato do qual está sendo intimado no
momento. Nem sempre a peça referente a esse ato estará disponível, pois a
Secretaria do Juízo pode ter configurado o ato para publicação, e, nesse caso,
fica imediatamente invisível na WEB.
Por padrão a listagem é ordenada pelo nº do Processo, podendo ser alterada
para Assunto, Vara/Juizado, Data de Cadastro ou Evento, bastando para isso
marcar o box correspondente.
Observe também que a página apresenta um painel de filtros de pesquisa, no
campo “MOSTRAR SOMENTE:”, que personaliza a pesquisa de acordo com os
elementos das colunas:
•
Assunto: descrição da natureza do processo
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•
Data Cadastro: data de quando o movimento de intimação foi realizado
pela vara federal.
•
Vara: Vara federal responsável pelo movimento de intimação.
•
Evento e prazo: Tipo de evento que está sendo intimado, e prazo que será
contado a partir do momento da intimação.
É possível realizar uma combinação de critérios para efetuar a pesquisa
desejada. Para tanto, escolha os tipos de ordenação e clique em Pesquisar
Intimações.
4.1 Intimação individual ou múltipla de processos por CONFIRMAÇÃO
Para efetuar a intimação individual ou de vários processos por confirmação
observe o procedimento a seguir:
1º Passo – Verificar o número do processo, seus dados de assunto e cadastro, a
fim de se certificar de que esse processo pode e/ou deve ser intimado nesse
momento.
2º Passo – Acessar o link “Documento” referente ao respectivo processo, na
coluna Documento, a fim de ser direcionado para uma tela que exibirá o teor do
ato que está sendo objeto de intimação (despacho/decisão/sentença), conforme
tela abaixo:
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Observe que o documento disponibilizado não é uma peça do processo
visualizada pela Consulta WEB. Poderá não existir ainda peça disponibilizada
para consulta WEB, pois não houve publicidade “erga omnes” do ato. Por
conseguinte, é recomendável que seja efetuada a impressão do texto.
O acesso ao teor da intimação para as entidades é feito dessa forma tendo em
vista ser o único meio de garantir uma vista “privilegiada” do ato, nos moldes do
que ocorria através da remessa carga para intimação pessoal das entidades no
processo físico.
Conforme mencionado anteriormente, é importante relembrar que somente dessa
forma é possível ter a contagem de prazos de forma diferenciada entre a entidade
e o advogado. Enquanto para o advogado os prazos iniciam sua contagem a
partir na publicação do DJE, para a entidade a contagem se inicia a partir da
ciência do teor do ato, independente de publicação.
Uma vez que essa ciência é restrita à entidade mediante login e senha, os prazos
são totalmente independentes entre si, podendo, inclusive, a remessa ser
efetuada para mais de uma entidade ao mesmo tempo, e, paralelamente,
aguardar a publicação no DJE.
3º Passo – Uma vez acessado o teor do ato, o usuário da entidade poderá efetuar
a intimação por CONFIRMAÇÃO marcando o box localizado à esquerda do
número do processo, e clicando no botão [Confirmar] existente no fim da página.
Caixa de
checagem
Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação que será exibida:
Confirmar
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Será apresentada uma janela com a confirmação da realização da(s)
intimação(ções) eletrônica(s) escolhida(s).
Nesse momento, a intimação é realizada, e o processo é retirado da lista de
intimação, passando a ficar disponível apenas através da Lista de
Intimações/Citações já efetuadas. A contagem de prazos é iniciada a partir do 1º
dia útil subseqüente à intimação.
Observação: A contagem de prazos somente é iniciada após a intimação
efetivamente realizada. Caso o usuário apenas acesse o texto, mas não
efetue a CONFIRMAÇÃO clicando no botão, o sistema iniciará a contagem
apenas quando vencer o prazo automático da intimação por OMISSÃO.
4º Passo – Após a intimação por CONFIRMAÇÃO ou OMISSÃO, o teor da
intimação somente poderá ser acessado através da opção “Listar
Intimações/Citações eletrônicas já Realizadas” no menu principal do acesso
aos Serviços do Processo Eletrônico do portal processual. O procedimento de
consulta segue constante no item 6 deste manual.
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4.2 Intimação Geral por CONFIRMAÇÃO
Para realizar a intimação eletrônica de todos os processos listados de uma vez,
clique em Confirmar Todas .
ATENÇÃO: essa opção realiza a
confirmação
de
TODOS
os
processos listados de uma só vez.
Para confirmar, clique em Ok.
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5 - Procedimento para CITAÇÃO eletrônica na SJES
Em virtude da relevância da qual é revestido o ato de CITAÇÃO no âmbito
processual, a comunicação do mesmo é feita de forma apartada das demais
intimações intercorrentes, de modo a resguardar os interesses e prazos
processuais da entidade cadastrada..
Assim, a fim de tomar ciência de novas citações eletrônicas, clique em Realizar a
Citação Eletrônica de Novos Processos.
A tela de Citação funciona da mesma forma que a de Intimação.
O procedimento de citação é o mesmo que o aplicado para a intimação. Apenas a
relação de processos é apresentada em separado para fins de facilitação do
usuário.
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6 – Emissão de relatórios de Citação e Intimação de processos eletrônicos
O sistema de citação e intimação eletrônica está preparado para gerar relatórios
listando as intimações e citações eletrônicas realizadas pela entidade.
Para isso clique em Listar Intimações/Citações Eletrônicas já Realizadas no menu
do sistema:
Clique aqui
Será exibido o painel de filtros de pesquisa abaixo. As pesquisas podem ser
realizadas pela data da intimação, pelo vencimento do prazo, assunto, data de
cadastro e vara.
Realize a combinação de critérios desejada, escolha o tipo de ordenação e clique
em Pesquisar Intimações.
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O sistema exibirá o relatório abaixo
ATENÇÃO: É altamente recomendável que seja efetuada SEMANALMENTE
a emissão de relatório de processos citados/intimados, de modo a garantir
um controle razoável, evitando-se assim eventual perda de prazos.
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7 – Cadastro de usuários pelo MASTER
O procurador Master poderá cadastrar outros procuradores para as localidades
pelas quais optaram atuar. Para isso, basta entrar no Menu “Inclusão de Novos
Usuários” e em seguida em “Cadastramento de Outros Procuradores”.
O Procurador Master deve preencher os dados solicitados, caracterizados pelo *
como campos obrigatórios, podendo no cadastramento de outros Procuradores
optar se os mesmos poderão realizar apenas Consulta Especial de Peças ou
poderão Receber Intimação e Consulta Especial de Peças. As localidades de
atuação dos novos procuradores serão selecionadas durante o cadastramento.
Preencha os dados solicitados e clique em Gravar.
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Os Procuradores cadastrados poderão ser excluídos do sistema de citação e
intimação eletrônica. O Master poderá optar por “Exclusão de Outros
Procuradores” no menu do sistema.
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Marque a(s) caixa(s) de checagem(ns) do(s) procurador(es) a ser(em) excluído(s)
e clique em Confirmar Exclusão. Para exclusão de todos os procuradores, clique
em Marcar Todos e em seguida Confirmar Exclusão. Após clicar em Confirmar
Exclusão, o sistema exibe uma janela de confirmação. Clique em Ok, se desejar
realmente excluir o(s) procurador(es) selecionado(s).
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