Gestão Documental
Documentos de Arquivo
• Registro das funções
e atividades de uma instituição
• Produção natural
e orgânica (invisível)
• Diferentes suportes e formatos
• Integra o patrimônio público
Informação – registro
em diferentes suportes:
• papel
• filme
• CD
• fita magnética
• ...
Documento – produção
em diferentes formatos:
• caderno
• rolo de filme
• folha avulsa
• cartaz
• livro
• planta
• tira de
microfilme
• projeto
Senso comum:
Arquivos
Senso comum
Sobre os Arquivos:
• “arquivo morto”
• burocracia inútil
• papel velho
• trabalho administrativo
sem visibilidade
Senso comum:
O que é histórico?
Senso comum
•
•
•
•
Documento antigo
Corroído
Empoeirado
Amarelado
• O documento não precisa
envelhecer para possuir
valor histórico.
Gestão Documental
Gestão Documental
Por que é necessária?
• produção documental
volumosa, diversificada
e inevitável;
• controle sobre
a massa documental
produzida e acumulada.
Onde está o
documento?
Gestão Documental
Sem a gestão documental:
• a instituição tem o ônus
da guarda e não tem
o benefício do acesso.
Gestão Documental
Sem a gestão documental:
• o documento não é localizado
e não tem como exercer
sua função como fonte
de informação e prova.
Gestão Documental
• Por quanto tempo guardar
o documento?
• O que PODE ser eliminado?
• O que DEVE ser preservado?
• Como organizar
os documentos?
A Gestão Documental
responde a
estas questões
Gestão Documental
• cuida do ciclo de
vida do documento;
• controla o percurso
que os documentos
fazem desde a produção
até sua destinação final.
Gestão Documental
Ação estratégica de Governo:
• transparência e eficiência
administrativa;
• economia de recursos;
• agilidade e subsídio
na tomada de decisão;
Gestão Documental
Ação estratégica de Governo:
• modernização
da máquina
pública;
• controle social.
Gestão Documental
É atividade técnica:
• exige intervenção humana
de natureza técnica;
• padroniza normas
e procedimentos
que regulam o ciclo
de vida do documento.
Gestão Documental
Traz benefícios:
• Arquivos organizados;
• Identificação dos valores
dos documentos;
• Prazos de guarda definidos;
Gestão Documental
Traz benefícios:
• Decisão sobre preservar
ou eliminar;
• Facilidade em recuperar
a informação.
Onde está a informação?
Informação arquivística
Documentos públicos
Arquivos
Gestão Documental
Tratamento da informação
Acesso à informação pública
A finalidade
da gestão
documental
é garantir
o acesso à
informação
Gestão Documental
• Define critérios que orientam
a construção do patrimônio
documental.
Gestão Documental
É preciso:
• Ação institucional
– sensibilizar o alto escalão
de governo
– planejar recursos no PPA
– capacitar os recursos
humanos
Gestão Documental
• Construção de conhecimento:
– produção documental;
– valor dos documentos;
– prazos de guarda;
– destinação;
– restrição de acesso.
Cochicho
• Que área ou setor
de seu município está
precisando mais de uma
ação de gestão documental?
Interfaces entre
a Gestão e o Acesso
Acesso: um dos aspectos
mais importantes
da política de
gestão documental
Em qual dos cenários
é possível se falar em
acesso à informação?
Gestão Documental
• “Cabem à administração
pública, na forma de lei,
a gestão da documentação
governamental e …
Gestão Documental
• … as providências para
franquear sua consulta
a quantos dela necessitem.”
– Art. 216, §2º da CF,
regulamentado pela
Lei Federal nº 8.159/1991
Acesso à informação
• “Todos têm direito
a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse
particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, …
Acesso à informação
• … ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindível
à segurança da sociedade
e do Estado.”
– Art. 5º, XXXIII, da CF,
regulamentado pela
Lei Federal nº 12.527/2011
Gestão & Acesso:
legislação específica
LF 8.159,
de 09/01/1991
LF 12.527,
de 18/11/2011
Gestão de
documentos
(Arts. 1º e 3º)
Tratamento da
informação
(Art. 4º, V)
Localização
Recuperação
Responsabilidade
dos agentes e da
administração pública
com o patrimônio
documental
• LF 8.159, de 09/01/1991 –
Art. 25
• LF 9.605, de 12/02/ 1998 –
Art. 62
• DF 3.179, de 21/09/1999 –
Art. 49
Conceitos
Fundamentais
Documentos de Arquivo
• Registros de informação,
em qualquer suporte,
produzidos ou acumulados
por um órgão público no
exercício de
suas funções
e atividades.
Documentos de Arquivo
Registram o exercício
de funções e atividades
Garantem
a eficácia administrativa
e jurídica dos atos
Garantem
a eficácia
administrativa
Subsidiam
comprovam
açõesatos
administrativas
Valor
informativo
Subsidiam
e as
comprovam
Valor
de prova
e ejurídica
dos
as
ações
administrativas
Valor
de
prova
a
AsseguramPreservam
direitos
Valor informativo
Asseguram
direitos
Preservam a
memória
do
cidadão
do cidadão
memória
institucional
da instituição
e daeinstituição
institucional
Registram o exercício de funções e atividades
Principais características
• naturalidade
(produção natural)
• organicidade
(contexto de produção
Principais características
• autenticidade
(valor de prova)
• unicidade
(cada documento é único)
Arquivo Público
• Conjunto de documentos
produzidos e recebidos por
um órgão em decorrência
de suas funções e atividades.
• Edifício ou órgão de
custódia de documentos.
Arquivo Público
• Instituição responsável pela
formulação e implementação
de política pública de gestão,
preservação e acesso – órgão
normativo.
Gestão Documental
É o efetivo controle de documentos
em todas as fases do seu ciclo de vida
PRODUÇÃO
ACESSO
CLASSIFICAÇÃO
Gestão
ARQUIVAMENTO
Documental
AVALIAÇÃO
USO TRAMITAÇÃO
Gestão Documental
Assegura:
• o acesso à informação,
• a racionalização
e a eficiência dos arquivos.
Gestão Documental
• Ciclo de vida dos documentos
2ªidade
idade
ArquivoCorrente
Central
1ª
––Arquivo
1ª idade – Arquivo Corrente
e/ouvigentes,
Arquivo
Intermediário
• Documentos
frequentemente
consultados
• Documentos vigentes,
• frequentemente
Final
de vigência;consultados
documentos
2ª idade – Arquivo Central e/ou
Arquivo Intermediário
3ª
idade
– Arquivo
Permanente
que
aguardam
prazos
longos
• Final
de
vigência;
documentos
que aguardam
prazos longos
de prescrição ou precaução
de prescrição
ou precaução
• Raramente
consultados
•• Aguardam
Documentos
que perderam
a destinação final: eliminação ou guarda permanente
• Raramente consultados
a vigência administrativa,
3ª idade
– Arquivo Permanente
• Aguardam
a destinação
final:
porém são providos de valor
• Documentos que perderam a vigência administrativa, porém
eliminação
ou guarda
permanente
são
providos
de
valor
secundário
ou
histórico-cultural
secundário ou histórico-cultural.
Gestão Documental
• Deve ser formulada
como política pública.
• Depende da
institucionalização
do Arquivo Público
(órgão normativo).
Arquivo Público
• Formula e implementa
a política de:
– gestão,
– preservação e
– acesso aos documentos
e informações.
Política de
Gestão Documental
• Exige um Sistema de Arquivos:
– Articula os órgãos produtores;
– Integra as fases: corrente,
intermediária e permanente;
– Articula as atividades
de arquivo e protocolo;
Política de
Gestão Documental
• Exige um Sistema de Arquivos:
– Padroniza normas
e procedimentos;
– Define responsabilidades
(órgãos).
Sistema de Arquivos
Órgãos e Entidades
Integrantes do SAESP
Órgão
setorial
Órgão
setorial
Órgão
setorial
Órgão
central
Órgão
setorial
Órgão
setorial
Secretarias
Secretarias
Arquivo
Sociedade
Sociedade
de Economia
Autarquias
PúblicoAutarquias
de
Economia
Mista
Arquivo
do
Estado
Público
Mista
do Estado
Órgão
Central
Órgão Central
Empresas
SAESP
do doSAESP
Fundações
Públicas
Empresas
Fundações
Públicas
Cochicho
• Quais são os problemas que
o seu município enfrenta
por não ter uma política
de gestão documental?
Instrumentos da
Gestão Documental
1. Plano de classificação
2. Tabela de temporalidade
3. Tabela de documentos
sigilosos e pessoais
4. Sistemas informatizados
Quem vai produzir os
instrumentos de gestão?
• Arquivo Público Municipal,
em parceria com as áreas
envolvidas na produção
dos documentos no exercício
de suas atribuições,
por meio da criação de grupos
multidisciplinares.
Perfil do grupo de
trabalho
• Profissionais de diversas áreas
de formação (competências):





Administração
Direito
História
Finanças
Informática



Arquivística
Gestão do
conhecimento
Áreas
específicas
Instrumentos da
Gestão Documental
Plano de Classificação
Plano de Classificação
• Representação lógica
das funções, subfunções,
atividades e séries
documentais do organismo
produtor, resultante
da classificação.
Classificação
de Documentos
• Classificar um documento
significa identificar o contexto
em que ele foi produzido,
isto é, relacioná-lo à função,
subfunção e à atividade que
determinou a sua produção.
Etapas para
a elaboração do
Plano de Classificação
Etapa 1
• Escolha da metodologia:
– Estrutural ou Funcional
Estrutural (alterações constantes)
Funcional (funções e atividades
permanecem inalteradas)
Etapa 1
• Escolha da metodologia:
– Atividades-Meio (comum a
todos: Orçamento e
Finanças, RH, Comunicação,
Bens materiais e
patrimoniais, …) OU
Etapa 1
• Escolha da metodologia:
– Atividades-Fim (específicas
de cada órgão: Saúde,
Educação, Habitação, Meio
Ambiente, …)
Etapa 2
• Estudo da legislação que
regula a estrutura e define
as atribuições e o
funcionamento do órgão
produtor dos documentos.
Etapa 3
• Identificação dos tipos
documentais produzidos
Espécie
Ação
Objeto
Processo
Aquisição
Material
consumo
Estratégias para
identificar os documentos
• a identificação pode ser
realizada pelos produtores
dos documentos
• por meio de entrevistas com
os produtores, ou
• pelo estudo dos documentos
acumulados nos arquivos
Etapa 4
• Controle de vocabulário
(padronização dos nomes
dos documentos)
Contas de luz
Contas de água
Contas de telefone
USE
Processo de pagamento de
contas de utilidade pública
Modelo de Índice
Acidente de trabalho
ou doença
profissional, Licença
por USE Processo de
afastamentos ou
licenças
3.3.4.5
Modelo de Índice
Averbação de tempo
de serviço INTEGRA
Prontuário Funcional
3.3.1.8
Etapa 5
• Atribuição de Código para
cada série documental
00 00 10 10 10
Órgão produtor
Função
Subfunção
Atividade
Série Docum.
Instrumentos da
Gestão Documental
Tabela de
Temporalidade de
Documentos
Tabela de Temporalidade
de Documentos
O que é?
• Instrumento de gestão
que registra os prazos
de guarda (vigência,
prescrição e precaução) e …
Tabela de Temporalidade
de Documentos
O que é?
• … a destinação (eliminação
ou guarda permanente)
de cada série documental,
definidos na avaliação.
Campos de informação da
Tabela de Temporalidade
de Documentos
Resultados da
Classificação
Série
Série
Função
Subfunção
Atividade Documental
Documental
Função
Subfunção
Atividade
Campos de informação da
Tabela de Temporalidade
de Documentos
Resultados
da Avaliação
Prazos de guarda
(emDestinação
anos)
Observações
Prazos de guarda
Destinação
(em anos)
Arquivo
Arquivo
Arquivo
Observações
Arquivo Eliminação
Arquivo
Arquivo
Eliminaçãopermanente
corrente intermediário
corrente
intermediário
permanente
Avaliação de Documentos
• Estudo multidisciplinar,
que permite:
– Identificar os valores
dos documentos;
– Definir os prazos de guarda;
– Indicar a destinação final
(eliminação ou guarda
permanente).
Fundamentos
da Avaliação
• Legalidade: conformidade
dos prazos de guarda com
a legislação vigente.
• Legitimidade: elaboração
multidisciplinar e coletiva
de critérios.
Fundamentos
da Avaliação
• Cientificidade: conformidade
com os critérios e princípios
da Arquivologia.
Avaliação de Documentos
• Etapa 1: identificar o valor
do documento
Valor
Valorsecundário
primário
Valor primário
••
•
••
••
•
Valor secundário
• valor probatório,
valor
probatório,
administrativo
valor administrativo
informativo e cultural
jurídico-legal
informativo
e cultural
• fontes de pesquisa e
jurídico-legal
fiscal
produção de
técnico
fontes
e
fiscal de pesquisa
conhecimento
produção
técnico de conhecimento
Avaliação de Documentos
• Etapa 2: definição dos prazos
de guarda do documento
No arquivo corrente
No arquivo intermediário
Prazo de guarda
no arquivo corrente
Prazos de guarda
(em anos)
Série
documental
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
Arquivo
Corrente
2
Arquivo
Intermediário
20
Destinação
Eliminação
–
Arquivo
Permanente

Observações
Lei nº 8.666/1993
Prazo de guarda
no arquivo corrente
Destinação
Prazos de guarda
Observações
(em anos)
Arquivo
Corrente
Arquivo
Arquivo
Corrente Intermediário
Prazos de guarda
(em anos)
Série
documental
Arquivo
Intermediário
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
2
2
20
Eliminação
–
Arquivo
Permanente

20
Lei nº 8.666/1993
Prazo de guarda no
arquivo intermediário –
prescrição/precaução
Prazos de guarda
(em anos)
Série
documental
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
Destinação
Arquivo
Corrent
e
Arquivo
Intermediário
Eliminação
Arquivo
Permanente
2
20
–

Observações
Lei nº 8.666/1993
Prazo de guarda no
arquivo intermediário –
prescrição/precaução
Prazos de guarda
Destinação
Observações
(em anos)
Arquivo
Intermediário
Arquivo
Arquivo
Corrente Intermediário
Prazos de guarda
(em anos)
Série
documental
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
Arquivo
Corrent
e
20
2
2
Eliminação
Arquivo
Permanente
–

20
Lei nº 8.666/1993.
Avaliação de Documentos
• Etapa 3: definir a destinação
do documento
Eliminação
ou
Guarda permanente
Destinação: Eliminação
Prazos de guarda
(em anos)
Destinação
Série
documental
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
2
20
Eliminação
–
Arquivo
Permanente

Observações
Lei nº 8.666/1993
Destinação: Eliminação
Destinação
Destinação
Arquivo
Eliminação
Eliminação
Permanente
Prazos de guarda
(em anos)
Série
documental
Arquivo
Corrente
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
2
Arquivo
Intermediário

20
Arquivo
Permanente
–

-
Observações
Lei nº 8.666/1993
Destinação:
Guarda permanente
Prazos de guarda
(em anos)
Destinação
Série
documental
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
2
20
Eliminação
–
Arquivo
Permanente

Observações
Lei nº 8.666/1993
Destinação:
Guarda permanente
Destinação
Destinação
Arquivo
Arquivo
Permanente
Eliminação
Permanente
Prazos de guarda
(em anos)
Série
documental
Processo de
licitação –
concorrência
pública-obras
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
2
20
-
Observações
Eliminação
–


Lei nº 8.666/1993
Benefícios da Avaliação
• Autoriza a eliminação
criteriosa de documentos
públicos.
• Identifica os documentos que
devem ser definitivamente
preservados.
Instrumentos da Gestão
Tabela de documentos
z
sigilosos e pessoais
Restrições de Acesso
Sigilosos
Sigilosos
Pessoais
Pessoais
•• Relativas
Imprescindíveis
à segurança
à intimidade,
Imprescindíveis
• Relativas
à intimidade,
à segurança
vida privada, honra
dasociedade
sociedade
e do
Estado
vida
privada, honra
da
e imagem
das pessoas,
e do Estado
bem como
e imagem das pessoas,
às liberdades
e garantias
bem como às liberdades
individuais
e garantias individuais
Restrições de Acesso
Sigilosos
Sigilosos
Pessoais
Pessoais
critérios para
• Acesso restrito
•• Há
Há
critérios
para
classificação
pelo prazo máximo
(quanto
ao grau,
de 100 anos
• Acesso
restrito pelo
classificação
prazo e justificativa
prazo
de prazo
100 anos
do
sigilo) máximo
(quanto
ao grau,
e justificativa do sigilo)
Quem identifica?
• O mesmo grupo que
produziu e acumulou
conhecimentos durante
as atividades de gestão
documental deve promover
a identificação desses
documentos ou informações
de acesso restrito.
Experiência no Governo
de São Paulo
• Cabe às Comissões de
Avaliação de Documentos
e Acesso – CADA promover
os estudos necessários
à elaboração de tabela …
Experiência no Governo
de São Paulo
• … com a identificação
de documentos, dados
e informações sigilosas
e pessoais, visando
assegurar a sua proteção.
(Parágrafo único, Art. 27,
Decreto nº 58.052/2012)
Construção de critérios
orientadores para
a restrição de acesso
• Depende da análise
das informações registradas
nos documentos
para justificar eventuais
restrições de acesso.
• Documentos sigilosos:
cabe às autoridades
competentes
classificar o sigilo.
• Documentos com
informações pessoais:
exigem esforço de
interpretação e definição.
• Os documentos sigilosos
e pessoais exigem condições
especiais de segurança:
– Nos protocolos e arquivos;
– No processo de tramitação,
arquivamento e uso;
• É necessário definir perfis
e credenciais de segurança
para os agentes públicos.
Proteção
de
z
Documentos Sigilosos
• Marcação do grau de sigilo
• Registro do documento no
momento de sua produção
• Tramitação em envelopes
duplos
• Criptografia
• Cuidados especiais
na expedição e guarda
de documento secreto
e ultrassecreto
• Critérios para preservação
e eliminação
Formular política de
segurança da informação
• atividade da gestão
documental
• trabalho colaborativo com TI
z
Gestão Documental
& TI
Sistema informatizado
de gestão arquivística
(software)
• Ferramenta da política
de gestão documental.
• Incorpora o Plano
de Classificação e a Tabela
de temporalidade.
Sistema informatizado
de gestão arquivística
(software)
• Registra e controla a produção,
trâmite, arquivamento
e destinação.
• Localiza os documentos e
recupera as informações.
Sistema informatizado
de gestão arquivística
(software)
• É uma atividade de gestão
documental determinar
os requisitos para que
o sistema atenda às
necessidades da política
de arquivos.
Experiência z no Governo
de São Paulo
Digitalização pra quê?
Liberação de espaços?
• A eliminação de documentos
depende de critérios definidos
na Tabela de Temporalidade.
• Documentos de guarda
permanente deverão ser
preservados no original.
Digitalização
O que diz a legislação?
• Lei Federal nº 8.159/1991
(Art. 10)
• Lei Federal nº 11.419/2006
(Art. 11, § 3º)
• Lei Federal nº 12.682/2012
(Art. 6º)
Digitalização pra quê?
Reduz custos?
• A digitalização não autoriza
a eliminação de documentos
originais.
• A preservação no suporte
digital é onerosa.
Digitalização pra quê?
Reduz custos?
• Especialistas alertam sobre
as dificuldades de
preservação de longo prazo.
Digitalização pra quê?
Preservar documentos originais
de guarda permanente?
• A digitalização é um recurso
para proteger os documentos
originais de manuseios
frequentes.
Digitalização pra quê?
Agilizar procedimentos e promover
acesso e ampla divulgação?
• A digitalização permite acesso
simultâneo ao documento,
o que agiliza processos
decisórios, contribui para
a transparência ativa e
permite a pesquisa remota.
Digitalização e Acesso
Em que medida a digitalização
facilita o acesso?
• A digitalização precisa
ser acompanhada de:
– sistema de indexação
de imagens;
– procedimentos de registro
e controle de mídias.
Orientações
complementares para
a implantação de uma
Política de Arquivos
e Acesso à Informação
Como o município
pode se organizar
• Regulamentação da Lei de
Arquivos e institucionalização
do Arquivo Público.
• Criação do Sistema
Municipal de Arquivos.
Como o município
pode se organizar
• Diagnóstico dos acervos.
• Definição de corpo técnico.
Como o município
pode se organizar
• Elaboração de plano
de ação do Arquivo Público
para as áreas:
– Gestão documental;
– Preservação e difusão;
– Acesso à informação.
Como o município
pode se organizar
• Inclusão da pauta
dos arquivos nos
Planos Plurianuais.
Gestão Documental
Plano de Ação
• Instituir a Comissão de
Avaliação de Documentos
e Acesso.
• Capacitar os servidores.
• Implantar o Sistema
de Arquivos (integração).
Gestão Documental
Plano de Ação
• Integrar os serviços
de protocolo e arquivo.
• Adequar os espaços
de guarda.
• Articular-se com a área de TI.
Gestão Documental
Plano de Ação
• Elaborar os instrumentos
de gestão (Plano
de Classificação, Tabela
de Temporalidade,
Sistema Informatizado).
Preservação e Difusão
Plano de Ação
• Formular política
de preservação.
• Elaborar instrumentos
de pesquisa.
Preservação e Difusão
Plano de Ação
• Adequar espaços para
a guarda permanente.
• Organizar serviços
de divulgação e difusão
do acervo.
Acesso à Informação
Plano de Ação
• Regulamentar a
Lei de Acesso à Informação.
• Instalar o Serviço
de Informações
ao Cidadão – SIC.
Acesso à Informação
Plano de Ação
• Implementar sistema
informatizado para controle
dos pedidos de informação.
• Promover a transparência
ativa.
Acesso à Informação
Plano de Ação
• Organizar o fluxo interno
de informações.
• Capacitar os servidores.
Arquivo Geral
de Município
Antes
Arquivo Geral
de Município
Depois
Arquivo Geral
de Município
Espaço para
atendimento
Arquivo Geral
de Município