ARQUIVOLOGIA
METODOS DE ARQUIVAMENTO
Prof. Antonio Victor Botão
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 2 GRANDES SISTEMAS DE ACESSO
– DIRETO – que vai direto ao documento
– INDIRETO - que necessita consulta por algum
método de pesquisa (fichário, tabela ou índice).
• Elementos a se considerar nos documentos: NOME,
LOCAL, DATA, ASSUNTO.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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BÁSICOS
Alfabético
É o mais simples, rápido, sistema direto.
Vantagens: rápido, direto, fácil e barato.
Desvantagens: erros de arquivamento, cansaço visual e
variedade de grafia dos nomes.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 1) Nomes próprios comuns considera-se o último
sobrenome seguido de vírgula após o pré-nome
(penúltimo sobrenome em letra maiúscula ou não)
• Ex: Luis Antonio Souza – SOUZA, Luis Antonio – 2º
Carmen Ribeiro – RIBEIRO, Carmen – 1º
• OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a
ordem dos pré-nomes.
• Ex: Arnaldo Gomes – GOMES, Arnaldo – 1º
Pedro Gomes – GOMES, Pedro – 2º
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um
adjetivo, ou ligados por um hífen, não se separam.
• Ex: Oswlado Monte Negro – MONTE NEGRO, Oswaldo
• Heitor Villa-Lobos – VILLA-LOBOS, Heitor
• 3) Sobrenomes formados com as palavras SANTO,
SANTA e SÃO, não se separam.
• Ex: Clarisse Santo Cristo – SANTO CRISTO, Clarisse
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 4) As iniciais derivadas dos pré-nomes precedem à
classificação de sobrenomes iguais.
• Ex: C. SANTORO – SANTORO, C. – 1º
Claudia Santoro – SANTORO, Claudia. 2º
• 5) Os artigos e preposições como: a, o, os , as, e, de,
da, do, d’, não são considerados parte integrante do
sobrenome.
• Ex: Lucia d’Aguiar – AGUIAR, Lucia d’
Jonas de Lucas – LUCAS, Jonas de
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 6) As partículas de sobrenomes estrangeiros, podem ou não ser
consideradas, o mais comum é considera-las parte integrante
quando em maiúscula.
• Ex: Pepino di Capri – CAPRI, Pepino di
Margareth O’Brien – O’BRIEN, Margareth
• 7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO,
JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética.
• Ex: Manuel da Silva Junior – SILVA JUNIOR, Manuel da
Mauro Gonçalves Filho – GONÇALVES FILHO, Mauro
• OBS: o grau de parentesco só poderá ser considerado na
ordenação alfabética quando servir de elemento de distinção
• Ex: Jose Vieira Filho – VIEIRA FILHO, Jose – 1º
Jose Vieira Neto – VIEIRA NETO, Jose – 2º
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 8) Os títulos não são considerados, são colocados
após o nome completo entre parênteses.
• Ex: Dr. Fernando Figueira – FIGUEIRA, Fernando
(Dr)
General Nelson Teixiera – TEIXEIRA, Nelson
(General)
• 9) Os nomes espanhóis são registrados pelo
penúltimo sobrenome que corresponde à família do
pai.
• Ex: Jose Oviedo Y Baños – OVIEDO Y BAÑOS, Jose
Francisco de Peña de Mello – PEÑA DE MELLO,
Francisco de
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 10) Os nomes orientais não se alteram.
• Ex: Farah Diva
Ho Tai Che
• 11) As firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais, não se alteram. Quando são
precedidas de artigos ou preposições são colocados no
final entre parênteses.
• Ex: O Planeta Diário – PLANETA DIÁRIO (O)
Companhia Vale Do Rio Doce – COMPANHIA VALE
DO RIO DOCE
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 12) Congressos, Seminários, Conferências, não se
alteram, a não ser por um pequeno detalhe, os números
que os compõem aparecem no final entre parênteses.
Seguidos dos nomes dos lugares em que acontecem e
as datas.
• Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia em São
Paulo 1973.
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (II) SÃO
PAULO, 1973
Quinta Reunião sobre Meio Ambiente, 1980 no Rio Grande
do Sul.
REUNIAO SOBRE MEIO AMBIENTE (QUINTA), RIO
GRANDE DO SUL, 1980
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Geográfico
• O sistema é direto e é utilizado quando o elemento
a se considerar é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
• As capitais devem ser alfabetadas em primeiro
lugar, por estado, independentemente da ordem
alfabética em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais.
• Neste caso, há necessidade de se utilizar guias
divisórias com notações dos nomes dos estados.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• EX:
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•
ESTADO
AMAZONAS
AMAZONAS
RIO DE JANEIRO
RIO DE JANEIRO
SÃO PAULO
SÃO PAULO
CIDADE
MANAUS (CAPITAL)
ITACOTIARA
RIO DE JANEIRO (CAP.)
CAMPOS
SÃO PAULO (CAPITAL)
LORENA
CORRESPONDENTE
SOBREIRA, LUIZA
SANTOS, ANTONIO J.
RODRIGUES, ISA
ALMEIDA, JOSE DE
CORREA, GILSON
SILVA, ALBERTO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
•
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•
•
CIDADE
CAMPOS
ITACOATIARA
LORENA
MANAUS (CAP.)
RIO DE JANEIRO (CAP.)
SÃO PAULO (CAP.)
ESTADO
RIO DE JANEIRO
AMAZONAS
SÃO PAULO
AMAZONAS
RIO DE JANEIRO
SÃO PAULO
CORRESPONDENTE
SOBREIRA, LUIZA
SANTOS, ANTONIO J.
RODRIGUES, ISA
ALMEIDA, JOSE DE
CORREA, GILSON
SILVA, ALBERTO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Nesse caso não há necessidade do emprego de divisórias
correspondentes aos estados, pois as pastas são
guardadas em ordem alfabética pelas cidades. É
imprescindível porém que as pastas tragam os nomes dos
estados, em segundo lugar, pois há cidades com o mesmo
nome em estados diferentes.
• Ex: BRASILIA (DISTRITO FEDERAL) – Silva, Jackson
BRASILIA (MINAS GERAIS) – Leite, Edson
ITABAIANA (PARAIBA) – Santos, Therezinha
ITABAIANA (SERGIPE) – Souza, Lourdes da Costa e
• Vantagens: direto e de fácil manuseio
• Desvantagens: exige duas classificações, local e nome do
correspondente
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Numéricos
• São métodos indiretos, pois há que se consultar índices
alfabéticos para fornecer o numero sob o qual o
documento ou a pasta foram arquivados.
• A numeração obedece à ordem seqüencial, recaindo a
escolha sobre os seguintes métodos: SIMPLES,
CRONOLÓGICO, DÍGITO-TERMINAL.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 1) Simples
• Atribuição de um número a cada cliente ou
correspondente, pessoa física ou jurídica,
obedecendo à ordem de entrada, sem qualquer
preocupação com a ordem alfabética, já que o
método exige índice alfabético remissivo.
• OBS: correspondentes eventuais terão sua
documentação numa pasta chamada miscelânea,
que deverá conter de 10 a 20 documentos,
constituindo uma série a parte, podendo sua
numeração corresponde a critérios distintos.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 2) Cronológico
• Método adotado em quase todas as repartições publicas, alem da
ordem numérica, observa-se a data.
• Numera-se o documento e não a pasta, devendo ser preparados
índices auxiliares para facilitar a recuperação do documento.
• Quando se anula um registro, só se aproveita o número quando for
na mesma data.
• É o único método que dispensa pastas miscelâneas por causa de
sua rigorosa ordem numérica.
• Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por
ser mais fácil lidar com números do que com letras.
• Desvantagens: método indireto, obrigando a duplicidade de
pesquisa.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 3) Dígito-terminal
• Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documentos cuja principal
identificação é o número (INAMPS, INPS, companhias de seguros,
hospitais e bancos).
• Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura
apresenta uma p peculiaridade que caracteriza o método: os
números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são
lidos da direita para a esquerda, formando pares.
• Ex: decompondo o número 829.319, temos: 82-93-19. o grupo 19 é
primário (numero da gaveta), o 93 secundário (numero da pasta) e
o 82 terciário (numero do documento). O arquivamento é feito
levando-se em consideração em primeiro lugar o grupo primário e
assim por diante.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• NUMERICO SIMPLES
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689
DIGITO TERMINAL
21-87-03
05-62-12
08-62-12
09-42-17
97-26-89
67-27-89
• Vantagens: redução de erros de arquivamento; rapidez na
localização e arquivamento; expansão equilibrada do arquivo em
três grandes grupos; distribuição eqüitativa do trabalho entre os
arquivistas.
• Desvantagens: leitura não convencional dos números; disposição
dos documentos de acordo com o sistema utilizado de leitura.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Assuntos ou Ideográficos
• Aconselhado para grandes massas documentais e
variedade de assuntos.
• Não existe esquemas de classificação de assuntos como
na Biblioteconomia como o CDD – Classificação Decimal
de Dewey e CDU – Classificação Decimal Universal.
• Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas
peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação,
onde os assuntos devem ser agrupados em títulos
principais e subdivididos em títulos específicos, parindo-se
sempre dos termos gerais para os particulares.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Alfabéticos
Dicionário
•
•
Método alfabético simples, obedecendo à seqüência de letras.
• Ex:
CURSO DE DOUTORADO
•
CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO
•
CURSO DE FORMAÇÃO
•
CURSO DE MESTRADO
•
CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO
•
EXPOSIÇÕES DE PUBLICAÇÕES
•
IMPRESSÃO DE LIVROS
•
IMPRESSÃO DE PERIÓDICOS
•
PESQUISAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO
•
PESQUISAS SOBRE CIENCIAS POLITICAS
PESQUISAS SOBRE CUSTO DE VIDA
•
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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•
Enciclopédico
Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
Ex: CURSOS
Especialização
Ciëncia da Informação
Pós-graduação
Doutorado
PESQUISAS
Administração
Ciência Política
Economia
Custo de vida
Desenvolvimento econômico
Psicologia
Aplicada à educação
Aplicada ao trabalho
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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Numéricos
É indispensável a elaboração de um índice remissivo.
Duplex
A documentação é dividida em classes partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia.
Ex: 1. Pesquisas
2. Cursos
3. Publicações
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1
Administração
1-1-1
Empresa Privada
1-1-2
Empresa Publica
1-2
Ciência Política
1-3
Desenvolvimento econômico
1-3-1
Custo de vida
1-3-1-1
Rio de Janeiro
1-3-1-2
São Paulo
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
•
Decimal
• Baseado no sistema de Melvil Dewey e é hoje
universalmente conhecido, utilizando uma tabela de
1000 assuntos e um índice que permite sua rápida
localização.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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Ex:
CLASSES
0 OBRAS GERAIS
1 FILOSOFIA
2 RELIGIAO
3 CIENCIAS SOCIAI S
4 FILOLOGIA
5 CIENCIAS PURAS
6 CIENCIAS APLICADAS
7 BELAS ARTES
8 LITERATURA
9 HISTORIA E GEOGRAFIA
SUBDIVISÃO DA CLASSE 6
600 CIENCIAS APLICADAS
610 MEDICINA
620 ENGENHARIA
630 AGRICULTURA
640 CIENCIAS E ARTES DOMESTIC
650 SERVIÇOS GERENCIAIS
660 INDUSTRIAS QUIMICAS
670 MANUFATURAS
680 MANUFATURA-MISCELANEA
690 CONTRUÇÃO
SUBDIVISÃO SUBCLASSE 610 OUTRA SUBDIVISÃO
610 MEDICINA
616 CLINICA MEDICA
611 ANATOMIA
616.1 CARDIOLOGIA
612 FISIOLOGIA HUMANA
616.2 SISTEMA RESPIRATÓRIO
613 HIGIENE PESSOAL
616.3 SISTEMA DIGESTIVO
614 SAUDE PUBLICA
616.4 SISTEMA ENDOCRINO
615 TERAPEUTICA
616.5 DERMATOLOGIA
616 CLINICA MEDICA
616.6 UROLOGIA
617 CIRURGIA
616.7 SISTEMA MUSCULAR
618 GINECOLOGIA
616.8 NEUROLOGIA
619 PEDIATRIA
616.9 DIVERSAS DOENÇAS
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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A TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A ARQUIVOS
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
100 PESQUISAS
110
PSICOLOGIA
111
APLICADA AO TRABALHO
112
APLICADA A EDUCAÇÃO
140 ECONOMIA
141
142
142.1
142.2
142.2.1
142.2.2
142.2.2.1
142.2.2.2
142.2.2.3
142.2.2.3.1
142.2.2.3.2
DESENVOLVIMENTO ECONOMICO
CUSTO DE VIDA
RIO DE JANEIRO
SÃO PAULO
CAPITAL
INTERIOR
CAÇAPAVA
SÃO JOSE DOS CAMPOS
LORENA
AREA URBANA
AREA RURAL
Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam retidos em grupos; os números classificadores
formam verdadeiras nomenclaturas fáceis de reter na memória; expansão ilimitada para subdivisões dos assuntos.
Desvantagens: limitação de 10 números para classificação; necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da
instituição bem como preparo e muita atenção do arquivista.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• UNITERMO (INDEXAÇÃO COORDENADA)
– Sua base é a analogia
• Fichas em ordem alfabética
• 10 colunas em casa ficha (0 a 9)
• Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de
um único termo
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
ARQUIVOLOGIA
0
1
2
3
4
5
6
7
10
44
16
77
30
54
36
97
8
9
19
CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
0
1
2
3
11
32
43
21
4
5
75
6
7
8
68
9
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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PADRONIZADOS
O método mais conhecido é o VARIADEX, o automático e o soundex não têm aplicação
nos arquivos brasileiros, o rôneo e mnemônico são obsoletos.
O Variadex utiliza a variante alfabética introduzindo as cores como elementos auxiliares
Ex:
A-B-C-D-LARANJA
E-F-G-H-AMARELO
I-J-K-L-M-N-VERDE
O-P-Q-AZUL
R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-VIOLETA
PEDRO CATUZI – CATUZI, PEDRO – LARANJA
MARIO FELIX – FELIX, MARIO – AMARELO
FLAT E CIA – FLAT E CIA – VERDE
RUI BONALDO – BONALDO, RUI – AZUL
GINO PRATI – PRATI, GINO – VIOLETA
As cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda
letra do nome de entrada e não da inicial.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• ALFANUMÉRICO
• Não é considerado método básico nem padronizado,
sua aplicação independe de equipamentos e acessórios
especiais.
• Este método trabalha com uma tabela construída com
divisões do alfabeto, previamente planejadas a critério
do profissional e numeradas em ordem crescente.