Uma instituição deve ter uma gestão eficiente e
eficaz das atividades relacionadas com o seu
objetivo de contribuir com o desenvolvimento
social. A Instituição justifica sua existência na
medida em que logra consolidar e incrementar sua
contribuição à sociedade.
O valor agregado das atividades de uma
Instituição:
 Valor econômico →maior eficiência interna para
a utilização dos recursos disponíveis.
 Valor social → relevância e significância para a
sociedade.
Requisitos Internos
Requisitos Externos
Ótima Causa
Transparência
Casa Arrumada
Comunicação
Dedicação
Parcerias
Sustentabilidade
Solicitar de forma
estruturada


Reconhecimento de utilidade pública federal,
estadual e municipal
Reconhecimento como entidade beneficente de
assistência social
áreas: escola, saúde,
assistência social e como OSCIP
Organização documental
É um indicador de qualidade dos serviços prestados
pela Entidade, juntamente com a conduta das
pessoas na representação legal, voluntariado,
gestão econômica, contábil, jurídica e na prestação
de contas.
Objetivos da gestão de documentos:








Agilizar o acesso aos arquivos e às informações
Promover a transparência das ações administrativas
Garantir economia, eficiência e eficácia na
administração da instituição
Agilizar o processo decisório
Incentivar o trabalho em equipe
Controlar o fluxo de documentos e a organização dos
arquivos
Racionalizar a produção dos documentos
Preservar o patrimônio documental (arquivo
permanente).
ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL DE CONSTITUIÇÃO DA
INSTITUIÇÃO (Primeiro Documento)
 ESTATUTO SOCIAL – devidamente registrado em Cartório
de Registro de Títulos e Documentos
(descreve o comportamento jurídico, finalidade e composição
de dirigentes para a atuação associativa da instituição. Toda
alteração do Estatuto, deverá também ter seu devido registro
em Cartório de Registro de Títulos e Documentos)


ATA DE ELEIÇÃO E POSSE DIRETORIA ( BIÊNIO/TRIÊNIO )
devidamente registrada em Cartório de Registro de Títulos e
Documentos
(Grupo de trabalho que detém a
responsabilidade/representação institucional perante a
sociedade). Recomenda-se junto a este documento, constituir
uma relação nominal diretoria/biênio, constando cada ocupante
do cargo de acordo com o estabelecido no estatuto, com os
seguintes dados: nome completo, brasileiro(a), estado civil,
atividade profissional, endereço completo, RG/órgão
expedidor/data emissão e CPF – Esta relação tem a função de
melhor apresentar a relação nominal dos representantes
institucionais).

CNPJ - CADASTRO NACIONAL DA PESSOA
JURÍDICA (Requerido junto à Receita Federal do
Brasil/IN SRF Nº 200/2002, deverá constar a
atividade econômica principal da entidade e a
descrição da natureza jurídica da Instituição
(associação). www.receita.fazenda.gov.br)

BALANÇO PATRIMONIAL E DEMONSTRAÇÕES
CONTÁBEIS
ANUAL, e respectivas NOTAS
EXPLICATIVAS (As demonstrações contábeis
oferecem um conjunto de informações que
possibilita o conhecimento e analise contábil de uma
instituição. Sua elaboração é pelo contador, com
parecer do Conselho Fiscal conforme o Estatuto e
posterior publicado em jornal de grande circulação
de âmbito local ou estadual).

PARECER DA AUDITORIA CONTÁBIL (A
auditoria contábil pode ser útil como ferramenta
de certificação da gestão dos recursos recebidos
de terceiros e na transparência dos atos
buscando corrigir e prever erros ou fraudes. É um
instrumento de controle e gerenciamento da
instituição, como participação na gestão das
políticas sociais em cumprimento ao dever do
Estado e a Sociedade Civil.)
FILIAÇÃO FENASP
(Observar o Estatuto da FENASP, Capitulo III - DAS
ENTIDADES AFILIADAS, Seção I - Das Associações
Pestalozzi, Arts 7º a 10º e 15º alínea IV).
(Apresentar anualmente o Relatório de Atividades
da Instituição e o Balanço Financeiro e
Demonstrativo Contábil, este devidamente
aprovado pelo Conselho Fiscal, à FENASP, por meio
da Federação Estadual).

DECLARAÇÃO DE UTILIDADE PÚBLICA MUNICIPAL
(De caráter vitalício e permite o acesso a convênios com o poder
público municipal. é obtida mediante proposição de um
vereador à Câmara Municipal).

CERTIDÃO NEGATIVA DA RECEITA MUNICIPAL
(Requerida no âmbito municipal e em algumas localidades só
tem efeito positivo juntamente com a Certidão Negativa da
Procuradoria Jurídica Municipal, validade mensal).

DECLARAÇÃO DE TRÊS AUTORIDADES
LOCAIS
( Declaração de pleno e regular funcionamento da
Instituição, no cumprimento de suas finalidades
estatutárias, pode ser no último ano ou 3 anos
anteriores. Tem a finalidade de acesso à convênios
com o poder público Federal, Estadual e
Municipal).(A sua validade é correspondente ao
ano da emissão – sugere-se janeiro de cada ano)


REGISTRO DE IMÓVEIS DA SEDE E DOS DEMAIS
IMÓVEIS DA ENTIDADE
CERTIDÃO NEGATIVA DE VIOLAÇÃO DOS DIREITOS
DO CONSUMIDOR – PROCON
(É fornecida gratuitamente e verifica-se para a defesa de
direitos ou o esclarecimento de situações sobre prática de
atividade de interesse jurídica – não é um documento
obrigatório para a entidade, mas tem fonte financiadora
privada que a requer na hora de efetivação da parceria para
execução de algum projeto).

LICENÇA SANITÁRIA
(Requerida junto à Secretaria Municipal de Saúde, necessário
para a comprovação das condições higiênico-sanitárias do local
das atividades de educação, assistência social e saúde)
(Renovação 60 dias antes da data do vencimento – Validade
anual).
 ALVARÁ DE LOCALIZAÇÃO
(Emitido pela Prefeitura/Secretaria da Fazenda, que autoriza
uma empresa ou profissional autônomo a estabelecer sua
localização e funcionamento no município). Geralmente é
renovada pelo próprio contador da Instituição.

CMAS - CERTIFICADO MUNICIPAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL.
(Certificação de inscrição de serviços em assistência social e
posterior suas constantes renovações, realizado em âmbito
municipal (tipos de programas, público alvo, número de
beneficiários com o atendimento, ações de como, onde e quando
foram realizadas, para o acesso a convênios do poder público
Federal, Estadual e Municipal e investidores privados. Quando da
inexistência deste, deverá ser requerido o certificado de
assistência social, excepcionalmente junto ao Conselho Estadual
de Assistência Social. Documento imprescindível para obtenção e
renovação CEBAS).

CMDCA - CONSELHO MUNICIPAL DOS DIREITOS
DA CRIANÇA E DO ADOLESCENTE
(Entidades governamentais e não governamentais
deverão proceder obrigatoriamente à inscrição de seus
programas, especificando os regimes de atendimento,
junto ao Conselho Municipal dos Direitos da Criança e
do Adolescente, Arts 90 e 91 do Estatuto da Criança e
do Adolescente Lei Federal nº 8.069/1990. Certificado
que permite formalizar convênios com o Estado e o
Município e parcerias importantes de investidores
privados).

DECLARAÇÃO DE UTILIDADE PÚBLICA ESTADUAL
( Proposição por um Deputado Estadual por meio da Assembléia
Legislativa ou requerida diretamente à Secretaria de Assistência
Social do Estado. Em alguns Estados poderá ser requerida junto à
Secretaria de Justiça e ou Direitos Humanos, de caráter vitalício e
permite o acesso a convênios com o poder público estadual).
 TÍTULO DECLARATÓRIO DE REGULARIDADE DE SITUAÇÃO
(Emitido pela Secretaria de Assistência Social de âmbito Estadual,
sendo uma declaração de situação regular documental da Instituição
para acesso a convênios com o poder público estadual na assistência
social e educação. Este documento é a manutenção da Declaração de
Utilidade Pública Estadual).

TÍTULO DECLARATÓRIO DE REGULARIDADE DE SITUAÇÃO
(Emitido pela Secretaria de Assistência Social de âmbito Estadual,
sendo uma declaração de situação regular documental da Instituição
para acesso a convênios com o poder público estadual na assistência
social e educação. Este documento é a manutenção da Declaração de
Utilidade Pública Estadual).

CERTIDÃO NEGATIVA TRIBUTÁRIA ESTADUAL - EMITIDA
PELA SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA E PELA
PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO
(A certidão refere-se a situação fiscal do contribuinte do âmbito da
Secretaria de Estado de Fazenda e pela Procuradoria-Geral do
Estado).
www.sefaz.ms.gov.br

CERTIFICADO DE INSCRIÇÃO DE CONVENENTES
(Participação do Cadastro de Convenentes da Administração
Pública Estadual para acesso a convênio da esfera pública estadual
- Validade anual)

DELIBERAÇÃO DO ATO DE FUNCIONAMENTO DE ESCOLA
ESPECIAL
(Formalizado por ato/portaria emitido pela Entidade
mantenedora, juntamente com o plano político/pedagógico da
escola, encaminhado ao órgão concessor estadual - Conselho
Estadual de Educação, para emissão do Ato de Funcionamento
Regular).

TÍTULO DE UTILIDADE PUBLICA FEDERAL
( Criado pela Lei nº91/1935, como uma forma do Estado
condecorar organizações dedicadas a servir desinteressadamente
à coletividade). Requerimento dirigido ao Exmo Sr Presidente da
República, solicitando a declaração de Utilidade Pública Federal.
Importante documento Institucional, é PRÉ-REQUISITO PARA A
CONCESSÃO E GOZO DE BENEFÍCIOS FISCAIS, SOBRETUDO DE
NATUREZA JURÍDICA – PORTANTO É UM DOCUMENTO
FUNDAMENTAL
PARA
A
CONCESSÃO/RENOVAÇÃO
CEBAS/CNAS/MEC/MS. Permite acesso a convênios com a União e
o Estado.
www.mj.gov.br/utilidadepublica - ver manual e documentos

CERTIDÃO MANUTENÇÃO TÍTULO DE UTILIDADE PÚBLICA
FEDERAL
(Obtida junto ao Ministério da Justiça – Departamento de Justiça,
Classificação, Títulos e Qualificação faz-se por meio de
apresentação de relatório anual de serviços para fins de
manutenção do Título de Utilidade Pública Federal. Atualmente
pode ser fornecida via internet, desde que a entidade se cadastre
no CADASTRO NACIONAL DE ENTIDADES DE UTILIDADE
PÚBLICA – CNEs/MJ e proceda sua prestação de contas anual por
mecanismos
eletrônicos.
Certificação
fundamental
na
CONCESSÃO E GOZO DE BENEFÍCIOS FISCAIS, SOBRETUDO DE
NATUREZA JURÍDICA. Permite acesso à convênios com a União e
o Estado). Prestação de contas até 30/04 de cada ano).


Certidão Conjunta Negativa de Débitos
Relativos a Tributos Federais e a Divida Ativa
da
União
(obtida
pelo
site
www.receita.federal.gov.br pelo Ministério da
Fazenda) e tem sua validade juntamente com a
Certidão Negativa de Débitos Relativos as
Contribuições Previdenciárias e as de Terceiros).

CEBAS - CERTIFICADO DE ENTIDADE BENEFICENTE DE
ASSISTÊNCIA SOCIAL (certificação de instituição de direito
privado, sem fins lucrativos, que realize ações socioassistenciais
de forma gratuita, continuada e planejada, no âmbito da
política pública de assistência social e que tenha tido efetivo
funcionamento legal nos três anos anteriores à solicitação. Os
procedimentos definidos pelo MDS atendem à lei nº 12.101, de
30 de novembro de 2009, e ao decreto n° 7.237, de 21 de julho
de 2010. A legislação transferiu para o MDS, ministérios da
Saúde e da Educação a competência para conceder ou renovar o
Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social,
conhecido como Cebas.
ATESTADO DE REGISTRO NO CONSELHO
NACIONAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL
(Expedido pelo CNAS e a titulação se mantém com a
prestação de contas de serviços gratuitos para
obtenção do Certificado do CEBAS. Este documento é
imprescindível para convênios com a União e
investimentos em projetos de algumas fontes
financiadoras particulares).
 FGTS
Certificado de Regularidade do FGTS - Obtido junto à
CEF www.caixa.gov.br validade mensal

CND Certidão Negativa de Débitos – INSS
(estando em dia os recolhimentos devidos, permite a obtenção do
benefício à Instituição, da isenção da quota patronal da Contribuição
para a Seguridade Social, imunidade dos impostos sobre o
patrimônio, renda ou serviços, pela não remuneração de seus
dirigentes. www.receita.federal.gov.br
 CNES – CADASTRO NACIONAL DE ESTABELECIMENTO DE
SAÚDE (emitido pelo Ministério da Saúde /DATASUS comprovante
de cadastramento de situação Cadastral de tipo de
estabelecimento de saúde com o tipo de atendimento
proporcionado – complexidade. Este documento que se faz
necessário face convênio de prestação de serviço pelo
SUS/Secretaria Municipal de Saúde).

FUNDO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO
– MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO - HABILITAÇÃO
(estabelece os processos de adesão e habilitação, anualmente, e
as formas de execução e prestação de contas referentes ao
Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE). www.fnde.gov.br

FUNDO NACIONAL DA SAÚDE - MINISTÉRIO DA SAÚDE –
HABILITAÇÃO
(procedimento a ser realizado junto à Divisão de Convênios do
Fundo Nacional da Saúde, anualmente, em cada Estado,
possibilita a inserção de Proposta de Projeto com acesso via web).

SICONV - SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS E CONTRATOS
DE REPASSE
(Organizações não-governamentais podem firmar convênios com a
União por meio do Siconv (Sistema de Gestão de Convênios e Contratos
de Repasse). A ferramenta foi desenvolvida para dar maior transparência
aos convênios, permitindo melhor controle e fiscalização de todas as
etapas de execução dos projetos. A proposta é que, desde o
cadastramento da organização, todas as etapas do convênio ocorram de
forma eletrônica por meio do Siconv: o envio da proposta; a aprovação;
os atos de alteração; a liberação de recursos; o acompanhamento da
execução; e a prestação de contas. Habilitação de Órgãos e Entidades
junto ao Sistema, observada a legislação vigente Decreto nº 6.170/07,
Port. Interministerial nº 127/08 e alterações, Lei Complementar nº 101/00
e Lei nº 11.768/08 – LDO/2009.) (Renovação semestral/anual de acordo
com a alteração das documentações institucionais).

Com a entrada em vigência do novo Código Civil, em janeiro de 2003, foram alterados
os prazos de armazenamento de alguns documentos pelos consumidor. A tabela
abaixo faz um resumo do prazo de manutenção para os documentos mais comuns, já
de acordo com o novo código:
•
1 ano: Seguros de vida, automóvel, etc; extratos bancários
•
3 anos: Recibo de aluguel
•
5 anos: Taxas e impostos municipais, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e
gás, taxas de condomínio, mensalidades escolares, faturas de cartões de crédito,
pagamento de prestação da casa, contracheques, notas de serviços de profissionais
liberais, carnê do INSS
•
6 anos: Recibos e documentos da declaração do Imposto de Renda
Fontes:
Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito
IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor)
Banco Central do Brasil


O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o
que foi falado, mas sim um documento que registra de forma
resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais
ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada
pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de
que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das
manifestações de todos os participantes
Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer
modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de
linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando
virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo
sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico





texto completamente contínuo, sem parágrafos ou
listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto
inteiro fosse um único e longo parágrafo;
números, valores, datas e outras expressões sempre
representados por extenso;
sem emprego de abreviaturas ou siglas;
sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
todos os verbos descritivos de ações da reunião
usados no pretérito perfeito do indicativo (disse,
declarou, decidiu…);
Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de
atas manuscrito, os confortos da edição do texto não
estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do
Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido
sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como
no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente
vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”.
Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da
ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se
retificar no término do texto, como no exemplo: “Em
tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’,
leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”
MODELO DE ATA DE REUNIÃO
Ata da reunião extraordinária/ordinária para aprovação de despesa imprevista,
realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Associação Pestalozzi de em
nove de março de dois mil e 11, no auditório/sala, em seu edifício-sede situado em
Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Presidente da Instituição, Sr (a)
tal, secretariada por fulano de tal e contou com a presença dos........(relaciona
nominalmente a todos e descreve que representações os mesmos detém na
Entidade) de todos os integrantes do Conselho Fiscal, convidados os srs tais e tais
e justifica as ausências. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à
exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’,
leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Sr .... solicitou ao Sr
tal.....que apresentasse a pauta da presente reunião e oportunidades de inserções
de assuntos. O Conselheiro Fiscal Sr .... propôs a recomendação de que uma
metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja
incorporada a futuros planos plurianuais, tendo sido aprovada ou rejeita a
proposta face isto e aquilo e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião
ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim,
......, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e
referenciados.