Conceitos
Gerencia de Projetos
“a arte da realização”
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1
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2
Gerência de Projetos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Características dos projetos;
• Competência e profissionalização da gestão de
projetos;
• Áreas do conhecimento do PMI;
• Ciclo de vida em projetos;
• Ambiente e organização dos projetos;
• Processos dos projetos;
• Fases dos processos;
• Planejamento do projeto e suas ferramentas;
• Execução e controle de projetos.
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3
PMI – Project Management Institute
• 1999 - primeira organização no mundo a ter seu
programa de certificação reconhecido com a ISO
9001.
• PMI no Brasil
– RS, PR, SP, RJ, MG, DF, etc
• PMBOK® é o Evangelho
do gerenciamento de projetos:
– relação completa das regras
– caminhos a serem seguidos pelos GPs
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4
Projeto
• “Projeto é um processo único, consistente com
um conjunto ordenado e controlado de
atividades com data de início e término,
conduzidos para atingir um objetivo com
requisitos especificados, incluindo restrições de
tempo, custo e recursos.”
• “PROJETO é um empreendimento TEMPORÁRIO,
conduzido para criar um produto ou serviço
ÚNICO.”
• Project Management Institute (PMI)
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5
Características dos Projetos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• Propósito único
• Temporário
– Início e término bem definidos
– Termina quando os objetivos são alcançados (ou quando
não podem mais...)
– Não é sinônimo de curta duração
– Equipe (como equipe) raramente sobrevive ao projeto
• Utiliza recursos (envolve todos os níveis da organização)
• Elaboração progressiva
• Possui um patrocinador ou cliente
• Envolve incertezas
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6
Equilíbrio ideal na Gestão de Projetos
DESEMPENHO DESEJADO
QUALIDADE
P
CUSTOS
LIMITE DO ORÇAMENTO
TEMPO
DATA DETERMINADA
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7
Trabalho nas organizações
São executados por pessoas
Os recursos são limitados
Pressões internas e externas
Trabalho
operacional
(contínuos e
repetitivos)
Projetos
(temporários e
únicos
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8
PES - Projetos
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9
PES - Projetos
• Projetos são utilizados como meio de atingir o
Plano Estratégico
• Projetos são originados por:
– Demandas de mercado
– Necessidade organizacional
– Solicitação de cliente
– Avanço tecnológico
– Exigência legal
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10
O que é Gerenciar* Projetos?
• • Identificar necessidades
• • Estabelecer objetivos claros e alcançáveis
• • Balancear conflitos:
– Qualidade, Prazo, Escopo e Custo
• • Adaptar especificações, planos e abordagens às
diferentes expectativas e preocupações
• * Gerencia = conjunto de ações identificadas em uma
determinada área com fins determinados atendendo um
conjunto maior
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11
Áreas da Gerência de Projetos
Áreas
Núcleo
dos Projetos
Qualidade
RH
Custo
Comunicação
Tempo
Escopo
Áreas
Facilitadoras
Risco
Gerência
da
Integração
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Aquisições
12
Habilidades e Conhecimento
Gerenciar um
projeto
Relacionamento
Inter-pessoais
Conhecimento
técnico Prod/Serv
Guia
PMBOK
Organização e
Controle
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Conhecimento
do ambiente
13
Programas
•
•
•
•
•
•
•
– É um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada,
visando benefícios que, isoladamente não se obteriam.
– incluem elementos de operações continuadas
– gerente de programa - responsável tanto pelo
desenvolvimento das versões de um produto individual
(projetos) quanto por sua coordenação, ao longo do tempo, das
diversas versões do produto (serviços continuados)
•
•
•
•
•
•
Ex: PAC - Pacote de Aceleração do Crescimento
• Estímulo ao Desenvolvimento
• Desoneração de produtos
• Incentivo ao Setor de Infra-Estrutura
• Desenvolvimento Tecnológico
• Pacote ou Programa???
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14
Sub-projetos
Os projetos são muitas vezes divididos em componentes
mais gerenciáveis ou subprojetos.
– freqüentemente são contratados de outra empresa ou
unidade funcional dentro da mesma organização.
RODOANEL
MARIO COVAS
GSP
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15
HIERARQUIA
PROGRAMA
PROJETO 1
SUBPROJETO 1.1.
SUBPROJETO 1.2
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PROJETO 2
SUBPROJETO 2.1
16
Stakeholders
• • São indivíduos e/ou organizações
diretamente envolvidos no projeto.
• Ou aqueles cujos interesses podem
ser afetados, de forma positiva ou
negativa, no decorrer do projeto ou
após sua conclusão.
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17
Stakeholders
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• Gerente do projeto
– indivíduo responsável pela gerência do projeto.
• Cliente
– indivíduo ou organização que fará uso do produto do
projeto, podem existir múltiplas camadas de clientes.
• Organização executora
– empresa cujos funcionários estão mais diretamente
envolvidos na execução do projeto.
• Patrocinador (Sponsor)
– indivíduo ou grupo, dentro da organização executora, que
provê os recursos financeiros, em dinheiro ou espécie, para
o projeto. ( Exs. :Governo Federal, BNDES, Cx. Econ.Federal)
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18
Processos
controle
ações
planejamento
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19
Grupos de processos de um projeto
Iniciação
Controle
Planejamento
Execução
Finalização
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20
Ciclo de vida dos processos nos
projetos
Nível de atividades
Execução
Planejamento
Encerramento
Inicio
Controle
tempo
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21
Áreas da Gerência de Projetos
Somente como
lembrança...
Qualidade
Áreas
Núcleo
dos Projetos
RH
Custo
Comunicação
Tempo
Escopo
Áreas
Facilitadoras
Risco
Gerência
da
Integração
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Aquisições
22
Gerências facilitadoras
• Gerência de RH
– Planejamento organizacional
– Recrutamento, seleção e alocação de pessoal
– Treinamento e desenvolvimento de equipes
• Gerência de comunicação
– Informação à todos os setores envolvidos
– Andamento do projeto para os stakeholders
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23
Gerências facilitadoras
• Gerência de Aquisições
– Planejamento de aquisições
– Seleção de fornecedores
– Administração de contratos
• Gerência de risco
– Avalia os pontos fracos do processo
• Boicote branco, rejeição, problemas com fornecedores,
perda de RH, mudanças institucionais etc
– Estudo e estrutura alternativas para os riscos (Plano B)
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24
Áreas da Gerência de Projetos
Somente como
lembrança...
Qualidade
Áreas
Núcleo
dos Projetos
RH
Custo
Comunicação
Tempo
Escopo
Áreas
Facilitadoras
Risco
Gerência
da
Integração
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Aquisições
25
Escopo
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26
Núcleos do projeto
• ESCOPO – “um dos mais importantes e difíceis aspectos da
gerência de um projeto”
• O escopo refere-se a todo o trabalho envolvido
na criação dos produtos e o processo utilizado
na sua criação.
• A Gerência do Escopo envolve as atividades de
definição e controle do que deve estar ou não
incluído em um projeto.
“ o que vai ser realmente feito”
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27
Processos da gerência do
Escopo
• Planejamento do escopo: declaração de
escopo e plano de gerência do escopo
• Detalhamento do escopo: wbs (Planejamento)
• Verificação do escopo: aceite formal do escopo
do projeto ou da fase (Controle)
• Controle de Mudanças do escopo: controle de
mudanças do escopo (Controle)
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28
Declaração do escopo
• Documento utilizado para desenvolver um
entendimento comum do escopo entre as
partes envolvidas
• Contém:
– Justificativa do projeto
– Metas do projeto (qualitativas e quantitativas)
– Lista de critérios quantificáveis que permitam
identificar se o projeto alcançou sucesso.
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29
Declaração do escopo
• Também...
• Descreve como o escopo do projeto será
gerenciado e como as mudanças serão
integradas ao projeto
• Estabilidade esperada do escopo
• Como as mudanças serão identificadas,
classificadas, avaliadas e aprovadas
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30
Declaração do escopo
• E ainda...
• • Quebrar (divide) o trabalho a ser realizado no projeto em
tarefas gerenciáveis
• Objetivos:
– Melhorar a precisão das estimativas de custo, tempo e
recursos.
– Definir um baseline para medir e controlar o desempenho.
– Facilitar a atribuição de responsabilidades.
• Decomposição hierárquica
– Estrutura Analítica do Projeto (EAP) / Work BreakDown
Structure (WBS) – software.
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31
Gerenciamento de escopo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• Mudanças no escopo => Análise de Impacto
• Submeter à avaliação do cliente (“Comitê para
aprovação”)
• Caso a mudança seja aprovada, o planejamento do
projeto deve ser alterado
• Best Practices:
– Observar uma pequena mudança do escopo no início do
projeto.
– Enviar ao cliente o formulário “Pedido de Alteração em
Baseline”, oferecendo incluí-la sem custo adicional.
– Vantagens:
• Estimular o mecanismo de controle de mudanças
• Alertar ao cliente que as mudanças serão analisadas (comunicação)
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32
Tempo
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33
Gerência do Tempo
• Objetivos
• Assegurar que o projeto será executado no
tempo previsto.
• Tempo previsto – estimativa razoável do
esforço necessário para atingir os objetivos.
– Experiências anteriores
– Métodos científicos
• Acurácia difícil de ser avaliada – “o trabalho
ocupa todo o tempo disponível”.
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34
Processo de gerência do tempo
• “ o tempo passa independente do que
aconteça no projeto”
•
•
•
•
•
Definição de atividades (Planejamento)
Seqüência de atividades (Planejamento)
Estimativa de duração (Planejamento)
Elaboração do cronograma (Planejamento)
Controle do cronograma (Controle)
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35
Ferramentas de planejamento de
ações e tempo
• Diagrama de rede
2
1
5
3
4
6
7
8
Setas: indicam atividades
Bolas: objetivos específicos,
Mini-metas(2,3,4,5,7 e6)
1= objetivo pretendido
8= objetivo alcançado
Sucesso> 1=8
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36
Ferramentas de planejamento de
ações e tempo
• Diagrama de rede
2
5
E1
A1
C1
A2
1
B1
3
6
C2
A3
F1
4
D1
7
G1
8
Setas: indicam atividades ou
sub-projetos, ações deliberadas .
Objetivando resultados, que por
sua vez desencardiam outras
ações até finalizar o projeto.
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37
Ferramentas de planejamento de
ações e tempo
• Calculo da folga livre e tempo total
2
5
E1
A1
C1
A2
1
B1
Definir para cada tarefa o
tempo necessário para sua
conclusão. A sua somatória
permite encontrar o tempo
total do projeto.
3
6
C2
A3
G1
8
F1
4
D1
7
15 semanas
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38
Ferramentas de planejamento de
ações e tempo
•
Definir os “nós” e os caminhos críticos
2
5
E1
A1
C1
A2
1
B1
3
6
C2
A3
G1
8
F1
4
D1
7
15 semanas
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39
Processos de riscos
• Nós
– Determinadas atividades que demandam novas
atividades e ofertem outras
– Momento de decisão
• Caminhos críticos
– Processos complicados – muita interface política,
envolvimento decisivo do stakeholders ( das
partes envolvidas e/ou interessadas nos
resultados do projeto)
– Razões de negócio (negociação interna e externa)
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40
Cuidados
• Nós e caminhos críticos exigem muita atenção
do gerente do projeto (no planejamento) e
grande habilidade de negociação (no
controle). Costumam drenar muito tempo e
recursos para a sua solução. Dessa forma
pensar antes é diminuir as condições de erros.
• “O brasileiro, em geral, gasta mais tempo e
recursos corrigindo projetos (erros) do que
executando.”
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41
Ajustando o cronograma ao calendário
• Cuidados...
– Feriados;
– Final de semana prolongados;
– Feriados locais e internacionais ( cidade ou país de
origem dos fornecedores);
– Festas regionais ( Carnaval no NE, Feiras de
exposições locais e/ou regionais, Festa do Círio de
Nazaré, Micaretas, Lavagem das escadarias do Sr.
do Bom Fim, procissão dos navegantes etc)
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42
Ajustando os recursos ao cronograma
• Considerar as expectativas e restrições do
cliente – resultados/recursos/tempo;
• Otimização de recursos evitando a ociosidade
– RH ( aumentar ou diminuir a equipe)
– Equipamentos
– Espaço
– Fornecedores
– Informações
– Motivação e comprometimento
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43
Qualidade
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44
Gerência da Qualidade
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45
Processos de gerência da qualidade
• Planejamento da Qualidade
(Planejamento)
• Garantia da Qualidade
(Execução)
• Controle da Qualidade
(Controle)
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46
Qualidade
• Consultar o Stakeholders e /ou as partes
envolvidas sobre o conceito de “qualidade
exigida”
• Geralmente envolvem:
• Uso de recursos
• Custos
• Benefícios
• Tempo
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47
Qualidade
• Q = f ( FG + RA+ DQep)
GE
• FG - ferramentas de gestão
• RA - recursos alocados
• DQep - definição do conceito de qualidade
esperada e pretendida
• GE – grau de envolvimento
• (diretamente proporcional)
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48
Ferramentas de Gestão
• Ferramentas de gestão:
– Análise do problema (várias metodologias)
– Planejamento/escopo (Pert Chart Expert –PCE /
Work Breakdown Structure – WBS)
– TI
– Acompanhamento e Controles (MS Project, PCE e
WBS)
– Informações
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49
Custos
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50
Gerência de Custos
• A Gerência de Custos envolve os processos
necessários para que o projeto seja
finalizado de acordo com o orçamento
aprovado.
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51
Processos de Gerência de custos
• Planejamento de recursos
(Planejamento)
• Estimativas de custo (Planejamento)
• Elaboração do orçamento (Planejamento)
• Controle dos custos (Controle)
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52
Planejamento dos recursos
• Determinar os recursos (gastos), características
e quantidades necessárias para a realização das
atividades do projeto.
– Equipe (homens-hora necessários para
realizar o projeto)
– Material
– Equipamento
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53
Conceitos
• Custos Diretos: São custos atribuídos
diretamente a um determinado projeto.
– Equipe, material, equipamentos, mobiliário,
viagens,
estadias, consultoria, treinamento
• Custos Indiretos: São custos relacionados a
infra-estrutura administrativa. Os gerentes de
projeto exercem pouco controle sobre eles.
– Espaço, telefone, fax,eletricidade, papel, xerox,
etc...
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54
Conceitos
• Orçamento ao Término (OAT)
• – É o orçamento do projeto
• Custo Orçado do Trabalho Agendado (COTA)
• – É o custo aprovado do projeto
• Custo Orçado do Trabalho Realizado (COTR)
• – É o percentual do orçamento igual ao
percentual do trabalho realmente concluído
• Custo Real do Trabalho Realizado (CRTR)
• – É o total dos custos diretos e indiretos já gastos
no projeto
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55
Análise do Valor do Trabalho Realizado
Custo
CUSTO
CONTRATADO
CUSTO ALVO - COTA
RESERVA
GERENCIAL
ORÇAMENTO
AO TÉRMINO
OAT
CUSTO REAL - CRTR
TRABALHO REALIZADO - COTR
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tempo
56
Gerenciamento do custo
• Custo orçado do trabalho realizado ( COTR)
• Para tarefas planejadas e não iniciadas ele é igual a
zero.
• Para tarefas completadas ele é igual ao custo planejado.
• Para tarefas em andamento ele é igual ao percentual do
valor planejado referente ao trabalho já realizado.
• Exemplo:
– Uma determinada tarefa tem o custo de R$ 1.600,00. Até o
momento foram completados 60% da tarefa. Assim, já se tem
R$ 960,00 de custo já realizado.
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57
Gerenciamento do custo
Variâncias
• Variação de Custo (VC)
– Permite comparar o custo real das atividades
completadas ou em andamento com os seus respectivos
valores de planejamento
VC = COTR – CRTR
VC < 0 a atividade ultrapassou o orçamento
• Variação do Prazo (VP)
– Representa, em dinheiro, o atraso ou avanço no
andamento do projeto
VP = COTR – COTA
VP < 0 o projeto estará atrasado em termos de prazo
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58
Gerenciamento do custo
Índices de performance
• • Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
•
IDP= COTR
•
COTA
IDP > 1 Indica que o projeto está adiantado
IDP < 1 Indica que o projeto está atrasado
• • Índice de Desempenho de Custo (IDC)
• IDC= COTR
•
CRTR
IDC >1 Indica que o projeto está custando abaixo do
orçamento
IDC < 1 Indica que o projeto está gastando mais que o foi
previsto
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59
Áreas da Gerência de Projetos
Ufa, vamos
relembrar ...
Qualidade
Áreas
Núcleo
dos Projetos
RH
Custo
Comunicação
Tempo
Escopo
Áreas
Facilitadoras
Risco
Gerência
da
Integração
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Aquisições
60
Riscos
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61
Gerência de risco
• Risco é o potencial de realização de
conseqüências negativas e não desejadas de
um evento
• Possibilidade de sofrer perda, que descreve
um impacto que pode ser:
– Redução da qualidade do produto final;
– Aumento de custos;
– Atraso na entrega; e
– Falha do projeto.(do escopo)
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62
Processo da gerência de riscos
controlar
monitorar
identificar
COMUNICAÇÃO
planejar
analisar
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63
Comunicação e Risco
• Grau de Risco
• GR = f (qualidade da comunicação)
TI
• (inversamente proporcional)
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64
Lista de risco - processo
No.
Descrição do risco
1
Falha de qualidade dos produtos/serviços contratados
2
Desistência de fornecedores
3
Burocracia do agente financiador
4
Afastamento de um dos gerentes por problemas de saúde
5
Elevação do stress da equipe provocando falhas nos processos
6
Diretoria responsável atrasa nas tomadas de decisões
7
Mudança do prazo – nova exigência do stakeholders ( mercado)
8
Treinamento insuficiente ocasionando falhas nos processos
9
Boicote branco
10
Perda de colaborador importante durante o processo (p/concorrente)
11
Tecnologia insuficiente para a qualidade da comunicação
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65
Ocorrência – Conseqüência
• Para cada risco definido deve-se encontrar a
probabilidade (Grau) da ocorrência e as suas
conseqüências
plano de contingências
Risco
Grau de ocorrência
Grau de
conseqüência
1. Desistência de
fornecedor
Média
Baixa
2. Boicote branco
Baixa
Alta
3. TI
Média
Muito alta
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66
Plano de contigências
• Define ações assumindo que os esforços não
foram suficientes e/ou não surtiram efeito
para eliminar ( diminuir) o risco e que ele
tornou-se realidade.
• Plano B ( dependendo do grau de ocorrência
e conseqüências adota-se medidas de
proteção e/ou teste de ocorrência )
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67
Comunicação
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68
Gerência de Comunicações
• A falha de comunicação é com freqüência a
maior ameaça ao sucesso de projetos;
• Gerentes e equipes de projeto devem se
preocupar em melhorar as suas habilidades
de comunicação.
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69
Tipos de comunicação
• Geral: pessoa a pessoa, intra-equipe e organizacional interna.
– Dois gerentes discutindo uma interface crítica
• Gerência: comunicação interna ao projeto, entre os
diferentes níveis hierárquicos da equipe.
– Colaborador reportando riscos ao gerente
• Grupo: Comunicação no interior de pequenos grupos do projeto.
– O grupo de colaboradores reúne-se semanalmente para discutir
aspectos da tecnologia
• Externa: comunicação formal e informal entre o projeto e
seus fornecedores, clientes, usuários e gerência sênior.
– Gerente do projeto reporta as estratégias para mitigar riscos ao
gerente usuário.
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70
Ferramentas de comunicação
• Internet e extranet
– E-mail, Out looK – MS, Skipe, MSN...
• Documentos
– CI, Memorando, Ofício, Comunicado, Despacho
etc
• Instrumentos
– PC, Video-câmera, telefone, fax ...
– Telegrama, quadro de avisos, caixa de sugestões, correio elegante, sinais
de fumaça, tambor, linguagem das mãos, piscar de olhos, gestos etc
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71
Matriz para disseminação das
informações
Documento
Responsável
pela
elaboração
Meio de
distribuição
Destinatários
Data
Periodicidade
1. Boletim Geral de Gerente de
Andamento do
controle
Projeto
Boletim
eletrônico
Site
Todos os
envolvidos no
projeto
Sempre no 1º.
dia útil de cada
mês
2. Planilha de
Acompanhamento
dos custos
Documento
interno
Somente aos
Gerentes do
Projeto
Sempre no
10º. dia útil de
cada mês
Gerente de
custos
3.
4.
5.
6.
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72
Comunicação – Relatório de
Desempenho
• Coleta e disseminação de relatórios de desempenho com o
objetivo de manter os envolvidos no projeto informados de
como os recursos estão sendo utilizados afim de alcançar os
objetivos do projeto.
• Descreve:
- Situação do projeto em termos de escopo, custo,
cronograma;
- qualidade e riscos;
- atividades concluídas;
- previsão do futuro do projeto com base na situação atual
e tendências identificadas.
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73
Encerramento
• É o processo que envolve a geração, coleta
e disseminação das informações necessárias
para formalizar a aceitação pelo cliente e/ou
patrocinador do resultado de uma fase ou do
projeto como um todo.
• Relatório final
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74
Documentação final do projeto
1. Descrição do Projeto
2. Proposta do Projeto
3. Contrato original e revisado, documentos de
aceitação pelo cliente
4. Plano do Projeto (original e revisões)
5. Relatório Final do Projeto
6. Produtos Entregues
7. Relatórios de Auditoria
8. Relatórios de Lições Aprendidas – avaliação
qualitativa
9. Relatórios de Desempenho, Atas de Reunião e
10. Requisições de Mudança.
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75
Detalhamento
• Proposta de Projeto ( Project Charter)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Titulo
Diretrizes
Resultados Esperados
Definições Básicas (Escopo, Prazo, Recurso)
Estratégia
Indicadores de Qualidade
Plano de Comunicação
Aprovação
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76
Detalhamento
• Termo de Abertura
• Documento que formalmente reconhece a existência de
um projeto e fornece orientações sobre os seus objetivos e
sobre o seu gerenciamento.
• Deve conter:
1. Título do projeto e a data da autorização
2. Nome do gerente de projeto, quem o nomeou, e
informações para contato
3. Resumo do escopo do projeto (produto, serviço,
objetivos)
4. Estratégia para a condução do projeto
5. Assinaturas
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77
Detalhamento
• Plano de Projeto
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
MS Project, WBS e/ou PERT
Estratégia para a condução do projeto
Cronograma (Gantt)
Recursos necessários e perfil
Custos envolvidos (orçamento e fluxo de caixa)
Matriz de papéis e responsabilidades
Comentários e informações adicionais
Assinaturas
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78
Detalhamento
• Documento de alteração de atividades - BASELINE
1. Identificação do projeto, gerente e data
2. Identificação da pessoa responsável pela solicitação
3. Descrição da solicitação
4. Justificativa para a mudança
5. Impactos no projeto, cronograma e custo
6. Data limite para aprovação
7. Parecer (aprovado/rejeitado), data
8. Assinatura do responsável pela aprovação
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79
Detalhamento
• RELATÓRIO FINAL DO PROJETO
1. Folha de Rosto
2. Sumário
3. Objetivos e Descrição do Projeto
4. Resultado Final e principais razões para o
sucesso ou falha
5. Avaliação das Ferramentas e Técnicas utilizadas
6. Gráfico de Gantt Final
7. Anexos contendo todos os produtos entregues
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Gran finale
MS Project
http://office.microsoft.com/pt-br/project/HA101656381046.aspx
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E tem mais...
Cursos pela internet para uso do MS Projetc
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Como também...
Work Breakdown Structure – (WBS)
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WBS Chart Pro
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PERT Chart EXPERT
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Downloads livres
PERT Chart Expert / WBS
http://www.criticaltools.com/download.htm
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Exercício
• Desenvolver um Plano de Projeto segundo o
PMI composto pelos seguintes documentos:
• Termo de Abertura
• Plano de Projeto
• Plano de Gerência de Escopo
• Plano de Qualidade (Parâmetros)
• Lista de Risco
• Plano de Comunicação
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