24/9/2013
A Nova Auditoria Interna dos Correios
José Luis Serafini Boll
Chefe da Auditoria Interna
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos
A Empresa – Dez/2012
Efetivo – Administrativo – 16.758 – 14,14%
Operacional – 101.779 – 85,86%
Total – 118.537
Objetos distribuídos dia/ano 2012 – 36,5 milhões/9,03 bilhões
Unidades operacionais (tratamento, distribuição e logística) – 10.052
Agências de Correio – 6.377
Agências Franqueadas – 1.094
Postos de vendas de produtos – 4.996
Megaoperações – Livros didáticos FNDE, eleições (urnas), ENEM (provas)
O Macro Projeto Estratégico
excelência na gestão
excelência nos processos
prevenção
Certificação da AUDIT
Excelência na Gestão
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Regime trimestral de metas para execução do PAINT
Indicadores de desempenho
Estrutura especializada
Estrutura de Funções
Politica de recursos humanos
Capacitação
Benchmarking
Regime Trimestral de Metas
• Cronograma anual de atividades
• Reuniões trimestrais de planejamento com a participação
dos gerentes e supervisores regionais
Indicadores de desempenho
Sustentabilidade do negócio auditoria interna – indicadores/metas
Produção
Eficácia
Eficiência/produtividade
Efetividade
Economicidade
Sócio Ambientais
Custos envolvidos
Quantidade de recursos,
Pegada ecológica e
Ambiente de trabalho
Estrutura Especializada
Núcleos
Estaduais
Planejamento
Brasília
Gestão de Pessoas
Acompanhamento
Brasília
Licitações
GMAD 1 – AC
Brasília
Contratos, Convênios
Patrocínios
GMAD 2 – NE
Recife
TI
GMAD 3 – SE
Belo Horizonte
Financeira, Contas
GMAD 4 – NO, CO
Brasília
Patrimônio
GMAD 5 – SP
São Paulo
Rede de atendimento
E operações
GMAD 6 – SUL
Curitiba
Administrativa
Equipes Regionais
Estrutura de Funções
Chefe da AUDIT
Diretor
Gerentes
(Colegiado)
CAE-Chefe Executivo
Supervisor Geral
Supervisor
Regional
Gerente
Coordenador
De Equipe
Auditor Senior
Membros
de Equipes
Auditor Junior
Política de Recursos Humanos
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Análise de desempenho 2013
Política de renovação permanente do quadro da AUDIT
Definição do efetivo
Obs.: implantação a partir de jan/14
Capacitação
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Participação em eventos Internacionais e Nacionais de Auditoria Interna:
• IIA International Conference
• Congresso Latino Americano de Auditoria Interna – CLAI
• Congresso Brasileiro de Auditoria Interna - CONBRAI
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Capacitações Internacionais e Nacionais:
• General Audit Management – GAM
• Audit Tools and Techniques
• Vision University
• Módulos AUDIT I e AUDIT II – IIA Brasil
Benchmarking
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Instituto dos Auditores Internos – IIA Brasil e IIA Global
Correios França, Itália, Estados Unidos e Japão
DHL – Alemanha
Eurogiro – Dinamarca
Petrobrás, Caixa, Banco do Brasil, SEBRAE
Excelência nos Processos
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PAINT participativo
Auditoria por projetos
Execução dos exames
Classificação dos achados
Relatório
Comunicação de resultados
Acompanhamento
Atualização do MANAUD
Tecnologia
PAINT Participativo
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Auditorias obrigatórias: com previsão legal ou força contratual – Prestação de Contas
Anual, Postalis, Eurogiro, Certificação Digital...
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Auditorias não obrigatórias:
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Matriz de risco AUDIT por Gerência especializada;
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Propostas com origem nas consultas efetuadas as vicepresidências, CGU, Sindicato, Postalis... (modelo participativo)
Auditorias compartilhadas:
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Propostas encaminhadas à CGU e da própria CGU
Auditorias regionais:
•
Propostas com origem nas consultas efetuadas as Diretorias
Regionais (modelo participativo)
Obs.: Auditorias especiais não estão previstas no PAINT e podem ocorrer por demandas
internas ou externas à AUDIT.
Auditoria por Projetos
PAINT
Elaboração
Projeto
Manifestação
Auditado/PP
Planejamento
Clientes
Da
Auditoria
Execução
Relatório
Comunicação
resultados
Follow up
PP
Execução dos Exames
Condição desejável ou
necessidades de aprimoramento
Pontos +
Condição
X
Critério
Falhas
formais
Condição indesejável
Falhas
médias
Achados ou Fatos
Evidências
Falhas
Graves
Classificação dos achados
Classificação dos achados: As Falhas da gestão podem
ser classificadas em três tipos gerais: Formais, Médias
e Graves. (Manual de Auditoria Anual de Contas – CGU,
versão 11.02, alterado pela portaria CGU 2707/2011).
Falhas
Graves
Falhas Formais - Referem-se ao descumprimento de
normativos internos, procedimentos de manuais e
outras impropriedades que não obstaculizam o
desempenho da Unidade.
Falhas Médias - Referem-se a situações indesejáveis,
que obstaculizam o desempenho da Unidade. Podem
ser considerados como falhas médias os prejuízos
quantificados e devidamente evidenciados abaixo de R$
75.000,00
Falhas Graves - Referem-se ao descumprimento de
Leis e normativos (ilegalidades) e irregularidades
evidenciadas como desfalques, desvios ou fraudes
acima de R$ 75.000,00 (IN/TCU 71/2012), que
obstaculizam fortemente o desempenho da Unidade.
follow-up do
Plano de Providências
Acima de R$ 75.000
TCE – IN TCU 71/2012
Falhas
Médias
follow-up do
Plano de Providências
Falhas
Formais
Informações ao Gestor
Oportunidades de
melhorias
Relatório
Relatório
(Sumário
Executivo)
Anexo 1
constatações
Anexo 2
informações
Anexo 3
parâmetros
Anexo 4
Mapa Processos
Falhas médias
e graves
Pontos +
e falhas formais
Detalha Escopo,
Amostra,critérios
Detalha mapa,
objeto auditado
Comunicação Resultados
Relatório aprovado
AUDIT
Comitê de Auditoria
CA - aprovação
AUDIT
CGU
Demais
Órgãos Externos
Presidência
Diretoria
Reuniões
Técnicas
Periodicidade de envio do relatório ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo
Federal: até 60 dias após sua emissão – IN CGU 07/2006, Art. 8º.
Acompanhamento/follow-up
Condição indesejável
(impacto negativo)
Falhas
médias
Atendidos Baixa do follow-up
Falhas
Graves
follow-up das
Providências e prazos (gestor)
Quando não efetuada a correção dos achados até o final do
prazo estabelecido (gestor) e/ou esgotadas as medidas
administrativas para Reparação dos danos:
-comunicar imediatamente à CGU sobre as falhas graves;
- fazer constar as pendências (falhas graves e médias)
no Parecer da AUDIT sobre a Prestação de Contas
da Empresa e Proceder a Baixa do follow-up.
Referência normativa follow-up: Portaria CGU 2546/2010
Atualização do MANAUD
•
Alinhamento com as normas internacionais para prática
profissional de auditoria interna - IPPF
Tecnologia
•
•
•
Aquisição de software para auditoria com o conceito de nuvem
– acesso via internet e redução a zero no uso de papel.
Atualização das licenças do ACL e capacitação
Parceria com a CGU para realização de trabalhos
compartilhados no monitoramento da folha de pagamento,
licitações e contratos.
PROGRAMA DE PREVENÇÃO
A FRAUDES - PPF
Estratégia de prevenção:
• Mapeamento de processos críticos: licitações, contratos, convênios,
patrocínios, patrimônio, TI, rede de atendimento e operações,
pessoal, contas.
• Identificação nos processos críticos de etapas sensíveis a ocorrência
de fraudes e erros.
• Identificação de agentes responsáveis pelas etapas sensíveis dos
processos críticos.
• Elaboração de cartilhas para orientação aos gestores, contendo
medidas de prevenção, as quais serão amplamente divulgadas em
todos os segmentos da empresa
A prevenção na prática:
• Sensibilização junto aos gestores responsáveis (SUPEX e Diretores
Regionais) da proposta para fortalecimento dos controles internos
da gestão a serem aplicados pelos agentes responsáveis (etapas
sensíveis nos processos críticos).
• Realização de monitoramento nas etapas sensíveis dos processos
críticos e avaliação permanente quanto a aplicação dos controles
primários da gestão – AUDIT.
• Do monitoramento, realização de auditorias especiais quando
necessário - AUDIT.
Ações:
• Monitoramento contínuo das áreas sensíveis a ocorrência de fraudes e erros e
medidas para fortalecer os controles primários da gestão.
• Transparência no monitoramento – Boas práticas transmitidas aos agentes
internos e externos com relação ao aprimoramento dos controles primários da
gestão.
Resultados Esperados:
• Reduzir a ocorrência de ressalvas e irregularidades junto aos órgãos de Controle
Externo (TCU), Controle Interno (CGU) por ocasião do julgamento e avaliação das
contas anuais e Auditoria Independente quando da emissão do parecer.
• Inibir a prática de ações fraudulentas e erros por parte dos agentes internos e
externos com a criação do “ambiente de controle”.
Comunicação de Resultados e Divulgação:
• Elaboração de reportes trimestrais aos Conselhos de
Administração e Fiscal
• Portal do PPF no site da empresa contendo as cartilhas para
orientação em versão eletrônica para download.
• Visitas em todas as Diretorias Regionais
Ações em parceria com a Secretaria de Prevenção a
Corrupção e Informações Estratégicas – SPCI/CGU
• Dia Internacional de Combate a Corrupção
• Concurso de Redações e Desenhos
• José Luis Serafini Boll – Chefe da Auditoria
Interna dos Correios
• 61-34262125
• [email protected]