Resultados do Modelo de Gestão PRODESP
Secretaria de Gestão Pública – Governo do Estado de São Paulo
leão carvalho – mai/08
Objetivos empresariais:
1. Formar e firmar conceito da Prodesp como
prestadora de serviços
2. Ampliar serviços sem aumento correspondente de
estrutura
3. Ampliar significativamente a confiabilidade e a
robustez dos serviços prestados aos clientes e à
população
Características iniciais (jan/07):
4. Ampliar qualidade dos serviços prestados,
melhorando a imagem da empresa perante seu
mercado
o funcionamento empresarial
o boas características técnicas
o pessoal adequado às funções empresariais
o corpo funcional motivado e competente
o falta de comprometimento com prazos de entrega
5. Incrementar participação, profissionalismo
confiança dos funcionários da empresa
e
6. Preservar conhecimento e experiências internas
dos processos e regras de negócio dos mercados de
atuação
7. Incrementar visibilidade e conhecimento da
Prodesp, tanto em seu mercado profissional, quanto
em relação à população em geral
o fama variável
o fragmentação interna
8. Ampliar e melhorar esforços da empresa como
instigadora de inclusão digital
e social
Aceitação
Cultura
Prazo
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AÇÕES EM VÁRIAS FRENTES
Gestão de contratos:
Dois tipos básicos (padronização) – desenvolvimento e operação
Poupatempo:
Meta do primeiro tipo é entregas conforme promessa
Meta do segundo tipo é negociada com cliente caso a caso (SLAs)
Criação de diretoria específica
Novo modelo
Vinculação de planos
Reestruturação DAC
Agenda empresarial
Sistema integrado PRODESP
Políticas de infraestrutura
Políticas de desenvolvimento
Catálogo de produtos
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3
VINCULAÇÃO ENTRE PLANOS - I
Objetivos
estratégicos
Prodesp
PPA
PPR 2008
PPR como mecanismo de incentivo para o cumprimento dos Objetivos Estratégicos.
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4
SISTEMA INTEGRADO PRODESP - II
plano
estratégico
estratégias
metas
indicadores de
desempenho
orçamento
PRODESP
PPA
PPR 2008
sistemas
internos
políticas
empresariais
procedimentos
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VINCULAÇÃO ENTRE PLANOS - III
PRESIDÊNCIA
Jurídico
Recursos Humanos
Comunicação
Auditoria
Ouvidoria
Tecnologia
SUPORTE
DAF
DPS
DAC
DSC
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VINCULAÇÃO ENTRE PLANOS - IV
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PRODESP
METAS CORPORATIVAS 2008
1 - Cumprir 100% dos prazos técnicos de entrega de novos projetos de desenvolvimento contratados
1 - Formar e firmar conceito da Prodesp como prestadora pelo cliente;
de serviços.
2 - Cumprir 100% dos orçamentos técnicos de novos projetos de desenvolvimento contratados pelo
cliente;
2 - Ampliar significativamente a confiabilidade e a robustez
dos serviços prestados aos clientes e à população.
3 - Definir e oferecer ao cliente estrutura de SLA nas operações legadas, contemplando 75% do
faturamento da empresa.
4 - Aumentar em 5 % a Receita Global, mantendo, no mínimo, o valor da receita auferida com
serviços de terceiros (extra Gov SP) no mesmo valor do exercício de 2007;
3 - Ampliar serviços sem aumento correspondente de
estrutura.
5 - Reduzir os seguintes itens de Despesas:
Administrativas: 5% do valor realizado em 2007 com telefonia (voz);
Pessoal: 10% do índice de absenteísmo obtido em 2007 (total horas ausências / total horas jornada);
6 - Manter os Níveis de Realização 20
4 - Ampliar qualidade dos serviços prestados,
melhorando a imagem da empresa perante seu mercado.
7 - Pesquisar satisfação do cliente, obtendo mínimo de 75% de aprovação, obrigatoriamente, com
clientes com faturamento a partir de 5 %, devendo estes corresponder a 75 % do faturamento total da
empresa.
8 - Acompanhar e cumprir 100 % dos níveis de serviços (SLA) renegociados para operações legadas.
5 - Preservar conhecimento e experiência internas dos
processos e regras de negócio dos mercados de
atuação.
9 - Elaborar verbetes das regras de negócios do Governo em 100 % dos novos desenvolvimentos
contratados pelos clientes.
10 - Implantar monitoramento de clima organizacional, obtendo 60 % de índice geral.
6 - Incrementar participação, profissionalismo e confiança
dos funcionários da empresa.
11 - Realizar um mínimo de 92% da programação de treinamento definida para 2008, sendo 80% para
os profissionais que dão suporte ao negócio da empresa.
7 - Incrementar visibilidade e conhecimento da Prodesp,
tanto em seu mercado profissional, quanto em relação à
população em geral.
12 - Obter mensalmente, em média, a publicação de pelo menos duas notícias diferentes da Prodesp
em mídias de governo; e, no mínimo, quatro 4 publicações no ano em mídia de primeira linha da
grande imprensa.
13 - Desenvolver e implantar Programa de Qualidade de Vida no Trabalho.
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POLÍTICAS DE DESENVOLVIMENTO
Uso de alta e baixa plataformas de maneira a usar tecnologia como suporte ao uso de
informação;
Utilização intensa do conceito de “data warehouse”;
Utilização de geoprocessamento sempre que couber – transformando a informação em algo mais
comunicativo;
Operar com transações mais ágeis é melhor do que com transações mais completas
Carimbos de datas e responsáveis por alterações cadastrais
Ouvir atentamente o que o cliente quer – evitar entregar Ferraris quando a demanda for de
“fusquinha”;
Utilização de SMS (“short message service”) – utilização de celulares
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POUPATEMPO - I
Atendimento a cidadãos
Utilização de TIC como
ferramenta de melhoria de
gestão
Gestão Prodesp
Atendimento a clientes
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POUPATEMPO - II
novo modelo
nov / 08
out/ 08
fev / 09
dez / 08
dez / 08
nov / 08
fev / 09
nov / 08
nov / 08
nov / 08
ago / 08
mar / 09
dez / 08
jun/ 08
fev / 09
1
dez
07
jan
08
fev
08
mar
08
abr
08
mai
08
jun
08
1
jul
08
ago
08
set
08
1
5
3
out
08
nov
08
dez
08
jan
09
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3
1
fev
09
mar
09
10
10
ENTREGAS CONFORME PROMESSA - I
Prazo técnico x prazo político
Dois tipos diferentes de projetos: coordenação PRODESP/coordenação externa
Planejamento e gestão de projetos a partir de novos padrões e novas metodologias
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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - II
Relações com clientes :
Ficha técnica
equipe:
no pico, 10 pessoas da superintendência de
folha de pagamentos
prazo:
de janeiro a fevereiro de 2007
pontos bons: Forte atuação e comprometimento do
cliente; velocidade no desenvolvimento da solução;
simplicidade da solução e compromisso de toda equipe
alocada no Projeto e forte liderança
pontos ruins: desenvolvimento do projeto em paralelo
com a definição de requisitos e decreto (a gente NUNCA
aprende...)
aprendizado: Uso de protótipo na articulação da visão
como suporte na definição da arquitetura, definição de
requisitos e estratégia de desenvolvimento
Projetos desafiadores
Recadastramento 2007
Resultados obtidos:
atualização
dos dados
cadastrais dos
servidores, empregados e militares em
atividade, das Secretarias/PGE, Autarquias,
inclusive as de regime especial, e Fundações,
com o escopo de traçar políticas de valorização
do servidor público, bem como para adequar a
distribuição dos recursos humanos. Além
disso, a base de dados formada já permite
estatísticas e consultas especiais
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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - III
...Essa boa relação entre as diretorias terminou por se
disseminar por todas as pessoas envolvidas na produção
do sistema, o que foi fundamental para o cumprimento do
prazo. “Quando as duas equipes começaram a conversar
e estabeleceram um cronograma comum e lideranças em
ambos os lados, o relacionamento e a produção se
tornaram ágeis e eficientes”, destaca Maurício Gallo
Fausto, Superintendente de Tribunais e Prefeituras da
Prodesp. O acompanhamento semanal, que manteve as
atividades sob controle próximo, também foi considerado
fundamental pelas duas organizações.
Ficha técnica
equipe:
projeto médio (5/10 pessoas)
prazo:
TEM que estar pronto em jan/2008
Pontos bons: alinhamento com o cliente, reconhecimento
pelo cliente da importância da Prodesp como parceira no
desenvolvimento da solução, o uso correto da disciplina de
gerência de projetos a partir de 2007 proporcionou a melhoria
da qualidade dos produtos e o cumprimento dos prazos
definidos para o projeto
pontos ruins:demora em assimilar a metodologia de trabalho
demandada pelo cliente
aprendizado: aplicação da gerência de projetos
Resultado: o projeto foi entregue antes do prazo
combinado neste segundo cronograma, demonstrando a
importância do foco e da parceria entre cliente e
fornecedor para construção de uma solução de relevância
para a gestão do Estado. E a sinergia não se perdeu. As
equipes da Prodesp e do TCE continuam sintonizadas,
mantendo o ritmo forte para o desenvolvimento das
próximas fases (como a fiscalização das Contas Anuais e
dos Atos de Pessoal, entre outras), que ainda devem
durar cerca de cinco anos.
“A Prodesp reconquistou o status de principal parceiro do
Tribunal. É uma empresa que tem condição de levar
adiante não só este projeto, mas outros que virão”,
garante o Diretor de TI do Tribunal de Contas do Estado.
Fonte: http://www.tce.sp.gov.br/press/tcesp/2008-04-09-case-audesp.pdf
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ENTREGAS CONFORME PROMESSA - III
...valho-me deste para repassar um elogio feito pela Adminstração do Prédio da Conselheiro Furtado, 669 e pela Administradora do
locador sobre o excelente trabalho que a referida equipe vem realizando no local, com todos os cuidados observados, atendendo a
pedidos da Adminstração quanto a procedimentos dentro do ambiente, pela presteza no atendimento e agilidade na execução da obra.
TJ, 2007
2008:
segundo recadastramento
dívida ativa
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REESTRUTURAÇÃO DA DAC
Diretoria de
Atendimento a
Clientes
Grupo de Ligação
(Coordenadoria)
Superintendências de
Negócios
Grupo de Suporte
Administrativo
(Coordenadoria)
Superintendência de
Desenvolvimento
Legenda:
ETAPA 01
ETAPA 02
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POLÍTICAS DE INFRAESTRUTURA
PADRONIZAÇÃO E FOCALIZAÇÃO
SIMPLIFICAÇÃO DE AMBIENTES TÉCNICOS
COMPLEXIDADE
PACOTE
TECNOLÓGICO 1
PACOTE
TECNOLÓGICO 2
PACOTE
TECNOLÓGICO 3
PACOTE
TECNOLÓGICO 4
QUANTIDADE DE FUNÇÕES
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Cliente
SISTEMA INTEGRADO PRODESP - I
Podem ou não existir
Controle de “pipeline”
Solicitação de Serviço
- Projeto (c/m/f)
- Operação (Prazo)
Orçamento
Proposta
hoje: ESP
Idealmente, relação de 1 para 1,
mas uma solicitação pode gerar
diversos contratos
Contrato
Ações
Operações
repetitivas
(Não tendo havido orçamento
ele deve ser detalhado neste momento)
No Aceite:
(ESP é no máximo anexo)
Projetos
Horas utilizadas (vêm de
planilhas de apontamento por
projetos ou atividade
repetitiva)
Recursos de terceiros
(adquiridos por contratos)
•Licitação
Com este tipo de
controle:
ver próxima página
•No aceite
•No Uso
Faturamento por projeto (o que foi
faturado e o que foi pago) outros
aportes: definir controles
Gestão de
Contratos
Orçamento deve fazer parte:
expectativa de gasto no tempo
• este nível deve ser vinculado a contas
contas contábeis de resultado(R/D)
•elementos básicos de controle: consomem horas e
despesas
•horas vêm dos CC e o controle tem que ser
personalizado (1)
•As planilhas de projeto servem para controle/gestão
de projetos (o que foi gestão e quanto falta)
•O total de horas serve para o acompanhamento de
desempenho de cada CC
•Contratos
•Orçamentos
•DCO (baixa no orçamento)
•OS (entrada de despesa ao projeto)
Elemento de contrato
do fornecedor
(1) Demais horas de funcionário não para o sistema de “time sheet”: a PRODESP
tem controle de 100% das horas de todos quer façam parte de projetos, de
atividades repetitivas ou de outras atividades quaisquer
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SISTEMA INTEGRADO PRODESP - I
Controles Possíveis:
por cliente:
por contrato:
desenvolvimento
operação
por projeto:
por cc:
que contratos estão em andamento
quais são desenvolvimento
quais são operações
faturamento
posição Financeira (inadimplência)
o que está no “pipeline”
lucratividade
% de inadimplência
% eficiência geral (baseado em EPC projeto a projeto)
grau de complementação
resto a cumprir
% eficiência
grau de complementação
adiantamento/atraso
lucratividade(“write offs”)
horas cobráveis x horas não cobráveis
perfil de utilização
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