Documentos Digitais
Aula 13
Preservação Digital
 Desde o surgimento da escrita
houve uma preocupação com a
preservação desses artefatos.
 Assistimos ao longo dos últimos
anos ao crescimento acentuado
da criação de recursos electrônicos não só provenientes de
digitalização como nascidos digitais.
 As tecnologias de informação
são, atualmente, o principal suporte para a produção e armazenamento de informação.
POR QUANTO TEMPO GUARDAMOS
OBJETOS?
 As empresas podem guardar informação por
dias, meses ou anos.
 Os humanos guardam coisas por anos ou
enquanto estiverem vivos, podendo ainda
serem guardados por mais tempo.
 Os arquivos, bibliotecas e museus guardam
por centenas de anos.
 Devemos observar sempre o horizonte de
obsolescência que é estimado em torno de 07
anos.
 A experiência constatada no terreno por
organizações identificou cenários em que a
informação é produzida com caráter de utilização
imediata sem serem consideradas necessidades
operacionais sobre essa mesma informação a
médio ou longo prazo. O resultado desta atitude
resulta na perda, muitas vezes irreversível, de
informação com consequências mais ou menos
dramáticas para a instituição que a perdeu.
 Problemas Estruturais:
Fragilidade dos objetos digitais;
Necessidade de utilização de tecnologia para acesso e
Obsolescência.
Objeto digital: Qualquer objeto de informação que possa ser representado através
de uma sequência binária.
Níveis do objeto digital
Objeto Físico – Hardware
Objeto Lógico – Software
Objeto Conceitual – Ser humano
Para que a preservação seja possível é
necessário assegurar todos esses níveis.
É necessário garantir políticas para implementar técnicas de perenidade e acessibilidade a este tipo de informação.
A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível e com qualidade de autenticidade suficiente para que possa ser
interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma eletrônica diferente da utilizada no
momento de sua criação
Responsabilidade do arquivo
adotar medidas preventivas e
corretivas objetivando minimizar
a ação do tempo.
 “A resolução da UNECO considera urgente a
necessidade de salvaguardar os patrimônios
culturais digitais garantindo assim o acesso
continuado aos conteúdos e à funcionalidade
dos registros autênticos (...) para assegurar os
direitos dos cidadãos.” (Santos, 2007, p. 23)
 O mercado informático não oferece soluções
orientadas para a preservação digital, embora
haja bastantes aplicações vocacionadas para
gestão de documentos eletrônicos.
 É fundamental que as instituições sejam capazes de gerir a sua informação digital de forma a
mantê-la utilizável e garantir os seus propósitos
operacionais.
 A preservação digital assume três vetores:
1. Conjunto de atividades desenvolvidas com o fim
de aumentar a vida útil dos documentos de
arquivos eletrônicos, salvaguardando a utilização
operacional e protegendo-os das falhas de suportes, perda física e obsolescência tecnológica;
2. Conjunto de atividades que promovem a
acessibilidade continuada aos conteúdos;
3. Conjunto de atividades que assistem na
preservação do conteúdo intelectual, forma, estilo,
aparência e funcionalidade.
 Quanto mais rápida a instituição integrar a preservação digital no seu plano de ação, definir e implementar soluções apropriadas, maior a probabilidade de sucesso na preservação dos objetos
digitais.
Plano de Preservação Digital
 Um Plano de preservação digital é um documento estratégico que contém políticas e
procedimentos
orientados
para a constituição de uma
estrutura técnica e organizacional que permita preservar
de forma continuada documentos de arquivo eletrônicos
(DAE) através de ações realizadas sobre os objetos digitais (OD) que os compõem.
 A preservação digital implica custos significativos que devem ser analisados e previstos pela
Organização através do reforço orçamental,
considerado adequado à situação diagnosticada
aquando da elaboração do Plano de
Preservação Digital.
 O plano de preservação digital tem obrigatoriamente que pensar não só no conteúdo mais
também no formato.
 Considerando que as atividades relativas à preservação de objetos digitais são dispendiosas,
pois implicam a mobilização de recursos materiais e humanos especializados, assim como a
afetação de tempo para as concretizar, a rigorosa aplicação da tabela de seleção assume
óbvias vantagens organizativas e orçamentais.
 Exemplo 1:
 Uma base de dados contém informação sobre execução
orçamental. Essa informação de acordo com a Lei tem
um prazo de conservação que atinge os dez anos,
podendo a partir daí ser eliminada. Neste caso não se
justifica investir tempo e recursos para preservar essa
informação pois de qualquer forma poderá ser eliminada
após 10 anos de vigência.
 Exemplo 2
 Um sistema de web conference através do qual se
processam reuniões à distância envolvendo diversos
serviços deslocalizados de uma organização. Neste
contexto as gravações realizadas equivalem às atas e
por esse motivo deverão ser objeto de conservação
permanente. Neste caso é necessário prever medidas de
preservação digital que permitam a manutenção desta
informação.
 É muito pouco provável, no que
toca a documentos eletrônicos,
haja uma longevidade única, isto é, um único e idêntico período temporal durante o qual é
útil guardar a informação. Assim, apenas interessa planejar
e empreender ações de preservação sobre as séries ou sistemas de informação cuja necessidade de utilização operacional
exceda um determinado período de tempo, a partir do qual
os formatos em que a informação foi produzida se começam
a tornar obsoletos.
 Elaboração de um Plano de Preservação Digital:
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Verificar requisitos para elaboração do PPD;
Recolher dados relativos ao sistema de gestão;
Analisar os dados;
Apurar as séries documentais a preservar;
Identificar as características dos documentos (plano de
classificação e tabela de temporalidade);
Identificar fatores dos documentos que possam
influenciar o PPD;
Identificar custos de soluções de preservação
Definir estratégia;
Escolher formato de preservação e aplicações
informáticas e
Definir metadados de preservação.
Estratégias de Preservação
Preservação tecnológica: conservação do
contexto tecnológico (hardware/software)
utilizado na concepção dos objetos digitais;
Refrescamento: transferência da informação para um suporte físico mais atual;
Emulação: Utilização de um software
designado de emulador capaz de reproduzir
o comportamento de uma plataforma
quando produziu a informação:
 Migração: transferência periódica da informação. Existe diversos tipos de migração:
Migração para suportes analógicos;
Atualização de versões;
Conversão para formato concorrente;
Normalização;
Migração a pedido;
Encapsulamento;
Pedra Roseta
 Obs: pode-se utilizar mais que uma estratégia de preservação.
 Não há uma estratégia de preservação universalmente aceita, devendo cada instituição estabelecer, de acordo com as sua necessidades,
sua próprias estratégias.