SISTEMA DE INFORMATIZAÇÃO PARA CONTROLE DE ESTOQUE EM HOSPITAIS
Bruno Henrique Godoi Lourenço1,Rodrigo de Oliveira1,Cláudio Costa1, Aline Helena
Araújo Machado2
1
Universidade do Vale do Paraíba/FEAU, Avenida Shishima Hifumi 2911 São José dos Campos – SP
[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]
Resumo- Devido à complexidade da organização das Instituições Hospitalares, é extremamente necessário
um alto controle dos diversos setores presentes. A distribuição de acessórios, fármacos, utensílios entre
outros deve ser feito de forma eficiente para não haver nenhum desperdício, perdas ou erros que possam
afetar de forma direta os recursos financeiros, onde muitas vezes é altamente restrito. Esse trabalho teve
como objetivo criar um protótipo de um software para o controle do estoque de acessórios do setor de
Engenharia Clínica do Hospital Municipal de São José dos Campos – SP. O protótipo utilizado com a
linguagem de programação PHP, tem campos simples de serem usados como login, consulta de estoque,
pedido de material, saída de material, entre outros.
Palavras-chave: Controle, Estoque, Software, Hospital
Área do Conhecimento: III
Introdução
Hospitais em geral são grandes organizações
complexas, devido ao seu grande número de
setores, profissionais, equipamentos, acessórios e
movimentações de pessoas (CUNHA,2003). No
panorama atual, principalmente em Hospitais
Municipais como o de São José dos Campos –
SP, a realidade é que os recursos destinados são
altamente restritos e devem ser aproveitada da
maneira mais eficiente e controlada possível.
Instituições Hospitalares devem além de
tudo, garantir a máxima satisfação de qualidade
dos serviços prestados aos pacientes. Essa
garantia começa desde um bom atendimento por
parte dos profissionais lá encontrados até uma
credibilidade quanto aos equipamentos lá
disponíveis e agilidade na preparação de tais
equipamentos. Nesse caso envolve uma alta
quantidade de acessórios essenciais para casos
simples e casos mais graves, mas que a
disponibilidade e agilidade de obtenção dos
mesmos é muito importante (ÉVORA, 2004).
A preocupação quantitativa desses
materiais é sempre constante, pois cada falta pode
comprometer procedimentos posteriores e perda
de recursos. Por isso é necessário um controle de
estoque dos acessórios, sejam eles: fluxômetros,
válvulas,
manguitos,
sensores,
máscaras,
eletrodos, lâminas, frascos para aspiração entre
muitos outros. Esse controle deve ser feito tanto
na chegada dos materiais, como eu sua retirada,
mas principalmente a quantidade, quem retira,
para qual setor e a data da retirada.
Na Instituição em questão, o atual controle de
estoque dos acessórios é de responsabilidade do
setor de Engenharia Clínica. Atualmente esse
controle é feito de forma manual. Os materiais que
são pedidos para compra e chegam ao hospital,
são colocados em um local apropriado, mas em
momento algum constam quantas unidades ou
caixas do material estão presentes neste local.
Quando um determinado setor pede um
determinado material, é feita uma busca visual e
caso conste o material, ele é encaminhado para o
setor. Essa saída do material é controlada apenas
por papéis, onde se colocam o nome de quem
pediu, para qual setor e a data retirada. Esses
papéis são colocados em pastas e guardados em
um armário.
Tem-se como principal objetivo a verificação e
informatização do sistema de administração dos
acessórios do Hospital Municipal de São José dos
Campos – SP e a criação de um protótipo de um
Software para o controle de estoque dos
acessórios do setor de Engenharia Clínica
facilitando assim a organização na entrada e
retirada.
Metodologia
Após obter as informações pertinentes para o
desenvolvimento de nosso protótipo com a
responsável pelo setor, como todos os acessórios
que são pedidos, em qual período de tempo eles
são pedidos, foi possível organizar um esquema
de como seria o software.
O programa utilizado para desenvolver o
software é chamado de XAMPP, que é um
software livre, ou seja, é um programa de
computador que pode ser usado, copiado,
estudado e redistribuído sem nenhuma restrição.
Sua principal função é ser usado como ferramenta
de
desenvolvimento,
para
permitir
a
XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e
IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba
1
programadores testar trabalhos sem necessidade
de acesso à internet. Além de ele ser compatível
com a Linguagem Computacional a ser utilizada:
PHP (Hypertext Preprocessor). Seu propósito
principal é de implementar soluções web velozes,
simples e eficientes.
•
Especificações dos campos do programa:
-HOME: Para entrar no programa é necessário
colocar o Login e depois a senha do usuário.
- FUNCIONÁRIO: Registra o funcionário em
Incluir através de um Número, Nome, Login,
Senha e se o acesso será Normal ou
Administrador. Em Alterar pode-se alterar as
informações anteriores, além de selecionar se ele
está Ativo ou Inativo.
-MATERIAL: Na opção Incluir, é possível
cadastrar um material, definindo o Nome do
material, Quantidade em Estoque, Quantidade
Mínima, Unidade (Un-Unidade ou Cx-Caixa). Na
opção Alterar é possível alterar o Nome do
material, a Quantidade Mínima, A Unidade e
também selecionar se ele está Ativo ou Inativo.
-BAIXA DE ESTOQUE: Nesse campo é
possível executar a baixa do material,
selecionando o material específico, a quantidade a
ser retirada e para qual setor o material está
sendo entregue. Ele grava automaticamente a
data e horário.
-CONSULTA DE BAIXAS: Escolhe-se o
funcionário para consultar suas baixas e a ordem
(Por Material, por Setor ou por Data).
- NOVO PEDIDO: Se após uma baixa, a
quantidade em estoque do material estiver igual
ou abaixo da quantidade mínima necessária, uma
informação aparecerá nesse campo, onde
seleciona-se a quantidade que será pedida deste
material.
- CONSULTA DE PEDIDOS: Após fazer o
pedido no campo NOVO PEDIDO, este pedido
terá um código, a data e a hora. Em Itens verificase o Nome e a Quantidade que foi pedida, e o
Status (Pedido ou Recebido). Em Receber,
coloca-se a quantidade exata que foi recebida
(caso seja diferente da que foi pedida).
- SAIR: Ao clicar nesse campo, o atual
funcionário que estava utilizando o programa deixa
o programa e é necessário colocar um novo Login
e Senha.
OBS: É importante citar que existem dois tipos
de funcionários: Normal e Administrador. O
Normal tem acesso a todos os campos exceto o
campo FUNCIONÁRIO.
A seguir são mostrados os fluxogramas do
programa:
XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e
IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba
2
Erros que são fáceis de serem cometidos
de forma manual são facilmente evitados com o
programa.
Controlando a saída do material por setor
e funcionários com suas respectivas senhas,
havendo algum dano, perda, quebra ou uso
indevido de algum material por parte de algum
colaborador, pode-se indicar responsabilidades de
modo seguro.
Conclusão
Utilizando o programa de maneira certa e
contínua, com certeza possíveis erros humanos
que eram feitos ao usar os papéis para as
entradas e baixas serão minimizada, minimizando
conseqüentemente erros de constatação no
estoque, tempo de procura e a perda de recursos.
Deste modo se obtém um atendimento mais
rápido, eficaz e qualificado.
Referências
Agradecimentos: Às Engenheiras Ana Paula e
Cristiane e aos outros funcionários do setor de
Engenharia Clínica do Hospital Municipal de São
José dos Campos pelas informações necessárias.
Ao aluno de Mestrado Cláudio Costa pela
ajuda no desenvolvimento do protótipo do
software.
Discussão e Resultados
Este projeto foi apresentado ao Hospital
Municipal de São José dos Campos – SP e
mesmo sendo simples e um protótipo, ou seja,
ainda não é possível executá-lo como um
programa, apenas como um software livre, ele
funciona de modo fácil, tanto de visualização como
de manuseio, sendo o suficiente nesse momento
para uma organização, armazenamento de dados
e controle de saída e entrada dos acessórios do
setor de Engenharia Clínica.
Informatizando o sistema de estoque do
Hospital Municipal, ganha-se tempo na procura,
digitando o nome do acessório no programa
verifica-se se há disponibilidade, quantos ainda
restam e se há a necessidade de fazer um novo
pedido.
Controlando a saída destes materiais por
setor e data, ainda pode-se ao final de certo
período verificar uma média de uso dos
acessórios, para que futuramente tenha-se um
controle maior de pedidos, evitando assim gastos
desnecessários com pedidos além da demanda
exigida ou pedidos que não sejam suficientes para
a demanda.
-CUNHA F. L. S. A aplicação da aliança logística:
estudo de caso em hospitais da Universidade
Federal do Ceará. Rev. Cent. Ciênc. Admin.,
Fortaleza, v. 9, n. 2, p. 132-151, dez. 2003.
-ÉVORA Y. D. M. O desenvolvimento da
informática em Enfermagem: Um panorama
histórico. Núcleo de Estudo e Pesquisa sobre
Informática
em
Enfermagem
Escola
de
Enfermagem de Ribeirão Preto da Universidade
de São Paulo – Brasil. 2004.
XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e
IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba
3
XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e
IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba
4