Coordenação:
Conselho para a Avaliação e Qualidade
Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos
Instituto Politécnico de Beja
Rua Pedro Soares, s/n
7800-295
BEJA
Equipa Técnica:
João Leal
Manuel Monge
Olga Santiago
Anabela Fonseca
IPBeja/Maio de 2012
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
IPBEJA
SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS
Manual de Procedimentos
ÍNDICE
ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................................. 5
1.
NOTA INTRODUTÓRIA .................................................................................................. 6
2.
NOTA DE REALIZAÇÃO ................................................................................................ 8
3.
BREVE GLOSSÁRIO ....................................................................................................... 9
4.
DOCUMENTAÇÃO / LEGISLAÇÃO ........................................................................... 13
5.
CONTRATAÇÃO DE PESSOAL DOCENTE DE CARREIRA ........................................... 16
5.1 CONTRATAÇÃO DE DOCENTES DE CARREIRA .................................................. 16
5.2 ELABORAÇÃO DO CONTRATO ........................................................................... 18
6.
CONTRATAÇÃO DE DOCENTES CONVIDADOS ....................................................... 20
7.
RECRUTAMENTO DE PESSOAL NÃO DOCENTE ......................................................... 23
8.
CONTRATAÇÃO DE BOLSEIROS APÓS SERIAÇÃO .................................................. 25
9.
PROCESSOS RELATIVOS A PRÉMIOS DE DESEMPENHO E ALTERAÇÕES
REMUNERATÓRIAS ..................................................................................................... 26
10. RESCISÃO, DEMISSÃO E APOSENTAÇÃO DE PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE
..................................................................................................................................... 28
10.1.RESCISÃO DE CONTRATOS .................................................................................. 28
10.2.APOSENTAÇÃO ..................................................................................................... 30
11. INSTRUÇÃO DE PROCESSOS RELATIVOS À ACUMULAÇÃO DE SERVIÇO .............. 32
12. ELABORAÇÃO E ANALISE DO BALANÇO SOCIAL DA INSTITUIÇÃO ...................... 32
13. PREPARAÇÃO DE ELEMENTOS NECESSÁRIOS À CONTA DE GERÊNCIA ................ 33
14. ELABORAÇÃO DA PROPOSTA DE ORÇAMENTO REFERENTE AO PESSOAL ............ 34
15. TRATAMENTO E DIFUSÃO SISTEMÁTICA, DA INFORMAÇÃO DE INTERESSE PARA
TODO O PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE ....................................................... 34
2
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
16. LEVANTAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DAS FUNÇÕES, COM VISTA À DEFINIÇÃO
DOS PERFIS CORRESPONDENTES AOS POSTOS DE TRABALHO DE CADA
TRABALHADOR NÃO DOCENTE ................................................................................ 35
17. TRATAMENTO DOS DADOS DESTINADOS À ELABORAÇÃO DE ESTATÍSTICAS E
PREENCHIMENTO DE DIVERSOS MAPAS ................................................................... 37
18. ELABORAÇÃO DE MAPAS DE PREVISÃO DE ENCARGOS COM O PESSOAL
DOCENTE E NÃO DOCENTE ....................................................................................... 37
19. ORGANIZAR E MANTER ACTUALIZADO O CADASTRO DE PESSOAL ...................... 37
20. CONTROLAR E MANTER ACTUALIZADA TODA A INFORMAÇÃO RELATIVA À
FORMAÇÃO AVANÇADA DO PESSOAL DOCENTE ................................................. 38
20.1.FORMAÇÃO ADQUIRIDA: .................................................................................... 38
20.2.FORMAÇÃO FREQUENTADA:............................................................................... 40
21. TRATAMENTO E REGISTO DE DOCUMENTAÇÃO RELATIVA À MARCAÇÃO,
ALTERAÇÃO E GOZO DE FÉRIAS DOS TRABALHADORES ........................................ 41
21.1.MARCAÇÃO DE FÉRIAS ........................................................................................ 41
21.2.ALTERAÇÃO DE FÉRIAS ......................................................................................... 43
22. CONTROLO, PEDIDO E ACTUALIZAÇÃO DOS CARTÕES DE IDENTIFICAÇÃO DO
TRABALHADOR ........................................................................................................... 44
23. INSTRUIR OS PROCESSOS RELATIVOS A FALTAS E LICENÇAS ................................. 45
24. ADSE ............................................................................................................................ 47
24.1.INSCRIÇÃO DO PRÓPRIO TRABALHADOR: ........................................................ 48
24.2.INSCRIÇÃO DE DESCENDENTE, CÔNJUGE OU NETOS: ..................................... 48
25. SEGURANÇA SOCIAL................................................................................................. 48
26. CAIXA GERAL DE APOSENTAÇÕES – MANUTENÇÃO INSCRIÇÃO ........................ 49
27. INSTRUÇÃO DE PROCESSOS RELATIVOS AOS BENEFÍCIOS SOCIAIS DO PESSOAL E
SEUS FAMILIARES ........................................................................................................ 50
27.1.PRESTAÇÃO FAMILIAR (REGIME CONVERGENTE) ............................................. 51
27.2.PRESTAÇÃO FAMILIAR (REGIME GERAL DA SEGURANÇA SOCIAL)................. 51
27.3.COMPARTICIPAÇÃO DE DESPESAS DE SAÚDE (ADSE) ...................................... 51
28. EMISSÃO DE CERTIDÕES E DECLARAÇÕES .............................................................. 53
29. VENCIMENTOS, OUTROS ABONOS E RESPECTIVOS DESCONTOS .......................... 54
29.1.VENCIMENTOS ....................................................................................................... 54
29.2.ABONOS REFERENTES AO PESSOAL DA HERDADE DO OUTEIRO ...................... 56
3
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.3.POC’S E BOLSEIROS .............................................................................................. 58
29.4.PAGAMENTOS ADICIONAIS ................................................................................. 59
29.5.PROCESSAMENTO DE HORAS EXTRAORDINÁRIAS ............................................. 60
29.6.RECUPERAÇÃO DE VENCIMENTO ....................................................................... 63
29.7.AJUDAS DE CUSTO ................................................................................................ 65
29.8.AJUDAS DE CUSTO AFECTAS A PROJECTOS ...................................................... 68
29.9.ADIANTAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO ............................................................. 70
29.10. OBRIGAÇÕES DO INSTITUTO PERANTE A ADMINISTRAÇÃO FISCAL E A
SEGURANÇA SOCIAL ........................................................................................... 72
29.11.
REPOSIÇÃO DE VENCIMENTOS ..................................................................... 73
ANEXOS
4
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo I:
Proposta de Contratação de Pessoal Docente
Anexo II:
Informação de Cabimento
Anexo III:
Ficha Biográfica
Anexo IV:
Boletim de Alteração de Dados
Anexo V:
Pedido de Alteração de Férias
Anexo VI:
Faltas, Licenças e Outras Situações
Anexo VII:
Prestações Familiares
Anexo VIII:
Horas Extraordinárias efectuadas
Anexo IX:
Pedido de Recuperação do Vencimento de Exercício Perdido
Anexo X:
Formulário para pagamento de despesas de transporte
Anexo XI:
Pedido de Estatuto de Trabalhador Estudante
Anexo XII:
Pedido de Adiantamento de Ajudas de Custo
Anexo XIII:
Apresentação ao Serviço
5
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1.
NOTA INTRODUTÓRIA
Os Serviços de Recursos Humanos têm como missão prestar serviços de apoio à definição e
concretização das políticas de gestão dos recursos humanos, garantindo eficiência e
soluções técnicas adequadas no recrutamento, desenvolvimento e acompanhamento do
pessoal docente e não docente do Instituto Politécnico de Beja.
Sendo-lhes atribuídas as seguintes competências:
Organizar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem
como
à
promoção,
progressão,
recondução,
prorrogação,
mobilidade,
exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal;
Proceder ao controle das faltas e licenças do pessoal docente e não docente;
Organizar e manter actualizado o registo em suporte informático dos processos
individuais de todo o pessoal, bem como das alterações das situações
funcionais;
Assegurar todos os procedimentos relativos a vencimentos e demais abonos do
pessoal docente e não docente;
Organizar os processos relativos à formação profissional de todos os
trabalhadores;
Preparar os elementos necessários á conta de gerência, no que se refere a
pessoal;
Desempenhar quaisquer outras actividades relacionadas com a administração
do pessoal que lhe sejam cometidas por lei ou decisão superior.
Este documento pretende ser uma cumula de circuitos, procedimentos e descrições que
visam servir de referência aos Serviços de Recursos Humanos do Instituto Politécnico de
Beja (de ora em diante designado por SRH), bem como a todos os Serviços, Gabinetes,
Departamentos e restantes utentes intervenientes, relativamente aos procedimentos em
que os SRH assumem maior relevância.
6
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
O presente trabalho encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por
“Breve Glossário” e “Documentação”, onde se aborda o significado e conteúdo da
nomenclatura e da documentação utilizada, a qual é apresentada como anexo; e uma
segunda, designada por “procedimentos” que consiste em descrever o trabalho a ser
desenvolvido pelos SRH.
É de salientar que ao longo do documento é apresentada uma exposição verbal dos
procedimentos realizados bem como uma representação visual (fluxograma) dos mesmos.
7
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
2.
NOTA DE REALIZAÇÃO
O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre os Serviços de
Recursos Humanos e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com o
objectivo de identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no
âmbito da realidade vivida nos SRH.
Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes
nos SRH, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que os SRH desempenhem
funções activas.
Os SRH,
Os Serviços de Recursos
________________
Humanos
___/___/______
O GQUAP,
O Gabinete de Qualidade,
________________
Avaliação e Procedimentos
___/___/______
O Administrador do IPBeja,
O Administrador do IPBeja
________________
(Dirigente Responsável)
___/___/______
O Presidente do IPBeja,
O Presidente do IPBeja
________________
___/___/______
8
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
3.
BREVE GLOSSÁRIO
ADSE
Assistência à Doença aos Servidores do Estado.
Ajudas de Custo
Abono concedido por deslocações para fora do domicílio necessário1, por
motivos de Serviço Público.
Balanço Social
O Balanço Social é um instrumento de gestão que disponibiliza informação
diversa sobre os recursos humanos de uma organização, demonstrando como a
sua gestão eficiente contribui decisivamente para atingir os objectivos da
entidade.
Boletim Itinerário
É o documento (impresso da imprensa nacional, fotocópia ou documento
equivalente) que dá suporte ao abono das Ajudas de Custo e de Transportes. É
preenchido um Boletim mensalmente (e não por cada deslocação que se faça),
quando no mesmo mês ocorrerem deslocações em Território Nacional e em
Território Estrangeiro devem ser preenchidos dois Boletins Itinerários
diferentes, um para cada situação descrita.
Cabimento Contabilístico
Cativação de determinado montante no orçamento da Instituição, o qual fica
unicamente adstrito a essa despesa específica, não pode ser dispendida em
qualquer outra despesa.
CGA
Caixa Geral de Aposentações.
1
Considera-se domicílio necessário, para efeitos de Ajuda de Custo, a localidade onde o funcionário
aceitou o lugar ou cargo ( art.º 2º do D.L - 106/98, de 24 de Abril).
9
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
Conta de Gerência
Conjunto de diversos mapas e demais informação financeira, elaborada
anualmente pelo Sector Financeiro, no final de cada exercício económico, onde
é resumida toda a actividade da Instituição ao longo o período em análise e
enviada a várias Entidades.
Epública
Aplicação Informática de Gestão Contabilístico-Financeira.
GPEARI
Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais.
GQUAP
Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos do Instituto Politécnico de
Beja.
Homebanking
Serviço de “gestão bancária remoto” que se destina aos organismos públicos
com autonomia administrativa, aos serviços e fundos autónomos (incluindo
instituições públicas de ensino superior universitário e politécnico) e aos
organismos cuja gestão financeira e patrimonial se rege pelo regime jurídico
das entidades públicas empresariais.
IEFP
Instituto de Emprego e Formação Profissional.
IGCP
Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público
INDEZ
Inquérito anual realizado às Instituições de Ensino Superior Público, que tem
por finalidade contribuir com informação para o respectivo orçamento de
funcionamento.
10
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
IPBeja
Instituto Politécnico de Beja.
IRS
Imposto sobre o Rendimentos das Pessoas Singulares.
Modelo 10 / Anexo J
A designação Anexo J / Modelo 10 - Rendimentos e Retenções (art.º 119º, nº1
alínea c) do Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares e
120º do Código de Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Colectivas), apesar
de fazer referência a dois modelos declarativos distintos, tem subjacente o facto
de ter sido criada a nova declaração Modelo 10, aprovada pela Portaria n.º
1145/2004, de 30/10, que veio substituir o Anexo J da Declaração Anual, com o
objectivo de, para além do aperfeiçoamento na concepção do modelo
declarativo
e
respectivas
instruções
de
preenchimento,
clarificar
a
nomenclatura do Anexo J da Declaração Modelo 3 do IRS.
POC’S
Trabalhadores em “Programas Ocupacionais do IEFP”.
REBIDES
Registo Biográfico de Docentes do Ensino Superior, trata-se de um
instrumento de notação do Sistema Estatístico Nacional (Lei n.º 6/89, de 15 de
Abril), de resposta obrigatória, registado no Instituto Nacional de Estatística
(INE), de periodicidade anual dirigido a todos os estabelecimentos de ensino
superior.
SIADAP
A Lei n.º 66-B/2007 de 28 de Dezembro, institui o Sistema Integrado de
Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública.
11
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
SIAG
Sistema Integrado de Apoio à Gestão (programa informático de Gestão de
Pessoal a partir do ano de 2010).
SRH
Serviços de Recursos Humanos.
Upload de ficheiros
Transferência de dados de um computador local para um servidor.
12
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
4.
DOCUMENTAÇÃO / LEGISLAÇÃO
Abono de Família a Crianças e Jovens - Decreto-Lei nº. 176/2003, de 1
Agosto.
Ajudas de custos no estrangeiro - Decreto-Lei nº. 192/95, de 28 Julho.
Ajudas de custo em território nacional - Decreto-Lei nº. 106/98, de 24
Abril.
Alteração à Regulamentação do Código do Trabalho (Maternidade e
Paternidade) - Decreto-Lei nº. 77/2005, de 13 Abril.
Balanço Social na Administração Pública - Decreto-Lei nº. 190/96, de 9
Outubro.
Código do Procedimento Administrativo – Decreto-Lei n.º 442/91, de
15 de Novembro.
Código do Trabalho – Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro.
Decreto-Lei n.º 121/2008, de 11 de Julho - Extingue as carreiras e
categorias cujos trabalhadores integrados ou delas titulares transitam para
as carreiras gerais de técnico superior, assistente técnico e assistente
operacional.
Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que Exercem Funções Públicas –
Lei n.º58/2008, de 9 de Setembro.
Estatutos do Instituto Politécnico de Beja – Despacho Normativo
47/2008 de 2 de Setembro.
13
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
Limites à acumulação de funções - Despacho Conjunto nº. 41/ME/90,
de 26 de Fevereiro.
Novo Estatuto da Carreira Docente do Ensino Superior Politécnico –
Decreto-Lei n.º207/2009, de 31 de Agosto, alterado pela Lei nº
7/2010 de 13 de Maio.
Percentagens e respectivas horas lectivas do regime de tempo parcial Despacho 25/SEES/88-XI.
Regime de Férias, Faltas e Licenças - Decreto-Lei nº. 100/99, de 31
Março.
o
Alteração (I) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Lei nº.
117/99, de 11 Agosto.
o
Alteração (II) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Decreto-Lei
nº. 70-A/2000, de 5 Maio.
o
Alteração (III) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Decreto-Lei
nº. 157/2001, de 11 Maio.
o
Alteração (IV) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Decreto-Lei
nº. 181/2007, de 9 Maio (Alteração do regime de justificação das
faltas por doença e respectivos meios de prova aplicável ao
funcionários e agentes da Administração Pública.
Regime de Acção Social da Administração Pública – Decreto-Lei
n.º122/2007, de 27 de Abril.
Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas (RCTFP) – Lei
n.º59/2008, de 11 de Setembro.
14
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior - Lei nº. 62/2007,
de 10 de Setembro.
Regime Jurídico do título de Especialista – 206/2009, de 31 de Agosto.
Regimes de Vinculação, de Carreiras e Remunerações - Lei nº. 12-A/2008
de 27 de Fevereiro.
Sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na Administração
Pública - Lei nº. 66-B/2008, de 28 Dezembro.
Sistemas retributivos das carreiras dos docentes universitários e docentes
do Ensino Superior Politécnico – Decreto-Lei n.º 145/87, de 24 de
Março.
15
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
5.
CONTRATAÇÃO
DE
PESSOAL
DOCENTE
DE
CARREIRA
5.1 CONTRATAÇÃO DE DOCENTES DE CARREIRA
CONTRATAÇÃO DE DOCENTES DE CARREIRA
Departamento
Departamento
Serviços de
Recursos Humanos
Presidente IPB
Sector Financeiro
Conselho de Gestão
Conselho Técnico
Cientifico
Serviços Juridicos
Inicio
1
Proposta de
Abertura de
Concurso
2
Proposta de
Abertura de
Concurso
Análise da
Proposta
Proposta de Abertura
de Concurso
4
Informação
Proposta Não
Autorizada
6
N
3
5
Autorização
S
Proposta
Autorizada
Cálculo de
Encargos c/Futura
Contratação
Proposta
Autorizada
Cálculo de
Encargos c/Futura
Contratação
Cabimento
Proposta Autorizada
Cálculo de
Encargos c/Futura
Cabimento
Contratação
+
Proposta
10
Cabimento
+
Proposta
Informação
FIM
Cabimento
+
Proposta
7
8
9
N
Proposta Rejeitada
Proposta
Resultado Final
do Concurso
Homologação
Deliberação +
Parrecer/
Despacho
11
S
Cabimento
+
Propostac/
Despacho
Autorização
Parecer
13
12
Procedimento
Concursal
Proposta
Resultado Final
do Concurso
Proposta
Resultado Final
do Homologação
Concurso
14
Execução do
Contrato
Fim
1- Aquando da autorização da proposta de abertura de concurso para pessoal
docente, por parte do Presidente do IPBeja, deverá ser enviado o processo aos
Serviços de Recursos Humanos;
2- Os SRH por sua vez, deverão efectuar os cálculos dos encargos que a Instituição
terá com a(s) futura(s) contratação(ões) e envia-os para o Sector Financeiro, via
correio electrónico;
16
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
3- O Sector Financeiro emite o Cabimento Orçamental2, e enviam-no aos SRH, via
correio electrónico;
4- Os SRH anexam o Cabimento Orçamental à proposta de contratação, e
encaminham-na para o Conselho de Gestão;
5- O Conselho de Gestão, caso não autorize a despesa, devolverá a proposta de
contratação de pessoal docente ora rejeitada, ao Departamento remetente;
6- O Departamento deverá informar a Área Departamental do ocorrido;
7- Caso o Conselho de Gestão autorize a despesa associada à proposta de abertura
de concurso para contratação de pessoal docente, deverá anexar despacho com
a referida autorização e remeter o processo ao Conselho Técnico-Científico;
8- O Conselho Técnico-Científico emite parecer sobre a perspectiva curricular,
académica e profissional que se pretende contratar e entrega o processo nos
Serviços Jurídicos;
9- Os Serviços Jurídicos organizam e executam o procedimento concursal,
culminando o mesmo com uma proposta de resultado final do concurso em
causa a ser enviada ao Presidente do IPBeja;
10- Após o resultado final do concurso ser homologado pelo Presidente do Instituto
Politécnico de Beja, o processo de contratação é remetido aos SRH, para
execução do contrato.
2
Anexo II – Minuta: “Cabimento Orçamental”.
17
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
5.2 ELABORAÇÃO DO CONTRATO
ELABORAÇÃO DO CONTRATO
Procedimento:
Contratação de Pessoal
Docente de Carreira
Serviços de Recursos
Humanos
Docente a Contratar
Presidente IPB
Inicio
Após Proposta Resultado
Final do Concurso
Homologada
Contacto com o
Docente a Contratar
Cedência de elementos
necessários P/
elaboração Contrato
1
Contacto com o Docente
a Contratar
2
Cedência de elementos
necessários P/
elaboração Contrato
Elaboração do Contrato
Contactado P/
Assinatura do Contrato
Contrato Assinado pelo
Docente
3
4
Contrato Devidamente
Assinado
Publicação em DR
+
Publicação Despacho
Site SRH
5
Duplicado do Contrato
+
Cópia Publicação DR
Duplicado do Contrato
+
Cópia Publicação DR
6
Arquivo Documentos
Processo individual +
Processamento Salarial
7
Fim
18
Contrato Assinado
pelo Docente
Assinatura do
Presidente
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1- Após recepção da documentação resultante do concurso público referido
anteriormente, os SRH num primeiro contacto com o(s) interessado(s),
recolhem os elementos necessários para a elaboração do contrato, como seja, se
já tem vínculo com a Administração Pública, se faz descontos para a Caixa Geral
de Aposentações ou para a Segurança Social, entre outras informações, tendo
em vista o preenchimento da ficha biográfica3 (nota: sempre que se verificar
alteração da informação constante na referida ficha, dever-se-á preencher
minuta para o efeito4);
2- Depois de elaborado, o contrato encontra-se disponível para assinatura do
interessado, o qual é contactado, via correio electrónico, pelos SRH para o
efeito;
3- Após assinatura do interessado, o contrato é enviado ao Presidente do IPBeja
para assinatura;
4- Depois de assinado por ambas as partes, o contrato é devolvido aos SRH, para
publicação em Diário da República, bem como publicitação do despacho
respectivo, na página da Internet do Serviço;
5- Após publicação em DR, os SRH remetem ao docente duplicado do contrato e
cópia da referida publicação;
6- Os referidos documentos são arquivados pelos SRH, no processo individual do
docente contratado;
7- No que respeita ao processamento salarial, os SRH incluem o docente no
processamento de vencimentos do mês seguinte5 ao da assinatura do contrato.
3
Anexo III – Minuta: “Ficha Biográfica”.
4
Anexo IV – Minuta: “Boletim de Alteração de Dados”.
5
O GQUAP solicita que neste momento da contratação lhe seja enviado via electrónica, cópia do
ficheiro com código-docente gerado pelo software RH+ (para ser utilizado na avaliação dos
docentes).
19
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
6.
CONTRATAÇÃO DE DOCENTES CONVIDADOS
CONTRATAÇÃO/RENOVAÇÃO DE DOCENTE CONVIDADO
Directores de
Departamentos
Presidência
SRH
Sector Financeiro
CTC
GQUAP
Interessado
Inicio
1
Análise das
proposta de
Contratação /
Renovação
1
Proposta de
Contratação/
Renovação
1
Análise das
proposta de
Contratação /
Cálculo dos
Renovação
encargos
2
Processo de
Contratação /
Renovação
Registo do
Cabimento Prévio
3
Registo do
Cabimento Prévio
4
4
Informação sobre
Propostas de
Contratação/
Renovação + DSD
Deliberação de
Contratar /
Renovar
Propostas de
Contratação/
Renovação + DSD
5
Extracto Acta com:
Propostas de
Contratação/
Renovação + DSD
Deliberação de
Contratar /
Renovar + DSD
6
6
Autorização final
de: Contratar /
Renovar + DSD
Informação sobre
as autorizações de
Contratação/
Renovação + DSD
Informação sobre
as autorizações de
Contratação/
Renovação + DSD
7
7
7
Elaboração do
Contrato +
Recolha de
Assinaturas
Assinatura de
Contrato
8
Informação do
ponto de situação
dos processos
1-
6
6
Processos
autorizados de
contratação /
renovação
8
Informação do
ponto de situação
dos processos
Assinatura de
Contrato
8
Fim do
processo de
Contratação /
Renovação
De 6 a 7 de Junho – ANÁLISE DAS NECESSIDADES PELA PRESIDÊNCIA
A
Presidência,
após
análise
das
propostas
de
novas
contratações/renovações, enviadas pelos Directores de Departamento,
remete as mesmas para o SRH, solicitando o cálculo dos respectivos
encargos;
2-
De 8 a 13 de Junho – CÁLCULO E ENVIO DOS ENCARGOS DAS NOVAS
CONTRATAÇÕES / RENOVAÇÕES PARA O SECTOR FINANCEIRO
Após o cálculo dos respectivos encargos, o SRH envia ao Sector
Financeiro a documentação a fim de ser proceder ao registo do
cabimento prévio;
20
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
3-
De 14 a 16 de Junho – REGISTO DO CABIMENTO PRÉVIO
O Sector Financeiro envia para a Presidência os registos dos cabimentos
prévios para análise da informação neles constante;
4-
De 17 a 20 de Junho – DECISÃO DA PRESIDÊNCIA SOBRE AS NOVAS
CONTRATAÇÕES/RENOVAÇÕES
Após análise, a Presidência informa os SRH da sua decisão, remetendo
as propostas relativas às novas contratações/renovações, bem como
informação relativa à aprovação da DSD ao CTC;
5-
De 21 a 22 de Junho – DELIBERAÇÃO DO CTC SOBRE A DSD
Após
deliberação
do
CTC
sobre
a
DSD
e
sobre
as
novas
contratações/renovações, este remete os processos e a acta (extracto da
acta) ao Presidente do IPBeja;
6-
De 24 a 27 de Junho – VERIFICAÇÃO PELO PRESIDENTE DA DSD E DAS
NOVAS CONTRATAÇÕES/RENOVAÇÕES
O Presidente do IPBeja, após verificação da DSD aprovada em CTC,
procede à autorização final das contratações/renovações, informa os
Departamentos, bem como o GQUAP e remete o processo (propostas de
contratação/renovação devidamente autorizadas) para os SRH;
7-
De 28 a 15 de Setembro – ELABORAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO E
CONTACTO COM OS INTERESSADOS
Os SRH, se necessário, contactam os interessados e verificam o
cumprimento das formalidades legais, elaboram o contrato e promovem
as respectivas assinaturas pelas partes, sendo que o docente só poderá
iniciar funções após a assinatura do contrato;
8- Dia
16
de
Setembro
DEPARTAMENTO
E
–
INFORMAÇÃO
PRESIDÊNCIA,
DOS
PARA
OS
DIRECTORES
DOCENTES
QUE
DE
REUNEM
CONDIÇÕES PARA INICIAREM FUNÇÕES
Após a verificação de todas as formalidades legais, nomeadamente no
que diz respeito à autorização de acumulação de funções e assinatura de
contratos, os SRH remetem aos Directores de Departamento e à
Presidência informação sobre os docentes que assinaram o respectivo
contrato, bem como sobre a situação relativa à acumulação de funções,
se for o caso.
21
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
NOTA 1: Para cumprimento do disposto no Artigo 29º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de
Fevereiro, com a redacção dada pela Lei n.º 34/2010 de 2 de Setembro, o pedido
de autorização de acumulação de funções deverá ser efectuado pelo interessado
oportunamente, de forma a que no início das suas funções tal autorização esteja
concedida;
NOTA 2: No que respeita ao processamento salarial, os SRH incluem o futuro docente no
processamento de vencimentos do mês seguinte (no caso de acumulação de
funções o processo/contrato e respectivo processamento salarial, não avança
sem que haja lugar à recepção nos SRH da respectiva autorização de acumulação
de funções) ao da assinatura do contrato;
NOTA 3: O procedimento de “Elaboração de Contrato” é idêntico ao relatado no ponto
5.2. – Elaboração de Contrato.
22
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
7.
RECRUTAMENTO DE PESSOAL NÃO DOCENTE
RECRUTAMENTO DE PESSOAL NÃO DOCENTE
Coordenador
Serviço/Gabinete
Administrador do
IPBeja
Serviços de
Recursos Humanos
Presidente IPB
Sector Financeiro
Conselho de Gestão Serviços Juridicos
Inicio
1
Informação sobre a
necessidade de RH
Informação
2
Proposta de
Abertura de
Concurso
Análise da
Proposta
Proposta de Abertura
de Concurso
Proposta Não
Autorizada
N
N 3
4
Autorização
5
S
Proposta
Autorizada
Cálculo de
Encargos c/Futura
Contratação
Proposta
Autorizada
Cálculo de
Encargos c/Futura
Contratação
Cabimento
Proposta Autorizada
Cálculo de
Encargos c/Futura
Cabimento
Contratação
+
Proposta
Cabimento
+
Proposta
Informação
7
8
N
Proposta Rejeitada
Fim
Cabimento
+
Proposta
6
Proposta
Resultado Final
do Concurso
Homologação
11
Deliberação +
Parrecer/
Despacho
9
10
S
Procedimento
Concursal
Proposta
Resultado Final
do Concurso
Proposta
Resultado Final
do Concurso
Homologação
Execução do
Contrato
Fim
1- Os Coordenadores dos Serviços/Gabinetes enviam ao Administrador do IPBeja
informação sobre a necessidade de pessoal não docente, a qual deverá conter
obrigatoriamente justificação da mesma;
2- O Administrador do IPBeja, após análise da informação, deverá entregar a
proposta de abertura de concurso para contratação de pessoal não docente ao
Presidente do IPBeja;
3- O Presidente, após análise da proposta, caso não autorize a mesma, remete-a
para o Administrador do IPBeja, o qual a enviará ao Serviço/Gabinete
proponente;
23
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
4- Caso o Presidente do IPBeja autorize a proposta de abertura de concurso para
pessoal não docente, deverá enviar o processo aos Serviços de Recursos
Humanos;
5- Os SRH por sua vez, deverão efectuar os cálculos dos encargos que a Instituição
terá com a(s) futura(s) contratação(ões) e envia-os para o Sector Financeiro, via
correio electrónico;
6- O Sector Financeiro emite o Cabimento Orçamental (ver nota de rodapé n.º 3),
e enviam-no aos SRH, via correio electrónico;
7- Os SRH anexam o Cabimento Orçamental à proposta de contratação, e
encaminham-na para o Conselho de Gestão;
8- O Conselho de Gestão, caso não autorize a despesa, devolverá a proposta de
contratação de pessoal não docente ora rejeitada, à Administradora do IPBeja, a
qual por sua vez a remeterá ao Serviço/Gabinete proponente;
9- Caso o Conselho de Gestão autorize a despesa associada à proposta de abertura
de concurso para contratação de pessoal não docente, deverá anexar despacho
com a referida autorização e remeter o processo aos Serviços Jurídicos;
10- Os Serviços Jurídicos organizam e executam o procedimento concursal,
culminando o mesmo com uma proposta de resultado final do concurso em
causa, a ser enviada ao Presidente do IPBeja;
11- Após o resultado final do concurso ser homologado pelo Presidente do Instituto
Politécnico de Beja, o processo de contratação é remetido aos SRH, para
execução do contrato, com indicação da data de início do mesmo.
NOTA 1:
O procedimento de “Elaboração de Contrato” é idêntico ao relatado no
ponto 5.2. – Elaboração de Contrato.
24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
8.
CONTRATAÇÃO DE BOLSEIROS APÓS SERIAÇÃO
1. Após a realização do processo de contratação de bolseiros, todo o processo
concursal é remetido pelo GP aos Serviços de Recursos Humanos;
2. Nos 30 (trinta) dias de calendário seguintes à comunicação de atribuição de bolsa, a
concessão da bolsa será formalizada por um contrato de bolsa (Anexo nº. 5
“Modelo de Contrato de Bolsa de Investigação Científica”), sendo que do processo
de concessão das bolsas de investigação científica do IPBeja deverá constar:
a. Plano de Trabalhos enunciando os objectivos visados, assinado pelo
Orientador Científico;
b. Documento comprovativo da habilitação académica do bolseiro;
c. Curriculum Vitae subscrito pelo bolseiro;
3. O contrato referido em 2. será celebrado entre o IPBeja, na pessoa do seu
Presidente e o bolseiro;
4. Neste momento é enviado aos Serviços Financeiros do IPBeja, documento com os
encargos totais da futura contratação de bolseiro, a fim de ser corrigido o respectivo
cabimento realizado aquando do início do processo.
25
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
9.
PROCESSOS
RELATIVOS
A
PRÉMIOS
DE
DESEMPENHO E ALTERAÇÕES REMUNERATÓRIAS
PROCESSOS RELATIVOS A PRÉMIOS DE DESEMPENHO
E ALTERAÇÕES REMUNERATÓRIAS
Serviços de Recursos
Humanos
Presidente IPB
Conselho de Gestão
Sector Financeiro
Tesouraria
Inicio
1
Após Recepção do
Processo de Avaliação
Homologado
Registo das Avaliações
de cada Trabalhador em
Base de Dados
2
3
Elaboração de
informação sobre
Atribuição Prémios
Desempenho
Elaboração de
informação sobre
Atribuição Prémios
Desempenho
Despacho
Elaboração de
informação sobre
Atribuição Prémios
Desempenho
Despacho
4
Deliberação dos
Pagamentos
5
Deliberação dos
Pagamentos
Deliberação dos
Pagamentos
Efectuam o Processamento
Devido
Efectuam o
Processamento Devido
6
Cabimento + Processamento
devido dos Prémios e ou
Alteração Remuneratória
7
Envio de Ficheiro com
as respectivas
Transferências
Verificação
do Processos
Bancárias
Envio de Ficheiro com as
respectivas Transferências
Bancárias
Envio de Ficheiro com
as respectivas
Transferências
Verificação do
Bancárias
Processos
Pagamento
8
Arquivo
FIM
Arquivo
FIM
26
8
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
2.1. Após recepção do processo de avaliação homologado, o qual deverá acontecer
até 15 de Abril, os SRH efectuarão os registos das avaliações de todos os
trabalhadores abrangidos pelo SIADAP, numa base de dados interna, a qual
contém o histórico individual de cada trabalhador;
2.2. Com base na informação resultante do registo anterior e de acordo com o
Despacho previsto no n.º1 do art.º 7º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro,
os SRH elaborarão informação relativa às situações de atribuição de prémios
de desempenho e de alterações obrigatórias do posicionamento remuneratório
(incluindo os encargos respectivos);
2.3. Os SRH enviam o quadro resumo da informação para o Presidente do IPBeja, o
qual após despacho, remete para o Conselho de Gestão;
2.4. O Conselho de Gestão delibera os pagamentos em causa, enviando o processo
para os SRH;
2.5. Os SRH efectuam o processamento devido, no próprio mês se possível, ou no
seguinte, enviando em seguida o processo ao Sector Financeiro;
2.6. O Sector Financeiro efectua o cabimento definitivo e procedem ao
processamento devido quer dos prémios, quer da alteração remuneratória,
consoante o caso;
2.7. É de referir que os SRH enviam o ficheiro com as respectivas transferências
bancárias para o Sector Financeiro, que após verificação com o processo em
papel, é remetido à Tesouraria para posterior pagamento;
2.8. O processo contabilístico é arquivado no Sector Financeiro e as partes
processuais referentes aos SRH serão objecto de arquivo no referido sector.
27
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
10. RESCISÃO,
DEMISSÃO
E
APOSENTAÇÃO
DE
PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE
10.1. RESCISÃO DE CONTRATOS
RESCISÃO DE CONTRATOS
Trabalhador
Secretariado da
Unidade Orgânica
Presidente
IPB
Serviços Jurídicos
Serviços de
Recursos Humanos
Sector Financeiro
Inicio
1
Requerimento
Requerimento
Requerimento
3
Requerimento +
Despacho
2
Elaboração de
Acordo de Rescisão
Despacho
4
Cálculos relativos aos
Acertos
Cálculos relativos aos
Acertos
5
Elaboração de
Acordo de Rescisão
Acordo de Rescisão
7
Acordo de Rescisão
Assinatura do
Acordo de Rescisão
Calculo da
Recuperação
Monetária Ocorrida
8
6
Acordo de Rescisão
+ Processamento
de Acertos
Ajuste Cabimento
Anual de Despesa C/
Pessoal
9
Anulação das Inscrições
nas Entidades de
Protecção Social
Fim
Fim
No que se refere à rescisão de contrato o processo inicia-se com:
1.
Entrega, no Secretariado da Unidade Orgânica, de requerimento efectuado pelo
Trabalhador, dirigido ao Presidente do IPBeja;
2.
O Presidente do IPBeja emite Despacho e envia o documento para os Serviços
Jurídicos, a fim de se elaborar acordo de rescisão;
3.
Os Serviços Jurídicos solicitam aos SRH, via email, os cálculos relativos aos
acertos a efectuar com a rescisão, indicando a data de efeito da mesma;
4.
Os SRH envia pela mesma via, os valores aos Serviços Jurídicos;
28
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
5.
Após elaboração do acordo de rescisão, este é assinado pelo Presidente e é
remetido para os SRH a fim de ser contactado o Trabalhador para assinatura do
acordo;
6.
Após assinatura do acordo, os SRH no processamento de vencimentos seguinte,
efectua os acertos e/ou solicita, se for o caso, através de ofício, a reposição das
quantias recebidas indevidamente;
7.
Os SRH procedem ao envio da informação por email, ao Sector Financeiro,
indicando o cálculo da recuperação monetária ocorrida;
8.
O Sector Financeiro procede de maneira a ajustar o cabimento contabilístico
anual de despesas com pessoal;
9.
Os SRH procederão à anulação das inscrições nas Entidades de protecção social
respectivas.
29
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
10.2. APOSENTAÇÃO
APOSENTAÇÃO
Serviços de Recursos
Humanos
Caixa Geral de
Aposentações
Trabalhador
1,2,3
Inicio
Preenchimento Formulário
+
Documentos Pessoais
4
Reunião de toda a
Documentação Necessária
P/Processo
Reunião de toda a
Documentação
Necessária P/Processo
+Envio via Plataforma
para a CGA
5
Deferimento do
Processo
Deferimento do
Processo
Informação
Diferimento da Situação
de Aposentação
6
O Trabalhador Prestará
Serviço até ao ultimo dia
do mês da Notificação
7
Pagamento valor da
pensão até publicação
em DR
8
Fim
Arquivo
FIM
A pedido do interessado, ou na idade limite deste (70 anos), os SRH reúnem o processo de
aposentação e enviam-no para a Caixa Geral de Aposentações.
O Processo de Aposentação consiste:
1.
No preenchimento, pelos SRH, do formulário “Requerimento/Nota Biográfica”
(Modelo CGA 01), disponível no site da CGA;
2.
Entrega de cópia do Bilhete de Identidade e do Número de Identificação
Bancária (vulgo NIB) / Cartão do Cidadão;
3.
Bem como entrega de outros documentos passíveis de interesse para o processo
de aposentação;
30
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
4.
Os SRH reúnem a documentação enumerada e procedem ao seu envio para a
CGA através de plataforma específica para o efeito;
5.
Após a recepção da notificação da CGA a informar do diferimento da situação de
aposentação, os SRH informam o interessado;
6.
Este estará ao serviço até ao último dia do mês da recepção da notificação;
7.
É da responsabilidade do IPBeja o pagamento do valor da pensão até ao mês da
publicação da aposentação do trabalhador em Diário da República;
8.
O processo individual fica arquivado nos SRH.
31
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
11. INSTRUÇÃO
DE
PROCESSOS
RELATIVOS
À
ACUMULAÇÃO DE SERVIÇO
INSTRUÇÃO DE PROCESSOS RELATIVOS À
ACUMULAÇÃO DE SERVIÇOS
Trabalhador
Secretariado da
Presidência
Presidente IPB
Serviços de Recursos
Humanos
Inicio
1
Requerimento Dirigido
ao Presidente IPB
Requerimento Dirigido ao
Presidente IPB
Requerimento Dirigido ao
Presidente IPB
2
Despacho
Requerimento Dirigido ao
Presidente IPB
Despacho
3
Informação ao
Interessado
Informação ao
Interessado
Fim
1.
Arquivo
FIM
Entrega, no Secretariado da Presidência, de requerimento efectuado pelo
Trabalhador e dirigido ao Presidente do IPBeja;
2.
O Presidente do IPBeja emite Despacho;
3.
A documentação é então enviada aos SRH, para que dê conhecimento ao
interessado e posterior arquivo no processo individual do interessado.
12. ELABORAÇÃO E ANALISE DO BALANÇO SOCIAL DA
INSTITUIÇÃO
32
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1. São atribuições dos SRH, através de acesso à correspondente base de dados, a
elaboração do Balanço Social do IPBeja e proceder à análise da informação;
2. Os dados são recolhidos directamente da base de dados existente na aplicação
informática dos SRH (SIAG), bem como solicitados às diversas Unidades Orgânicas
no caso de os mesmos não se encontrarem registados no referido software, tendo
como objectivo o preenchimento dos quadros que compõem o Balanço Social;
3. Após a conclusão, os SRH enviarão, por email, um exemplar para a Presidência do
IPBeja,
para
a
SGMCTES
([email protected]),
para
a
DGAEP
([email protected]) e um último fica no Sector para arquivo interno.
13. PREPARAÇÃO DE ELEMENTOS NECESSÁRIOS À
CONTA DE GERÊNCIA
Os SRH devem disponibilizar em tempo útil, os elementos necessários à Prestação de
Contas Anual, sendo que os documentos da responsabilidade dos SRH, que compõem a
Conta de Gerência do Instituto Politécnico de Beja, são:
a) Fichas de Acumulação (fichas individuais de todas as pessoas que
desempenharam funções no IPBeja, em regime de acumulação de funções
no ano em causa);
b) Documento com todos os trabalhadores que iniciaram funções no IPBeja
durante o ano da prestação de contas em causa.
Após execução dos anteriores documentos, os mesmos são enviados ao Sector Financeiro,
a fim de instruir a prestação de contas.
33
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
14. ELABORAÇÃO DA PROPOSTA DE ORÇAMENTO
REFERENTE AO PESSOAL
1. Os SRH devem ter estimado, com base nos trabalhadores efectivos na data
designada anualmente, as despesas com pessoal, para efeitos de elaboração do
Projecto de Orçamento para o ano seguinte, para as duas realidades existentes, i.e.
Instituto Politécnico de Beja e Serviços de Acção Social do IPBeja;
2. Os cálculos anteriormente efectuados deverão ser enviados ao Sector Financeiro a
fim de instruir a proposta de Orçamento para o ano seguinte;
3. Quando a estrutura de Centros de Custos do IPBeja se encontrar definida, é
atribuição dos SRH o registo e distribuição das despesas de pessoal segundo essa
mesma organização/estrutura.
15. TRATAMENTO
INFORMAÇÃO
E
DE
DIFUSÃO
SISTEMÁTICA,
INTERESSE
PARA
TODO
DA
O
PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE
Através de acesso diário ao Diário da República e de consulta a outras publicações, deve
instruir-se e, consequentemente, difundir toda a informação de interesse para o pessoal,
nomeadamente através da disponibilização dessa informação na página dos SRH http://www2.ipbeja.pt/servicos/srh/
Os SRH devem manter actualizada a página de intranet do Serviço, de forma a se tornar
um elemento essencial de consulta para os trabalhadores docentes e não docentes afectos
ao IPBeja.
34
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
16. LEVANTAMENTO
E
ESTRUTURAÇÃO
DAS
FUNÇÕES, COM VISTA À DEFINIÇÃO DOS PERFIS
CORRESPONDENTES AOS POSTOS DE TRABALHO
DE CADA TRABALHADOR NÃO DOCENTE
DEFINIÇÃO DE PERFIS
GQUAP
+
Gabinetes/Serviços
Serviços de Recursos
Humanos
Gabinetes/Serviços
GQUAP
Inicio
a)
Levantamento das
Tarefas dos
Trabalhadores
b)
Compilação da
Informação
QUANDO EXISTAM ALTERAÇÕES DE FUNÇÕES
Inicio
c)
Alteração Inerente à
Execução de Funções
Desempenhadas pelo
Trabalhador
Informação de Alteração Inerente
à Execução de Funções
Desempenhadas pelo
Trabalhador
Alteração Inerente à
Execução de Funções
Desempenhadas pelo
Trabalhador
Actualização Manual de
Procedimentos e Tarefas
do IPB
a) Levantamento por parte do GQUAP, juntamente com os coordenadores dos
Gabinetes/Serviço, das funções e tarefas dos trabalhadores afectas aos
procedimentos internos descritos no presente manual, no âmbito do SIADAP;
35
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
b) Após recolha da anterior informação, envio aos SRH para compilação de toda a
informação;
c) Sempre que haja qualquer alteração inerente à execução das funções
desempenhadas por qualquer trabalhador, o coordenador do gabinete/serviço
deverá indicá-la através de correio electrónico ao GQUAP, a fim de actualizar o
manual de procedimentos e tarefas do IPBeja, bem como informar os SRH das
alterações ocorridas.
NOTA1: A actualização dos dados referidos no ponto anterior é da responsabilidade dos
respectivos Coordenadores/Directores dos Serviços/Departamentos aos quais os
trabalhadores em causa pertencem.
NOTA2: Prevê-se que o início destes trabalhos ocorram a partir de 2012/2013.
36
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
17. TRATAMENTO
DOS
ELABORAÇÃO
DADOS
DE
DESTINADOS
ESTATÍSTICAS
À
E
PREENCHIMENTO DE DIVERSOS MAPAS
É atribuição própria dos SRH o tratamento de dados e preenchimento de diversos mapas,
em tempo útil (exemplo: REBIDES; INTRANET IPBeja; INDEZ, bem como os demais
mapas solicitados por outras Entidades Externas).
18. ELABORAÇÃO
DE
MAPAS
DE
PREVISÃO
DE
ENCARGOS COM O PESSOAL DOCENTE E NÃO
DOCENTE
É atribuição própria dos SRH a elaboração e apresentação de mapas de previsão de
encargos com o pessoal, sempre que lhe seja solicitado.
19. ORGANIZAR
E
MANTER
ACTUALIZADO
O
CADASTRO DE PESSOAL
É atribuição própria dos Serviços de Recursos Humanos organizar e manter actualizado o
cadastro de pessoal6, nomeadamente os processos individuais de cada trabalhador.
6
A organização dos processos individuais de todos os trabalhadores encontra-se efectuada de
acordo com estrutura pré-definida pelos SRH.
37
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
20. CONTROLAR E MANTER ACTUALIZADA TODA A
INFORMAÇÃO
RELATIVA
À
FORMAÇÃO
AVANÇADA DO PESSOAL DOCENTE
20.1. FORMAÇÃO ADQUIRIDA:
FORMAÇÃO ADQUIRIDA
Trabalhador
Presidente do IPB
Serviços de Recursos
Humanos
Departamentos
inicio
1
Informação de Formação
Adquirida
+
Comprovativo
Informação de Formação
Adquirida
+
Comprovativo
2
Despacho
Informação de Formação
Adquirida + Comprovativo
+
Despacho
Informação de Formação
Adquirida + Comprovativo
+
Despacho
Os SRH devem manter actualizada informação sobre a formação avançada do pessoal
docente e não docente, de acordo com o seguinte procedimento:
1. O trabalhador informa o Presidente do IPBeja, após o término da formação
frequentada (licenciatura, pós-graduação/mestrado/doutoramento), através de
38
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
minuta para o efeito (ver nota de rodapé n.º 5) e como anexo apresenta documento
oficial comprovativo da formação adquirida;
2. O Presidente despacha aos SRH para estes procederem em conformidade, bem
como para os Departamentos;
3. Quando não seja possível a entrega de documento comprovativo da formação
adquirida, é despachado de igual modo para os SRH, bem como para o
Departamento envolvido, sendo que quaisquer consequências daí procedentes, só
procederão efeito após a entrega do referido documento nos SRH.
39
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
20.2. FORMAÇÃO FREQUENTADA:
1
É atribuição dos SRH a compilação da informação relativa à frequência de
toda a formação avançada frequentada por docentes, em articulação com os
Departamentos, conforme as seguintes indicações:
i. É atribuição dos departamentos a recolha e registo da
informação relativa à formação avançada frequentada pelos
docentes;
ii. O Departamento deverá manter esta informação actualizada,
sendo que para o efeito deverá solicitar comprovativo oficial
da frequência da formação em causa;
iii. Sempre que se verificar alteração da situação sobre a
formação frequentada, é obrigação do docente informar o
Departamento do ocorrido;
iv. O Departamento deverá enviar semestralmente (no final do
mês de Novembro e no final do mês de Maio) informação
actualizada aos SRH, em suporte informático (de preferência
ficheiro de dados em EXCEL).
40
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
21. TRATAMENTO E REGISTO DE DOCUMENTAÇÃO
RELATIVA À MARCAÇÃO, ALTERAÇÃO E GOZO DE
FÉRIAS DOS TRABALHADORES
21.1. MARCAÇÃO DE FÉRIAS
MARCAÇÃO DE FÉRIAS
Serviços de Recursos
Humanos
Departamentos
Responsáveis/Coordenadores
Serviço/Gabinete
Trabalhador
Presidente IPB
Inicio
1
Impressos P/Marcação
de Férias
Impressos P/Marcação
de Férias
Impressos P/Marcação
de Férias
Preenchimento
Impressos Marcação de
Férias
2
Preenchimento
Impressos Marcação
de Férias
Autorização P/Parte do
Responsável
Preenchimento
Impressos Marcação de
Férias
Autorização P/Parte do
Responsável
Preenchimento
Impressos Marcação
de Férias
Autorização P/Parte
do Responsável
4
3
Elaboração de Mapa
de Férias
Elaboração de Mapa
de Férias
Homologação
Homologação
5
Fim
Informação da
Autorização de Férias
Informação da
Autorização de Férias
41
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1.
Da iniciativa dos SRH, são enviados para os Departamentos, no caso dos
trabalhadores docentes, bem como para os Responsáveis/Coordenadores de
Serviço/Gabinete, no caso dos trabalhadores não docentes, os impressos
relativos à marcação de férias, no sentido de serem preenchidos por cada
trabalhador do IPBeja;
2.
Sendo devidamente autorizados pelo responsável respectivo e devolvidos, até
31 de Março, aos SRH;
3.
Para que possam efectuar o Mapa de Férias de todo o pessoal do IPBeja, até 20
de Abril;
4.
Após execução, os SRH enviam o Mapa de Férias para o Presidente homologar;
5.
Depois de homologado, será entregue nos SRH, os quais são responsáveis pela
difusão por Serviço/Departamento, das respectivas férias autorizadas.
NOTA 1: O Plano de férias, com a marcação do(s) período(s) de férias de cada um dos
trabalhadores, docentes e não docentes, deve ser elaborado até 30 de Abril, pelo
que devem ser efectuados os procedimentos necessários com a antecedência
devida, por parte dos SRH.
NOTA 2: Caso o regresso ao trabalho ocorra antes do período previsto, deverá o
trabalhador preencher o Anexo XIII – Minuta: “Apresentação ao Serviço”, bem
como o documento referente à remarcação dos dias não gozados, através do
Anexo V - Minuta:”Pedido de Alteração de Férias”.
42
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
21.2. ALTERAÇÃO DE FÉRIAS
ALTERAÇÃO DE FÉRIAS
Serviços de Recursos
Humanos
Trabalhador
Coordenador/Responsável/
Presidente IPB
Director
Inicio
1
Requerimento em
Impresso Próprio
2
3
Requerimento em
Impresso Próprio
Confirmação dos
Dias de Férias na
Própria Minuta
Requerimento em
Impresso Próprio
Confirmação dos
Dias de Férias na
Própria Minuta
Parecer sobre
Alteração Solicitada
Requerimento em
Impresso Próprio
Confirmação dos
Dias de Férias na
Própria Minuta
Parecer sobre
Alteração Solicitada
5
S
Pedido de Alteração
Diferido
4
Autorização
N
Informação ao
Trabalhador
Registo da Alteração
na Base de Dados
6
Fim
Informação ao
Trabalhador
Pedido de Alteração
Indeferido
Fim
1.
Se o trabalhador pretender alterar o(s) seu período(s) de férias, deve efectuar
um requerimento em impresso próprio7;
7
Anexo V – Minuta: “Pedido de Alteração de Férias”.
43
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
2.
E encaminhá-lo aos SRH para confirmação dos dias de férias a que o
trabalhador tem direito, devendo colocar essa mesma informação na minuta
indicada no ponto 1 e enviá-la para o coordenador/responsável/director,
conforme se trate de pessoal docente ou não docente;
3.
Após o coordenador/responsável/director dar o seu parecer sobre a alteração
solicitada, o processo segue para autorização junto do Presidente do IPBeja;
4.
Neste momento é devolvido o processo aos SRH;
5.
Caso a solicitação de alteração de férias tenha sido deferida, o trabalhador não
será informado oficialmente, pelo que compete aos SRH o registo da referida
alteração na base de dados respectiva, após despacho Superior;
6.
22.
No caso de haver indeferimento, os SRH informarão o interessado do ocorrido.
CONTROLO,
CARTÕES
PEDIDO
DE
E
ACTUALIZAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO
DOS
DO
TRABALHADOR
1. Sempre que haja a necessidade de actualização dos dados dos trabalhadores do
IPBeja, os SRH enviam ficheiro actualizado de acordo com as normas exigidas pelo
Banco Espírito Santo, SA (BES);
2. O BES, por sua vez, emitirá os cartões de identificação de cada trabalhador, de
acordo com a informação disponibilizada pelos SRH do IPBeja.
44
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
23.
INSTRUIR OS PROCESSOS RELATIVOS A FALTAS
E LICENÇAS
INSTRUIR OS PROCESSOS RELATIVOS
A FALTAS E LICENÇAS
Trabalhador
Unidade Orgânica/
Serviço/Gabinete
Serviços de Recursos
Humanos
Inicio
1
Preenchimento de
Documento Próprio
2
Preenchimento de
Documento Próprio
3
Justificação da Falta
a)
Preenchimento de
Documento Próprio
4
Justificação da Falta
Justificação da Falta
CASOS EXCEPÇÃO – TRABALHADOR ESTUDANTE
Controlo do limite de faltas por parte dos SRH.
b) CASOS EXCEPÇÃO – POR CONTA DO PERÍODO DE FÉRIAS
Somente se podem justificar dois dias de faltas por mês, controlo do limite de faltas por
parte dos SRH.
1.
O trabalhador comunica através de documento próprio8, que irá faltar, no mínimo
com cinco dias úteis de antecedência (salvo os prazos que decorrem da lei);
2.
E entrega na respectiva Unidade Orgânica (caso seja docente ou não docente
afecto à Unidade Orgânica), ou no Serviço/Gabinete (caso seja docente ou não
8
Anexo VI – Minuta: “Faltas, licenças e outras situações”.
45
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
docente afecto ao Serviço/Gabinete) para tomada de conhecimento ou para
emissão de despacho no caso das faltas prevista no alínea l) do art.º 188º, da Lei
n.º 59/2008, de 11 de Setembro (faltas por justificadas por conta do período de
férias);
3.
A Unidade Orgânica ou o Serviço/Gabinete aguarda a justificação da falta por
parte do trabalhador, mediante os termos e nos prazos previstos na lei;
4.
E remete a documentação aos SRH, que efectuarão os procedimentos adequados.
Nota, casos de excepção:
a) Trabalhador-Estudante9 (caso em que existe limite de faltas,
pelo que há a necessidade de efectuar um controlo a estas
situações, controlo este que se encontra delegado como
competência dos SRH);
b) Por conta do período de férias (somente se podem justificar
dois dias de faltas por mês, através desta possibilidade,
controlo efectuado pelos SRH).
NOTA 1: Nestes casos, o requerimento é entregue aos SRH, para emitir informação de
conformidade antes de remeter à respectiva unidade orgânica (retoma o ponto 2
acima descrito).
NOTA 2: Caso o regresso ao trabalho ocorra antes do final do período designado no
“Certificado de Incapacidade Temporária”, deverá o trabalhador preencher o
Anexo XIII – Minuta: “Apresentação ao Serviço”.
9
O trabalhador para aceder ao estatuto de Trabalhador Estudante necessita de preencher a minuta:
“Anexo XI – Pedido de Estatuto de Trabalhador Estudante”, todos os inícios de ano lectivos, a qual
será devidamente acompanhada de comprovativo de matrícula, declaração como obteve
aproveitamento e o respectivo horário escolar.
46
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
24.
ADSE
INSCRIÇÃO ADSE
Serviços de Recursos
Humanos
Trabalhador
ADSE
Presidente do IPB
INSCRIÇÃO DO PRÓPRIO TRABALHADOR
Inicio
1
2
Preenchimento de
Documento Próprio
Preenchimento de
Documento Próprio
Preenchimento de
Documento Próprio
Inscrição na ADSE
via on-line
Inscrição na ADSE
via on-line
Emissão do Cartão
3
Informação ao
interessado via email
Emissão do Cartão
Informação ao
interessado via email
4
Assinatura Doc.
Comprovativo
Entrega Cartão
Fim
INSCRIÇÃO DE DESCENDENTE OU CÔNJUGE
2
Inicio
1
Preenchimento de
Documento Próprio
Preenchimento de
Documento Próprio
Preenchimento de
Documento Próprio
Assinatura e selo
branco
3
Preenchimento de
Documento Próprio
Preenchimento de
Documento Próprio
Assinatura e selo
branco
Assinatura e selo
branco
Emissão do Cartão
4
Emissão do Cartão
Informação ao
interessado via email
Informação ao
interessado via email
5
Assinatura Doc. Comprovativo
Entrega Cartão
FIM
47
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
24.1. INSCRIÇÃO DO PRÓPRIO TRABALHADOR:
1.
Preenchimento de documento próprio de intenção de inscrição e entrega
nos SRH;
2.
Os SRH procedem de seguida à inscrição on-line do trabalhador na
ADSE;
3.
Após a chegada do cartão, os SRH informam o interessado via correio
electrónico do ocorrido e ficam a aguardar que este o venha recolher;
4.
O interessado dirige-se aos SRH para levantar o cartão, assinando para o
efeito, documento comprovativo do acto (boletim de envio do cartão).
24.2. INSCRIÇÃO DE DESCENDENTE, CÔNJUGE OU
NETOS:
1. Preenchimento de documento próprio de intenção de inscrição e entrega
nos SRH;
2. Os SRH encaminham o documento para o Presidente do IPBeja, o qual
assina e coloca o Selo Branco;
3. Posteriormente o processo é devolvido aos SRH, os quais procedem ao
envio via CTT para a ADSE;
4. Após a chegada do cartão, os SRH informam o interessado via correio
electrónico do ocorrido e ficam a aguardar que este o venha recolher;
5. O interessado dirige-se aos SRH para levantar o cartão, assinando para o
efeito, documento comprovativo do acto (boletim de envio do cartão).
25.
SEGURANÇA SOCIAL
1. No prazo de 24 horas após o inicio de funções do trabalhador, os SRH
terão de efectuar a sua inscrição via on-line na Segurança Social;
2. Na cessão de funções, após o último pagamento processado, os SRH
comunicarão à Segurança Social a cessão de funções do trabalhador em
causa na Instituição, via on-line.
48
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
26.
CAIXA
GERAL
DE
APOSENTAÇÕES
MANUTENÇÃO INSCRIÇÃO
1. Os SRH efectuam a reinscrição na CGA, via on-line.
49
–
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
27.
INSTRUÇÃO DE PROCESSOS RELATIVOS AOS
BENEFÍCIOS
SOCIAIS
DO
PESSOAL
FAMILIARES
INSTRUIR PROCESSOS RELATIVOS AOS BENEFICIOS
SOCIAIS DO PESSOAL E SEUS FALILIARES
Serviços de Recursos
Humanos
Trabalhador
Segurança Social
PRESTAÇÂO FAMILIAR – (REGIME CONVERGENTE)
Inicio
1
Preenchimento Impresso
Próprio
+
Documentação Necessária
2
Preenchimento Impresso
Próprio
+
Documentação Necessária
Efectuam Procedimentos P/
Processamento dos Abonos
PRESTAÇÂO FAMILIAR – (REGIME GERAL DA SEGURANÇA SOCIAL)
Inicio
1
Solicitação por parte do
trabalhador junto
Serviços Segurança
Social
Solicitação por parte do
trabalhador junto Serviços
Segurança Social
COMPARTICIPAÇÃO DE DESPESAS DE SAÚDE -(ADSE)
Inicio
1
Entrega dos documentos de
Despesas de Saúde por
parte do trabalhador
2
Entrega dos documentos
de Despesas de Saúde
por parte do trabalhador
Emissão de documento
comprovativo recepção
3
Emissão de documento
comprovativo recepção
Processamento dos
documentos entregues
até dia 20 de cada mês
4
Emissão de recibo das
respectivas
comparticipações
Emissão de recibo das
respectivas
comparticipações
50
E
SEUS
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
27.1.
1.
PRESTAÇÃO FAMILIAR (REGIME CONVERGENTE)
O trabalhador dirige-se aos SRH onde preenche o impresso próprio10 e
entrega a documentação solicitada que consiste em:
i.
IRS actualizado,
ii.
Comprovativo da matricula de maiores de 16 anos,
iii.
A partir dos 18 anos, documento comprovativo emitido pela
Segurança Social em que ateste a inexistência de rendimentos do
descendente em causa;
2.
Os SRH na posse dos documentos referidos anteriormente efectuam os
procedimentos adequados para processarem os abonos em causa.
27.2. PRESTAÇÃO
FAMILIAR
(REGIME
GERAL
DA
SEGURANÇA SOCIAL)
1. Solicitado pelo próprio trabalhador, directamente junto dos Serviços da
Segurança Social.
27.3. COMPARTICIPAÇÃO DE DESPESAS DE SAÚDE
(ADSE)
***Em conformidade com o Despacho do Secretário de Estado Adjunto e do
Orçamento de 6 de Janeiro de 2011 DR 2ª Série nº. 11, de 17/01/2011 –
Despacho nº. 1371/2011***
1. Entrega directa dos documentos relativos a despesas de saúde, nos SRH por
parte do trabalhador;
10
Anexo VII – Minuta: “Prestações Familiares”.
51
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
2. Neste momento os SRH emitem documento comprovativo da recepção dos
documentos enunciados no ponto 1, o qual é entregue ao trabalhador;
3. Todos os documentos recepcionados nos SRH até ao dia 23 serão lançados até
ao final desse mesmo mês, no sistema on-line existente para o efeito -ADSE
Directa – sendo a responsabilidade do processamento, da própria ADSE;
4. Após
processamento
os
SRH
emitem
o
recibo
das
respectivas
comparticipações pagas a cada trabalhador, o qual é enviado aos interessados
via correio interno.
Nota 1:
Uma vez que os documentos dos pedidos de reembolso
(comparticipações da ADSE) a partir de 1 de Janeiro de 2011, são
processados pela própria ADSE e para que o processo seja o mais célere
possível, os documentos entregues pelos trabalhadores nos SRH,
deverão:
a) Ser um documento de despesa (recibo ou facturarecibo;
b) No documento de despesa esteja sempre o número da
ADSE do beneficiário correcto;
c) Nos casos em que é exigida requisição médica, que
esta seja entregue juntamente com o documento de
despesa.
Nota 2:
A alteração/actualização dos dados do beneficiário constantes na
ADSE Directa, são da responsabilidade do próprio (nome, morada,
NIB, etc). Para consultar/alterar esses dados, bem como ter acesso à
demais informação, o trabalhador deverá aceder à ADSE Directa
(www.adse.pt ) e aceder à sua área reservada, introduzindo:
a) Utilizador: (NIF);
b) Senha:
(Password
utilizada
electrónicas do site das finanças);
c) Número de beneficiário da ADSE.
52
nas
Declarações
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
28.
EMISSÃO DE CERTIDÕES E DECLARAÇÕES
Quando solicitados, os Serviços de Recursos Humanos emitem certidão ou declaração, no
âmbito das suas competências, por solicitação do interessado.
1. O requerente envia o pedido aos SRH, de preferência por correio electrónico;
2. Os SRH efectuam a certidão ou declaração, que depois de assinada é remetida ao
requerente por correio interno.
53
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.
VENCIMENTOS,
OUTROS
ABONOS
E
RESPECTIVOS DESCONTOS
29.1. VENCIMENTOS
VENCIMENTOS
Serviços de
Recursos Humanos
Sector Financeiro
Trabalhador
Administrador IPB
Tesouraria
Ficheiro Homebanking
Ficheiro Homebanking
inicio
1
Tratamento das Faltas e
Ausências Verificadas no
Mês Anterior
2
Processamento Folhas
Vencimento
Ficheiro Homebanking
Processamento Folhas
Vencimento + Ficheiro
3
Recibos de
Vencimento
Recibos de
Vencimento
4
Autorização de
Pagamento
Ficheiro Homebanking
Upload Ficheiro
5
6
Processo de
Vencimentos
Registo do
Pagamento no
Epública
7
Tratamento de
Descontos
Arquivo
FIM
Tratamento de
Descontos
Fim
54
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1.
Tratamento processual nos SRH das faltas e ausências de trabalhadores
verificadas no mês anterior e respectiva inclusão no processamento de
vencimentos do mês seguinte;
2.
Os SRH processam as folhas de vencimento e enviam-nas para o Sector
Financeiro até ao 6º dia útil de cada mês, antes do pagamento, bem como o
ficheiro informático (para processamento no homebanking);
3.
No dia 15 de cada mês, os SRH enviam os recibos de vencimento aos
trabalhadores por correio electrónico;
4.
O Sector Financeiro após o registo da autorização de pagamento envia o ficheiro
à Sr.ª Administradora que com a colaboração da Tesouraria, efectua o upload do
ficheiro;
5.
O Sector Financeiro envia o processo à Tesouraria para que esta registe o
pagamento no Epública;
6.
A Tesouraria, após o registo do pagamento no Epública, envia todo o processo
para o Sector Financeiro para arquivo;
7.
Os descontos são enviados pelos SRH, para o Sector Financeiro, 5 dias antes do
final do mês, excepto os descontos relativos à Segurança Social, que pelo facto do
sistema on-line da Segurança Social estar disponível entre o dia 1 e o dia 10 do
mês seguinte ao que diz respeito, estes descontos são enviados ao sector
Financeiro, nesse mesmo período.
55
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.2. ABONOS REFERENTES AO PESSOAL DA HERDADE
DO OUTEIRO
ABONOS REFERENTES AO PESSOAL DA HERDADE DO OUTEIRO
Serviços de
Recursos Humanos
Sector Financeiro
Trabalhador
Administrador IPB
Tesouraria
Ficheiro Homebanking
Ficheiro Homebanking
inicio
1
Recepção da Informação
Necessária p/
Processamento dos Abonos
2
Processamento de Folhas
de Abono
Processamento de Folhas
de Abono
3
Recibos de
Vencimento
Recibos de
Vencimento
4
Ficheiro Homebanking
5
Autorização de
Pagamento
Ficheiro Homebanking
6
Upload Ficheiro
7
6
8
Registo do
Pagamento no
Epública
Processo de
Vencimentos
Tratamento de
Descontos
Tratamento de
Descontos
Arquivo
FIM
56
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1.
Recepção nos SRH, durante a primeira semana de cada mês de toda a
informação necessária para efectuar o processamento de abonos do corrente
mês;
2.
Os SRH processam as folhas de abono e enviam-nas para o Sector Financeiro até
ao dia 15 de cada mês;
3.
No dia 15 de cada mês, os SRH enviam os recibos de vencimento aos respectivos
trabalhadores por correio interno;
4.
Envio do ficheiro (para processamento no homebanking) para o Sector
Financeiro quatro dias úteis antes do dia 23 de cada mês;
5.
O Sector Financeiro após o registo da autorização envia o ficheiro à Sr.ª
Administradora que com a colaboração da Tesouraria, efectua o upload do
ficheiro;
6.
O Sector Financeiro envia o processo à Tesouraria para que esta registe o
pagamento no Epública;
7.
A Tesouraria, após o registo do pagamento no Epública, envia todo o processo
para o Sector Financeiro para arquivo;
8.
Tratamento e envio dos descontos para o Sector Financeiro até ao último dia útil
de cada mês (uma vez que o pagamento tem de ser efectuado até ao dia 15 do
mês seguinte).
57
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.3. POC’S E BOLSEIROS
VENCIMENTOS POC`S e BOLSEIROS
Serviços de
Recursos Humanos
Sector Financeiro
Trabalhador
Administrador IPB
Tesouraria
inicio
1
Processamento dos
Abonos
Processamento dos
Abonos
2
Recibos de
Vencimento
Recibos de
Vencimento
4
3
Ficheiro Homebanking
Autorização de
Pagamento
Ficheiro Homebanking
Ficheiro
Homebanking
5
Ficheiro Homebanking
Upload Ficheiro
Processamento
Vencimentos
FIM
6
Registo do
Pagamento no
Epública
Arquivo
FIM
1.
O processamento dos abonos é efectuado pelos SRH e enviado ao Sector
Financeiro até ao dia 15 de cada mês;
2.
No dia 15 de cada mês, os SRH enviam os recibos de vencimento aos
trabalhadores por correio interno;
3.
Envio do ficheiro (para processamento no homebanking) para o Sector
Financeiro quatro dias úteis antes do dia 23 de cada mês.
58
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
4.
O Sector Financeiro após o registo da autorização envia o ficheiro à Sr.ª
Administradora que com a colaboração da Tesouraria, efectua o upload do
ficheiro;
5.
O Sector Financeiro envia o processo à Tesouraria para que esta registe o
pagamento no Epública;
6.
A Tesouraria, após o registo do pagamento no Epública, envia todo o processo
para o Sector Financeiro para arquivo;
7.
Caso haja interrupção de actividade, os SRH terão de ser informados até dia 10
do mês a processar.
29.4. PAGAMENTOS ADICIONAIS
1.
A informação é remetida ao SRH até ao dia 5 do mês em que serão processadas;
2.
Para dar cumprimento ao estipulado no Art.º 19º da Lei nº. 55-A/2010, de 31 de
Dezembro, o processamento de situação de pagamentos adicionais, são incluídos
no processamento de vencimentos, sendo aplicadas as instruções no ponto 29.1
deste Manual.
59
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.5. PROCESSAMENTO DE HORAS EXTRAORDINÁRIAS
PROCESSAMENTO DE HORAS EXTRAORDINÁRIAS
Director Unidade
Orgânica/
Coordenador
Presidente do IPBeja
Conselho Gestão
Serviços Recursos
Humanos
Trabalhador
Sector Financeiro
Inicio
1e2
Documento a
Solicitar
Autorização p/
Execução Horas
Extraordinárias
Documento a
Solicitar
Autorização p/
3
Execução
Horas
Envio
de
Extraordinárias
Solicitação
Documento a
Solicitar
Autorização p/
Execução
Horas
Despacho
Não
Extraordinárias
Favorável
Documento a
Solicitar
Autorização p/
Execução Horas
Extraordinárias
N4
Despacho de
Autorização
S5
Documento a
Solicitar
Autorização p/
Execução
Horas
Despacho
Extraordinárias
Favorável
5
Documento a
Solicitar
Autorização p/
Execução
Horas
Despacho
Extraordinárias
Favorável
7
Verificação da
Minuta Após
Execução das Horas
Extraordinárias
6
Preenchimento de
Minuta Após
Execução das Horas
Extraordinárias
8
Verificação da
Minuta Após
Cálculos da
Execução
dasHoras
Extraordinárias
e
Horas
das Horas de
Extraordinárias
Compensação
Cálculos da Horas 8
Extraordinárias e
das Horas de
Despacho do
Compensação
Presidente
9 e 12
Cálculos da Horas
Extraordinárias e 9 e
das Horas de
12
Compensação
Despacho do
Presidente
Processamento
das Horas
incluidas nos
vencimentos
Cálculos da
Horas
Extraordinárias e
das
Horas dedo
Despacho
Compensação
Presidente
Processamento
das Horas
incluidas nos
vencimentos
FIM
10 e 11 - HORAS DE COMPENSAÇÂO: Relativamente às horas de compensação, os SRH efectuaram o respectivo controlo, tendo para o efeito
informação actualizada com as horas a que o trabalhador tem direito e o gozo dessas mesmas horas; será enviada pelos SRH, via email para o respectivo
trabalhador, com conhecimento ao seu Coordenador/Responsável, a informação actualizada relativa às horas de compensação.
60
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
1.
O Director da Unidade Orgânica ou Coordenador de Gabinete/Serviço perante a
conjectura de execução de trabalho extraordinário, envia ao Presidente do
IPBeja documento a solicitar autorização para que as horas extraordinárias
sejam executadas;
2.
Neste documento deverá constar fundamentação do trabalhado extraordinário a
executar, identificação dos trabalhadores em causa, número de horas previstas e
respectivo cronograma;
3.
O Presidente envia a referida solicitação ao Conselho de Gestão, o qual emite
despacho;
4.
Caso o despacho não seja favorável, será informado o Director/Coordenador
requerente;
5.
Caso o despacho seja favorável, será informado o Director/Coordenador
requerente, sendo o processo encaminhado para os SRH;
6.
Após execução das horas extraordinárias, deverá ser preenchida por cada
trabalhador, a respectiva minuta11, com indicação das horas efectuadas, por este,
no mês em causa;
7.
A minuta deverá ser verificada e assinada pelo Director/Coordenador, sendo
posteriormente remetida para os SRH;
8.
Neste momento são efectuados os cálculos referentes às horas apresentadas,
bem como os cálculos referentes às horas de compensação a que o trabalhador
tem direito para posterior apresentação ao Presidente do IPBeja;
9.
O Presidente do IPBeja despacha o documento para os SRH para processamento
e posterior envio para o Sector Financeiro;
10. Relativamente às horas de compensação, os SRH efectuarão o respectivo
controlo, tendo para o efeito informação actualizada com as horas a que o
trabalhador tem direito e o gozo dessas mesmas horas. Para tal, deverá cada
trabalhador informar os SRH (com a respectiva informação do Coordenador /
Responsável) através do formulário “Justificação de Faltas e Licenças”
disponível na página dos SRH;
11
Processamento de horas extraordinárias – Anexo VIII – Minuta: “Horas Extraordinárias
Efectuadas”.
61
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
11. Após o processamento, os SRH enviarão via email para o respectivo trabalhador,
com conhecimento ao seu Coordenador / Responsável, a informação actualizada
relativa às horas de compensação;
12. Para dar cumprimento ao estipulado no Art.º 19º da Lei nº. 55-A/2010, de 31 de
Dezembro, o processamento de situação de horas extraordinárias, são incluídas
no processamento de vencimentos, sendo aplicadas as instruções no ponto 29.1
deste Manual.
62
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.6. RECUPERAÇÃO DE VENCIMENTO
(TRABALHADORES DO REGIME CONVERGENTE)
RECUPERAÇÃO DE VENCIMENTO
(TRABALHADORES DO REGIME CONVERGENTE)
Trabalhador
Serviços de
Recursos Humanos
Presidente IPB
inicio
1
Preenchimento de
requerimento
Requerimento
preenchido
2
Informação sobre
Assiduidade
Trabalhador
Informaçãol
Requerimento s/
Autorização
Informação sobre
Assiduidade
Trabalhador
N
3
Autorização
4
FIM
Requerimento c/
Autorização
S
Alteração no
Processamento Vencimento
Seguinte
FIM
1.
12
O trabalhador entrega o requerimento12 devidamente preenchido nos SRH;
Anexo IX – Minuta: “Pedido de recuperação do vencimento de exercício perdido”.
63
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
2.
Os SRH dão informação relativa à assiduidade do trabalhador e remetem ao
Presidente do IPBeja, para autorização;
3.
Caso não seja autorizada a recuperação de vencimento requerida, o processo é
enviado aos SRH, que por sua vez informam o requerente do ocorrido;
4.
Caso a autorização seja concedida, o requerimento é devolvido aos SRH, para os
incluir tal situação, no processamento de vencimentos seguinte.
64
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.7. AJUDAS DE CUSTO13
AJUDAS DE CUSTO
Trabalhador
Director
Unidade Orgânica
ou Coordenador
Gabinete/Serviço
Serviços de
Recursos
Humanos
Presidência
IPB
Sector
Financeiro
Conselho de
Gestão
Administradora
IPB
+
Tesouraria
inicio
1
Boletim Ajudas de
Custo
2
Boletim Ajudas de
Custo
Parecer
3
Boletim Ajudas de
Custo
+
Cálculo
Parecer
4
Boletim Ajudas de
Custo + Parecer +
Cálculo
6
Informação ao
requerente
Boletim Ajudas de
Custo
+
Parecer
*Cálculo
Informação
ao
requerente
Autorização
5
N
9
8
FIM
Boletim Ajudas
de
Custo
+ Parecer
Processamento
Folhas
AC +
+ Cálculo
Boletim Ajudas de
Custo + Parecer +
Processamento
Cálculo
7
S
Ficheiro+
Recibos
Folhas AC +
Ficheiro+
Cabimento
Recibos
+
Autorização
10
Pagamento
11
Boletim Ajudas de
Custo + Parecer +
Processamento
Cálculo
Folhas AC +
Ficheiro+
Cabimento
Recibos
+
Autorização
10
Pagamento
10
Autorização
Pagamento
Boletim Ajudas de
Custo + Parecer +
Cálculo
Processamento
Folhas AC +
Ficheiro+
Cabimento
Recibos
+
Autorização
Registo
Pagamento
Autorização
Pagamento
Upload Ficheiro
12
13
Arquivo
FIM
Recibo +
Comprovativo
transferência
efectuada
Registo
Pagamento
Epublica
14
FIM
13
Ver “Nota de Rodapé n.º 20” referente a Deslocações ao Estrangeiro e Deslocações em carro
próprio.
65
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
No caso das deslocações e ajudas de custo, o processo inicia-se com14:
1.
Preenchimento de impresso próprio, i.e. Boletim Itinerário15, por parte do
trabalhador interessado;
2.
Entrega
na
respectiva
Unidade
Orgânica,
ou
ao
Coordenador
de
Gabinete/Serviço, a fim de ser validada a informação, pelo respectivo
responsável;
3.
A documentação é remetida aos SRH até ao terceiro dia útil do mês seguinte a
que respeita;
4.
Após cálculo dos valores envolvidos os SRH encaminham o processo para a
Presidência do IPBeja, para autorização;
5.
Caso a autorização seja recusada, o processo é devolvido aos SRH;
6.
Que por sua vez informarão o requerente do ocorrido;
7.
Caso seja autorizado, é devolvido aos SRH para instrução e processamento
(folha de ajudas de custo, ficheiro para pagamento e impressão de recibos);
8.
Seguidamente todo o processo é enviado ao Sector Financeiro para
cabimentação;
9.
O Sector Financeiro efectua o cabimento e a respectiva autorização de
pagamento e enviam a documentação para o Conselho de Gestão para
autorização;
14
Nos casos de Ajudas de Custo referentes a deslocações ao ESTRANGEIRO, efectuar antes do
procedimento “normal” de Ajudas de Custo: - pedido ao Presidente do IPBeja, com a antecedência
mínima de 15 dias consecutivos, autorização para deslocação ao estrangeiro. Nos casos de
Deslocações em Carro Próprio, efectuar antes do procedimento “normal” de Ajudas de Custo: pedido ao Director da Unidade Orgânica, com a antecedência mínima de 15 dias consecutivos, para
deslocação em carro próprio – Anexo X – Minuta: “Formulário para pagamento de despesas de
transporte”.
15
O boletim deve ser acompanhado dos documentos passíveis de serem reembolsáveis, bem como
da documentação que comprove a presença do trabalhador na acção em causa, por exemplo
programa de formação, de congresso. As Ajudas de Custo referentes a deslocações no âmbito de
formação, só serão pagas se ao Boletim Itinerário se juntar cópia do certificado de frequência.
Quando não seja possível a apresentação da cópia do referido certificado, este deverá ser enviado
para os SRH quando seja exequível.
66
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
10. Depois de autorizado o processo é devolvido ao Sector Financeiro para estes
registarem;
11. O Sector Financeiro após o registo da autorização envia o ficheiro à Sr.ª
Administradora que com a colaboração da Tesouraria, efectua o upload do
ficheiro;
12. O Sector Financeiro envia o processo à Tesouraria para que esta registe o
pagamento no Epública;
13. A Tesouraria, após o registo do pagamento no Epública, envia todo o processo
para o Sector Financeiro para arquivo;
14. E remete o respectivo recibo, bem como o comprovativo da transferência
bancária para o requerente.
67
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.8. AJUDAS DE CUSTO AFECTAS A PROJECTOS
AJUDAS DE CUSTO AFECTAS A PROJECTOS
Trabalhador
Director da
Unidade
Orgânica
Coordenador de Coordenador de
Serviço
Gabinete
Serviços de
Recursos
Humanos
Gabinete de
Projectos
Presidente do
IPBeja
Sector
Financeiro
Tesouraria
Inicio
1
Requerimento
Requerimento
Requerimento
2
Requerimento
Requerimento
Requerimentos
NÃO Afectos a
Projectos
Requerimentos
Afectos a
Projectos
Requerimentos
Afectos e NÃO
Afectos a
Projectos
BI Não
Autorizados
7
Requerimentos
Afectos a
Projectos
Elegibilidade
3
Requerimentos
Afectos a
Projectos
Elegibilidade
4
Requerimentos
Afectos e NÃO
Afectos a
Projectos
5
BI Não
Autorizados
n6
Autorização
FIM
BI
Autorizados
10
s8
9
11
BI Autorizados
Processamento
Pagamento
individualizado
Recibo
Arquivo
FIM
FIM
1.
12
O trabalhador entrega o Boletim Itinerário devidamente preenchido, associado a
projectos, ou não, nas Unidades Orgânicas ou Gabinetes/Serviços, que por sua
vez os remetem para os Serviços de Recursos Humanos;
2.
Os SRH efectuam os cálculos e criam dois grupos de Boletins Itinerários: um
grupo potencialmente associado a projectos e um grupo não potencialmente
associado a projectos;
3.
Posteriormente, o grupo potencialmente associado a projectos é remetido ao
Gabinete de Projectos, até dia 15 do mês seguinte a que respeitam os Boletins
Itinerários;
4.
O GP, num prazo máximo de 48 horas (entenda-se dois dias úteis), enquadra a
elegibilidade das despesas e devolve os Boletins Itinerários aos SRH;
68
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
5.
Os SRH remetem os dois grupos de Boletins Itinerários, ao Presidente do
Instituto Politécnico de Beja, para autorização, merecendo concordância;
6.
Caso a autorização seja recusada, os processos são devolvidos aos SRH;
7.
Que por sua vez informarão os requerentes do ocorrido;
8.
Caso sejam autorizados, os mesmos são devolvidos aos SRH para instrução e
processamento (folha de ajudas de custo, ficheiro para pagamento e impressão
de recibos)16;
9.
Seguidamente os processos são enviados ao Sector Financeiro para serem
processados, através do orçamento de Receitas Próprias;
10. O Sector Financeiro após o registo da autorização envia os processos para a
Tesouraria (o pagamento em Tesouraria também é efectuado a partir de contas
bancárias associadas a Receitas Próprias);
11. A Tesouraria efectua o pagamento (até final do mês em que os BI’s são
processados) individual a cada trabalhador e envia o comprovativo da
transferência bancária para o requerente, no caso de BI’s associados a projectos;
nos restantes casos efectua o pagamento através de ficheiro17;
12. Após o registo do pagamento no Epública, a Tesouraria, envia todos os processos
para o Sector Financeiro para arquivo18.
16
Estima-se que a partir de dia 20 do mês seguinte a que respeitarem os BI’s, os SRH possuam
deliberação, de forma a processar e remeter os processos ao Sector Financeiro. A remessa para o
Sector Financeiro deverá acontecer até dia 24 do mês em que ocorre o processamento. Ao fazer a
remessa ao Sector Financeiro, os SRH criam dois tipos de folhas: uma folha associada a projectos,
cujo pagamento não será efectuado pela Tesouraria através de ficheiro e folha não associada a
projectos, que será paga pela Tesouraria através de ficheiro.
17
As datas de elegibilidade são objecto de acompanhamento pontual por parte do Gabinete de
Projectos que, nominalmente, comunica aos SRH, ao Sector Financeiro e ao Serviço de Tesouraria,
tais situações, após articulação formal com os docentes envolvidos. Em regra, um docente apresenta
um BI por mês, para deslocações em território nacional. Caso ocorram deslocações ao estrangeiro
podem ser apresentados dois BI’s, um associado a deslocações em território nacional e outro
associado a deslocações ao estrangeiro.
18
No final dos projectos (recebido o comprovativo de aprovação de Pedido de Pagamento de Saldo)
o Gabinete de Projectos emite informação que permita a reposição de verbas, no sentido de facilitar
a transferência de dinheiro das constas específicas de projectos para as contas associadas a Receitas
Próprias.
69
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.9. ADIANTAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO
ADIANTAMENTO AJUDAS DE CUSTO
Trabalhador
Director
Unidade Orgânica ou
Coordenador
Gabinete/Serviço
Serviços de
Recursos
Humanos
Conselho de
Gestão
Tesouraria
inicio
2
1
Boletim Ajudas de
Custo
Boletim Ajudas de
Custo
Parecer
Boletim Ajudas de Custo
+
Parecer
Boletim Ajudas de Custo
+
Parecer
Informação sobre
valor a adiantar
Informação sobre
valor a adiantar
N
3
Autorização
4
Boletim Ajudas de Custo +
Parecer +
Informação SRH
Informação ao
Requerente
Informação ao
Requerente
5
S
6
FIM
Boletim Ajudas de Custo +
Parecer +
Informação SRH
Boletim Ajudas de Custo
+
Parecer +
Comprovativo
Informação
SRH
Transferência
Bancária
7
Arquivo
Provisório
FIM
70
Boletim Ajudas de
Custo +
Parecer +
Informação SRH
Procedimentos P/
Execução Transferência
Bancária
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
No caso de o trabalhador pretender solicitar adiantamento de ajudas de custo:
1.
Preenchimento de impresso próprio (minuta disponível no sitio dos SRH)19, com
parecer do responsável da Unidade Orgânica/Gabinete/Serviço e encaminha-lo
aos SRH;
2.
Os SRH informam sobre o valor a adiantar e enviam o processo ao Conselho de
Gestão para respectiva autorização;
3.
No caso de não autorizado, o pedido de adiantamento de ajudas de custo retorna
aos SRH;
4.
Seguidamente os SRH comunicam a informação ao requerente;
5.
Caso seja autorizado, o processo segue para a Tesouraria que executará os
procedimentos adequados, culminando na execução de transferência bancária
ao interessado;
6.
Após efectuada a referida transferência, o processo (ao qual se junta
comprovativo da transferência bancária) é remetido aos SRH;
7.
Este será mantido em “arquivo provisório”, aguardando o preenchimento, pelo
trabalhador, do boletim itinerário, bem como de toda a documentação inerente,
para futuro processamento de ajudas de custo.
19
Anexo XII – Minuta: “Pedido de Adiantamento de Ajudas de Custo”.
71
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.10. OBRIGAÇÕES
DO
INSTITUTO
PERANTE
A
ADMINISTRAÇÃO FISCAL E A SEGURANÇA SOCIAL
1.
Até ao dia 10 de Fevereiro, os SRH enviam para o Sector Financeiro o ficheiro de
IRS extraído da aplicação RH+ para preenchimento do Modelo 10 do IRS;
2.
Preenchimento por parte do Sector Financeiro dos restantes casos a incluir no
Modelo 10 do IRS e envio para a Administração Fiscal.
NOTA: Uma vez que existem situações que terão que ser incluídas no modelo 10,cujo
controlo está neste momento a cargo das Escolas, estas deverão informar o
Sector Financeiro de tais situações, a fim de serem incluídas no referido modelo.
72
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
29.11. REPOSIÇÃO DE VENCIMENTOS
REPOSIÇÃO DE VENCIMENTOS
Serviço Recursos
Humanos
Trabalhador
Sector Financeiro
Informação Sobre
Motivo e Total da
Verba a Repor
Informação Sobre
Motivo e Total da
Verba a Repor
Tesouraria
Segurança Social/CGA
Inicio
1
Recolha de Dados
P/Reposição
Vencimento
2
3
Reposição da Verba
4
Informação Através
de email da
Reposição
Informação Através
de email da
Reposição
5
Introdução da
Informação na Base
de Dados
6
Encontro de Contas
Referente a Reposição
ADSE e IRS
7
Solicitação de
Crédito
Solicitação de
Crédito
8
Informação Sobre
Aceitação de
Crédito
Informação Sobre
Aceitação de
Crédito
Informação Sobre
Aceitação de Crédito
FIM
No que se refere à reposição de vencimentos o processo inicia-se com:
1. Recolha de dados necessários, por parte dos SRH, para a reposição de vencimento
de determinado trabalhador;
73
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH
2.
Após a recolha dos dados, os SRH informam oficialmente o trabalhador do
motivo e das verbas a repor, dando conhecimento da situação ao Sector
Financeiro;
3.
O trabalhador repõe as verbas indevidamente recebidas, directamente na
Tesouraria do IPBeja;
4.
A Tesouraria informa através de correio electrónico, os SRH e o Sector
Financeiro, do recebimento da reposição por parte do trabalhador;
5.
Depois de recebida a informação referente à reposição de vencimentos, os SRH
actualizam o sistema informático SIAG;
6.
O Sector Financeiro efectua o encontro de contas do montante a repor referente
a descontos (ADSE e IRS retidos);
7.
Os SRH solicitam à Segurança Social/CGA o respectivo crédito a constar da
conta corrente da Instituição;
8.
Aquando da aceitação do referido crédito por parte da Segurança Social/CGA, os
SRH informam o Sector Financeiro do ocorrido.
74