FACULDADES INTEGRADAS DA UNIÃO EDUCACIONAL DO PLANALTO CENTRAL–FACIPLAC
FACULDADE DE CIÊNCIAS GERENCIAIS DO PLANALTO CENTRAL – CIGEPLAC
Gerenciamento Eletrônico de Documentos no
Comando-Geral de Operações Aéreas – COMGAR
DIEGO ALCANTARA AGUIAR
BRASÍLIA-DF
2008
DIEGO ALCANTARA AGUIAR
Gerenciamento Eletrônico de Documentos no
Comando-Geral de Operações Aéreas – COMGAR
Monografia apresentada no curso de Graduação em
Administração de Empresas das Faculdades Integradas
da União Educacional do Planalto Central – FACIPLAC
- Faculdade de Ciências Gerenciais o Planalto Central –
CIGEPLAC, como parte dos requisitos para obtenção
do título de Bacharel em Administração.
Orientador: Prof. Everson Andrade dos Reis
BRASÍLIA-DF
2008
ii
Ficha catalográfica
Aguiar, Diego Alcantara.
Administração de Empresas /
Diego Alcantara Aguiar. Gama (DF), Faculdades Integradas da
União Educacional do Planalto Central (FACIPLAC), 2008.
40f.
Orientador: Everson Andrade dos Reis.
Monografia – Faculdades Integradas da União Educacional do
Planalto Central, Faculdade de Ciências Gerenciais do
Planalto Central, Graduação em Administração de Empresas.
1-Gerenciamento Eletrônico de Documentos 2-Gestão
Arquivística de Documentos 3-Tomada de Decisão
7
DIEGO ALCANTARA AGUIAR
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GED
Monografia, aprovada como requisito parcial para
obtenção do grau Bacharel em Administração no
curso Administração de Empresas das Faculdades
Integradas da União Educacional do Planalto
Central – FACIPLAC.
Data de Aprovação:
____/____/____
Banca Examinadora:
Prof. Everson Andrade dos Reis
Prof. Romilson Rangel Aiache
Profª. Regina Guimarães de Davi
Prof. Jose Antonio Lopes Ramos
8
Agradecimentos
Agradeço a minha família, em especial a minha mãe
e a minha companheira Dayane, que nos momentos mais
difíceis, estiveram ao meu lado e nunca me deixaram
enfraquecer
jornada.
diante
dos
desafios
encontrados
nessa
9
Lista de Figuras
FIGURA 1 – Organograma do COMGAR............................................................ 13
FIGURA 2 – Diagrama de organização dos documentos e-ARQ Brasil.............. 23
FIGURA 3 – Visão Geral do SIGADAER............................................................ 26
Lista de Gráficos
GRÁFICO 1 – Plano das organizações em relação ao GED 2007/2008.............19
Lista de Tabelas
TABELA 1 – Etapas do ciclo de vida do documento.......................................... 20
10
Sumário
RESUMO...............................................................................................................
7
1. INTRODUÇÃO..................................................................................................
8
1.1 Tema: O Gerenciamento Eletrônico de Documentos na interação entre o
COMGAR e as Organizações Militares Subordinadas.........................................
8
1.2 Justificativa......................................................................................................
8
1.3 Problema de Pesquisa....................................................................................
9
1.4 Objetivos.........................................................................................................
9
2. PERFIL DA EMPRESA.....................................................................................
10
2.1 Missão.............................................................................................................
10
2.3 Estrutura..........................................................................................................
12
3. REVISÃO DE LITERATURA............................................................................
14
3.1 – Sistema de Gestão de Documentos............................................................
14
3.2 – Gestão Arquivística de Documentos............................................................
17
3.3 – Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)......................................
17
3.4 – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)...
20
3.5 – O Ciclo de Vida de um Documento..............................................................
20
3.6 – O que é o E-ARQ Brasil?.............................................................................
24
3.7 – Tomada de Decisão.....................................................................................
27
4. METODOLOGIA...............................................................................................
28
4.1 Tipo de Pesquisa............................................................................................
28
4.2 Amostra...........................................................................................................
28
4.3 Método de Escolha da Amostra......................................................................
29
4.4 Método de Coleta de Dados...........................................................................
29
4.5 Método de Análise de Dados..........................................................................
29
5. ANÁLISE DE RESULTADOS...........................................................................
30
5.1 1º Item Avaliado - Existe benefício na utilização de um GED para otimizar a
qualidade e agilidade do trabalho no COMGAR?.................................................
30
5.2 2º Item Avaliado - O investimento na implementação dos elementos para
operacionalização do GED justificam seu objetivo?.............................................
5.3 3º Item Avaliado - A ferramenta GED pode auxiliar na tomada de decisão?..
5.4 4º Item Avaliado - Este tipo de tecnologia é uma tendência dentro das
Organizações Militares?........................................................................................
31
32
6. CONCLUSÃO...................................................................................................
32
34
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................................
36
ANEXO..................................................................................................................
38
Roteiro para a entrevista.......................................................................................
39
11
RESUMO
A rapidez na localização das informações contidas nos documentos é hoje
uma prioridade no Comando da Aeronáutica. O excesso de morosidade na
localização e a falta de cuidado na guarda de documentos de registros funcionais
e financeiros, bem como as obrigações administrativas, não passam de falta de
organização e métodos no armazenamento e recuperação de documentos.
Organizá-los em pastas e arquivos físicos dificulta a agilidade de recuperação,
trazendo conseqüências para os processos. Além disso, a informação contida em
documentos em forma de papel tem uma menor flexibilidade e tende a gerar
maiores gastos de manutenção para a organização do que quando o
armazenamento é feito eletronicamente.
Neste trabalho serão abordadas soluções, em nível gerencial, para a
utilização de uma ferramenta GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
que traga benefícios ao desempenho e manutenção da missão do ComandoGeral de Operações Aéreas – COMGAR bem como nas unidades aéreas que
recebem as ordens do COMGAR.
Para que respostas a solicitações possam ser dadas em tempo aceitáveis,
possam agilizar processos para a satisfação de usuários e para as atividades
decisórias da gerência e da administração, recentemente tem sido usado um
conjunto de novas tecnologias voltadas exclusivamente para o gerenciamento de
documentos digitais, conhecido pelo acrônimo de GED.
Esta ferramenta inovadora e não tão desconhecida nas empresas não
governamentais, será abordada nesta pesquisa como um método para agilizar os
processos administrativos de trâmite de documentos e de rotina operacional no
escopo do Comando-Geral de Operações Aéreas – COMGAR.
12
1 - INTRODUÇÃO
1.1 Tema
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos na interação entre o Comando Geral
de Operações Aéreas e as Organizações Militares Subordinadas.
1.2 Justificativa
A intenção principal desta pesquisa é identificar a necessidade de um
mecanismo GED que possa facilitar o trâmite de documentos, inerentes à missão
do COMGAR, entre as diversas unidades do Comando da Aeronáutica.
Este trabalho será uma base de informações para os tomadores de decisão
no âmbito do COMGAR e para os demais interessados em conhecer a
importância da implantação de um mecanismo de gerenciamento de documentos
informatizado. Uma gestão documental eficiente que garante o sigilo dos
documentos, restringe o acesso a pessoas não autorizadas, evita prejuízos com
fraudes e perda de documentos tanto de caráter probatório quanto históricocultural. Nesse contexto, a capacidade de gerenciar documentos é uma
ferramenta indispensável para a Gestão da Informação.
Sabendo também que os documentos formam a grande massa de
conhecimentos de uma empresa, deve-se ter uma preocupação maior com estes.
A ferramenta GED será estudada e aplicada no COMGAR, com o intuito de
preservar e tratar de maneira ágil e eficaz os documentos eletrônicos da unidade.
13
1.3 Formulação do Problema de Pesquisa
O COMGAR (Comando-Geral de Operações Aéreas) é responsável pela
preparação e emprego eficiente das grandes Unidades Aéreas na realização de
operações militares da FAB (Força Aérea Brasileira). Tal preparação envolve
atividades administrativas como planejamento, controle e direção, gerando uma
grande quantidade de informações a serem compartilhadas eletronicamente entre
as unidades envolvidas.
Esta pesquisa busca responder, como o GED (Gerenciamento Eletrônico
de Documentos) poderá apoiar a atividade de tramitação de documentos entre o
COMGAR e as demais OM’s (Organizações Militares)?
1.4 Objetivos
Geral

Analisar quais as formas de otimização no que tange a agilidade das
informações entre o COMGAR e as OM’s em relação ao uso de uma
ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
Específicos

Identificar os benefícios em relação ao tempo e a economia financeira com
a utilização do GED.

Verificar quais as formas de otimização na recuperação da informação
proporcionada pelo GED.

Analisar qual o papel do GED no contexto da tomada de decisão em
relação à agilidade no tráfego de informações entre o COMGAR e OM’s
subordinadas.
14
2 - PERFIL DA EMPRESA
2.1 Missão do Comando-Geral de Operações Aéreas (COMGAR):
O COMGAR é o responsável pelo preparo e emprego da Força. Ele detém
os principais meios aéreos e, em conseqüência, responsabiliza-se pela execução
das Ações Militares Aeroespaciais do Comando da Aeronáutica.
Ao COMGAR compete o comandamento, o planejamento, a direção, a
fiscalização, a coordenação, a execução e a avaliação do emprego de todas as
Unidades da Força Aérea Brasileira.
Cabe ao Comando-Geral de Operações Aéreas a responsabilidade pelo
comandamento das Ações de Pronta-Resposta, em situações de emergência ou
de conflito, antes da ativação da Estrutura Militar de Guerra.
(DMA 55-7, de 04 OUT 1983)
Em ação diuturna, mantém aeronaves de alerta 24 horas por dia, 365 dias
por ano garantindo a soberania do espaço aéreo brasileiro.
As Unidades de Patrulha do Mar e Fronteiras mantêm suas aeronaves em
missões de esclarecimento ao largo do mar territorial, procurando garantir não só
a soberania do mar, mas também reduzir a ação predatória de pesqueiros
clandestinos, bem como a vigilância ambiental. As Unidades sediadas na
Amazônia, ou lá desdobradas, efetuam constantes ações, apoiando as
populações ali residentes e buscando manter íntegras as fronteiras do País.
Por lei, a Aeronáutica é a única Força Armada detentora de aeronaves de
asa fixa. Por isso, tem, além de sua atribuição constitucional, a missão de apoiar
as demais Forças Singulares em suas manobras e exercícios em tempo de paz,
bem como o apoio aerotático em tempo de guerra. Esta postura doutrinária está
coerente com a moderna doutrina de emprego militar - cooperação interforças patente na Guerra do Golfo.
15
Apoio a órgãos governamentais, esta é uma postura de modernidade,
onde todos os recursos nacionais devem estar disponíveis para fazer face aos
problemas e desafios impostos por dificuldades de qualquer ordem.
Cabe ao Comando da Aeronáutica a missão de transportar o alto escalão
do Governo Federal em suas viagens de serviço no Brasil ou no exterior.
Defesa Civil.
O COMGAR é o representante do COMAER junto à Coordenadoria de
Defesa Civil do Ministério da Ação Social. O Brasil tem sido afetado por
catástrofes climáticas ao longo dos tempos e, invariavelmente, a FAB tem sido
engajada em ações de defesa civil nos estados de calamidade pública
provocados pelas inundações que castigam, de tempos em tempos, várias
regiões do País. É importante ressaltar a pronta-resposta com que atendemos a
esses apelos.
Correio Aéreo Nacional - CAN. Herança de pioneirismo e visão de futuro
legadas desde 1931, o CAN tem executado, ao longo de várias décadas, um
trabalho de integração das regiões mais afastadas, e tem possibilitado a
presença da ação governamental em todos os cantos do País.
Esta obra adquiriu tal relevância para o corpo social brasileiro que, em
todas as Constituições Federais promulgadas desde a criação do Correio Aéreo,
consta esse serviço como atribuição expressa do Comando da Aeronáutica.
A Aviação de Transporte da Força Aérea Brasileira cumpre as missões
relacionadas com o CAN, usando, essencialmente, 6 tipos diferentes de
aeronaves no atendimento às comunidades situadas, principalmente, na
Amazônia e no Pantanal. Lá, onde a distância e as carências de toda ordem se
fazem mais significativas, o transporte de remédios, de alimentos e de pessoas
configura a indispensável participação do Comando da Aeronáutica na integração
e no progresso do nosso País.
16
As restrições orçamentárias e a política definida pela atual Administração
levaram a um direcionamento do esforço aéreo que possibilite manter um
adequado nível profissional, ainda que com menos recursos financeiros.
Priorização da Aviação de Combate. Fruto do processo de racionalização
dos meios materiais, em face dos cortes nas verbas do Ministério, o esforço está
direcionado prioritariamente para os meios de combate, de forma que a
capacidade de cumprir a Missão Constitucional não seja afetada.
2.2 Estrutura do Comando-Geral de Operações Aéreas:
As diversas Aviações que compõem a Força Aérea Brasileira são
distribuídas por todo o território nacional. Aproximadamente 800 aeronaves são
empregadas nos mais diversos tipos de missões, envolvendo praticamente
metade do efetivo do Comando da Aeronáutica, para garantir o cumprimento de
uma vasta gama de tarefas, indo de uma simples missão de rotina a uma
interceptação real de algum vetor incursor que adentre o nosso espaço aéreo
sem a devida autorização.
17
A figura 1 ilustra o organograma do COMGAR que é estruturado por um
Comandante-Geral e seu gabinete (GABGAR), um Estado-Maior (EMGAR)
apoiado por sete seções, também conhecidas internamente como os ases, que
envolvem: Recursos Humanos, Logística, Doutrina entre outras áreas de cunho
administrativo, uma Divisão de Prevenção de Acidentes Aeronáuticos (DPAA),
um grande Centro de Comando e Controle de Operações Aéreas (CCCOA), um
Centro de Operações Terrestres da Aeronáutica (COTAR) que é o responsável
pelas missões de infantaria da aeronáutica e finalmente, um Centro de Estudos e
Avaliação da Guerra Aérea (CEAGAR).
Figura 1 - Organograma do COMGAR
Fonte: Adaptado da página do COMGAR na Intraer (Internet corporativa da FAB)
18
3 - REVISÃO DA LITERATURA
3.1 Sistema de Gestão de Documentos
As ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surgiram
devido à necessidade de reduzir o volume de papeis e permitir o acesso
concorrente a documentos de diferentes unidades organizacionais. No seu
sentido clássico as ferramentas GED devem permitir o armazenamento
eletrônico, a classificação e a recuperação de documentos (VOJCIECHOVSKI,
2002). Funcionalidades como controle de versão e workflow também são
incorporadas nesse tipo de ferramenta.
Os itens abaixo expõem sucintamente as razões pelas quais o
gerenciamento eletrônico de documentos é crucial para o sucesso de qualquer
organização.
3.1.1 Proteção contra perdas
Documentos importantes podem ser automaticamente protegidos contra
danos, erros de arquivamento ou perda. O GED também proporciona a
possibilidade de recuperação de desastre por meio de documentação eletrônica e
armazenamento off-site. Segundo Baldam (2002), “o gerenciamento de
documentos pode ajudar a garantir a conformidade legal e normativa da
documentação mais importante da empresa”.
3.1.2 Redução de custos
Tendo em vista um dos objetivos específicos desse trabalho de pesquisa,
vejamos agora algumas considerações sobre a relação do GED com os custos de
uma empresa.
Uma pesquisa feita pelo site CENADEM (2007), considera o fato de que
um trabalhador médio de escritório gasta até oito horas por semana tentando
localizar documentos, e que o custo do arquivamento de um documento em papel
geralmente custa aproximadamente R$ 0,60 por folha e um CD-R mede 120mm
19
de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13
mil páginas de documentos e o arquivamento eletrônico de documentos pode
reduzir significativamente os custos dentro de uma organização.
3.1.3 Compartilhamento eficaz de informação
Fazer cópias de enormes quantidades de documentos em papel para
compartilhar informações dentro das equipes impacta tanto a administração da
equipe quanto o ambiente. Documentos digitalizados podem ser enviados via email ou disponibilizados instantaneamente via rede corporativa ou via Internet.
3.1.4 Preservação do conhecimento
Documentos importantes, registros em papel e microfilmes podem ser
danificados facilmente, ficar desbotados e gastos ao longo do tempo. Uma vez
eletronicamente armazenados, os documentos mais importantes ficam a salvo de
qualquer dano potencial, e são facilmente recuperáveis.
3.1.5 Melhor comunicação com o cliente
Ao armazenar eletronicamente os registros dos clientes, uma ligação de
um cliente pode ser atendida de forma profissional e altamente eficaz devido à
capacidade de recuperar detalhes de cartas e correspondências de um banco de
dados central em questão de segundos, (BALDAM, 2002). Conseqüentemente, o
número de clientes que ligam novamente e os custos administrativos são
reduzidos, e os níveis de satisfação do cliente aumentam.
3.1.6 Segurança
Com o arquivamento eletrônico de documentos, senhas seguras e códigos
de acesso podem ser implantados a fim de controlar quem acessou quais
documentos. Esse procedimento reduz drasticamente o risco de que pessoal não
autorizado tenha acesso a informações confidenciais ou de que terceiros tenham
acesso a documentos da empresa.
20
3.1.7 Minimização de riscos
Se um incêndio, uma bomba ou uma inundação atingirem a empresa os
documentos em papel serão facilmente destruídos, resultando em potencial perda
de informações essenciais para sua administração bem-sucedida. Uma vez que
os documentos tenham sido eletronicamente armazenados, podem ser facilmente
transferidos para o formato de mídia desejado, Santos (2002) - como CD-ROM,
DVD, disco óptico - e armazenados seguramente em um local fora da empresa.
Tais registros podem, então, ser facilmente acessados por meio de qualquer PC.
Por exemplo, seu departamento de atendimento ao cliente poderia estar ativo e
funcionando novamente tão logo tivesse acesso a um PC, minimizando os
contratempos para os clientes e perdas no fluxo de receitas.
Para ingressar no mundo do gerenciamento de documentos as
organizações precisarão ter todos os seus registros baseados em papel
digitalizados, o que pode ser feito tanto retrospectivamente, como uma operação
de arquivamento, quanto com todos os novos registros que entram na empresa
após a crucial decisão de programar um sistema de gerenciamento eletrônico de
documentos. Para que o processo funcione bem, porém, é essencial que as
empresas pesquisem a fundo o mercado a fim de encontrar o parceiro de
serviços de digitalização adequado às suas necessidades.
A informação é a alma de qualquer empresa. Infelizmente, muitas
empresas ainda estão se debatendo entre montanhas de documentos em papel
porque precisam conduzir, de fato, seus processos administrativos para a era
eletrônica. Outras, porém, são capazes de encontrar registros essenciais ao
simples toque de uma tecla, aumentando sua eficiência no dia-a-dia enquanto
otimizam consideravelmente sua vantagem competitiva, e, ao mesmo tempo,
reduzem custos com a redução de tempo.
21
3.2 Gestão Arquivística de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda
permanente.
3.2.1 Sistema de gestão arquivística de documentos
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos
e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêem
acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o
desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
3.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
A definição de Avedon (1999) sobre gerenciamento eletrônico de
documentos (GED) é de uma configuração de equipamento, software e de
recursos de telecomunicações baseada em computador e automatizada, que
armazena e gerencia imagens de documentos e seus índices codificados, que
podem ser lidos por máquinas e processados por computador para recuperação
quando solicitados.
O e-ARQ Brasil, (2006) define GED como um conjunto de tecnologias
utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação nãoestruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como
mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de
trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de
documentos, repositórios, entre outras.
22
Usar o GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico.
Um documento em papel pode cumprir toda sua função em qualquer processo
mesmo em papel e ser arquivado neste mesmo meio ou de forma heterogênea.
Pode-se iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em meio
eletrônico. O universo GED é portanto, muito abrangente englobando um
universo de tecnologia que envolvem equipamentos, programas e conceitos
(SML, 2002).
Considerando-se que os documentos arquivísticos se constituem,
primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de decisões e para
a prestação de contas de um órgão ou entidade e, num segundo momento, em
fontes de prova, garantia de direitos aos cidadãos e testemunhos de ação,
e-ARQ Brasil (2006), faz-se necessária a adoção de procedimentos rigorosos de
controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos bem
como seu acesso. Isso só é possível por meio da implantação de um programa
de gestão arquivística de documentos.
A partir dos documentos digitais, a gestão arquivística de documentos
tornou-se o principal foco de estudo da comunidade arquivística internacional.
Nos últimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canadá, Europa e
Austrália resultaram na revisão de conceitos arquivísticos, na definição de
diretrizes de gestão e na especificação de requisitos funcionais e metadados para
sistemas de gestão arquivística de documentos.
3.3.1 Planos das organizações para a tecnologia de GED no período de
2007/2008
Uma pesquisa feita pelo site CENADEM mostra que, segundo as respostas
dos entrevistados, medem o crescimento do mercado para o biênio em questão,
fazendo-se notar que esse crescimento refere-se a sistemas implantados, e não
ao volume em reais ou dólares nos investimentos para implantação.
23
Para esse item foram consideradas 204 respostas. Desse total, 63
pretendem de alguma forma ter sistemas de GED. Assim, esse número indica um
crescimento de 30,9%. Empresas com projeto-piloto perfazem 46%, sendo 38,1%
em 2007 e 7,9% em 2008. Empresas com sistemas em uso somam 34,9% no
biênio, sendo 30,1% em 2007 e 4,8% em 2008. Empresas com múltiplos
sistemas em uso somam 13,3%, sendo 6,4% em 2007 e 7,9% em 2008. Sistema
terceirizado é a opção para 4,8% dos respondentes, sendo 1,6% em 2007 e 3,2%
em 2008.
O Gráfico 1 traz o planejamento das organizações brasileiras com relação
à implantação de um sistema de GED no período de 2007/2008.
46%
50%
45%
40%
35%
35%
31%
30%
25%
20%
13%
15%
5%
10%
5%
0%
PRETENDEM
TER
PROJETO
PILOTO
SISTEMA EM
USO
MULTIPLOS
SISTEMAS
TERCEIRIZADOS
Gráfico 1 – Plano das organizações brasileiras em relação ao GED 2007/2008.
Fonte: Site CENADEM.
Esse dado é muito importante quando comparado à preocupação com
GED que as empresas, de modo geral, tinham na ocasião de uma outra
pesquisa, em 1993: 11% não estavam preocupadas com o assunto. Nessa atual
pesquisa, esse número caiu para 1%.
24
3.4 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do
sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador,
e-ARQ Brasil, (2006). O SIGAD e aplicável em sistemas híbridos, isto é, que
utilizam documentos digitais e documentos convencionais. Um SIGAD inclui
operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação,
controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação,
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação
a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais
confiáveis e autênticos. No caso dos documentos digitais.
Um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos
digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento,
gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de
dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade
crescente.
3.5 - O Ciclo de Vida de um Documento
O ciclo de vida de um documento define as atividades que serão
realizadas sobre esse documento, incluindo quem pode executá-las, (FANTINI,
(2001) apud (SADIQ, 1997)). Esse conceito encontra-se presente em diversos
sistemas de gerência de documentos. Existem várias maneiras diferentes de se
descrever o ciclo de vida de um documento. No que se refere à produção de
documentos eletrônicos, a classificação encontrada na tabela 1 é mais
apropriada:
Pesquisa
Autoria
A aquisição de informação, incluindo a interpretação da
informação contida nos documentos.
Criação dos novos documentos.
25
Aprovação
Revisão dos documentos com a finalidade de fazê-los
conformantes com uma certa estrutura e padrão de conteúdo.
Transformação dos documentos em uma forma de
Publicação
apresentação específica (por exemplo: papel, CD-ROM,
Internet).
Nesta etapa os documentos devem ser guardados em um
Armazenamento meio de armazenamento que ofereça confiabilidade e
facilidade de localização e acesso aos documentos.
Tabela 1 - Etapas do ciclo de vida do documento.
Fonte: Adaptado de SADIQ, 1997.
Ao contrário de outras visões para o ciclo de vida de documentos, a
divisão nas cinco etapas anteriores ajuda a diferenciar os passos que envolvem o
processo automatizado daqueles que envolvem interações humanas com a
informação contida nos documentos. Os custos para geração de documentos
crescem devido a inúmeras razões durante o processo de autoria.
A análise de documentos, o desenvolvimento das DTD’s (Document Type
Definitions – regras que definem a estrutura lógica de um documento), os
requisitos para novas ferramentas e treinamento, e a conversão dos dados
legados são despesas significantes. A imposição de novos requisitos de controle
de qualidade também aumenta os custos durante as fases de autoria e edição
(SANTOS, 2002). Se os autores e editores não utilizarem ferramentas
estruturadas, custos adicionais de conversão são acrescidos durante a fase de
formatação do documento. Modelos de documentos estruturados fornecem
maneiras eficientes para publicar, armazenar, recuperar, visualizar, e interagir
com os documentos.
Alguns destes benefícios são relacionados com a eficiência mecânica,
outros com a interação humana. A escolha feita pela organização no momento da
avaliação dessas medidas tem grande impacto em como (e mesmo se) os
benefícios pretendidos e alcançados são percebidos.
26
Os metadados (dados a respeito de outros dados) representam outro
grande peso levado em consideração por todas essas escolhas. A informação
sozinha não possui grande valor, pois não se consegue representar as
características semânticas associadas a ela. Os metadados, ao contrário,
fornecem as informações necessárias ao computador para determinar como
processar e como classificar o dado. Os atributos de cada uma das marcas são
também considerados como metadados, pois eles descrevem características
específicas do dado dentro da instância de SGML.
Segundo Cruz (2000) a introdução da informática na automatização do
processo de produção de documentos, houve um aumento de eficiência
significativo, mas o envolvimento humano continua sendo exigido para integrar e
interpretar pedaços individuais de informação através do ciclo de vida do
documento. Embora as grandes quantidades de papel sejam substituídas por
procedimentos automatizados, os diferentes formatos proprietários sempre
oferecem barreiras ao intercâmbio e reuso de documentos. As abordagens de
gerência de documentos, por outro lado, têm provado reduzir a necessidade de
interação humana, e permitem que os autores se concentrem em atividades mais
específicas, como a própria autoria.
3.5.1 - Plano de classificação e manutenção dos documentos
A organização dos documentos arquivísticos é feita com base num plano
ou código de classificação. Tal instrumento se constitui no núcleo central de
qualquer SIGAD. Por meio dele se estabelece a hierarquia e a relação orgânica
dos documentos devidamente demonstradas na forma pela qual tais documentos
são organizados em unidades de arquivamento.
Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de um
órgão ou entidade são acumulados em unidades de arquivamento e organizados
de forma hierárquica em classes de acordo com um plano de classificação. Como
não há necessariamente agrupamento físico dos documentos digitais, os mesmos
27
são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados
como, por exemplo, número identificador, título, código.
As atividades de gestão de documentos, como o controle da temporalidade
e destinação dos documentos, são feitas com base nas unidades de
arquivamento. Desta forma, no momento do arquivamento os documentos devem
ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que está subordinada
hierarquicamente ao plano de classificação. O diagrama a seguir exemplifica esta
organização hierárquica dos documentos.
Figura 2 – Diagrama de organização dos documentos segundo o e-ARQ Brasil.
Fonte: e-ARQ Brasil, 2006.
28
3.6 - O que é o E-ARQ Brasil?
É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de
condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a
fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de
documentos arquivísticos digitais.
O e-ARQ Brasil (2006) estabelece requisitos mínimos para um Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD- independente da
plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. O objeto do
e-ARQ Brasil é o documento arquivístico digital. Este documento não trata de
processos de digitalização, isto é, de procedimentos técnicos de conversão de
um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio
de dispositivo apropriado, como o escâner. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar
simultaneamente os documentos digitais e os convencionais. No caso dos
documentos convencionais o sistema registra apenas as referências sobre os
documentos e, no caso dos documentos digitais, a captura, o armazenamento e o
acesso são feitos por meio do SIGAD.
Os requisitos se dirigem a todos que fazem uso de sistemas
informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber,
armazenar e acessar documentos arquivísticos. Um SIGAD inclui um sistema de
protocolo informatizado dentre outras funções da gestão arquivística de
documentos. O e-ARQ Brasil (2006), especifica todas as atividades e operações
técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação,
utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades
poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em
conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferirá credibilidade à
produção e à manutenção de documentos arquivísticos.
29
3.6.1 SIGAD ou GED?
A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas
informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar
que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que
possam ser preservados com essas características, é fundamental que os
sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas
implicações no gerenciamento dos documentos digitais. Nesse sentido, é
importante estabelecer a diferença entre Sistema de Informação, Gestão
Arquivística de Documentos, Sistema de Gestão Arquivística de Documentos,
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
A partir dessas definições podemos tecer as seguintes considerações:
-Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no
órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos,
biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação entre outros;
-Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD
o faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma
inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso,
diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico
de ciclo de vida dos documentos;
-Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e
como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma
política arquivística no órgão ou entidade.
- A figura a seguir apresenta detalhadamente a visão geral do fluxo de tramitação
documental no SIGADAER (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos da Aeronáutica).
30
Figura 3 – Visão Geral do SIGADAER.
Fonte: Página do COMGAR na Intraer.
3.6.2 Sistema de informação
Para Laudon & Laudon (1998), a definição de Sistema de informação é
“conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e
programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêem
acesso à informação”. Essa informação pode ser proveniente de fontes internas e
externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
31
3.7 Tomada de Decisão
Como os documentos são importantes para o gerenciamento de atividades
de relatórios, controle, tomadas de decisão e resolução de problemas, a
ferramenta gerencial eletrônica vem ao encontro de tais atividades, gerando um
suporte de informações mais rápido, organizado e confiável para a execução de
cada uma delas.
Baldam (2002) diz que, a necessidade de perseguir novos e variados
fatores de desempenho alterou profundamente a tomada de decisões dentro das
organizações. O aumento da complexidade no ambiente social das organizações
(mercado, tecnologia, cidadania) induziu uma maior complexidade no próprio
sistema organizacional, aumentando a incerteza e, conseqüentemente, trazendo
um maior risco na tomada de decisões.
Tomar uma decisão urgente que necessite consultar um ou vários
documentos importantes mas que não se sabe exatamente onde estão ou
encontram-se distante num arquivo permanente empilhado e empoeirado, é uma
tarefa difícil. Laudon & Laudon (1998), afirmam que em torno de 40% do tempo
do trabalho num escritório em organizações de diversos setores é utilizado com
atividades de gerenciamento de documentos.
32
4 – METODOLOGIA
A unidade de análise onde será realizada a aplicação prática do estudo
será na unidade do COMGAR, onde está sendo implantado um sistema GED,
ainda durante o período desta pesquisa: Ano 2008.
4.1 Tipo de Pesquisa
O tipo da pesquisa adotado para responder questões propostas pelos
objetivos e à problemática geral deste trabalho foi a descritiva qualitativa. Quanto
aos meios, utilizamos uma pesquisa de campo e bibliográfica, visando aproveitar
o conhecimento da massa crítica pensadora e gerencial do QG (Quartel General)
e alcançar respostas às necessidades da organização que já vem buscando, com
o apoio do Alto Comando, meios para a implementação de um GED corporativo a
fim de uma comunicação uniforme entre as diversas unidades da FAB.
“O termo qualitativo implica uma partilha densa com pessoas, fatos e
locais que constituem objetos de pesquisa, para extrair desse convívio
os significados visíveis e latentes que somente são perceptíveis a uma
atenção sensível” (CHIZZOTTI, 2006).
4.2 Amostra
Segundo Bauer & Gaskell (2003), na pesquisa qualitativa, não é
necessário uma definição prévia do número de sujeitos a serem entrevistados.
Pode ser feita uma previsão de quantas pessoas serão entrevistadas, mas esse
número não será definitivo, podendo variar de acordo com as necessidades
apresentadas no Trabalho.
O universo da pesquisa é formado por todos os militares da FAB. A
população é o efetivo do COMGAR que, em dezembro de 2008 possuía 239
militares e funcionários civis. A amostra é formada por 10 (dez) oficiais, entre
eles: Tomadores de Decisão, Administradores de Sistemas de Informações e
Usuários Avançados e Comuns que terão maior contato com o sistema.
33
4.3 Método de Escolha da Amostra
A entrevista foi realizada em profundidade com oficiais do COMGAR que
possuem conhecimentos tácitos sobre gerenciamento de documentos eletrônicos
não só neste Comando-Geral, mas também em outras unidades da Força Aérea
e têm grande relevância para o levantamento de dados mais específicos para
traçar considerações e sugestões para o emprego do GED na Organização
Militar.
Os oficiais entrevistados exercem os cargos de Chefe da Tecnologia da
Informação (A6), Chefe da Subseção de Informática (SSINFO), Adjuntos da
Seção de Doutrina, Estudos e Legislação (A7), representantes da área
documental e representantes de usuários do sistema, Analista de Sistemas do
Centro de Comando e Controle de Operações Aéreas (CCCOA) e Adjunto do
Centro de Operações Terrestres da Aeronáutica este representando um usuário
avançado (COTAR).
4.4 Método de Coleta de Dados
O método utilizado para coletar os dados da pesquisa foi uma entrevista
realizada em profundidade, conforme roteiro composto por questões focadas nos
objetivos da pesquisa sobre o emprego da ferramenta de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos. O anexo A apresenta este roteiro.
4.5 Método de Análise dos Dados
O método utilizado foi à análise de conteúdo. “A análise de conteúdo é
considerada uma técnica para o tratamento de dados que visa identificar o que
está sendo dito a respeito de determinado tema” (Clemente, 2007 apud (Vergara,
2005)). A análise tem como finalidade organizar e sumariar os dados de forma tal
que possibilitem respostas para objetivos propostos na investigação.” (GIL, 1991).
Com base nessas afirmações, a análise se deu a partir da consolidação das
respostas dos entrevistados.
34
5 - ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS
5.1 - 1º Item Avaliado
Existe benefício na utilização de um GED para otimizar a qualidade e
agilidade do trabalho no COMGAR?
Segundo consolidação das respostas dos entrevistados, os dados
levantados apresentam respostas positivas, unânimes para os quesitos agilidade
na tramitação de documentos e eliminação de papel. Os entrevistados
destacaram a agilidade por se tratar de um ponto crítico para a missão da
organização que é o emprego de aeronaves. O controle do fluxo e despachos
dados ao documento também foram bem posicionados pelos entrevistados por
haver uma carência desse ponto por parte do processo atual protocolo.
O ponto qualidade no trabalho embora tenha sido comentado por poucos
foi lembrado também por sugerir que o GED gera comodidade ao usuário e ao
protocolista por possuir ferramentas que facilitam a visualização do documento e
recuperação rápida das informações e eliminação volume de papel em cima das
mesas, entre outras melhorias esperadas com o tempo de uso. Um dos
entrevistados acredita que a qualidade do trabalho não vá mudar tendo em vista
a competência dos tomadores das decisões.
O chefe da informática destacou também a resistência em relação à
adaptação ao novo sistema, que erroneamente foi comparado a um sistema de
geração de documentos adotado pela organização. Sobre esse assunto pode-se
afirmar que atualmente o COMGAR possui apenas um gerador de documentos
que atende aos padrões de formatação documental da FAB. Porém o gerador,
conhecido como ASSISDOC, tem como base o Microsoft Word e não oferece as
utilidades de um gerenciador de documentos.
35
Um dos entrevistados é conhecedor do e-ARQ e destacou algumas das
especificações de um GED que foram elas:
 A facilidade de acesso ao documento
 A visualização do documento
 O trâmite do documento
 Transparência no que se refere aos despachos do documento
 Visualização do pessoal envolvido
 Segurança assegurada por criptografia
 Armazenamento após a solução final
5.2 - 2º Item Avaliado
O Investimento na implantação dos elementos para operacionalização do
GED justifica seu objetivo?
Com relação ao investimento, apresentado pelo chefe da informática, o
que chama a atenção da maioria dos entrevistados é o baixo valor investido: uma
cifra aproximada de R$ 185.000,00. Este valor foi aplicado, em sua maioria, no
treinamento de profissionais do Centro de Computação da Aeronáutica de
Brasília (CCA-BR), outras partes, em mudança de tecnologia (de Java para PHP),
contratação de um profissional civil especializado e na codificação do aplicativo.
Outros entrevistados acreditam que o investimento ainda poderia ter sido
menor levando em consideração o pessoal de informática da aeronáutica que
possui grande capacidade de desenvolver um GED com facilidade e qualidade
além de demandar pouquíssimo custo.
Com o uso de um gerenciador eletrônico de documentos muito se
economizará no que diz respeito a material. Um entrevistado informou que o
consumo de papel inter-COMAR (entre os Comandos Aéreos Regionais) é de 42
toneladas por ano e esse valor vem aumentando gradativamente. Para que todos
esses papéis sejam impressos demanda muita quantidade de toners, cartuchos,
impressoras (e suas manutenções) e o mais importante, sempre frisado nas
36
entrevistas: o tempo. O valor que esses materiais custam para a aeronáutica
atualmente é bem maior que o investido na implantação do GED.
Ainda
falando
de
investimento
custo-benefício,
com
relação
à
aplicação/implementação o SIGADAER por se tratar de um software livre elimina
custos de licenças que são cobradas por estações e evitando a contratação de
serviços terceirizados que com certeza seriam mais onerosos.
5.3 - 3º Item Avaliado
A ferramenta GED pode auxiliar na tomada de decisão?
O GED não foi reconhecido pelos entrevistados como um SAD (Serviço de
Apoio à Decisão), esse, através da inserção de dados do tomador de decisões,
traz informações, já plantadas em um banco de dados, que são sugestões de
opções a serem escolhidas para uma determinada decisão.
Um analista de sistemas afirmou que diretamente o SIGADAER não apóia
a tomada de decisão por não possuir as ferramentas de um SAD e sugeriu que
com o passar do tempo poderia ser adaptado ao programa um módulo de
pesquisa tipo datamine que traga informações de dentro do documento como, por
exemplo, previsão de gastos, ou período com maior número de pessoas fora da
unidade, gerando assim, relatórios de apoio a decisão.
A facilidade de acionamento dos diversos meios de transmissão e
publicação a serem utilizados em determinada decisão proporcionados pelo GED,
traz o conforto à autoridade e foi reconhecida como fator importante no processo
de tomada de decisão.
37
5.4 - 4º Item Avaliado
Este tipo de tecnologia é uma tendência dentro das Organizações
Militares?
Ressalta-se que as características das Organizações Militares não são
particulares da aeronáutica ou de unidades como o COMGAR. O GED na opinião
dos entrevistados é sim uma tendência por se tratar de uma ferramenta que pode
unificar os processos de gerência documental em todo o Ministério da Defesa,
facilitando ainda a comunicação entre as demais forças militares.
Os oficiais superiores, principalmente, passam por uma grande rotatividade
entre as unidades da FAB (Força Aérea Brasileira) gerando assim certa
dificuldade de adaptação às rotinas documentais de cada unidade. Dado o
exposto, o GED terá como benefício principal a padronização no que diz respeito
ao fluxo de trabalho e a vida de um documento em todas as unidades, que
atualmente trabalham com ferramentas individuais quer sejam aplicativos legados
ou serviços terceirizados.
O ambiente civil, ou seja, empresas não governamentais, foi colocado em
pauta por remeter a idéia de que as mesmas estão em forte avanço no que se
refere à preocupação e até mesmo à implementação de sistemas de gestão
eletrônica de documentos.
Foi lembrado por um dos entrevistados sobre a utilização do GED nos
órgãos públicos sugerido pelo Governo Federal, que possui órgãos responsáveis
exclusivamente por assuntos documentais.
38
6 – CONCLUSÃO
O avanço e a aplicação da tecnologia fez surgir uma nova ferramenta
chamada Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com ela, torna-se possível
manipular informações contidas nas organizações que antes não tinham uma
maneira organizada de serem armazenadas e consultadas, graças ao conceito
complexo de documento definido nesta nova tecnologia. Torna-se possível ainda
o armazenamento seguro e de menor espaço.
Ao buscar responder o problema geral desse trabalho, “como o GED
poderá apoiar a atividade de tramitação de documentos entre o COMGAR e as
demais OM’s?” Concluiu-se que o a organização ainda não está totalmente
pronta para fornecer tal resposta. O fato de não ter implementado a ferramenta
GED faz com que a pesquisa seja limitada a possibilidades, essas ajudam a
traçar considerações de grande valia para a futura implantação e também para a
usabilidade do sistema.
Quanto ao valor investido na solução a ser implantada na organização,
segundo os autores pesquisados, seus custos têm reduzido com o avanço das
tecnologias, pois tecnologias novas e utilizáveis (no sentido de ser aplicável à
solução) possuem um custo maior, enquanto tecnologias que possuem um tempo
de vida um pouco mais avançado (não significando tecnologias ultrapassadas e
inviáveis) e que também são utilizáveis, barateiam os custos de implantação,
justificando a resposta dos entrevistados a respeito do investimento.
Quanto à análise dos objetivos específicos deste trabalho podemos
identificar os benefícios trazidos pelo GED em relação a todos exceto a tomada
de decisão, conforme exposto a seguir.
- Gasto de tempo: Os entrevistados foram unânimes em suas afirmações
no que tange à agilidade proporcionada pela eliminação do papel e arquivos
físicos (esses, por vezes distantes da sala) e pelo sistema deixar o usuário livre
para acessar o documento desejado a qualquer momento.
39
- Economia financeira: Um fator positivo para essa questão é a não
necessidade de buscar recursos externos à força, com agentes internos capazes
de produzir a ferramenta por ter base em software livre (criado pelo exército e
aeronáutica) até mesmo executar manutenção no sistema.
- Recuperação da informação: Um bom exemplo para justificar este
benefício é a eliminação de cópias, uma vez que o documento será visualizado
somente por que o interessa com um ou dois comandos no programa.
- Tomada de decisão: O único ponto que, para os entrevistados, não seria
de tanta importância para o comando pelo fato de o documento, digital ou não,
não proporcionar informações necessárias à tomada de decisão propriamente
dita.
40
7 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação,
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2001.
___________________. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
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de Gestão Arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2006.
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GED:
BAUER, M. W. & GASKELL, G. Pesquisa qualitativa com texto, imagem e som
- um manual prático. Petrópolis: Vozes, 2003.
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CENADEM.
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Disponível
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CHIZZOTTI, A. Pesquisa qualitativa em Ciências Humanas e Sociais.
Petrópolis: Vozes, 2006.
CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. 2ª
Edição. Atlas, São Paulo, 2000.
D’ALLEYRAND, Marc. Workflow em Sistemas de Gerenciamento Eletrônico
de Imagens. CENADEM, São Paulo, 1995.
41
FANTINI, Sérgio Rubens. Dissertação apresentada ao Programa de PósGraduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa
Catarina, Florianopolis 2001 Apud SADIQ, W.; ORLOWSKA, M. Applying a
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GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas,
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LAUDON & LAUDON. Sistemas de Informação. Rio de Janeiro. LTC, 1998.
SANTOS, Wanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma
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Disponível em <http://www.smlinfo.com.br/tecnologia/sml_ged.asp>. Acesso em
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VOJCIECHOVSKI, M. (2002), O gerenciamento do conteúdo em projetos,
http://www.pm21.com.br/pdf/artigo 001.pdf. Acesso em out. 2007.
42
ANEXO
43
Questionário sobre o emprego de Gerenciadores Eletrônicos de
Documentos – GED
Prezado (a) Senhor (a),
Solicitamos a sua colaboração para responder algumas perguntas que tem
por finalidade de verificar considerações sobre Gerenciador Eletrônico de
Documentos – GED, como parte do trabalho final para graduação no curso de
Administração de Empresas, da faculdade FACIPLAC.
Como garantia de preservação do seu anonimato, informamos que não
será necessária sua identificação e que destruiremos este instrumento logo que
concluída a sua finalidade.
Data ___/___/___
Roteiro da Entrevista:
o Existe benefício na utilização de um GED para otimizar a qualidade e
agilidade do trabalho no COMGAR?
o O investimento na implementação dos elementos para operacionalização do
GED justificam seu objetivo?
o A ferramenta GED pode auxiliar na tomada de decisão?
o Este tipo de tecnologia é uma tendência dentro das Organizações Militares?