UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
A TEORIA ORGANIZACIONAL:
A ESTRUTURA COMO BASE DE RESULTADOS
Por: Ingrid de Oliveira Raymundo
Orientador
Prof. Aleksandra Sliwowska
Rio de Janeiro
2012
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
A TEORIA ORGANIZACIONAL:
A ESTRUTURA COMO BASE DE RESULTADOS
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Gestão Empresarial
Por: . Ingrid de Oliveira Raymundo
3
AGRADECIMENTOS
....à Deus que tem me dado forças
para
obter os objetivos e nunca
desistir .....
4
DEDICATÓRIA
.....Dedico à minha mãe Dulcinéa que
sempre
me
apoiou
em
momentos da minha vida.......
todos
os
5
RESUMO
O presente trabalho será um resumo bibliográfico da Teoria das
Organizações, cujo o autor central a ser estudado é Idalberto Chiavenato
juntamente com outros autores como Henry Mintzberg.
Serão apresentados os fundamentos da Teoria Clássica e Noclássica
da Administração, mostrando os princípios, elementos e a apreciação crítica de
cada uma delas.
Este trabalho tem como objetivo, mostrar a estrutura organizacional
como a ferramenta para alcançar melhores resultados na empresa. Nos
tempos de hoje, vemos que muitas empresas não tem acançado esses
objetivos por deficiência ou até mesmo por falta desta estrutura.Com isso, há
uma dificuldade de executar as tarefas e de obter esses resultados.
Existem modelos de estruturas, que serão também abordados neste
trabalho que poderão ser enquadrados a cada tipo de organização.
6
METODOLOGIA
A metodologia aplicada e este trabalho foi como base na TGA (Teoria
Geral da Administração que fala do princípio da administração. Para que
possamos entender a forma de como as organizações possam utilizar a
estrutura como recursos, foi necessário a compreensão de cada estilo de
função aqui descrita, e modelos de sistemas.
Foram também necessárias pesquisas em fontes não só bibliográficas,
mas também de informações presentes em sites eletrônicos.
Nessa pesquisa foi tida a preocupação de abordar exemplos do dia a dia
coorporativo para a melhor compreensão dos tópicos aqui estudado. Por se
tratar de um resumo bibliográfico, foram coletados os dados acima além de
Chiavenato, também a visão da estrutura organizacional por Henry Mintzberg
(2006,p7)
que segundo ele afirma que “o objetivo é apresentar e, mais
importante, sintetizar as mensagens das pesquisas sobre o que ocorre no
design de uma organização eficaz, apresentadas de forma e serem lidas por
gerentes, especialistas de acessoria e consultores envolvidos na estruturação
das organizações.”
As etapas desenvolvidas nesse trabalho foram, as escolhas dos autores que e
das fontes realcionadas ao tema, montagem do roteiro de pesquisa,
elaboração do primeiro capítulo, correção do primeiro capítulo, elaboração do
segundo capítulo e correção do mesmo, elaboração do terceiro capítulo, a
introdução e a conclusão do trabalho.
7
8
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
CAPÍTULO I
09
- A Teoria Organizacional
10
1.1 Teoria Classica
1.1.1.Administração x Organização
1.1.2.Teoria da Administração
1.1.3Divisão de Trabalho
1.1.4Organização Linear
11
13
13
14
15
CAPÍTULO II - Teoria Neoclássica
18
1.1Características da Teoria Neoclássica
1.2 Administração como Técnica Social
1.3 Eficácia x Eficiência
1.4. Básicos da Orgnização
19
22
22
23
1.5. Centralização x Descentralização
24
1.6Vantagens e desvantagens da centralização
1.7. Funções do Administrador
1.8Apreciação Crítica
◦
25
26
28
CAPÍTULO III – Design Organizacional
29
1.1.Os Cinco Mecanismos de Coordenação
30
A Organização em Cinco Partes
33
1.3.Especialização do Trabalho
35
1.4. Treinamento e Doutrinação
36
9
CONCLUSÃO
38
BIBLIOGRAFIA
39
ÍNDICE
40
INTRODUÇÃO
Muito antes da Globalização, a Teoria Organizacional já fazia parte do
dia a dia desde os tempos mais primórdios, vemos isso através da organização
da Igreja Católica, mais tarde pela organização militar até a época da
Revolução industrial e ela tem como o objetivo principal buscar a eficiência
nas Organizações.
Apesar de estarmos nesta era atual e globalizada, muitas empresas
tem entrado em declínio, pelo fato de não terem uma estrutura que possibilite
num resultado eficaz.
Neste trabalho, será analizado como a estrutura, sendo adequada à
empresa, pode obter um feedback positivo.
Para isso, falaremos das duas teorias: Clássica, de Fayol, e a
Neoclássica que procura dar a ênfase na prática Vamos entender a função de
cada uma dessas teorias, estudando suas diferanças e verificando como cada
uma pode contribuir na organização.
Através desse estudo, faremos será feito uma análise de como as
empresas atualmente, como a Contax, empresa de Call Center, tem se
estruturado.
1
CAPÍTULO I
A TEORIA ORGANIZACIONAL
O CONCEITO
No início dos estudos voltados à Administração, as organizações eram
vistas como um sistema fechado e independente. Não existia ameaças de
concorrências pois em apenas aquela empresa vendia aquele determinado
produto naquela determinada cidade, ou prestava serviços em uma
determinada região. Mas a partir dos anos 50 as organizações passaram ser
um sistema aberto, sujeitos às influências circunvizinhos e desde então passou
a ser o ambiente de destaque de estudos organizacionais.
A Teoria Organizacional estuda como funcionam as organizações , como
ela
afeta e de como ela pode ser afetada pelo seu ambiente. Para que
possamos estudar as organizações, é preciso aprender as definições de
algumas ferramentas importantes: a estrutura organizacional que é um
conjuntos de tarefas e relacionamento hierárquico que controla como as
pessoas encadeiam suas ações e seus recursos, para que possam atingir seus
objetivos; a cultura organizacional que é o conjunto de valores e de regras
que
dirige a interação entre seus colaboradores e do mesmo com seus
fornecedores e clientes externos e o desenho organizacinal que tem sido a
prioridade da gestão devido o os avanços tecnológios, à globalização e da alta
competitividade e que nada mais é do que o procedimento pelo qual os
1
gestores gerenciam as dimensões de culturas e estruturas de maneira que as
empresas possam possam controlar suas atividades para chegar ao seu
objetivo. Para entendermos mais adiente, vamos primeiramente conhecer os
conceitos básicos da teoria da administração que vão servir de base para o
nosso estudo: Teoria Clássica e Neoclássica da Administração.
1.1 TEORIA CLÁSSICA
A Teoria Clássica da Administração surgiu através de Henry Fayol (18411925), que a fundou.
Segundo ele, toda a empresa deve apresentar seis funções básicas:
•
Funções comerciais que é voltada para compra, venda e permutação.
•
Funções técnicas, voltada para produção de bens ou serviços da
empresa .
•
Funções financeiras, relacionadas com a procura e gerência de
capitais.
•
Funções de segurança voltada a proteção e preservação dos bens e
das pessoas.
•
Funções Funções contábeis, que seriam os inventários, registros
balanços, custos e estatísticas.
•
Funções Administrativas, é que integra a cúpula destas cinco funções ,
coordenando e sincronizando as demais funções da empresa, pairando
sempre a cima delas.
Nos dias de hoje, esses funções sofreram modificações. Atualmente elas
recebem o nome de áreas de administração geral. Por sua vez, as funções
técnicas são denominadas de área de produção, manufatura ou operações; as
comerciais, de vendas e marketing. Por sua vez, a de segurança passou a um
nível abaixo e a contábil com a financeira, sendo assim subordinada da outra.
1
E foi criada uma nova função que é o Recursos Humanos , conhecida
atualmente como Gestão de Pessoas.
Essas seis funções são fundamentais em qualquer empresa, pois segunda
esta visão, uma empresa deve ter uma divisão de trabalho, no qual o gestor,
representado pela àrea administrativa tem de exercer suas funções, que é a de
prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Essa é a base simples,
pode-se dizer, de uma estrutura organizacional.
Henry Mintzberg(2006, p.12), cita que:
“A estrutura Organizacional de uma empresa
pode ser definida simplesmente como a soma
total de maneiras pelas quais o trabalho é dividido
em
tarefas
distintas
e,
depois
,
como
a
coodenação é realizada entre essas tarefas.”
Através dessa citação do autor, vemos que as tarefas devem ser organizadas,
e a função básica citada por Fayol, é fundamental, para que a empresa possa
organizar essas tarefas.
Vejamos na figura abaixo
Figura 1.1. As seis funções básicas segundo Henri Fayol
1
Segundo Fayol, a função é dividida para todos os níveis da hierarquia da
empresa, ou seja, não é apenas voltada somenta para o topo da empresa,
mas sim para todos os níveis hierarquicos.
1.1.1 Administração x Organização
Muita das vezes, temos pensado que a administração e a organização é a
mesma coisa, mas na verdade elas tem significados completamente diferente
uma da outra.
Chiavenato(2004 p.82) cita que: “Administração é um todo do qual a
organização é uma das partes. O conceito Amplo e compreensivo da
Administração – como um conjunto de processos entrosados e unificados –
que abrange aspectos que a organização por si só não envolve, tais como
previsão, comando e controle. A organização abrange apenas a definição da
estrutura e da forma, sendo,estática e limitada.”
A administração nada mais é do que a forma de gerenciar todas as atividades
exercidas na empresa, e o mesmo tem o poder de tomar as decisões para que
a empresa alcance seus objetivos, através de recursos como por exemplo,
humanas(sua equipe), da informação (peça fundamental para cada tomada de
decisões da empresa, sem ela dificilmente se tomará decisões corretas
correndo riscos e prejuízos.). Já a Organização, segundo o aotor, poder ter
duas definições: Como entidade Social, em que as pessoas se interagem em
busca de seus objetivos, o exemplo disso são as empresas e a organização
como função administrativa, ou seja como uma atividade que o administrador
deve exercer, como prever, controlar, coordenar e comandar.
1.1.2 Teoria da Administração
Para a Teoria Clássica a Organização é como uma estrutura. Essa forma vem
desde antigas definições de organização, que é a militar e a eclesiástica.
Apesar das atualizações feitas da Teoria clássica, nesse aspécto não houve
mudanças. A estrutura Organizacional tem uma linha de autoridade no qual as
1
posições são interligadas, e definidas. Por exemplo, Na àrea operacional, o
operário, recebe o comando de seu supervisor, que por sua vez é subordinado
ao seu chefe, que recebe ordens do Gerente, que é subordinado ao Diretor.
Nessa cadeia escalar definida por Fayol, o empregado deve se reporta ao seu
subordinado.
Figura1.2 Cadeia de Comando e cadeia escalar
1.1.3.Divisão de Trabalho
A divisão do trabalho conduz a organização para a especialização e à
diferenciação das tarefas. Um exemplo muito comum que podemos falar de
uma divisão de trabalho é seria de como uma empresa de Call Center divide
suas tarefas. No setor operacional da Contax, existem várias equipes, divididas
para cada atividade. Enquanto uma equipe cuida do setor do ativo, em que o
cliente recebe a ligações referentes a promoções oferecidas, serviços, etc, a
outra equipe trata na parte do receptivo, no qual cada operador cuida também
de uma atividade, seja na parte de informações ou reclamações e prestação
de serviços. A administração de Taylor que é a científica, visava a divisão de
trabalho voltada a tarefas, já na Teoria Clássica, a divisão de trabalho é
voltada na estrutura, ou seja, na departamentação.
1
Na Teoria Clássica, existem dois tipos de divisão de trabalho: A vertical e a
horizontal. A divisão vertical é observada pelo grau de hierarquia, ou seja, de
cada responsabilidade dentro da empresa.Quando maior a autoridade maior a
graduação do cargo na empresa. Ela é denominada de autoridade de linha
para determinar a autoridade de um cargo superior para o seu subordinado.
Voltamos à Contax para exemplificar essa divisão: Na empresa existe o
Gerente Operacional que é subordinado ao Diretor da empresa pois o mesmo
hierarquicamente tem mais autoridade.
Já a divisão horizontal, seria voltados a diferentes atividades feitas em um
mesmo setor, ou seja, no mesmo nível de hierarquia, cada departamento
passa a ter responsabilidade de uma determinada atividade.
1.1.4. Organização Linear
Segundo Chiavenato, na Teoria Clássica, a organização linear é um modelo de
estrutura organizacional que apresenta forma piramidal. É nela que ocorre a
autoridade linear, e baseia-se na questão de comando que é o contrário da
supervisão funcional da Administração Científica. Fayol discorda da supervisão
funcional pois ela constitui uma negação da unidade de comando.
Neste modelo de estrutura organizacional (linear), os orgãos de linha (que
fazem parte da organização), seguem de uma madeira rígidao princípio da
autoridade de comando. Para que os orgãos de linha possam exclusivamente
se dedicar as respectivas atividades, os outros orgãos denominados linha de
staff ou de assessoria tem a função de prestarem serviços especializados que
não fazem parte da atividade dos orgão de linha.
Os orgãos de staff, tem como finalidade fornecer aos orgãos de linha serviços,
conselhos, recomendações, assessoria e consultoria, que estes não tem
condições de dispor por si. Os serviços e assessoria não podem ser
obrigatórios aos orgãos de linha mas sim oferecidos.
Para alguns especialistas da Teoria Clássica, a definição de linha e staff
seriam que a autoridade de linha é a a maneira de autoridade em que os
gestores dirigem e controlam de maneira formal seus subordinados. Já a
1
Autoridade staff é o direito de aconselhar recomendar e orientar. Vem da
reação da comunicação.
1.1.5.
Princípios da Administração
Para Urwick existem quatro princípios de Administração: Especialização,
autoridade, amplitude administrativa e da definição.
•
Princípio da Autoridade cada um dever ter apenas uma função.
Origina-se a uma organização de linha pois é determinada uma divisão
do trabalho.
•
Princípio da Autoridade Deve ter uma linha de autoridade bem
definida de uma maneira clara e conhecida por todos, desde o topo da
pirâmide da estrutura até a base da mesma.
•
Princípio da Amplitude Administrativa para cada superior deve haver
um número de subordinados. Dependendo do nível dos cargos esse
número pode variar.
•
Princípio da Definição Os deveres, autoridade e a responsabilidade de
cada cargo e suas relações com outros cargos devem ser definidas por
escrito e comunicado aos demais.
Apreciação Critica da Teoria Classica
Não são poucas as críticas voltadas à essa teoria, tanto que existem teorias
posterioes que contestam mostrando as falhas, distorções, e omissões da
abordagem.
Analizando sobre a Teoria Clássica, vemos que os autores clássicos a aborda
de uma madeira lógica, formal, rígida e abstrata, sem levar em consideração o
conteúdo psicológico e social com a importância da mesma. Essa abordagem
é forma simplificada é voltada à organização formal, pois estabelece esquemas
1
lógicos e preestabelecidos, e mostra como o gestor deve agir em todas as
situações por um processo administrativo para obter êxito em suas tarefas.
A Teoria Clássica pretendia debater a Administração como ao invés de ser
rotina e improviso, por uma técnicas científicas. Mas os autores clássicos tem
um fundamento de seus conceitos na observação e tino.Seus métodos não
confrontam a teoria com elementos que comprovem.
A Teoria também trata a organização como um sistema fechado, constituído
de variáveis absolutamente conhecidas e esperadas e de alguns ângulos que
são manipulados por meio de princípios gerais.
Apesar das imensas críticas feitas da Teoria Clássica, ela é uma abordagem
mais utilizadas até hoje, para os que estão iniciando a Administração, pois ela
mostra uma visão simplificada e ordenada. Essa abordagem analisa o trabalho
organizacional em etapas úteis e de pleno entendimento.
Figura1.3 Abordagem prescritiva e Normativa da Teoria Clássica
Temos em vista que para maior eficiência na empresa é preciso desses
princípios importantíssimos, que formam uma organização formal. Vemos
então, que a Teoria Clássica formula uma teoria organizacional tendo como
base a Administração como uma eficiência. A abordagem Normativa e
Prescritiva tem como fundamento os princípios gerais da administração é o
passo a passo de como o gestor deve proceder em todas as situações
organizacionais.
Apesar de criticas feitas por alguns autores, a Teoria Clássica não empana o
fato de que ela devemos as bases de moderna teoria administrativa.
1
CAPÍTULO II
A TEORIA NEOCLÁSSICA
CONCEITO E CARACTERÍSTICAS
Ao contrário do que vimos na Teoria Clássica, A Neoclássica é o resgate da
abordagem anterior, sendo que de forma atualizada e voltada às situações
administrativas dos dias de hoje de uma maneira eclética utilizando a
contribuição de todas as outras teorias organizacionais. Na década de 1950, a
teoria da administração sofria por mudanças, com o surgimento da
telecominicação e do fim da Segunda Guerra Mundial, as organizações
passaram por um processo de mudanças e de transformações. Mas apesar
disso a Teoria Clássica não foi totalmente trocada por uma nova mas sim
reformulada.
Os autores que defendem essa teoria são muitos, como Peter Druker, Ralph
Davis, Willian Newman, entre outros. Seus principais fundamentos são:
•
Administração como um processo focado no planejamento,
organização, direção e controle;
•
De que forma a Administração pode abrange várias situações que se
passam na organização, é preciso estar fundamentada nos princípios
básicos com valor produtivo;
•
Administração omo uma arte, que deve ser apoiada em proncípios
universais;
•
Princípios da Administração são verdadeiros assim como os princípios
das ciências física e lógicas.
•
A cultura e também o universo físico e biológico pode afetar o meio
ambiente do gestor.
1
A abordagem Neoclássica, tem como finalidade identificar a sequência da
atividades do administrador , e depois disso, filtrar destas os princípios da
prática da Adninistração.
Segundo Chiavenato, os autores Neoclássicos não formam uma escola
definida, mas um movimento de natureza diferente denominada de varias
formas chamada de Escola Operacional ou Escola de Processo Administrativo.
1.1Características da Teoria Neoclássica
•
Ênfase na Prática da Administração.
Chiavenato (2004, p.152) cita:
“A teoria Neoclássica caracteriza-se por uma forte
ênfase nos aspectos práticos da Administração,
pelo pragmatismo e pela busca de resultados
concretos e palpáveis, muito embora não se tenha
descurados conceitos teóricos da Administração.”
Com isso, os autores da Teoria Neoclássica criam conceitos de maneira
prática e que seja útil, pois a teoria só é valorizada na prática. Quase a maioria
deles aplicam-se a essa ação administrativa, realçando aspectos instrumentais
da Administração. O espírito pragmático americano é representado pela Teoria
Neoclássica.
•
Reafirmação Relativa dos Póstulados Clássicos
O autor ainda cita que “a Teoria Neoclássica é quase como uma reação à
enorme influência das ciências do comportamento no campo da Administração
em detrimento dos aspectos econômicos e concretos que envolvem o
comportamento das organizações.”
2
Essa reafirmação tem como finalidade redimencionar a Teoria Clássica
reestruturando a mesma de acordo com a o que passa nos dias de hoje, ou
seja de forma atualizada configurando a de forma flexível e ampla. A questão
da departamentalização, a conceito de linha e staff, e assessoria passa a ser
realinhado dentro dessa nova abordagem.
•
Ênfase nos Princípios Gerais da Administração
Para clássicos, esses princípios era utilizados apenos como regras científicas
a serem cumprida, apenas isso. Mas para os neoclássicos os Principios Gerais
da Administração é utilizado como critérios para resolução de problemas e na
busca por soluções e resultados para a empresa. Para alguns autores, como
Koontz e O'Donnell, entre outros ,
o estudo da administração tem como
objetivo apresentar e distucir esses princípios gerais de que maneira o
administrador deve planejar,organizar, dirigir e controlar.
Para toda a organização bem sucedida, os administradores são extremamente
importante, pois devem planejar,organizar, dirigir e controlar os negócios.
Esse princípio não serve apenas para orgnizações de grande porte e com fins
lucrativos, mas também para qualquer tipo de organização, seja ela uma igreja,
uma Ong, no exército, etc. Toda organização ainda que seja de ramos
totalmente diferentes como vimos nesse exemplo, deve ter um gestor que
possa gerenciar sua equipe, traçar metas e diretrizes, avaliar os resultados de
desempenho em busca de alcançar os seus objetivos.
•
Ênfase nos Objetivos e nos resultados
Chiavenato (2004, p.153) cita:
“Toda organização existe, não para si mesma,
mas
para
alcançar
objetivos
e
produzir
resultados.”
Toda a organização é feita com essa finalidade, seja para fins lucrativos ou
social, alcançar objetivos é a característica principal de toda a empresa. Mas
2
para que aconteça, é necessário que a organiização esteja estruturada,
dimencionada e orientada. Por isso é que é nessessário a avaliação de
desempenho dos resultados. Os objetivos são os valores desejados pela
organização. Voltamos novamente à empresa Contax para outro exemplo: A
equipe X da empresa, tem por objetivo vender contas universitárias de um
determinado banco e ela tem que bater a meta de vender até o final do mês
20.000 contas universitárias. Para que esse objetivo seja alcançado, é
necessário que haja um planejamento, tirar esse planejamento do papel e
passar na prática para sua equipe a meta de cada um ( para isso é
nessessário um supervisor para traçar essas metas, como foi dito no tópico
anterior), colocar em ação tudo isso, e avaliar o desempenho de vendas da
sua equipe, ver se houve um bom feedback ou falha na comunicação entre o
gestor e os seus supordinado e solucionar os problemas para que haja o
alcance desses objetivos.
A organização espera alcançar os objetivos por meio de sua operação
eficiente. Se essa operação falha, os objetivos são alcançados parcialmente ou
simplesmente frustrados.
Os Objetivos são os que justificam a existência de uma organização, sem eles
é impossível existir a mesma.
•
Ecletismo da Teoria Neoclássica
Apesar dos autores neoclássicos se basearem na Teoria Clássica, eles são
ecléticos, observando outras teorias da administração que estão mais
recentes.
Devido a isso, a Teoria Neoclássica é vista como a Teoria Clássica atualizada
e dentro do figurino eclético que define a formação do gestor na metade final
do século XX.
1.2.Administração como Técnica Social
2
Segundo os neoclássicos, a administração tem a finalidade de orientar, dirigir
e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum. O
Gestor, seja ele de qualquer atividade, seja em empresa de serviços, exercito e
até em igrejas, ele tem que dar a possibilidade de sua equipe alcançar as
metar estabelecidas para que os resultados sejam alcançados. O ser humanos
cada vez mais necessita
cooperar com outras pessoas para atingir seus
objetivos. Nese sentido, a administração é basicamente a coodenação de
atividades grupais.
1.3.Eficiência e Eficácia
Segundo Peter Drucker: "eficiência é fazer as coisas de maneira correta,
eficácia são as coisas certas. O resultado depende de fazer certo as coisas
certas".
Tecnicamente , a eficácia é a medida do alcance de resultados, ou seja, de
saber o que fazer, qual o caminho e que decisão tomar. A eficácia é o grau em
que os resultados de uma organização correspondem às necessidades e aos
desejos do ambiente externo.
Já a eficiência é a medida de como esses recursos saão utilizados, ou seja,
trata de como fazer, não do que fazer. Trata de fazer certo a coisa, e não fazer
a coisa certa. Quando se fala em eficiência, está se falando em produtividade,
em fazer mais com o mínimo de recursos possíveis.
Apesar dessas definições feitas, nem sempre a eficácia irá andar junto com a
eficiência. Uma organização, por exemplo pode até ser eficiente, porém pode
não ser eficaz, assim como pode ser eficaz mas não ser eficiente. O ideal é
que a empresa precise ser eficaz e eficientea qual poderia denominar de
excelência.
1.4. Básicos da Orgnização.
2
Para que a organização possa obter seu objetivo econômico, no caso, a
produção de seus produtos e serviços, é necessário que a mesma seja
constituída
dos
princípios
básicos
que
são;
Divisao
de
Trabalho,
especialização, hierarquia e amplitude administrativa.
•
Divisão do Trabalho
Para que a organização obtenha seu objetivo é necessário que a mesma faça
uma divisão de trabalho que é a maneira pela qual um processo pode ser
dividido por uma série de pequenas tarefas. Um exemplo muito comum pode
ser visto nas industrias, até por que essa idéia vem desde a Revolução
industrial.Para que haja uma produção de um determinado produto, existem
setores especializados com suas determinadas tarefas para que seu objetivo,
que é o produto final. A divisão do trabalho também pode ser vista em outras
áreas, não só pelo nível operacional, mas também no nível intermediário e no
intitucional. As consequências que a divisão do trabalho trouxe no curto prazo
foram a maior produtividade e melhor rendimento do pessoal envolvido, maior
eficiência da organização e redução de custos de produção, da mão de obra e
de insumos.
•
Especialização
Em consequência da divisão do trabalho, cada cargo passa a ter funções e
tarefas específicas para a execução das tarefas. E por isso os neoclássicos
passam a se preocupar com a especialização dos orgãos que compõem a
estrutura organizacional.
•
Hierarquia
2
Com a diversificação funcional dentro da organização, o desdobramento da
função de comando é exigida que tem como sua missão, dirigir todas as
atividades para que sejam cumpridas de forma harmoniosa suas missões.
Todo setor deve ter alguém para estar a frente de um setor para que possa
direcionar sua equipe. Para isso surge a hierarquia. Toda organização tem
uma hierarquia que divide
a mesma em níveis de autoridade. Quando se
sobena escala hierárquica, aumenta-se o volume de autoridade do
administrador.
•
Amplitude Administrativa
Também denominada amplitude de controle, é o número de subordinados
que o administrador pode supervisionar, ou seja, define a quantidade de
funcionários que se reportam a um supervisor.
Quando um administrador supervisiona um grande número de subordinados,
a tendência é de é ter uma estrutura ampla, é nesses tipos de estrutura é
necessário um numero maior de níveis hierarquicos e é verticalmente dispersa.
Já a estrutura plana há poucos níveis hierárquicos e é mais horizontalmente
dispersa.
Atualmente, a tendência é de as organiizações é de ser horizontal e
comprimir a base da cúpula e melhorar as comunicações.
1.5. Centralização x Descentralização
A Teoria Neoclássica discute muita a questão da centralização e da
descentralização .
A Centralização é a maior concentração do poder de decisão na alta posição
da organização. O comando maior é do, podemos dizer, no topo do
organograma da empresa e é ele quem tem o poder decisório.
Na centralização ocorre para manter o maior nível de integração da empresa,
manter uniformidade de decições e ações, administrar melhor as urgências,
quando o empresário não quer um segundo homem para ser seu sombra,
2
quando a estrutura organizacional da organização não necessita de uma
descentralização ou para aumentar onível de controle da empresa.
1.6. Vantagens e desvantagens da centralização
As
principais
vantagens
são
que
as
decisões
são
tomadas
por
administradores com uma ampla visão da empresa, Geralmente os que tomam
decisões no topo são mais treinado e capcacitados que os de níveis mais
baixo. Há maior segurança nas informações e redução de custos.
Já as suas desvantagens são que as decisões que são tomadas não se
aproximam dos fatos e das circunstâncias ao qual a empresa enfrenta, os
tomadores de decisão do topo tem pouco contato com as pessoas e
situaçãoes envolvidas, as linhas de comunicação ao longo da cadeia escalar
provocam demora e maior custo operacional. Pode também ocorrer erro na
comunicação das decisões.
Figura 1.4. Organograma de uma empresa centralizada
A Descentralização por sua vez, tem a ideia que as decisão são tomadas
pelos que estão abaixo da pirâmide organizacional. A descentralização vista na
Teoria Neoclássica uma maneira de proporcional melhor utilização dos
recursos humanos. A autoridade que tomar ou aplicar a ação deve ser próximo
da situação em que cada orgão da empresa passa.
Na descentralização, há uma menor supervisão sobre as decisões e é
relativamente uma autonomia e independência para definir o plano de ação.
As vantagens da decentralização são que os gerentes ficam mais proximos
do ponto onde tomam as decisões, Aumenta a eficiência e a motivação,
2
aproveitando melhor o tempo e a aptidão dos funcionários, melhora a
qualidade das decisões à medida que seu volume e complexidade se reduzem,
aliviando os chefes principais do excesso de trabalho decisório. Outras
vantagens são a redução da quantidade de papelório do pessoal dos
escritórios centrais e os gastos respectivos. Os gastos de coordenação podem
ser reduzidos devido à autonomia para tomar decisões, além de permitir a
formação de executivos locais ou regionais mais motivados e conscientes dos
seus resultados operacionais.
A descentralização também tem suas desvantagens, uma delas é a
uniformidade nas informações, pois a padronização e a uniformidade
favorecem a redução de custos operacionais, mas reuniões de coordenação
entre os escritórios centrais que desempenham a mesma função podem
reduzir esse problema.
Outra desvantagem é que a descentralização é insuficiente aproveitamento
dos especialistas, pois nela, a tendência é pensar que já não precisa de
assessoria da matriz, e da falta de equipe apropriada no campo de atividades.
O melhor meio consiste na designação paulatina de funções, comprovando
coma regularidade a atuação para certificar-se de que as funções existentes
foram assimiladas antes de acrescentar outras .
1.7. Funções do Administrador
Para a Teoria Neoclássica, as funções do administrador correspondem aos
elementos da administração, que Fayol definira no seu tempo (prever,
organizar, comandar, coordenar e controlar) com uma roupagem atualizada.
Basicamente, as funções do administrador são: planejamento, organização,
direção e controle. O desempenho dessas quatro funções básicas forma o
chamado processo administrativo. O processo administrativo é cíclico,
dinâmico e interativo. À medida que esse ciclo administrativo se repete,
acontece uma correção contínua e ajuste através da retroação.
2
As Funções Administrativas, quando consideradas como um todo, formam o
processo administrativo. Quando consideradas isoladamente, o planejamento,
a direção, a organização e o controle constituem funções administrativas.
Quando consideradas em sua abordagem global para alcançar objetivos,
formam o processo administrativo. O processo administrativo é determinado
pelo conjunto das funções administrativas, visto na figura abaixo.
Figura1.5. Função Administrativa como ciclo administrativo
Resumidamente podemos dizer através da figura apresentada acima que a
função administrativa corresponde aos elementos da administração, que são o
planejamento, organização, direção e controle, que formamo processo
administrativo.
1.8. Apreciação Crítica
Na literatura neoclássica o processo administrativo é usado para explicar
comos as funções devem ser feitas dentro da organização. A visão do
2
processo administrativo por Fayol, por décadas continua ilesa apesar das
várias mudanças ocorridas nos conteúdos sobre a teoria da administração.
Como a Teoria Neoclássica é uma teoria eclética, as funções administrativas
como planejar, dirigir e controlar permanecem, mas , sem princípios rígidos e
invariáveis.
Vivemos hoje num mundo em que as mudanças são constantemente comum,
e com isso os processos administrativos são mais flexíveis nos tempos atuais.
Podemos dizer que o processo administrativo não é apenas o núcleo da
Teoria Neoclássica, mas também o que fundamenta a Administração Moderna.
A abordagem neoclássica nada mais é do que a redenção da Teoria Clássica
devidamente atualizada e redimensionada aos problemas administrativos
atuais e ao tamanho das organizações de hoje e administrar é muito mais do
que uma função de gerenciar recursos humanos, materiais e tarefas.
Devio as contantes mudanças o administrador tede a focar na inovação do
que na manutenção organizacional.
CAPÍTULO III
DESIGN ORGANIZACIONAL
CONCEITO
2
Nos capítulos anteriores, vimos a importância da estrutura organizacional e
abordamos as teorias organizacionais. Agora iremos nos aprofundar no design
organizacional. Para que as empresas possam coordenar suas tarefas, é
nessesário que a mesma tenha um sistemas ao qual essas tarefas sejam
desempenhadas sem nenhum problema. Mas a final de contas, o que é um
design organizacional?
A cada dia vemos que é mais comum em organizações que passaram por uma
experiência de crescimento rápido e que muitas vezes não desenvolvem uma
estrutura de gestão de pessoas adequada, a dificuldade de se desenvolverem.
Isso por que não foi feito um diagnóstico do problema, a o plano de ação, a
implantação desse plano de ação e avaliação.
Podemos ressaltar o fato de que as novas organizações e seus novos
funcionários fazem parte de um novo contexto empresarial, o qual esta, cada
vez mais, tornando as associações um tanto quanto menos mecânicas para
dar lugar à formação orgânica. Os jovens tendem a afeiçoar-se mais às
empresas com maior diversidade, já que não desejam serviços repetitivos e
maçantes, e é obrigação de um bom empreendedor conseguir alcançar esses
objetivos de destacar-se no mercado de trabalho, conseguindo, assim,
melhores trabalhadores e, conseqüentemente, maiores desempenhos.
Existem até empresas de consultorias que foram criadas através da
necessidade que os clientes(empresas) demonstraram por uma reestruturação
organizacional. Essas empresas apontam vários problemas causados pela
falta de estruturação dentro da organização e que e também é essencial uma
diferenciação para uma associação se manter competitiva dentro do mercado
de trabalho. Daí a importancia do Design Organizacional que é um conjunto
amplo de cargos, tarefas, relacionamento e responsabilidades, que não
mudam e seu comportamento é influenciado por diversas técnicas, individuais,
sociais e organizacionais, visando a questão do ambiente organizacional, cas
características das organizações, as tecnologias a serem aplicadas, e os
critérios para obter eficácia em sua estrutura.
1.1.Os Cinco Mecanismos de Coordenação
3
Segundo Mintzberg(2006, p.14):
“Os mecanismos de coordenação dos “cinco”
parecem explicar as maneiras fundamentais
pelas quais as organizações coordenam seu
trabalho:
ajuste
mútuo,
supervisão
direta,
padronização dos resultados do trabalho e
padronização das habilidades dos trabalhadores.
Estes devem ser considerados os elementos
básicos da estrutura, a “cola que mantém as
organizações unidas.”
Como o autor citou, para que haja uma boa coordenação esses cinco
elementos são importantes, eles são os princípios básicos para alcançar a
eficácia nas tarefas. Vamos verificar a finalidade cesses cinco mecanismos de
coordenação.
O Ajustamento Mútuo é um mecanismo mais simples e geralmente é mais
utilizado em organizações mais simples, mas pode ser usada nas
organizaçãoes mais complexas também.É o processo através do qual as
pessoas usam seu julgamento para solucionar problemas e orientar tomada de
decisão.
Ela é usada quando uma certa atividade requer uma divisão de
trabalho em que ninguém sabe exatamente o ue precisa ser feito, e é
desenvolvida por milhares de especialistas. Esse conhecimento é adquirido a
medida que o trabalho é realizado.
A supervisão direta é resumida como monitoramento contínuo e verificação
do cumprimento das regras e metodologias estabelecidas nos Códigos de
Regulação pelas organizações por meio de análise de documentos, filtros
estatísticos rotineiros e episódicos e da supervisão temática. Ela assume a
coordenação, quando uma pessoa passa a ser responsável pelo trabalho de
outras, dando-lhes unstruções e monitorando as suas ações.
Podemos ver esse processo através da figura abaixo:
3
Figura1.6. Supervisão Direta – Mecanismo de coordenação
Como vimos na figura acima, uma pessoa, que podemos nesse caso definí-la
como o gerente (G) coordena o desempenho de seus operadores (O). O (A)
seria o analista deste processo de coordenação.
As tarefas também podem ser desempenhadas sem a utilização do
ajustamento mútuo ou sem a supervisão direta. Para isso existe o processo
de padronização que é aplicado quando o conteúdo do trabalho for
especificado ou programado. É muito comum em empresas que a rotina faz
parte do processo de trabalho. Exemplos tem vários entre eles é o trabalho
operário de uma fábrica. Um funcionário X tem a função de parafusar peças. A
rotina dele não necessita de orientações além do que ele sabe fazer, que é
apenas parafusar peças.
A padronização de processos minimiza fatores - tanto externos (como a
mudança na qualidade de insumos e matéria prima) como internos (falta de
colaboradores com as qualificações e experiência necessária para realizar
tarefas específicas de forma adequada) - que perturbem o normal
desenvolvimento de atividades; otimização e fixação do conjunto de atividades
que constituem o processo.
Existem duas formas de padronização. Uma delas é a padronização de
outputs em que a coordenação são pedeterminadas, por exemplo no setor de
3
encadernação de livros, o encadernador sabe exatamente quais páginas se
encaixam com cada capa de livro.
Outra forma de padronização é dos funcionários, cujas habilidades e o
conhecimento são padronizadas quando o tipo de treinamento exigido para o
desempenho do trabalho for especificado. Em uma empresa de telefonia,
como a Contax, por exemplo, existe um treinamento para os seus funcionários
de Callcenter receptivo, em que existe uma padronização de tarefas ao qual
ele aprende a fornecer determinadas dúvidas aos clientes através de um
roteiro fornecido pelo sistema da empresa.
Segundo Mintzberg, “ à medida que o trabalho torna-se mais complicado, o
meio favorecido de coordenação parece passar do ajustamento mútuo para a
supervisão direta e, depois, para a padronização, preferivelmente dos
processos de trabalho, diferentemente dos outputs ou mesmo das habilidades,
que retornam, finalmente, ao ajustamento mútuo”
Quando uma pessoa trabalha sozinha, ou ainda quando uma empresa tem
tarefas simples não tem necessidade de do uso desses mecanismos, mas à
medida que há uma adição de mais de uma pessoa, há sim a nessessidade de
utilizálos, de acordo com a situação em que a organização de se encontra.
1.2 A Organização em Cinco Partes
A finalidade de toda a estrutura na organização é para capturar e dirigir os
sitemas de fluxos e para definir os inter-relacionamentos das diferentes partes.
Para o melhor entendimento das estruturas o uso dos diagramaa básicos para
representar a própria organização.
Esse diagrama pode ser descrito por diferentes partes que fazem parte da
empresa, a as pessoas que compoem cada uma das partes, ou seja, na base
da organização e existem os operadores que executam as tarefas básicas ,
como poduzir os produtos e fazer a prestação de serviços (operadores de
3
máquinas, Operadores de linha de montagens, vendedores, etc.), como
manutenção, por exemplo.
Essas pessoas fazem parte do núleo operacional, que é o coração de qualquer
organização, a parte que produz os outputs essenciais qua a mantêm viva.
Como foi comentado anteriormente, nos mais simples da organização, os que
são operacionais são auto-suficientes, coordenendo-se por ajuste mútuo. Mas
a organização não necessita apenas do operacional. Pois à medida que que
ela cresce, ela precisa de outros núcleos para ajudar a desenvolver e novos
métodos de coordenação, ou seja, aumente a necessidade de supervisão
direta, é pra isso que a presença de um gerente para essa supervisão é
importantíssima o obrigatória. E essa gerencia não é apenas para a operação,
mas também para vários setores. Daí vem a linha intermediária, que é uma
hierarquia de autoridade entre o operacional e o estratégico. As principais
funções da linha intermediária é de
E conforme for crescendo esse : Coletar informações do retorno a respeito do
desempenho de seus orgãos ou unidades e transfere algumas para os outros
gerentes; eleva para o nível estratégico os devidos probrelmas que o setor está
passando, as propostas de mudanças e tomadas de decisões que só podem
ser tomadas pela alta cúpula; leva ao nível operacional os recursos a serem
utilizados no setor, os planos de ações a serem executados e as devidas
regras a serem cumpridas; manter contato com outros gerentes dos demais
setores, analistas de apoio; e formular estratégias para o seu setor.
processo a empresa pode aumentar a padronização como forma de dirigir o
trabalho, e com isso a padronização é passada para um outro gupo de
pessoas denominadas analistas. Esses analistas são denominados de
tecnoestrutura e são alinhados fora da hierarquia da organização.
Mintzberg(2006, p. 21) cita que:
“ À medida que cresce, a organização tende a
criar
unidades
de
assessoria
de
natureza
diferente, não para efetuar a padronização, mas
para fornecer serviços indiretos, variando de um
restaurante
ou
uma
agência
postal
a
um
3
departamento
de
consultoria
jurídica
ou
de
relações públicas.”
Essa assessoria também é chamada de assessoria de apoio que é
responsável por todas as demais atividades não estratégicas ou finalísticas. É
passível de terceirização e é diferente da tecnoestrutura pois apesar também
apoir a organização como um todo, a assessoria de apoio não tem atribuição
técnica.
Figura 1.7. As cinco partes básicas da organização segundo Mintzberg
A partir de então foram formadas as cincos partes da organização
representado na figura acima: o núcleo operacional, que é ligado à cúpula
estratégica no topo pela linha intermediária, com a tecnoestrutura e a
assessoria de apoio, também chamada de Staff de Suporte, ambos no lado de
fora da organização.
1.3Especialização do Trabalho
Existem duas formas para que o trabalho possa ser especializado: pela
extensão e pelo escopo. Na especialização do trabalho extensa os
funcionários se dedicam a uma única tarefa e, já que os trabalhos são menores
eles podem ser realizados de forma mais eficaz.
3
A extensão visa na economia do tempo gasto na troca de tarefas pois se por
exemplo, uma pessoa trabalhasse em uma produção de roupas, separada e
independentemente sem nenhum preparo, o que em uma especialização e
com equipes preparadas e treinadas conseguiria 2000 peças ao dia,
conseguiria no máximo 20 ou até mesmo nenhuma peça por dia.
Outro ponto a ser visado por essa especialização é o desenvolvimento de
novos métodos e máquinas em decorrência da especialização.
Nos dias de hoje muitas organizações estão diminuindo o grau de
especialização de seus colaboradores, pois estes acabam por saber fazer
apenas uma única função na empresa e se isola, tornando o trabalho repetitiva
e até entediante por parte deles.
Mas para alguns autores a extensão, também chamada de especialização
horizontal, aumenta a repetição de trabalho, facilitando a sua padronização.
Nos dias de hoje muitas organizações estão diminuindo o grau de
especialização de seus colaboradores, pois estes acabam por saber fazer
apenas uma única função na na empresa e se isola, tornando o trabalho
entediante.
A divisão de mão-de-obra determina o quanto o colaborador precisa se
especializar para exercer sua atividade na empresa. Ainda que hoje a
tendência seja diminuir a especialização do trabalho, existem algumas funções
nas quais isso não pode acontecer,como no exemplo acima (produção de
roupas).
Já o escopo, também chamado de especialização vertical, separa o
desempenho do trabalho de sua administração. Diferentemente da horizontal,
ao qual a especialização é limitada devido às suas funções, a especialização
vertical é voltada aos que tomam as decisões, pois eles tem atividades
diversificadas epassam de ser respondentes passivo para um respondente
ativo.
Segundo Mintzberg( 2006, p.39);
“As organizações especializam os trabalhos na
dimensão vertical na crença de que uma
perspectiva diferente é exigida para determinar
como o trabalho deve ser feito.”
3
Quando um trabalho é especializado na dimensão horizontal, ela tende a ser
limitada, dificultando a relação de trabalho com os dos outros. Com isso o
controle é constante, passando a um gestor coma a visão abrangente
necessária para coordenar o trabalhador supervisão direta ou a um analista
por meio da padronização.
Vemos então, que a especialização vertical é relacionado com a profundida e
ao controle sobre o trabalho.
1.4.Treinamento e Doutrinação
O treinamento e a doutrinação envolve as especificações da exigências para a
criação de uma pesição pela primeira vez.
Devido às exigências das empresas, em contratar profissionais aptos à
desempenhar as tarefas dentro dos parâmetros de especialização, há a
necessidade de preparar os candidatos a futura vaga, capacitando-os antes de
até durante a sua estada na empresa. Os treinamentos podem ser usados,
tanto paraum processo seletivo, como também para que o funcionário possa
estar preparado para uma nova função, ou até mesmo de estar preparado para
uma possível mudança de rotinas administrativa, em questão por exemplo da
tecnologia e outros meios.
O treinamento é um processo a qual são ensinados habilidades e
conhecimentos relacionados ao trabalho. Ele também se encaixa na questão
da padronização pois padroniza as habilidades.
Muitos dos casos os treinamentos são realizados fora da organização. Uma
vez que os treinados demonstrem habilidades que são exigidas pela empresa,
e o conhecimento que adquirem, são então credenciados pela associação
profissional como habilitados ao cargo.
Claro que o programa de treinamento não apresentam todas as habilidades e
conhecimento, pois alguns devem ir além da especialização e padronização e
por isso o treinamento deve ser sempre acompanhedo de algum tipo de
aprendizagem profissional.
3
Já a doutrina, está voltada à cultura da empresa. Refere-se aos sistemas de
valores, normas e padrões de comportamentos que o novo funcionário deve
seguir àquela orgnização.
Até o fechamento deste capítulos vimos que esses são os componentes
importantes de um design de estrutura.Que além de a empresa focar na
divisão do trabalho, ela também tem que focar nas maneiras de coordenar as
suas funções, sendo elas de um estrutura simples até as mais complexas.
Sem esquecer da preparação de seus funcionários para exercício das
atividades profissionais.
Uma empresa sem um design organizacional definido dificilmente obterá exito
e resultados.
CONCLUSÃO
Com base no que foi pesquisado, vimos o quanto é importante a questão de
uma estrutura na vida de toda organização. Os principios da Administração,
apesar de ser antigo, é sempre visto nos dias de hoje. O administrador deve
sempre antes de tudo planejar, Coordenar, dirigir, organizar e controlar. Esses
princípios sempre estará presente na vida profissional de um bom gestor.
Outro ponto importante desta pesquisa é a questão da divisão do trabalho em
que é voltada à divisão de tarefas que cada pessoa que compõe a equipe deve
desempenhar, com isso os setores que respeitam essa divisão pode sim
desnvolver suas tarefas em perfeita harmonia profissional, através de uma
3
supervisão, que toma as decisões e auxilia sua equipe para ao objetivo
alcançado.
A questão da escala, é essencial, pois dependendo do modelo, centralizado ou
descentralizado, a empresa terá uma direção, “um norte” para as realizações
das tarefas. Deve haver sim um conjunto de níveis de autoridade na organizão
formal.
Através da teoria das organizações, muitas empresas são o que são no
mercado competitivo e até vão além desempenhando modelos mais atuais de
gestão, mas sem sair do foco que foi tão defendido por Fayol e os demais
autores.
Com certeza a estrutura é uma base, melhor dizendo, um pilar
fundamental para que toda a empresa alcancem resultados.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração.Rio de
Janeiro: Elsevier, 2004.
DRUKER,F Peter. Administrando para o Futuro. São Paulo: Pioneira, 1992.
MINTZBERG, Henry. Criando Organizações Eficazes, Estrutura um Cinco
Configurações. São Paulo: Atlas, 2006.
Disponível em <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/teoriaclassica-da-administracao-segundo-henri-fayol/13239/>
3
Disponível em <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/teorianeoclassica/29753/>
Disponível em <http://www.portaldomarketing.com.br/Artigos_Administracao/
Teoria_Neoclassica.htm>
Disponível em <http://pt.scribd.com/doc/53355053/Teoria-Neoclassica-PETERDRUCKER>
Disponível em <http://social.conclusivo.com.br/profiles/blogs/designorganizacional-2>
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO
02
AGRADECIMENTO
03
DEDICATÓRIA
04
RESUMO
05
METODOLOGIA
06
SUMÁRIO
07
INTRODUÇÃO
09
CAPÍTULO I
- A Teoria Organizacional
10
1.1 Teoria Classica
1.1.1Administração x Organização
1.1.2.Teoria da Administração
1.1.3.Divisão de Trabalho
1.1.4.Organização Linear
11
13
13
14
15
4
CAPÍTULO II - Teoria Neoclássica
18
1.1Características da Teoria Neoclássica
1.2 Administração como Técnica Social
1.3 Eficácia x Eficiência
1.4. Básicos da Orgnização
19
22
22
23
1.5. Centralização x Descentralização
24
1.6Vantagens e desvantagens da centralização
1.7. Funções do Administrador
25
26
1.8.Apreciação Crítica
28
CAPÍTULO III – Design Organizacional
29
1.1.Os Cinco Mecanismos de Coordenação
30
1.2A Organização em Cinco Partes
33
1.3.Especialização do Trabalho
35
1.4. Treinamento e Doutrinação
36
CONCLUSÃO
BIBLIOGRAFIA
ÍNDICE
38
39
40
4
4
4
4
4
4
4
4
4