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Conselho Regional de Enfermagem de Minas Gerais
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Implantação da Gestão Documental no COREN-MG e criação do Plano de Classificação
e Tabela de Temporalidade de Documentos
Maria Girlene Martins1
Meissane Andressa da Costa Leão2
Francisco José Starling3
BELO HORIZONTE – MG
2009
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Enfermeira Mestre em Administração pela Faculdade de Ciências Econômicas da UFMG.
Bibliotecária do COREN-MG.
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Assessor Jurídico do COREN-MG.
Endereço para correspondência: Rua da Bahia, nº. 916, 9º andar Bairro: Centro Belo Horizonte – MG
CEP: 30160-011 E-mail: [email protected]
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INTRODUÇÃO
Desde a criação pela Lei nº. 5.905, de 12 de junho de 1973, dos Conselhos Federal
e Regionais de Enfermagem, o Conselho Regional de Enfermagem de Minas Gerais
(COREN-MG) vem acumulando documentos públicos, que são os registros das informações
produzidas, recebidas e acumuladas no exercício de suas funções e atividades, em cada setor
de sua sede em Belo Horizonte – MG.
Até o momento, não houve um estudo que permitisse saber: quantos tipos de
documentos são produzidos e/ou recebidos no Conselho, como estes são lançados na base de
dados (se usavam vocabulário controlado), sobre o organismo produtor (estrutura e
funcionamento) e identificação da produção documental (análise dos tipos de documentos que
são produzidos em cada unidade).
A ausência de uma política de Gestão de documentos conduziu a uma pluralidade,
heterogeneidade e, por vezes, ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho nos
serviços de protocolo e arquivo do COREN-MG, o que dificulta o acesso às informações,
provoca o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros
depósitos empoeirados de papéis.
Por isso, em junho de 2007, propomos à Presidente um projeto para implantar a
“Gestão de Documentos do COREN-MG” e para criação do Arquivo Central, para simplificar
e racionalizar os procedimentos de Gestão de documentos, agilizar o acesso às informações e
à tomada de decisões, promovendo maior qualidade e produtividade ao serviço público, bem
como o planejamento, o controle e a transparência nas ações desta Gestão.
Essa iniciativa também possibilitaria a identificação e padronização dos tipos
documentais, descrição dos seus conteúdos, controle do trâmite, a temporalidade (prazo de
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guarda) nas diversas fases de seu ciclo de vida (corrente, intermediária e permanente),
contendo uma série de etapas para concretizá-lo.
O Arquivo Central deve ser um centro de informação e conhecimento, que, bem
organizado, é a célula do processo e conhecimento institucional, comprova direitos
individuais e coletivos e, ainda, é o registro da memória coletiva, no qual muitos ainda acham
que não é importante investir.
O objetivo deste projeto é fornecer subsídios técnicos para implantar uma Gestão
Documental e para a construção ou destinação de uma sala, para preservação dos documentos
do COREN-MG, garantindo o seu armazenamento e condicionamento adequados e seguros, e
ainda:
a) assegurar o pleno exercício da cidadania;
b) promover a transparência das ações administrativas;
c) garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública;
d) agilizar o processo decisório;
e) incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
f) controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
g) racionalizar a produção dos documentos;
h) agilidade no acesso aos arquivos e às informações.
Para isso, é necessário priorizar a aplicação de instrumentos arquivísticos
fundamentados em princípios de classificação, que recuperem o contexto no qual os
documentos foram produzidos, recebidos e acumulados; associados à avaliação documental,
controle e acompanhamento da produção, tramitação, arquivamento, destinação final de
documentos.
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Figura 1 – Instrumentos arquivísticos fundamentais para a Gestão de Documentos
O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar
todo e qualquer documento de arquivo (processo, expediente, documento avulso). Entende-se
por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os
documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade
responsável por sua produção ou acumulação.
A avaliação documental é um processo interdisciplinar de análise que permite
identificar os valores primários e secundários (imediato e mediato) dos documentos, e
respeitar o seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação,
bem como para a preservação do patrimônio documental.
O valor primário relaciona-se às razões de sua produção, considerando seu uso
para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundário diz respeito à potencialidade do
documento como prova ou fonte de informação para pesquisa.
Figura 2 – Ciclo de vida dos documentos
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Isso significa que cada unidade deveria levantar todos os nomes de documentos
que produzem, e, a partir daí, definirmos quais são do mesmo tipo.
Avaliação Processo de análise de documentos de arquivo(1), que estabelece os
prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Ver também comissão de avaliação. (p. 41) [...].
Comissão de avaliação e destinação Grupo multidisciplinar encarregado da
avaliação de documentos de um arquivo (1), responsável pela elaboração de tabela
de temporalidade. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 53). 4
A efetivação deste trabalho de aplicação dos instrumentos arquivísticos Plano de
Classificação e Tabela de Temporalidade permite a organização dos documentos que estão
sendo produzidos atualmente no COREN-MG, dos documentos acumulados no passado que
estão desorganizados e ainda garantirá a continuidade dos critérios adotados no futuro. Ou
seja, constitui um dos passos indispensáveis à implementação de uma política de Gestão
documental no COREN-MG.
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ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005.
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METOLOGIA
Utilizaram-se todas as legislações sobre documentos, resoluções do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Conselho Federal de Enfermagem (COFEN), Tabelas
de Temporalidades de Documentos (TTD) de diversos órgãos como TRTs, ALMG,
CONARQ, Justiça Federal, da Cidade de Belo Horizonte – MG etc, normas da ABNT,
bibliografias e dicionários arquivísticos.
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MOTIVAÇÃO
A motivação para se fazer esta Gestão de documentos vem das legislações,
considerando que é direito assegurado pela Constituição Federal de 1988 o acesso à
informação (art. 5º, inciso XIV), como também no art. 216, inciso V § 2º que, “cabem à
administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. (BRASIL. Constituição
(1988)).5
Mais tarde, a Lei nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que Dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, preconiza que é obrigação
do Estado a gestão de documentos pelo Poder Público, que reúne procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
Veja:
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos
de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na
forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e
administrativa. (Grifo nosso).
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BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil: 1988. 30. ed. Brasília:
Câmara dos Deputados, 2009.
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A citada Lei define os arquivos públicos:
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos no exercício de suas atividades.
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes, veja:
Art. 8º [...] § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Como exemplo de documentos permanentes, temos: o livro de registro de empregado,
prontuário de registro de inscrito em atividade que são os requerimentos de inscrição,
definidos pela Resolução COFEN nº. 106/1989, livro diário e razão etc; e eliminá-los poderá
acarretar nas seguintes sanções:
Decreto-lei no. 2.848, de 7 de dezembro de 1940, Código Penal.
[...] Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou
em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não
podia dispor: Pena - reclusão, de 2 (dois) a 6 (seis) anos, e multa, se o documento é
público, e reclusão, de 1 (um) a 5 (cinco) anos, e multa, se o documento é particular.
[...].
Extravio, sonegação ou inutilização de livro ou documento
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em
razão do cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente:
Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave. [...].
Subtração ou inutilização de livro ou documento
Art. 337 - Subtrair, ou inutilizar, total ou parcialmente, livro oficial, processo ou
documento confiado à custódia de funcionário, em razão de ofício, ou de particular
em serviço público:
Pena - reclusão, de dois a cinco anos, se o fato não constitui crime mais grave.
A Resolução COFEN nº. 106/1989, no art. 6º, fala como deve ser a guarda desses
documentos: “Com os necessários cuidados de preservação à ação do tempo ou de fatores
externos, deverão ser mantidos por tempo indeterminado”.
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Como visto, a motivação para se fazer vem também das sanções para quem
negligencia a guarda de documentos, como o art. 5º da Constituição Federal de 1988, inciso
XXXIII, que preconiza:
todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado; [...].
A Lei nº. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, dispõe:
Seção IV Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: [...] II - arquivo, registro, museu,
biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou decisão judicial:
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de
detenção, sem prejuízo da multa.
Além das penas, não se dispensam as multas:
Decreto nº. 6.514, de 22 de julho de 2008.
Art. 72. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
[...] II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou
similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais).
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por
finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer
orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de
arquivo.
O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial e aprovação de um
corpus importante de decretos e resoluções, regulando matérias arquivísticas, dentre outras,
sobre microfilmagem, classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção, avaliação e
eliminação de documentos. O Decreto nº. 4.073/2002 que revogou o nº. 1.173/1994, no art. 2º
dispõe suas competências:
[...] Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
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II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao
intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; cujas competências
para elaborar as legislações arquivísiticas; [...]
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos; [...].
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PASSOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
1º Passo: em agosto de 2008 foi nomeada a Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos do COREN-MG que teve a responsabilidade de criar a Tabela de
Temporalidade de Documentos do COREN-MG e proceder às adaptações, orientar sua
aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e
proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio.
Deverá ainda, promover a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim,
complementando a tabela básica e submetendo-a a aprovação da instituição arquivística
pública.
A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de:
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
• servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a
serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos
documentos;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da
avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros);
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
(ARQUIVO NACIONAL, 2001, p. 46-47).6
2º Passo: buscamos e estudamos todas as legislações, resoluções do CONARQ e
do COFEN sobre documentos, bibliografias sobre arquivo, as normas da ABNT 9.578
“Arquivos” e NBR 10519 “Critérios de avaliação de documentos”, inclusive a Resolução
COFEN nº. 106/1989 que dispõe sobre a Comissão de Eliminação de Documentos:
Art. 2º - Os procedimentos para destruição dos documentos serão sempre precedidos de
análise e exame, comissão constituída de 3 (três) Conselheiros designados pelo
Presidente do Conselho, através de Portaria, na qual constará, além da finalidade do
trabalho da Comissão, o prazo para cumprimento da tarefa cometida.
Art. 3º - A Comissão lavrará ata da reunião em que ficar decidido quais os documentos a
serem destruídos, devendo constar, detalhadamente, o número dos processos e especificação
dos documentos, com data, assunto e demais anotações que identifiquem os papéis a serem
incinerados e/ou destruídos e aqueles que serão conservados à disposição dos interessados.
Art. 4º - A referida ata deverá ser submetida à primeira reunião do Plenário do Conselho
respectivo, que se seguir após a destruição dos documentos, devendo esta ser integralmente
transcrita
nos
trabalhos
do
Plenário.
(http://www.enfermagem.medicina.nom.br/enf/resol_106.htm).
______________
6
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
12
A Lei nº. 8.159/1991 diz ainda como será e eliminação de documentos públicos
no art. 9º, “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter
público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência.” E ainda que, “os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis.” (art. 10.).
A Resolução CONARQ nº. 07/1997 dispõe sobre os procedimentos para a eliminação
no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Público. A Comissão de Eliminação fará: a
Listagem de Eliminação, o Termo de Eliminação e o Edital de Eliminação desses
documentos. Após fazê-los, publicarão o Edital num Jornal Oficial, como manda a Resolução
CONARQ nº. 05/1996, e se ninguém se manifestar de 30 a 45 dias, eliminarão por processo
mecânico.
Assim, por tudo isso exposto, fica claro que a guarda de documentos públicos é
exclusiva dos órgãos, considerando que “cabe à Administração Pública a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem” (§ 2º do art. 216 da Constituição Federal 1988), e que, “é dever do Poder
Público a Gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação” (Art. 1º da Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991).
A Resolução CONARQ nº. 6/1997, que Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização
de serviços arquivísticos públicos, resolveu:
Art. 1º As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta pelos
órgãos e entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de
documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação,
conforme determina o disposto no art. 2º do Decreto nº 2.182, de 20 de março de
1997, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização da
instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação, conforme determina o
disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/91.
Art. 2º A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do
Poder Público,visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem
ônus, para a administração e para o cidadão. [...]
Art. 4º Para efeitos desta Resolução, a gestão de documentos, conforme preconiza o
art. 3º da Lei nº 8.159/91, compreende o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a
guarda permanente. (Grifo nosso).
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3º Passo: estudamos toda a estrutura administrativa do COREN-MG e analisamos
as competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades (Regimento interno);
4º Passo: levantamento da produção documental: solicitamos a relação de todos
os documentos produzidos e/ou recebidos em cada setor do COREN-MG e subseções,
fizemos entrevistas com os empregados responsáveis, para identificar as séries documentais
geradas no exercício de suas competências e atividades;
5º Passo: análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e
encerramento do trâmite. Os documentos relacionados à determinada função, produzidos ou
acumulados pelo COREN-MG, mantêm entre si relações que precisam ser deslindadas no
processo de avaliação. Os documentos produzidos no exercício da mesma função,
competência ou atividade, constituem as séries documentais e é sobre elas que deve incidir o
trabalho de identificação de valores e de definição de prazos de guarda;
6º Passo: identificação dos valores dos documentos: administrativo, legal, fiscal,
técnico, histórico etc;
7º Passo: definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.
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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO COREN-MG
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento resultante do
processo de avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de
guarda, autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente. Assim, à
medida que as TTD dos setores e/ou unidades eram aprovadas pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, elas eram enviadas à Diretoria para aprovação. Exemplos:
03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)
Figura 3 – TTD referentes à Gestão de Recursos Humanos e Processo ético
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Logo, cada setor foi instruído a executar a sua TTD, e o resultado foi um grande
volume de documentos que poderiam ser eliminados. No entanto, para eliminar, segundo a
Resolução COFEN nº. 106/1989, o COREN-MG deveria nomear uma Comissão de
eliminação de Documentos, composta por 3 (três) conselheiros. Assim o fez. Essa Comissão,
segundo a Portaria que a designou, tem a competência de avaliar os documentos destinados a
ela para eliminação, elaborar os Termos e a Listagens de Eliminação de Documentos do
COREN-MG, que deverão conforme a Resolução CONARQ nº. 7/1997, ser enviados ao
Arquivo Nacional para aprovação e autorização da eliminação. Quando retornarem ao
Conselho, deverão ser enviados ao Plenário e assim que autorizada aquela eliminação,
compilarão o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que deverá ser publicado num
Jornal Oficial, dando de 30 a 45 dias para que os interessados nestes documentos se
manifestem, através de petição expositiva enviada à Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos. Posteriormente, se não houver manifestação contrária neste tempo, aqueles
documentos serão eliminados, por processo mecânico ou manual.
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6
CONCLUSÃO
Chegamos aos seguintes números até o momento: 450 (quatrocentos e cinquenta)
os tipos de documentos produzidos e/ou recebidos no COREN-MG hoje. Menos de 10% (dez
por cento) são de guarda permanente. Em média 40% (quarenta por cento) dos documentos
serão eliminados após a aprovação da TTD do COREN-MG.
É frequente vermos as eliminações sem critérios ou, o que é igualmente grave, a
reprodução do acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos
conjuntos documentais. O que interessa, nessa visão imediatista, é a liberação de espaço.
Contudo, esse procedimento pode representar um investimento inútil quando incidir sobre
documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo ou probatório, que
poderiam ser eliminados, conservando-se deles, apenas pequenas amostragens. Por isso, a
avaliação deve preceder qualquer processo de reprodução de documentos, seja pela
microfilmagem, seja pela digitalização. Vale lembrar que documentos digitalizados não
possuem valor legal e que os originais dos documentos de guarda permanente devem ser
preservados, mesmo se estiverem microfilmados ou digitalizados. (Decreto nº. 1.799/1996 e
Lei nº. 5.433/1968).
Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação,
preservação e eliminação de documentos, um planejamento de Gestão documental contribui
decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea, por transparência que
permitam a fiscalização das ações dos Conselhos, assegurando o efetivo exercício da
cidadania e acesso rápido aos documentos e informações geradas pelo Poder Público.
A Gestão documental vem ao encontro, também, da orientação dos governos de
simplificar os procedimentos administrativos, imprimirem maior qualidade e produtividade,
bem como de assegurar o direito de acesso pleno à informação pelo usuário do serviço
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público, em conformidade com as disposições da Constituição Federal de1988 e da Lei
federal de arquivos nº. 8.159/91991.
Nessa mesma direção, a Gestão documental atende também aos objetivos mais
elevados da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n.º 101/2000), quais sejam, os
de assegurar condições para o planejamento, o controle e a transparência nas finanças
públicas. A administração racional dos arquivos e o processamento técnico das informações
representam uma significativa economia de recursos, pois permitem a eliminação de
documentos desprovidos de valores, reduzindo a massa documental ao mínimo essencial, a
otimização dos espaços físicos dos arquivos e, por outro lado, permitem a preservação de
documentos que encerram valor informativo ou probatório.
Da mesma forma, a agilidade na recuperação das informações, além de permitir o
planejamento estratégico é capaz de imprimir maior rapidez ao processo decisório e garantir a
eficiência da administração pública.
As demandas por acesso às informações, transparência nas ações de cada Gestão e
qualidade nos serviços públicos somente poderão ser atendidas com arquivos organizados e
informações processadas e disponíveis em bases de dados consistentes e confiáveis. Por isso,
a formulação e implementação de políticas de Gestão de documentos são fundamentais para a
consolidação da democracia em nosso país e para o fortalecimento do estado Democrático de
Direito.
Ao fazermos Gestão documental, não estamos nos preocupando somente em
atender aos interesses imediatos do administrador ou do cidadão, mas estamos nos
assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado serão
definitivamente preservados. Aliado ao direito à informação está o direito à memória.
Os documentos permanentes arquivados nos Conselhos não podem ser
eliminados, e nem transferida para terceiros a guarda de documentos públicos, como impõe a
18
Resolução CONARQ nº. 6/1997 que “Art. 2º A guarda dos documentos públicos é exclusiva
dos órgãos e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização da
informação, sem ônus, para a administração e para o cidadão. [...]”
A Administração tem como dever a Gestão documental (art. 1º, Lei nº.
8.159/1991), respeitando assim todos os artigos das normas legais sobre o assunto, podendo
sim terceirizar, desde que os documentos estejam correndo riscos e mesmo assim,
temporariamente.
19
7
DISCUSSÃO
Esse trabalho, segundo pesquisa da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos do COREN-MG, é o primeiro do Sistema COFEN/CORENs e vem de uma
necessidade de Gestão de Documentos imposta pelas legislações e pela falta de organização
dos próprios Conselhos em relação aos seus documentos. É fundamental que os documentos
recebam um tratamento técnico adequado e homogêneo, normalizado, afim de que possam
cumprir com eficiência sua finalidade, autorizando, iniciando ou regulamentando ações, bem
como sua função de prova.
Este é um primeiro passo em direção também à qualidade dos serviços prestados.
Esperamos que este abra discussões no Sistema.
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REFERÊNCIAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Classificação, temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
______. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005.
_________. Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos
públicos. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1985. 31p.
_________. Quadro de arranjo e classificação por assunto: relatório técnico das
atividades desenvolvidas na identificação do acervo do Ministério da Justiça e Negócios
Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1989. 64 f. datilografadas.
_________. Relatório final de avaliação: fundo Ministério da Justiça e Negócios
Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1993. 114 f.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resolução n. 1, de 18 de
outubro de 1995. Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de
classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos
resultantes de suas atividades e funções. Diário Oficial [da República Federativa do
Brasil], Brasília, n. 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seção 1.
_______. Resolução n. 2, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem
observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições
arquivísticas públicas. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil], Brasília, n. 204,
p. 16779, 24 de outubro de 1995, seção 1.
_______. Resolução n. 4, de 28 de março de 1996. Dispõe sobre o Código de classificação de
documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR), aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos
na Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-meio da administração pública. Diário Oficial [da República Federativa do
Brasil],. Brasília, suplemento ao n. 62, p. 1-29, 29 de março de 1996, seção 1.
_______. Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais
para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, estados e
municípios. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil], Brasília, n. 198, p. 20558,
11 de outubro de 1996, seção 1.
_______. Resolução n. 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a
eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Diário Oficial [da República Federativa do Brasil],. Brasília, n. 97, p.10718-10719, 23 de
maio de 1997, seção 1.
21
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e
privados
e
dá
outras
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Disponível
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