SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
T EORIA GERAL DE SIST EMAS - T GS
1. EVOLUÇÃO HISTÓRICA
No final dos anos 30, o biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy havia observado que a
ciência se acostumara a tratar de forma compartimentada muitos problemas que exigiam
uma abordagem ampla. A teoria geral dos sistemas, que Bertalanffy propôs, é a ferramenta
que permite essa abordagem.
A Teoria Geral dos Sistemas - TGS, que explora, “todos” e “totalidades”, parte de duas
idéias básicas:
a) A realidade é feita de sistemas, que são feitos de elementos interdependentes; a
realidade não é feita de elementos isolados, sem qualquer relação entre si.
b) Para compreender a realidade, é preciso analisar não apenas elementos isolados,
mas suas inter-relações, por meio de enfoques interdisciplinares.
Segundo Bertalanffy, a tecnologia e a sociedade tornaram-se tão complexas que as
soluções tradicionais não são mais suficientes. É necessário utilizar abordagens de natureza
holística ou sistêmica, generalistas ou interdisciplinares.
Portanto, de acordo com Bertalanffy, a teoria dos sistemas é a reorientação do
pensamento e da visão do mundo com base na introdução dos sistemas como um novo
paradigma científico, que contrasta com o paradigma analítico, mecanístico e linear de
causa-e-efeito da ciência clássica.
Pressupostos da Teoria Geral dos Sistemas são os seguintes:
* integração das ciências sociais e naturais;
* estuda os campos não-físicos do conhecimento científico;
* desenvolve princípios que unificam as ciências envolvidas conduzindo a
uma integração na educação científica.
Bertalanffy criticava a visão de que cada ciência tem um lugar a assumir, ficando
isoladas. A TGS afirma que deve-se estudar os sistemas de forma globalmente, envolvendo
todas as interdependências de suas partes.
2. SISTEMA E SEUS ASPECTOS BÁSICOS
“Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente,
formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”.
Os componentes do sistema são:
-
Objetivos: referem-se tanto aos objetivos do sistema quanto aos do usuário. Objetivo
é a finalidade para a qual o sistema foi criado.
-
Entradas do sistema: função que caracteriza as forças que fornecem ao sistema o
material, a informação e a energia para a operação ou processo. Gerará
determinadas saídas do sistema que deverão estar em sintonia com os objetivos
estabelecidos.
-
Processo de transformação do sistema: função que possibilita a transformação de um
insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). É a maneira pela qual
os elementos componentes interagem a fim de produzir as saídas desejadas.
-
Saídas do sistema: correspondem aos resultados do processo de transformação. As
saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos,
atributos e relações do sistema.
-
Controles e Avaliações do sistema: verifica se as saídas estão coerentes com os
objetivos estabelecidos.
-
Retroalimentação do sistema (ou realimentação / feedback): pode ser considerado
como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. É o processo de
comunicação que reage a cada entrada de informação, a qual afetará seu
comportamento subseqüente e assim sucessivamente. A retroalimentação serve de
controle, cujo objetivo é reduzir as discrepâncias ao mínimo.
OBJETIVOS
ENTRADAS
PROCESSO DE
TRANSFORMAÇÃO
SAÍDA
S
CONTROLE E
AVALIAÇÃO
RETROALIMENTAÇÃO
Outro aspecto a ser abordado é o ambiente do sistema. O ambiente (dentro dos seus
limites) influi ou é influenciado pelo sistema.
Ambiente de um sistema é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema,
porém:
- qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os elementos; e
- qualquer alteração nos elementos pode alterar ou mudar o sistema.
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O ambiente também é chamado de meio ambiente, meio externo, meio ou entorno.
Devem ser considerados três níveis na hierarquia de sistemas:
- Sistema: é o que se está estudando ou considerando,
- Subsistema: são as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema, e
- Supersistema ou Ecossistema: é o todo, e o sistema é um subsistema dele.
ECOSSISTEMA
SISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
Sistemas abertos: são empresas que estão em permanente intercâmbio com seu
ambiente e caracterizam-se por equilíbrio dinâmico.
Os sistemas abertos possuem propriedades conceitualmente idênticas, porém
insuficientes para a caracterização precisa de sistemas e subsistemas específicos. As
empresas são sistemas planejados que mantém a integridade de sua estrutura interna por
intermédio de laços psicológicos. Tal integridade é conseguida através de padrões formais
de comportamento.
Os subsistemas empresariais variam de empresa para empresa, e podem ser
classificados:
a) Subsistemas principais: subsistema técnico de produção / mercadológico
b) Subsistemas complementares: subsistema contábil / financeiro / recursos humanos.
c) Subsistemas de apoio: subsistema de processamento de dados / organização e
métodos / jurídico / entre outros.
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Existem dois conceitos que facilitam o entendimento da empresa como sistema aberto
e sua integração com o ambiente:
a) equifinidade, segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcançado, partindo de
diferentes condições iniciais e por maneiras diferentes; e
b) entropia negativa, que mostra o empenho dos sistemas em se organizarem para a
sobrevivência, por meio de maior ordenação.
O processo entrópico decorre de uma lei universal da natureza na qual todas as
formas de organização se movem para a desorganização e a morte. Para melhor evitar o
processo entrópico, a empresa deve planejar a trajetória dos sistemas e subsistemas pela
aplicação da análise e previsão da evolução das variáveis ambientais.
A equifinidade e a entropia negativa podem facilitar o entendimento de uma das
características dos sistemas abertos, que é a tendência à diferenciação, em que
configurações globais são substituídas por funções mais especializadas, hierarquizadas e
altamente diferenciadas.
O conceito de adaptação é definido como a resposta a uma mudança (estímulo) que
reduz de fato ou potencialmente a eficiência do comportamento de um sistema; uma
resposta pode ser interna (dentro do sistema) ou externa (em seu ambiente).
Adaptação é a habilidade do sistema para se modificar ou modificar seu ambiente quando
algum deles sofreu uma mudança. Resultam-se então, quatro tipos de adaptação:
a) Adaptação ambiente-ambiente: ocorre quando um sistema reage a uma mudança
ambiental, modificando o ambiente.
b) Adaptação ambiente-sistema: ocorre quando um sistema se modifica para reagir a
uma mudança ambiental.
c) Adaptação sistema-ambiente: ocorre quando um sistema reage a uma mudança
interna, modificando o ambiente.
d) Adaptação sistema-sistema: ocorre quando um sistema reage a uma mudança
interna, modificando a si mesmo.
Outro aspecto importante quando se consideram os sistemas adaptáveis é seu
comportamento intencional, visando certas finalidades.
Este comportamento pode estar baseado na preservação do caráter do sistema, na
natureza das transformações ou na tendência para sistemas mais complexos e
diferenciados.
A preservação do caráter do sistema estabelece que o ciclo de eventos de um
sistema pode conduzi-lo a um estado firme ou a um processo entrópico. A eficiência com
que o sistema trabalha pode conduzir a uma relação saída/entrada cada vez maior ou menor
(entropia). O estado firme caracteriza a constância da relação saída/entrada. Apesar da
tendência de um estado firme em sua forma mais simples seja homeostática (equilibrada), o
princípio básico, é o da preservação do caráter do sistema (o sistema tem que permanecer
coerente com os objetivos a serem alcançados).
O processador de um sistema é o conjunto de elementos inter-relacionados e
interagentes que transformam as entradas em saídas.
A tendência para sistemas mais complexos e diferenciados estabelece que os
sistemas abertos, são particularmente dinâmicos, variando a velocidade e as maneiras pelas
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quais os mesmos vão se tornando complexos e diferenciados ao longo do tempo. Devido a
influencias internas e externas, os sistemas vão se tornando mais complexos,
caracterizando-se em conseqüência, por um volume maior de entropia e desagregação, e
exigindo técnicas mais avançadas para evitar o envelhecimento e a morte.
Existe o conceito de estado quase estacionário, pelo qual a permanente adaptação
dos sistemas nem sempre os traz de volta a seu nível primitivo. Pode ser entendido como o
estado onde não se busca importar mais do que o estritamente necessário para a
sobrevivência do sistema.
Existe também o conceito dos sistemas como ciclos de eventos, pois em geral, os
sistemas administrativos possuem um caráter cíclico, onde o produto exportado para o
ambiente supre as fontes de energia para a repetição das atividades do ciclo.
Quando se considera a empresa como um sistema, pode-se visualizá-la como
composta de vários subsistemas:
- o de coordenação das atividades para que os resultados sejam alcançados;
- o decisório sobre as informações existentes, para que as ações sejam desencadeadas
visando aos resultados a serem alcançados; e
- o de realização das atividades operacionais, que vão tocar a empresa em seu dia-a-dia.
Exemplo de hierarquização adequada de sistemas na empresa:
- cada tipo deve ser precisamente conceituado com base em suas características, para que
não ocorram dúvidas a respeito do que trata cada um deles;
- as peculiaridades de cada nível devem ser claramente descritas;
- a seqüência ordenada dos níveis deve ser estabelecida, e
- a primazia do nível superior e a influencia dos inferiores devem ser explicitadas.
3. EVOLUÇÃO DA APLICAÇÃO DOS SISTEMAS
Os sistemas administrativos sofreram forte evolução em sua análise, desenvolvimento e
aplicação nas empresas; através da moderna técnica administrativa da reengenharia,
revolucionando estratégias, organização e processos empresariais.
O moderno enfoque dos sistemas procura desenvolver:
- uma técnica para lidar com a grande e complexa empresa,
- um enfoque sintético do todo que não permite analise separada das partes do todo,
- um estudo das relações entre os elementos componentes, em preferência ao estudo
dos elementos.
BIBLIOGRAFIA
MAXIMIANO, Antonio C. Amaru, Introdução à Administração, São Paulo, Ed. Atlas: 2000
OLIVEIRA, Djalma P. Rebouças, Sistemas, Organização & Métodos, S. Paulo, Ed. Atlas: 2004.
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