Melhoria do Processo de Segregação,
Distribuição e Recolhimento de
Prontuários Ambulatoriais
Waldomiro, A.P.C.1; ; Souza, A.B.D.2; Penna, C.B.S.2; Abe, E.S.H3; Almeida. M.N.4
I – Divisão de Informação Gerencial e Hospitalar do Instituto da Criança do HCFMUSP
2 Chefe I – Divisão de Informação Gerencial e Hospitalar do Instituto da Criança do HCFMUSP
3 Enfermeira, Gestora do Serviço de Arquivo Médico do Instituto da Criança do HCFMUSP
4 Médica, Gestora da Divisão de Informação Gerencial e Hospitalar do Instituto da Criança do HCFMUSP
1 Encarregado
INTRODUÇÃO
Diante desta situação, as mudanças propostas foram:
O prontuário médico é constituído de um conjunto de documentos padronizados, contendo
informações geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do
paciente e a assistência prestada a ele, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita
a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência
prestada ao indivíduo.
•
Extinção do serviço noturno e ampliação do serviço diurno para o horário 7 às 22 horas.
•
Remanejamento de profissionais e das atividades do noturno para o serviço diurno.
•
Treinamento dos profissionais do registro e ordenação de prontuários para retirada de prontuários em
caso de urgência no serviço noturno.
Dentre as atribuições do Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME), está a
distribuição dos prontuários para os atendimentos de consultas ambulatoriais e posterior
recolhimento e arquivamento.
•
Fixação de profissionais do arquivo, nos dois corredores do Ambulatório, para entrega e recebimento
de prontuários após atendimento.
•
Auditoria da documentação pós-consulta e ordenação dos prontuários, monitorando a qualidade dos
prontuários, uma vez que alguns retornam sem conteúdo e sem identificação dos documentos.
Em outubro e novembro de 2008, foi realizado um levantamento sobre a quantidade de
prontuários que não retornavam para o arquivo após o atendimento ambulatorial e se
verificou que Taxa de Não Retorno de prontuários encaminhados para atendimento
ambulatorial era de 14,2%, ou seja, de cada 100 prontuários, 14 não retornavam no mesmo
dia ao Arquivo Médico.
Algumas causas apontadas pela equipe médica para a retenção dos prontuários eram:
necessidade de elaboração de relatórios; pesquisa médica e discussão com outro
especialista. A responsabilidade da guarda dos prontuários dos pacientes é do SAME e
nenhum profissional de saúde pode retê-lo sem autorização expressa. Quando esse fluxo
não é seguido, aumentam os riscos de perda e danificação dos documentos, além dos
documentos ficarem indisponíveis para os outros profissionais de atendimento.
Um novo processo de trabalho foi desenhado (Figura 3) com a incorporação de diversos pontos de
controle para redução e eliminação dos não retornos de prontuários pós consulta.
Figura 3
OBJETIVOS
•
Reduzir a perda de documentos de responsabilidade de guarda do SAME (Serviço de
Arquivo Médico e Estatística)
•
Disponibilizar 100% dos prontuários para o atendimento da equipe multiprofissional
•
Monitorar a qualidade dos prontuários, uma vez que alguns retornam sem conteúdo e
sem identificação dos documentos.
METODOLOGIA
Inicialmente foi feito mapeamento do fluxo da movimentação dos prontuários encaminhado
para o atendimento ambulatorial e identificação os “pontos de gargalo”. (Figura 1 e Figura 2).
Paralelamente, foram levantados também o número de prontuários que necessitam ser
retirados do arquivo para internação de urgência no período de 21 às 06 horas, com o
objetivo de se analisar a possibilidade de remanejamento dos 05 profissionais do serviço
noturno para o período diurno para a implantação da melhoria de processos. Neste
levantamento, verificou-se que nos 60 dias do estudo foram movimentados apenas 34
prontuários, isto é, 0,56 prontuários por noite.
Figura 1
RESULTADOS
Os Gráficos 1 e 2 abaixo demonstra que as melhorias implantadas reduziram o não retorno do
prontuário pós consulta ambulatorial, possibilitando maior qualidade no atendimento do SAME à equipe
multiprofissional e maior segurança nos processos de distribuição e recolhimento de prontuários.
Gráfico 1: Taxa de Não Retorno do Prontuário pós Consulta Ambulatorial 2008-2010
Gráfico 2: Taxa de Não Retorno do Prontuário pós Consulta Ambulatorial,
mês a mês, de 2009 e 2010.
Figura 2
CONCLUSÃO
Feito acompanhamento do indicador após a implantação das propostas, verificou-se que houve redução
significativa de prontuários que não retornavam ao SAME, após consultas ambulatoriais. Verificou-se a
importância fundamental na fixação de um colaborador do SAME nos corredores que além de controlar
a movimentação dos prontuários auxilia a equipe de atendimento em casos de necessidade de suporte
técnico de outros serviços de apoio, como Tecnologia da Informação e Serviço de Manutenção.