Operações técnicas e formalidades do ciclo vital da documentação judicial: a incorporação
em arquivo distrital e a eliminação de documentos
Com o objetivo de salvaguardar a documentação judicial e de estabilizar a sua extensão ou, pelo
menos, de manter sob controlo o seu crescimento, devem os arquivos dos tribunais, findos os
prazos de conservação administrativa fixados na Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro,
proceder: (i) à remessa, para arquivo distrital, dos processos e demais documentos com valor
relevante do ponto de vista da salvaguarda dos direitos dos cidadãos e do Estado ou do ponto de
vista da investigação científica; (ii) à eliminação dos restantes processos e documentos.
Estas operações arquivísticas, reguladas no diploma atrás referido, deverão ser acompanhadas da
produção de uma guia de remessa e auto de entrega, no caso da documentação a incorporar nos
arquivos distritais e de uma relação de eliminação e auto de eliminação, no caso da documentação
a eliminar. Detenhamo-nos um pouco em cada uma destas operações e nas formalidades que lhes
estão associadas, com o intuito de as promover e, assim, fazer face à hipertrofia documental que
se assinala em grande número de arquivos judiciais, com todas as suas indesejáveis
consequências.
1.Remessas para arquivo distrital
Decorridos os prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de seleção anexas à
Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, deverão ser remetidos para arquivo definitivo os
documentos que, de acordo com aquelas tabelas, se considerem de conservação permanente (Cf.:
nº 1 do artº 7º).
Nos termos do nº 2 do citado artº 7º, o arquivo definitivo da documentação judicial é o arquivo
distrital referente ao distrito administrativo onde se localiza o tribunal ou a Torre do Tombo.
1.1.Formalidades das remessas
As remessas para arquivo definitivo (i.é., arquivo distrital) são acompanhadas por um auto de
entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e
controlo da documentação enviada (cf.: nº 1 do artº 8º).
1.1.1. Auto de entrega
Do auto, feito em duplicado - uma via para o serviço produtor outra para o serviço de destino -,
deverão constar:
a) a data;
b) a designação da entidade destinatária;
c) o nome e cargo do responsável da entidade remetente;
d) o nome e cargo do responsável da entidade destinatária;
e) o diploma legal que autoriza o ato;
f) a natureza do ato;
g) a identificação da proveniência do conjunto documental;
h) a referência à guia de remessa em anexo;
i) as assinaturas dos responsáveis designados em c) e d).
É exemplo desse auto de entrega o nº 1 do anexo II da Portaria que, na rubrica Formulários, se
reproduz.
1.1.2. Guia de remessa
A guia de remessa, feita em duplicado ou em triplicado, consoante o acordado com o arquivo
distrital - uma via para o serviço produtor dos documentos, a(s) outra(s) via(s) para o serviço
recetor -, deverá contemplar os elementos informativos constantes do nº 2 do anexo II da Portaria,
a saber:
a) entidade remetente;
b) número da remessa;
c) data da remessa;
d) responsável pela remessa;
e) entidade destinatária;
f) número da receção;
g) data da receção;
h) responsável pela receção;
i) número total e tipo de unidades de instalação a remeter (maços, caixas, livros,
pastas, capas...);
j) dimensão total da remessa;
k) fundo ou núcleo documental a remeter (ex.: Tribunal de...);
l) designação da subunidade orgânico-funcional (ex.: juízo ou vara e secção);
m) série documental;
n) número de referência das tabelas de seleção;
o) datas extremas;
p) suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte
que não o papel);
q) número e tipo de unidades de instalação referentes à série;
r) dimensão da série;
s) referência a cada unidade de instalação, com indicação do nº atribuído a cada uma
para efeitos de controlo da remessa, e descrição do seu conteúdo, atentas as
necessidades de informação da entidade de produtora e da entidade destinatária;
t) referências do arquivo (elementos que permitem a ulterior recuperação do processo
ou da unidade de instalação no arquivo).
Tendo por base aqueles elementos informativos é possível produzir diferentes modelos de guias
de remessa, consoante o sistema de arquivo do tribunal e, como referido em s), as necessidades
de informação da entidade produtora e da entidade destinatária.
A aplicação Habilus assegura a elaboração deste instrumento de descrição para os processos
nascidos na aplicação e que, a seu tempo, deverão dar entrada no arquivo distrital respetivo. Para
os processos antigos e em particular para os arquivos judiciais marcados pela acumulação
documental, a produção desta guia de remessa pode, na ausência de outro instrumento, ser
assegurada por uma simples tabela, apresentando-se na rubrica Formulários um formato possível
a partir do qual outros se podem construir em função das necessidades locais.
2. Eliminação de documentos judiciais
Após a prescrição dos prazos de conservação administrativa, consignados nas tabelas constantes
do anexo I da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, documentos há que, nos termos do mesmo
diploma, podem ser eliminados por não se lhes reconhecer qualquer outro valor que justifique a
sua conservação.
A eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção é
obrigatoriamente precedida de parecer favorável do órgão coordenador da política arquivística
nacional, o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. (cf.: nº 2 do artº 9º).
A decisão sobre o modo de eliminar os documentos, devendo ter em conta critérios de
confidencialidade e de racionalidade de meios e custos, cabe ao secretário de justiça (cf.: nº 4 do
artº 9º). Os processos mais comuns de efetuar a eliminação de documentos são a maceração e o
corte manual ou com o recurso a máquinas. Sem prejuízo da confidencialidade da informação,
deverá ser selecionado um processo que não agrida o Ambiente, ou seja, que permita a
reciclagem do papel.
Quando na eliminação de documentos se recorrer à venda do papel esta deverá: (i) decorrer de
modo a salvaguardar a confidencialidade da documentação; (ii) a receita obtida com a venda do
papel ser depositada à ordem do Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial do Ministério da
Justiça, e (iii) deve adotar procedimentos que satisfaçam os princípios da transparência, da
igualdade e da concorrência, de acordo com o disposto no nº 4, do artº 1º, do Código dos
Contratos Públicos, aprovado pelo DL nº 18/2008, de 29 de Janeiro.
2.1. Formalidades da eliminação
Constituindo um ato de abate patrimonial, a eliminação de documentos deverá ficar registada em
auto de eliminação, que dela fará prova documental, e deverá conter em anexo uma relação, da
responsabilidade do secretário de justiça, com os documentos e processos objeto de eliminação
(cf.: alínea a do nº 1 do artº 10º).
2.1.1. Auto de eliminação
Nesse auto, deverão constar:
a) a data de eliminação;
b) o responsável pelo processo (o secretário de justiça);
c) a referência ao diploma que autoriza a eliminação;
d) a referência ao modo de eliminação;
e) a referência à relação de documentos a eliminar e que deverá ser anexada;
f) a assinatura do responsável pelo processo.
Previamente à eliminação propriamente dita, deverá o auto ser homologado pelo presidente do
tribunal ou pelo magistrado do ministério público, consoante a proveniência dos documentos. É
exemplo desse auto de eliminação o nº 1 do anexo III da Portaria, reproduzido na rubrica dedicada
aos Formulários.
2.1.2. Relação de eliminação
A relação da documentação a eliminar, anexa ao auto, deverá, contemplar os seguintes elementos
informativos (cf.: nº 2 do anexo III da Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro):
a) entidade produtora (tribunal) com indicação da subunidade orgânico-funcional (juízo
ou vara e secção);
b) série documental (no caso dos processos judiciais, o tipo do processo);
c) número de referência da série na tabela de seleção;
d) datas extremas (no caso dos processos judiciais, data do processo mais antigo e
data do processo mais recente objeto de eliminação);
e) número e tipo de unidades de instalação (no caso de documentação administrativa:
livros, pastas, capas; no caso de processos judiciais: número de processos);
f) dimensão em metros lineares;
g) identificação concreta e individual dos processos judiciais a eliminar através do seu
número/ano.
Exemplo dessa relação adaptada à eliminação de processos é o modelo que se apresenta na já
referida rubrica Formulários (à semelhança do referido na remessa de documentos para arquivo
distrital, também para a eliminação de documentos, a aplicação Habilus permite construir, para os
processos nascidos na aplicação, este instrumento de descrição).
Estes instrumentos - o auto propriamente dito e a relação de eliminação anexa - referenciando de
modo sumário os documentos objeto de eliminação e elucidando acerca de um ato administrativo a eliminação de documentos - são feitos em duplicado: o original fica no serviço de origem, o
duplicado é remetido para o arquivo distrital que, assim, passa a deter informação sobre os
documentos eliminados (cf.: alínea c do nº 1 do artº 10º).