DRUKER E A ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS AULA 04 12.03.13 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS • EXPRESSÃO CUNHADA POR PETER DRUCKER EM 1955 EM SEU LIVRO “A PRÁTICA DA ADMINISTRAÇÃO”. • TRATA-SE DE UM PROCEDIMENTO SUGERIDO PARA A APLICAÇÃO PRÁTICA DO PROCESSO DE PLANEJAR, ORGANIZAR, EXECUTAR E CONTROLAR • A IDEIA FOI DESENVOLVIDA POR ALFRED SLOAN: DEFINIÇÃO POR OBJETIVOS, E A COBRANÇA DE RESULTADOS PELA MATRIZ DA EMPRESA, FICANDO AS DIVISÕES RESPONSÁVEIS PELA OPERACIONALIZAÇÃO E EXECUÇÃO DOS DETALHES (CASO DOS GERENTES DE FAYOL, FALADO NA AULA ANTERIOR). ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS • A PRÁTICA DE DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS FOI COPIADA POR OUTRAS EMPRESAS, COMO A GE, ONDE DRUCKER A CONHECEU E PODE ACRESCENTAR OUTROS COMPONENTES A CHAMANDO DE ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS. ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS • DRUCKER ENFATIZOU A NECESSIDADE DE DEFINIR OBJETIVOS E AVALIAR RESULTADOS EM ÁREAS-CHAVE DE DESEMPENHO, TAIS COMO: PARTICIPAÇÃO NO MERCADO; INOVAÇÃO; PRODUTIVIDADE; RECURSOS FÍSICOS E FINANCEIROS; RENTABILIDADE; DESEMPENHO E APRIMORAMENTO GERENCIAL; DESEMPENHO E ATITUDE DOS TRABALHADORES; RESPONSABILIDADE PÚBLICA. ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS • A BASE DA APO É O PROCESSO DO QUAL PARTICIPAM O CHEFE E SUA EQUIPE (OU UM SUBORDINADO); Obs: esse processo participativo substitui o hierárquico, em que o chefe simplesmente define os objetivos e os transmite pela cadeia de comando abaixo, para só assim, avaliar o desempenho da equipe. ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS • NOS ANOS 60 E 70, QUANDO A ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA ERA ALGO INOVADOR, AS ORGANIZAÇÕES PODIAM TER ALGUM DIFERENCIAL COMPETITIVO COM SUA IMPLEMENTAÇÃO, MAS AO FINAL DOS ANOS 90 A MAIORIA DAS GRANDES ORGANIZAÇÕES JÁ NÃO ADOTAVA O MODELO PURAMENTE HIERÁRQUICO. MAS TRÊS COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA PERMANECEM VÁLIDOS: COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA • OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Áreas principais de desempenho da equipe são identificadas; • TEMPO DEFINIDO: Um prazo é definido para a realização dos objetivos, com prazos intermediários para a verificação do desempenho da equipe; • FEEDBACK SOBRE O DESEMPENHO: Ao longo do período estabelecido para a realização dos objetivos, o desempenho da equipe é avaliado. No final do prazo, um novo plano de ação é definido para o período seguinte. ADMINISTRAÇÃO CONTEMPORÂNEA • • • • • PLANEJAMENTO; ORGANIZAÇÃO; LIDERANÇA; EXECUÇÃO; CONTROLE CADA UMA DESSAS FUNÇÕES É UM SISTEMA DE RACIOCÍNIO, COM ENTRADA DE INFORMAÇÕES E SAÍDA DE DECISÕES. AS DECISÕES PRODUZEM INFORMAÇÕES PARA OS PROCESSOS DE ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO QUE FORNECEM INFORMAÇÕES PARA OS PROCESSOS DE EXECUÇÃO E CONTROLE. PLANEJAMENTO • PLANEJAMENTO SIGNIFICA ADMINISTRAR AS RELAÇÕES COM O FUTURO. É UMA APLICAÇÃO ESPECÍFICA DO PROCESSO DECISÓRIO. • AS DECISÕES QUE PROCURAM INFLUENCIAR O FUTURO, OU QUE SERÃO COLOCADAS EM PRÁTICA NO FUTURO, SÃO DECISÕES DE PLANEJAMENTO. PLANEJAMENTO • O PLANEJAMENTO SIGNIFICA COMPETÊNCIA INTELECTUAL; • A DECISÃO E A CAPACIDADE DE LIDAR COM O FUTURO POR MEIO DE PLANEJAMENTO, REFLETEM INTELIGÊNCIA QUE PODE SER DESENVOLVIDA POR MEIO DE EDUCAÇÃO E EXPERIÊNCIA. PLANEJAMENTO PROCESSO DE PLANEJAMENTO • AQUISIÇÃO DOS DADOS DE ENTRADA (INFORMAÇÕES SOBRE PASSADO, PRESENTE E FUTURO DO AMBIENTE EXTERNO ETC); EX: MUDANÇA NA LEGISLAÇÃO, SATISFAÇÃO DOS CLIENTES. • PROCESSAMENTO DOS DADOS DE ENTRADA (TRANSFORMAR INFORMAÇÕES PARA PRODUZIR NOVAS INFORMAÇÕES E DECISÕES. EX: DADOS DE ENTRADA ACIMA • PREPARAÇÃO DE UM PLANO (REGISTRO DAS DECISÕES RESULTANTES DO PROCESSAMENTO DOS DADOS DE ENTRADA). UM PLANO É UM GUIA PARA AÇÃO NO FUTURO. OBJETIVOS E METAS • SÃO RESULTADOS DESEJADOS QUE ORIENTAM O INTELECTO E A AÇÃO. • OS OBJETIVOS SÃO A IMPORTANTE DOS PLANOS PARTE MAIS PROCESSO DE PLANEJAMENTO • UM OBJETIVO PODE SER: UMA SITUAÇÃO OU ESTADO FUTURO DESEJADO. EX: GANHAR UMA PARCELA DO MERCADO. REALIZAÇÃO DE UM PRODUTO. EX: CONSTRUIR UMA CASA. REALIZAÇÃO DE UM EVENTO. EX: ORGANIZAR E REALIZAR UMA COMPETIÇÃO ESPORTIVA. Obs: sempre que possível, os objetivos devem ser quantificados. PROCESSO DE PLANEJAMENTO TIPOS DE PLANOS • OS PLANOS SEGUEM BASICAMENTE 2 CRITÉRIOS: 1. PLANOS TEPORÁRIOS: EXTINGUEM-SE QUANDO O OBJETIVO É REALIZADO. EX: CALENDÁRIO DE UM CURSO. 2. PLANOS PERMANENTES: DECISÕES PROGRAMADAS QUE DEVEM SER USADAS EM SITUAÇÕES DEFINIDAS. EX: MISSÃO DA ORGANIZAÇÃO. NÍVEIS DE PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL • SÃO CLASSIFICADOS EM 3 NÍVEIS: 1. ESTRATÉGICO: ABRANGEM TODA A ORGANIZAÇÃO, SÃO PLANOS QUE ESTABELECEM A MISSÃO, OS PRODUTOS E SERVIÇOS A SEREM OFERECIDOS. 2. PLANOS FUNCIONAIS: TRADUZEM OS PLANOS ESTRATÉGICOS EM AÇÕES ESPECIALIZADAS, COMO MARKETING, RH ETC. 3. PLANOS OPERACIONAIS: DEFINEM ATIVIDADES E RECURSOS QUE POSSIBILITAM A REALIZAÇÃO DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS OU FUNCIONAIS. ORGANIZAÇÃO • PARA EXECUTAR OS PLANOS É NECESSÁRIO ORGANIZAR OS RECURSOS. AS PRINCIPAIS ETAPAS NO PROCESSO DE ORGANIZAR SÃO AS QUE SE SEGUEM: 1. ANALISAR OS OBJETIVOS E OS TRABALHOS A SEREM REALIZADOS; 2. DIVIDIR O TRABALHO DE ACORDO COM CRITÉRIOS MAIS APROPRIADOS PARA A REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS; 3. DEFINIR A RESPONSABILIDADE PELA REALIZAÇÃO DO TRABALHO; 4. DEFINIR OS NÍVEIS DE AUTORIDADE; 5. DESENHAR A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. DIVISÃO DO TRABALHO • ONDE AS TAREFAS SÃO DIVIDIDAS EM PARTES OU UNIDADES, CADA UMA DAS QUAIS É ATRIBUÍDA A UMA PESSOA OU GRUPO DE PESSOAS. • NAS ORGANIZAÇÕES AS UNIDADES DE TRABALHO SÃO CHAMADAS DE DEPARTAMENTOS. CADA DEPARTAMENTO REALIZA PARTE DO TRABALHO TOTAL QUE É NECESSÁRIO PARA O OBJETIVO GERAL. FIGURA 4.10 DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • TODAS AS DIVISÕES DO TRABALHO, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES, ESULTAM NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, ELA MOSTRA A AUTORIDADE E AS RESPONSABILIDADES DAS PESSOAS, COMO INDIVÍDUOS E COMO ENTEGRANTES DE GRUPOS, ALÉM DISSO, A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL MOSTRA A COMUNICAÇÃO ENTRE INDIVÍDUOS E GRUPOS. DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • DIVISÃO DO TRABALHO E DIVISÃO DAS RESPONSABILIDADES. OS RETÂNGULOS INDICAM COMO FOI FEITA A DIVISÃO DO TRABALHO. CADA RETÂNGULO REPRESENTA UM BLOCO OU UNIDADE DE TRABALHO E AS RESPONSABILIDADES DE CADA PESSOA OU GRUPO DE PESSOAS PELA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES. EM ALGUNS ORGANOGRAMAS SÃO DESENHADOS APENAS OS CARGOS, EM OUTROS, OS DEPARTAMENTOS E OS CARGOS. DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • AUTORIDADE E HIERARQUIA. NO ORGANOGRAMA, O NÚMERO DE NÍVEIS EM QUE OS RETÂNGULOS ESTÃO DISTRIBUÍDOS, MOSTRA COMO A AUTORIDADE ESTÁ GRADUADA, DO GERENTE QUE TEM MAIS AUTORIDADE, NO TOPO DA ESTRUTURA, ATÉ O QUE TEM MENOS AUTORIDADE, NA BASE DA ESTRUTURA. HIERARQUIA SIGNIFICA CADEIA DE COMANDO, ONDE O PODER DE DIRIGIR DESCE DE CADA NÍVEL PARA O IMEDIATAMENTE INFERIOR. DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • COMUNICAÇÃO: AS LINHAS QUE LIGAM OS RETÂNGULOS MOSTRAM TAMBÉM SUA INTERDEPENDÊNCIA. O SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DE UMA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FORNECE A INTERLIGAÇÃO DAS UNIDADES OU BLOCOS DE TRABALHO E POSSIBILITA SUA AÇÃO COORDENADA. DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DEPARTAMENTALIZAÇÃO • OS CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO SÃO USADOS PARA DIVIDIR TAREFAS ENTRE DEPARTAMENTOS. • DUAS SÃO AS FORMAS MAIS USUAIS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO, SÃO ELAS: FUNCIONAL: ONDE AS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS SÃO UM CONJUNTOS DE TAREFAS INTERDEPENDENTES ORIENTADAS PARA UM ÚNICO OBJETIVO, CADA UMA DAS TAREFAS CONTRIBUI PARA O TODO, OU SEJA, PARA A MISSÃO; TERRITORIAL: CRITÉRIO GEOGRÁFICO, CADA UNIDADE DE TRABALHO CORRESPONDE A UM TERRITÓRIO. OBS: A VANTAGEM DESSE MODELO É A CAPACIDADE DE DAR AUTONOMIA A CERTAS LOCALIDADES EM EMPRESAS GRANDES. FIGURA 4.12 DEPARTAMENTALIZAÇÃO • POR PRODUTO: QUANDO A EMPRESA TRABALHA COM DIERSAS LINHAS DE PRODUTOS QUE REPRESENTAM DIFERENÇA IMPORTANTE ENTRE SI. OBS: NESSE CASO, CADA UNIDADE DE TRABALHO TEM RESPONSABILIDADE POR UM GRUPO DE OPERAÇÕES REFERENTE AO PRODUTO. EX: UNELEVER. FIGURA 4.14 DEPARTAMENTALIZAÇÃO • POR CLIENTE: QUANDO A ORGANIZAÇÃO ATENDE DIFERENTES TIPOS DE CLIENTES, COM NECESSIDADES MUITO DISTINTAS. OBS: GERALMENTE GARANTE A SATISFAÇÃO DO CLIENTE. EX: ITAÚ PERSONNALITÉ. FIGURA 4.15 DEPARTAMENTALIZAÇÃO • POR PROJETOS: AS ATIVIDADES TEMPORÁRIAS, PROJETOS, SÃO REALIZADAS POR ESTRUTURA ORGANIZACIONAL TEMPORÁRIA. • UMA ORGANIZAÇÃO DE PROJETO É UMA ESTRUTURA TEMPORÁRIA, ALOJADA DENTRO DA ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL. OBS: PARA CADA PROJETO É NECESSÁRIO CRIAR UMA ORGANIZAÇÃO TEMPORÁRIA, QUE USA OS RECURSOS DAS UNIDADES FUNCIONAIS. EX: CONSTRUIR NOVAS INSTALAÇÕES FIGURA 4.16 EXECUÇÃO • O PROCESSO DE EXECUÇÃO CONSISTE EM REALIZAR ATIVIDADES PLANEJADAS. • SEMPRE HÁ UM PLANO, MESMO QUE IMPLÍCITO, SUSTENTANDO QUALQUER ATIVIDADE QUE ENVOLVA DISPÊNDIO DE ENERGIA FÍSICA E MENTAL. • O PROCESSO DE EXECUÇÃO NÃO É DIFERENTE DOS OUTROS PROCESSOS DE ADMINISTRAÇÃO, QUE SÃO PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E CONTROLE. EXECUÇÃO • EXEMPLOS DE ATIVIDADES DE EXECUÇÃO: MINISTRAR UMA AULA; ORGANIZAR UMA EQUIPE; REALIZAR UMA TAREFA OPERACIONAL, COMO MONTAR UM AUTOMÓVEL OU PREENCHER UM RELATÓRIO. OBS: A EXECUÇÃO DE ATIVIDADES BASEIA-SE NOS PROCESSOS DE PLANEJAMENTO E DE ORGANIZAÇÃO, QUE SÃO SEUS DADOS DE ENTRADA. FIGURA 4.17 CONTROLE • O PROCESSO DE CONTROLE ESTÁ LIGADO A RELAIZAÇÃO DE OBJETIVOS. PARA REALIZÁ-LOS, É PRECISO DISPOR DE INFORMAÇÕES SOBRE OS OBJETIVOS E AS ATIVIDADES QUE PROCURAM REALIZÁLOS. EX: UMA VIAGEM DE AUTOMÓVEL(SISTEMA DE TRASPORTE DE PESSOAS). O CONDUTOR (PRINCIPAL ELEMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE) COMPARA COMPARA CONTINUAMENTE O CAMINHO QUE ESTÁ PERCORRENDO (ATIVIDADES), COM O DESTINO (OBJETIVO). ESSA COMPARAÇÃO SERVE PARA MENSURAR O QUE DEVE SER FEITO PARA ALCANÇAR O OBJETIVO. CONTROLE • O PROCESSO DE CONTROLE PRODUZ INFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÕES; • O PROCESSO DE CONTROLE INFORMA: QUAIS OBJETIVOS DEVEM SER ATINGIDOS; O SISTEMA SOBRE SEU DESEMPENHO EM COMPARAÇÃO COM OS OBJETIVOS; AO SISTEMA O QUE DEVE SER FEITO PARA ASSEGURAR A REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS. OBS: O OBJETIVO É O PADRÃO A SER SEGUIDO PELO CONTROLE. ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE • OS ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE E DOS SISTEMAS DE CONTROLE SÃO: DEFINIÇÃO DE PADRÕES DE CONTROLE; AQUISIÇÃO DE INFORMAÇÕES; COMPARAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA; RECOMEÇO DO CICLO DE PLANEJAMENTO. FIGURA 4.18