Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
Instruções para
prestação de
contas de auxílio
Modalidade:
Auxílio à Organização
de Eventos
APQ 2
Instruções para prestação de contas de fomento
1
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
DÚVIDAS:
Auditoria Interna da FAPERJ:
Rua Erasmo Braga, 118 - 6º andar
Centro - Rio de Janeiro
Tels: 2333-1948/1957/1976/1992
Ana Paula Ferreira Andrade
Anísia Paula da Silva Campos
Dayse do Espirito Santo Pinto (Auditora)
Fellipe Madruga Barroso
Joice Luzia Higino
José Pereira Santos
Maria Madalena Silva Oliveira
Natália Simões Corrêa
Suellen da Conceição Moraes
Thiago Brito da Silva
Vanessa Amorim da Silva
www.faperj.br
2
Instruções para prestação de contas de fomento
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
Índice
O que o outorgado é proibido de fazer ....................................................... 04
Documentos que deverão constar de todas as prestações
de contas (todos em original) .................................................................... 04
Passagem do Outorgado............................................................................ 05
Passagem de terceiros ou professor visitante............................................ 06
Diárias do Outorgado ................................................................................. 06
Diárias de terceiros ou professor visitante ................................................ 07
Serviços de terceiro de pessoa Física........................................................ 08
Serviços de terceiro de pessoa jurídica...................................................... 08
Material de Consumo ................................................................................. 09
Aluguéis ...................................................................................................... 10
Gráfica ........................................................................................................ 11
Comprovantes bancários obrigatórios ........................................................ 11
Outros ......................................................................................................... 12
Instruções para prestação de contas de fomento
3
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
O exame prévio da Prestação de Contas deverá ser agendado na Auditoria
Interna pelos telefones 2333 1947 e 2333 1948 no horário de 10:00 às 17:00
horas.
O que o outorgado é proibido de fazer
- Alterar valores entre os grupos de despesas (remanejamentos) dos itens
constantes do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio sem a autorização
prévia da FAPERJ.
Uma vez comprovado na Prestação de Contas que o Plano de Aplicação
do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio foi alterado sem autorização
da FAPERJ o Outorgado deverá recolher o valor devido a Fundação;
- Transferir recursos ou saldos de um projeto para o outro, mesmo que sejam
do próprio Outorgado como, por exemplo, fracionar valores de importação
de um único bem com outro projeto FAPERJ;
- Efetuar despesas fora do período de vigência fixado no Termo de Outorga
e Aceitação de Auxílio/Bolsa como, por exemplo, adquirir materiais ou
contratar serviços antes da liberação do fomento;
- Prestar contas com pendências nas importações;
- Deixar de prestar contas.
Documentos que deverão constar de todas as
prestações de contas (todos em original)
- Ofício de encaminhamento (MODELO I);
- Balancete de Prestação de Contas (MODELO II);
- Relação dos documentos comprobatórios (MODELO III);
- Comprovantes de despesas (Notas Fiscais e Modelos FAPERJ).
4
Instruções para prestação de contas de fomento
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
Passagem do Outorgado
Passagens Aérea e Terrestre
- Apresentar tickets (canhotos) de embarque utilizados (ida e volta) original
e documento que certifique o valor da compra da passagem;
- Apresentar cópia do Certificado de Participação em Evento ou declaração
da Instituição que o beneficiário participou do evento, de trabalho de campo
ou visita para contribuição científica/tecnológica ao Projeto;
- Somente serão aceitas passagens na classe econômica;
- Apresentar bilhetes de passagens originais utilizados (ida e volta);
- Apresentar cópia do Certificado de Participação em Evento ou declaração
da Instituição que o beneficiário participou do evento, de trabalho de campo
ou visita para contribuição científica/tecnológica ao Projeto;
- Colar todos os documentos comprobatórios em folha de papel A4, uma vez
que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo;
- O Outorgado também poderá anexar à declaração de vôo da Companhia
aérea com uma carta do Outorgado justificando o extravio do bilhete;
- No caso de extravio da passagem e da não apresentação da declaração
de vôo da Companhia aérea, o Outorgado deverá recolher o valor integral
a FAPERJ;
- NÃO SERÃO ACEITOS
Despesas com seguro saúde, taxa de mudança de horário de vôo, vistos
e multas/juros, etc.
Instruções para prestação de contas de fomento
5
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
Passagem de terceiros ou professor visitante
Passagens Aérea e Terrestre
- Apresentar originais ou cópias dos tickets (canhotos) de embarque
utilizados (ida e volta) e documento que certifique o valor da compra da
passagem;
- Apresentar cópia do Certificado de Participação em Evento ou declaração
da Instituição que o beneficiário participou do evento, de trabalho de campo
ou visita para contribuição científica/tecnológica ao Projeto;
- Somente serão aceitas passagens na classe econômica;
- Apresentar bilhetes de passagens originais utilizados (ida e volta);
- Apresentar cópia do Certificado de Participação em Evento ou declaração
da Instituição que o beneficiário participou do evento, de trabalho de campo
ou visita para contribuição científica/tecnológica ao Projeto;
- Colar todos os documentos comprobatórios em folha de papel A4, uma vez
que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo;
- O Outorgado também poderá anexar a declaração de vôo da Companhia
aérea com uma carta do viajante justificando o extravio do bilhete;
- No caso de extravio da passagem e da não apresentação da declaração
de vôo da Companhia aérea, o Outorgado deverá recolher o valor integral
a FAPERJ;
- NÃO SERÃO ACEITOS
Despesas com seguro saúde, taxa de mudança de horário de vôo, vistos
e multas/juros, etc
Diárias do Outorgado
- Diárias são despesas com alimentação, hospedagem e locomoção
do viajante como, por exemplo: hotéis/pousadas, restaurantes, táxi,
combustível e etc.
6
Instruções para prestação de contas de fomento
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
- Como comprovar?
1. Apresentar Modelo VI (Relatório de Viagem);
2. Apresentar cópia do Certificado de Participação em Evento ou declaração
da Instituição que o beneficiário participou do evento, de trabalho de
campo ou visita para contribuição científica/tecnológica ao Projeto.
- Valores para diárias:
Ver tabela CNPq : (http://www.cnpq.br / valores de diárias / exterior)
Diárias de terceiros ou professor visitante
- Diárias são despesas com Alimentação, hospedagem e locomoção
do viajante como, por exemplo: hotéis/pousadas, restaurantes, táxi,
combustível e etc.
- Como comprovar?
1. Apresentar Modelo VII;
2. Apresentar cópia do Certificado de Participação em Evento ou declaração
da Instituição que o beneficiário participou do evento, de trabalho de
campo ou visita para contribuição cientifica/tecnológica ao Projeto.
- Valores para diárias:
Ver tabela CNPq : (http://www.cnpq.br / valores de diárias / exterior)
- ATENÇÃO
Em caso de Diárias pagas diretamente ao hotel/pousada SOMENTE SERÁ
ACEITO a Nota Fiscal do Hotel.
Deverá também ser apresentada a cópia do Certificado de Participação em
Evento ou declaração da Instituição que o beneficiário participou do evento,
de trabalho de campo ou visita para contribuição científica/tecnológica ao
Projeto.
Os valores deverão respeitar a tabela do CNPq.
Instruções para prestação de contas de fomento
7
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
Serviços de terceiro de pessoa física
- Modelo V – (Detalhar ao máximo o tipo de serviço executado).
- NÃO SERÃO ACEITOS
1.Pagamento de serviços de nenhuma natureza a bolsistas FAPERJ
durante o período de vigência da bolsa;
2. Pagamento de despesa com demonstrações contábeis, elaboração da
prestação de contas e outros que caracterizem serviços administrativos
a não ser nos casos especiais autorizados no Projeto inicial.
Serviços de terceiro de pessoa jurídica
- 1ª via da Nota Fiscal de Serviço;
- NÃO SERÃO ACEITOS
Pagamento de banquetes, lanches, tradução simultânea, excursões
turísticas, demonstrações contábeis, elaboração da prestação de contas
e outros que caracterizem serviços administrativos a não ser nos casos
especiais autorizados no Projeto inicial.
- ATENÇÃO
Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/
FAPERJ.
Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome
da Instituição do Outorgado.
- Colar a nota fiscal em folha de papel A4, uma vez que a Prestação de
Contas será anexada ao processo Administrativo;
- Declarar (atestar) na própria nota fiscal que o serviço foi prestado e o
Outorgado deverá datar e rubricar esta informação.
EXTRAVIO DE NOTA FISCAL
O Outorgado poderá atender ao disposto no § 1° do art. 91 da Lei Estadual
n° 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito:
“...§ 1° - No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento
8
Instruções para prestação de contas de fomento
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
fiscal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela
repartição fiscal competente; ...”.
Obs: Repartição fiscal competente é o órgão que controla o recolhimento
dos impostos devidos da referida nota extraviada.
No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia
autenticada pela repartição fiscal competente, o Outorgado deverá recolher
o valor à FAPERJ.
BANCO BRADESCO
Agencia: 6898-5
Conta corrente: 383-2
Código de identificação o CPF do(a) Outorgado(a)
Material de Consumo
- O que é material de consumo?
É material que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua
identidade física e/ou tem sua duração limitada no tempo. Limitação de
utilização do bem no tempo aproximado de 02(dois) anos.
- Como comprovar?
1. 1ª via da Nota Fiscal original;
2. ATENÇÃO
Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/
FAPERJ.
Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em
nome da Instituição do Outorgado.
2. Colar todas as notas fiscais, inclusive as do tamanho A4, em folha de
papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo
Administrativo;
3. Declarar (atestar) na própria nota fiscal que o material foi recebido e o
Outorgado deverá datar e rubricar esta informação.
Instruções para prestação de contas de fomento
9
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
EXTRAVIO DE NOTA FISCAL
O Outorgado poderá atender ao disposto no § 1° do art. 91 da Lei Estadual
n° 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito:
“...§ 1° - No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento
fiscal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela
repartição fiscal competente; ...”.
Obs: Repartição fiscal competente é o órgão que controla o recolhimento
dos impostos devidos da referida nota extraviada.
No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia
autenticada pela repartição fiscal competente, o Outorgado deverá recolher
o valor a FAPERJ.
BANCO BRADESCO
Agencia: 6898-5
Conta corrente: 383-2
Código de identificação o CPF do(a) Outorgado(a)
Alugueis
- Exemplos de alugueis: Alugueis de salas, alugueis de som, alugueis de
veículos, etc...
- Como comprovar?
1ª via da Nota Fiscal de Serviço original;
- ATENÇÃO
Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/
FAPERJ.
Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome
da Instituição do Outorgado.
- Colar todas as notas fiscais, inclusive as do tamanho A4, em folha de
papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo
Administrativo;
10
Instruções para prestação de contas de fomento
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
- Declarar (atestar) na própria nota fiscal que o serviço foi prestado e o
Outorgado deverá datar e rubricar esta informação.
EXTRAVIO DE NOTA FISCAL
O Outorgado poderá atender ao disposto no § 1° do art. 91 da Lei Estadual
n° 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito:
“...§ 1° - No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento
fiscal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela
repartição fiscal competente; ...”.
Obs: Repartição fiscal competente é o órgão que controla o recolhimento
dos impostos devidos da referida nota extraviada.
No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia
autenticada pela repartição fiscal competente, o Outorgado deverá recolher
o valor a FAPERJ.
BANCO BRADESCO
Agencia: 6898-5
Conta corrente: 383-2
Código de identificação o CPF do(a) Outorgado(a)
Gráfica
- 1ª via da Nota Fiscal de Serviço original;
- ATENÇÃO
Todas as Notas Fiscais deverão ser emitidas em nome do OUTORGADO/
FAPERJ.
Em casos excepcionais PODERÁ A NOTA FISCAL SER EMITIDA em nome
da Instituição do Outorgado.
- Colar todas as notas fiscais, inclusive as do tamanho A4, em folha de
papel A4, uma vez que a Prestação de Contas será anexada ao processo
Administrativo;
Instruções para prestação de contas de fomento
11
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
- Declarar (atestar) na própria nota fiscal que o serviço foi prestado e o
Outorgado deverá datar e rubricar esta informação.
EXTRAVIO DE NOTA FISCAL
O Outorgado poderá atender ao disposto no § 1° do art. 91 da Lei Estadual
n° 287, de 04 de dezembro de 1979, a seguir transcrito:
“...§ 1° - No caso de extravio ou inutilização da primeira via do documento
fiscal, poderá ser aceita cópia do documento devidamente autenticada pela
repartição fiscal competente; ...”.
Obs: Repartição fiscal competente é o órgão que controla o recolhimento
dos impostos devidos da referida nota extraviada.
No caso de extravio de Nota Fiscal e da não apresentação da copia
autenticada pela repartição fiscal competente, o Outorgado deverá recolher
o valor a FAPERJ.
BANCO BRADESCO
Agencia: 6898-5
Conta corrente: 383-2
Código de identificação o CPF do(a) Outorgado(a)
Outros
- Verba destinada para complementar somente as rubricas que foram
aprovadas no Plano de Aplicação do Termo de Outorga e Aceitação de
Auxílio, como Passagens, Diárias, Serviços de Terceiros, Material de
Consumo, Alugueis, Correio, Gráfica, material permanente, equipamento
e/ou obras/instalação.
Exemplo: Em caso de no Plano de Aplicação não constar valores para
Diárias, o Pesquisador não poderá pagar diárias com a rubrica Outros.
12
Instruções para prestação de contas de fomento
Auxílio à Organização de Eventos - APQ 2
Comprovantes bancários obrigatórios
- Esta conta só poderá ser movimentada no prazo de execução do projeto,
qualquer valor na conta corrente ou a ser depositado fora do prazo deverá
ser recolhido a FAPERJ.
1. Extrato bancário com toda movimentação, desde a abertura da conta
até o saldo final zerado com toda a movimentação da conta corrente.
2. Todas as sobras de Cheques, assim como, todos os canhotos utilizados
e o (s) cartão (ões) inutilizado (s).
Colar todos os cheques e cartões em folha de papel A4, uma vez
que a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo;
3. Guia de recolhimento de saldo remanescente (recibo do depósito), se
houver, devidamente colado ao centro da folha de papel A4.
BANCO BRADESCO
Agencia: 6898-5
Conta corrente: 383-2
Código de identificação o CPF do(a) Outorgado(a)
Colar todas as guias de depósitos em folha de papel A4, uma vez que
a Prestação de Contas será anexada ao processo Administrativo;
4. Carta de encerramento de conta corrente assinada pelo Banco, com
carimbo da agência bancária.
Instruções para prestação de contas de fomento
13