Operações técnicas e formalidades do ciclo vital da documentação judicial: a
incorporação em arquivo distrital e a eliminação de documentos (Portaria nº
368/2013, de 24 de dezembro)
Com o objetivo de salvaguardar a documentação judicial e de estabilizar a sua
extensão ou, pelo menos, de manter sob controlo o seu crescimento, devem os
arquivos dos tribunais, findos os prazos de conservação administrativa fixados na
Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, proceder:
(i)
À remessa, para arquivo distrital, dos processos e demais documentos
considerados de conservação permanente, e, bem assim, dos processos que,
sendo de conservação permanente parcial, tenham sido selecionados para
integrar a amostra a conservar, nos termos das disposições consagradas
naquele diploma;
(ii)
À eliminação, nos temos das disposições consagradas no mesmo diploma, dos
restantes processos e documentos.
Estas operações arquivísticas, deverão ser acompanhadas da produção de uma guia
de remessa e auto de entrega, no caso da documentação a incorporar nos arquivos
distritais, e de um auto de eliminação e relação de eliminação, no caso da
documentação a eliminar.
Detenhamo-nos um pouco em cada uma destas operações e nas formalidades que lhes
estão associadas, com o intuito de as promover e, assim, fazer face à hipertrofia
documental que se assinala em grande número de arquivos judiciais, com todas as
suas indesejáveis consequências.
1. Remessas para arquivo distrital
Decorridos os prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de seleção
anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, deverão ser remetidos para
arquivo definitivo os documentos e processos que, de acordo com aquelas tabelas, se
considerem de conservação permanente e bem assim os processos que sendo de
conservação permanente parcial, tenham sido selecionados para integrar a amostra
a conservar (cf.: alínea a) do nº 1 do artº 7º do Regulamento de Conservação
Arquivística - RCA).
Nos termos do nº 4 do citado artº 7º, o arquivo definitivo da documentação judicial é
o arquivo distrital referente ao distrito administrativo onde se localiza o tribunal.
1.1. Formalidades das remessas
As remessas para arquivo definitivo (o arquivo distrital) são acompanhadas por um
auto de entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa
destinada à identificação e controlo da documentação enviada (cf.: nº 1 do artº 8º do
RCA).
1.1.1. Auto de entrega
Do auto, feito em duplicado - uma via para o serviço produtor outra para o serviço de
destino -,deverão constar:
a) A data;
b) A designação da entidade destinatária;
c) O nome e cargo do responsável da entidade remetente (o Administrador
Judiciário ou o Secretário de Justiça;
d) O nome e cargo do responsável da entidade destinatária;
e) O diploma legal que autoriza o ato;
f) A natureza do ato (depósito ou incorporação);
g) A proveniência da documentação (designação da entidade remetente:
tribunal de…)
h) A referência à guia de remessa em anexo;
i) A designação da entidade destinatária;
j) O local;
l) A data;
m) As assinaturas dos responsáveis designados em c) e d).
É exemplo desse auto de entrega o nº 1 do anexo II da Portaria que, na rubrica
Formulários, se reproduz.
1.1.2. Guia de remessa
A guia de remessa, feita em duplicado ou em triplicado, consoante o acordado com o
arquivo distrital - uma via para o serviço produtor dos documentos, a(s) outra(s)
via(s) para o serviço recetor -, deverá contemplar os elementos informativos
constantes do nº 2 do artigo 8º do RCA e do nº 2 do Anexo II da Portaria, a saber:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
A entidade remetente;
O número de saída da remessa;
A data da remessa;
O responsável pela remessa;
A entidade destinatária;
O número de entrada da remessa;
A data de entrada;
O responsável pela receção;
O fundo arquivístico a remeter (ex.: Tribunal de...);
A designação da subunidade orgânico-funcional (ex.: juízo ou vara e
secção);
A série documental;
O número de referência das tabelas de seleção;
As datas extremas;
O número total e tipo de unidades de instalação a remeter referentes à
série (maços, caixas, livros, pastas, capas...);
o) O suporte;
p) A dimensão da série em metros;
q) A referência a cada unidade de instalação, com indicação do nº atribuído a
cada uma para efeitos de controlo da remessa, e descrição do seu
conteúdo, atentos o sistema de arquivo do tribunal e as necessidades de
informação da entidade de produtora e da entidade destinatária da
documentação;
r) A cota ou referência do arquivo (elementos que permitem a ulterior
recuperação do processo ou da unidade de instalação no arquivo).
Tendo por base aqueles elementos informativos é possível produzir diferentes
modelos de guias de remessa, consoante o sistema de arquivo do tribunal e, como
referido em q), as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade
destinatária.
A aplicação Habilus assegura a elaboração deste instrumento de descrição para os
processos nascidos na aplicação e que, a seu tempo, deverão dar entrada no arquivo
distrital respetivo. Para os processos antigos e em particular para os arquivos
judiciais marcados pela acumulação documental, a produção desta guia de remessa
pode, na ausência de outro instrumento, ser assegurada por uma simples tabela,
apresentando-se na rubrica Formulários um formato possível a partir do qual outros
se podem construir em função das necessidades locais.
2. Eliminação de documentos judiciais
Após a prescrição dos prazos de conservação administrativa, consignados nas tabelas
constantes do Anexo I da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, documentos há
que, nos termos do mesmo diploma, podem ser eliminados por não se lhes
reconhecer qualquer outro valor que justifique a sua conservação.
A eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção é
obrigatoriamente precedida de parecer favorável do órgão coordenador da política
arquivística nacional, a Direção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas - DGLAB
(cf.: nº 2 do artº 9º do RCA).
De referir ainda sobre este assunto, e em particular sobre a necessidade de se colher
o prévio parecer da DGLAB na eliminação de documentos que não estejam
mencionados nas tabelas de seleção, a existência do Ofício-circular nº 15/2013, de 25
de Março.
A decisão sobre o modo de eliminar os documentos, devendo ter em conta critérios
de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos, cabe ao Secretário de
Justiça ou ao Administrador Judiciário (cf.: nº 4 do artº 9º).
Os processos mais comuns de efetuar a eliminação de documentos são a maceração e
o corte manual ou com o recurso a máquinas.
Sem prejuízo da confidencialidade da informação, deverá ser selecionado um
processo que não agrida o Ambiente, ou seja, que permita a reciclagem do papel.
Quando na eliminação de documentos se recorrer à venda do papel esta deverá: (i)
decorrer de modo a salvaguardar a confidencialidade da documentação; (ii) a receita
obtida com a venda do papel ser depositada à ordem do Instituto de Gestão
Financeira e Equipamentos da Justiça, IP, e (iii) deve adotar procedimentos que
satisfaçam os princípios da transparência, da igualdade e da concorrência, de acordo
com o disposto no nº 4, do artº 1º, do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo
Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro.
2.1. Formalidades da eliminação
Constituindo um ato de abate patrimonial, a eliminação de documentos deverá ficar
registada em auto de eliminação, que dela fará prova documental, e deverá conter
em anexo uma relação, da responsabilidade do administrador judiciário ou do
secretário de justiça, com os documentos e processos objeto de eliminação (cf.:
alínea a) do nº 1 do artº 10º).
2.1.1. Auto de eliminação
Nesse auto, deverão constar:
a)
b)
c)
d)
e)
A data de eliminação;
A referência ao modo de eliminação;
A referência ao diploma que autoriza a eliminação;
A referência à relação de documentos a eliminar e que deverá ser anexada;
A assinatura do responsável pelo processo (o Administrador Judiciário ou
Secretário de Justiça).
O auto deverá ser homologado pelo Magistrado Coordenador ou pelo Presidente do
Tribunal ou pelo Magistrado do Ministério Público Coordenador, consoante a
proveniência dos documentos.
É exemplo desse auto de eliminação o Anexo III da Portaria, reproduzido, na rubrica
dedicada aos Formulários.
2.1.2. Relação de eliminação
A relação da documentação a eliminar, anexa ao auto, deverá, contemplar os
seguintes elementos informativos (cf.: nº 3 do artigo 10º e anexo III da Portaria nº
368/2013, de 24 de dezembro):
a)
b)
c)
d)
O fundo arquivístico (Tribunal de ...);
A indicação da subunidade orgânico-funcional (juízo ou vara e secção);
A série documental (no caso dos processos judiciais, o tipo do processo);
O número de referência da série na tabela de seleção;
e) As datas extremas (no caso dos processos judiciais, data do processo mais
antigo e a data do processo mais recente objeto de eliminação);
f) O número e tipo de unidades de instalação (no caso de documentação
administrativa; livros, pastas, capas; no caso de processos judiciais: número
de processos);
g) O suporte;
h) A dimensão em metros lineares dos documentos e processos eliminados;
i) A identificação concreta e individual dos processos judiciais a eliminar através
do seu número/ano e volumes (elementos mínimos).
Exemplo dessa relação adaptada à eliminação de processos é o modelo que se
apresenta na já referida rubrica Formulários.
À semelhança do referido na remessa de documentos para arquivo distrital, também
para a eliminação de documentos, a aplicação Habilus permite construir, para os
processos nascidos na aplicação, este instrumento de descrição.
Estes instrumentos - o auto propriamente dito e a relação de eliminação anexa referenciando de modo sumário os documentos objeto de eliminação e elucidando
acerca de um ato administrativo - a eliminação de documentos - são feitos em
duplicado: o original fica no serviço de origem, o duplicado é remetido para o
arquivo distrital que, assim, passa a deter informação sobre os documentos
eliminados (cf.: alínea c) do nº 1 do artº 10º).
DGAJ/DAGD, Dezembro de 2013.