PROGRAMA PARA
INVENTÁRIO 2005
UFF
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LEGISLAÇÃO APLICADA
► Lei nº 4.320 de 17/03/64
► Decreto 99.658 de 30/10/90
► Instrução Normativa SEDAP 205/88
► Portaria 1.162 de 10/12/1985
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BENS PATRIMONIAIS
São todos aqueles destinados à manutenção das atividades da
Instituição
Podendo ser:
► MÓVEIS
► IMÓVEIS
► INTANGÍVEIS
► SEMOVENTES
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BENS PATRIMONIAIS MÓVEIS
 São todos os bens que por sua própria
natureza, características de duração e valor,
devam ser controlados fisicamente e
incorporados ao patrimônio da Instituição.
 Os bens patrimoniais móveis estão divididos
em: Permanente e Consumo
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BENS PERMANENTES
Características:
► Não ser caracterizado como Bem de Consumo;
► Não ser peça de reposição;
► Ter seu prazo de duração superior a 02 (dois)
anos; (Art. 15 § 2º da Lei nº 4320/64).
São assim considerados: Móveis e Utensílios,
Equipamentos, Livros, Máquinas, Mapas, Veículos
etc.
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DAS RESPONSABILIDADES PELA
OPERACIONALIZAÇÃO
► DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL
► DO DETENTOR DE CARGA PATRIMONIAL
► DO USUÁRIO
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DA RESPONSABILIDADE
DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL
Compete à Gerência de Controle Patrimonial

Coordenar e supervisionar o registro para controle do patrimônio
móvel e imóvel da UFF;

Respeitar as regras da contabilidade pública de forma a possibilitar a
administração dos bens permanentes durante toda sua vida útil;

Orientar os procedimentos quanto ao registro, controle e zelo pelo bem
público, observando-se a legislação pertinente;

Orientar o procedimento quanto ao recolhimento e baixa dos bens
inservíveis;

Coordenar e supervisionar os serviços de recebimento, conferência,
guarda e distribuição de bens permanentes reutilizáveis no âmbito da
UFF;

Distribuir os equipamentos adquiridos e recebidos pela UFF;

Efetuar auditorias patrimoniais dos bens móveis de caráter permanente;

Emitir relatórios apontando para a alienação de bens;

Instituir e coordenar rotinas de manutenção e recuperação de bens
móveis.
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DA RESPONSABILIDADE
DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL
Compete ao Serviço de Tombamento de Bens Móveis








Efetuar a identificação patrimonial, através de plaquetas metálicas,
nos bens móveis de caráter permanente;
Extrair, conferir e encaminhar relatórios aos órgãos pertinentes,
comunicando toda e qualquer alteração no sistema patrimonial para
o correspondente registro contábil;
Extrair, encaminhar e controlar os Termos de Responsabilidade
dos bens móveis das unidades da UFF;
Extrair e encaminhar Termos de Responsabilidades às unidades
gestoras, sempre que necessário;
Encaminhar os inventários de bens móveis das unidades da UFF;
Registrar as transferências de bens nas lotações quando ocorrer
mudança física dos mesmos;
Instruir processos de baixa dos bens móveis;
Providenciar a doação e/ ou propor a alienação dos bens baixados
por inservibilidade, bem como acompanhar a retirada desses bens;
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DA RESPONSABILIDADE DO DETENTOR DE
CARGA PATRIMONIAL
Compete ao detentor da carga patrimonial
 Assumir
a responsabilidade pelos bens que estão
destinados à seu uso ou do setor que está sob sua chefia
ou direção.
 Comunicar
à
Gerência
de
Patrimônio
qualquer
movimentação dos bens sob a sua responsabilidade.

Comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer
irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus
cuidados. (item 10.1 - I.N. SEDAP nº 205/88).

Nos impedimentos legais temporários (férias, licenças,
afastamentos, etc.), informar o nome do seu substituto para
que a ele seja atribuída à responsabilidade provisória pela
guarda do bem.
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IMPORTANTE (item 10.7 - I.N. SEDAP nº 205/88)
“10.7- Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou
emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua
guarda a outrem, salvo em caso de força maior, quando:
a) Impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de
responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros
essa incumbência; ou
b) Não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser
designado servidor do órgão, ou instituída Comissão Especial pelo
dirigente do Departamento de Administração de Unidade equivalente,
nos casos de carga mais vultuosa, para conferência e passagem do
material.
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IMPORTANTE (item 10.7 - I.N. SEDAP nº 205/88)
10.7.1- Caberá ao órgão cujo servidor estiver
deixando o cargo, função ou emprego, tomar as
providências preliminares para a passagem de
responsabilidade, indicando, inclusive, o nome
do seu substituto ao setor de controle de material
permanente.
10.7.2- A passagem de responsabilidade deverá ser
feita, obrigatoriamente, à vista da verificação
física de cada material permanente e lavratura de
novo
Termo
de
Responsabilidade.
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DA RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO
Compete ao USUÁRIO
 “Todo
o servidor público poderá ser chamado à
responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe
for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que
dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, que
esteja ou não sob sua guarda”.(Item 10 da I.N. SEDAP nº
205/88).
É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de
direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material
entregue ao seus cuidados. ”.(Item 10.1 da I.N. SEDAP nº
205/88).
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DA RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO
Cabe, portanto, à todos os usuários nos diversos níveis da
UFF, a responsabilidade de zelar, guardar, conservar e
informar qualquer movimentação ou irregularidade com o
bem permanente, permitindo à área responsável pela
atividade de patrimônio manter os seus registros atualizados.
Os servidores temporários (professores visitantes, substitutos,
estagiários, alunos e contratados) não poderão ter sob sua
guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por
eles utilizados serão de responsabilidade da chefia da unidade,
não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o
bem público.
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CONTROLE DE BENS
PERMANENTES
 RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
 REGISTRO (tombamento)
 INCORPORAÇÃO
 MOVIMENTAÇÃO
 FORMAS DE DESFAZIMENTO:
► CESSÃO
► ALIENAÇÃO
► DOAÇÃO
► ALIJAMENTO OU ABANDONO
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RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
O BEM PERMANENTE SERÁ RECEBIDO ATRAVÉS DE:
 COMPRA
 CESSÃO
 DOAÇÃO
 PERMUTA
 TRANFERÊNCIA
 PRODUÇÃO INTERNA
OS DOCUMENTOS HÁBEIS PARA RECEBIMENTO DE UM BEM SÃO:
 Notas Fiscais
 Faturas
 Termo de Doação, Cessão ou Permuta
 Nota de Transferência
 Guia de Produção.
A ACEITAÇÃO do bem será declarada
respectivo documento de recebimento
no
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REGISTRO OU TOMBAMENTO
 IDENTIFICAÇÃO
(Numero seqüencial em
plaquetas, etiquetas, carimbos ou relação);
 TERMO
DE
RESPONSABILIDADE
–
Documento que consolida a carga patrimonial
e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso
do material pelo consignatário;
 CONTROLE FÍSICO – Lançamento em
sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das
características própria do bem;
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INCORPORAÇÃO
 É o processo de inclusão do bem através da
sua identificação e valor,
Unidade Gestora.
no acervo da
 A incorporação do bem é realizada por
lançamento contábil no Sistema Integrado de
Administração Financeira do Governo
Federal - SIAFI
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MOVIMENTAÇÃO
Distribuição
Nenhum equipamento ou material permanente
poderá ser distribuído à unidade requisitante sem
a respectiva carga, que se efetiva com o
competente
Termo
de
Responsabilidade,
assinado pelo consignatário ( Item 7.11 I.N. 205/88)
 Transferência
 PROVISÓRIA – ( Manutenção, empréstimo,
licença ou férias do detentor da carga)
 DEFINITIVA – Para outra Unidade dentro do
mesmo órgão com transferência de carga)
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CONTROLE DE BENS PERMANENTES
 Nenhum equipamento ou material permanente
poderá ser movimentado, ainda que, sob a
responsabilidade do mesmo consignatário, sem
prévia ciência do departamento de Administração
ou da Unidade equivalente; ( item 7.13.4 – I.N.
205/88)
 “Todo equipamento ou material permanente
somente poderá ser movimentado de uma
unidade organizacional para outra, através do
Departamento de Administração ou unidade
equivalente. ( item 7.13.5 – I.N. 205/88)
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CLASSIFICAÇÃO DOS BENS
ATIVO
Todo o material em uso
INATIVO OU INSERVÍVEL
Ociosos
Recuperável
Antieconômico
irrecuperável
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FORMAS DE DESFAZIMENTO
► CESSÃO - consiste na movimentação de material do acervo,
com transferência de posse, gratuita, com troca de
responsabilidade, de um órgão para outro, dentro do âmbito
da Administração Federal Direta.
Art. 4º e § 2º - Decreto 99.658/90
O material classificado como ocioso ou recuperável será
cedido a outros órgãos que dele necessitem:
Quando envolver entidade autárquica, fundacional ou
integrante dos Poderes Legislativo e Judiciário, a operação só
poderá efetivar-se mediante doação
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FORMAS DE DESFAZIMENTO
► ALIENAÇÃO – consiste na operação que
transfere o direito de propriedade do
material mediante, VENDA, PERMUTA
OU DOAÇÃO.
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VENDA
CARACTERÍSTICAS
 Avaliação Prévia por Comissão Especial
 Concorrência, Leilão ou Convite
A dispensa de Licitação só poderá ocorrer
quando revestida de justificado interesse
público ou nos casos de doação
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PERMUTA
CARACTERÍSTICAS
 Interesse público devidamente justificado
 Lotes com valores coincidentes
 Parte de pagamento de material a ser
adquirido (Essa condição deverá constar no Edital)
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DOAÇÃO
CARACTERÍSTICAS
 Revestida de razões interesse social
 Avaliação da oportunidade e conveniência em
detrimento de outra forma de alienação
 Na forma e em favor dos órgãos indicados no
Artigo 15 do Decreto 99.658/90
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ALIJAMENTO OU ABANDONO
 Afastada a hipótese de alienação o material
classificado como irrecuperável poderá ser
destruído total ou parcialmente desde que a
sua permanência ofereça ameaça vital, risco
de prejuízos ecológicos ou inconvenientes de
qualquer natureza para a Administração
Pública.
Documentos que irão compor o processo: Avaliação
dos setores competentes, Termo de Inutilização ou de
Justificativa de abandono
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INVENTÁRIO FÍSICO
Conceito – Item 8 da I.N. 205/88
É o instrumento de controle para
verificação dos saldos de estoques nos
almoxarifados
e
depósitos,
e
conferência dos equipamentos e
materiais permanentes em uso no
órgão ou entidade.
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INVENTÁRIO FÍSICO
► Através do Inventário:
- confirmamos a localização e atribuição da
carga de cada material permanente permitindo a
atualização dos registros dos bens permanentes
bem como o levantamento da situação dos
equipamentos e materiais em uso, apurando a
ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra
irregularidade.
- verificamos as necessidades de manutenção
e reparo e constatação de possíveis ociosidades
de
bens
móveis
possibilitando
maior
racionalização e minimização de custos.
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INVENTÁRIO FÍSICO
O Inventário pode ser:
► Anual – com a finalidade de comprovar a quantidade e o
valor dos bens patrimoniais do acervo de cada Unidade
Gestora, existente em 31 de dezembro.
► Inicial – quando da criação de uma unidade, para
identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade.
► Transferência de Responsabilidades – realizado
quando da mudança do dirigente da Unidade Gestora.
► Por extinção ou transformação – quando da extinção
ou transformação da unidade gestora.
► Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do
dirigente da unidade ou por iniciativa do órgão de fiscalização .
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INVENTÁRIO FÍSICO 2005
Coordenação
► Gerência de Controle Patrimonial/CAEP/SDA
► Comissão Especial de Inventário composta de 06
(seis) servidores
►Subcomissões em cada Unidade AcadêmicoAdministrativa composta de 03(seis) servidores
designados pelas autoridades competentes através
de Determinação de Serviço.
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INVENTÁRIO FÍSICO 2005
ATRIBUIÇÕES
DA GERÊNCIA DE CONTROLE PATRIMONIAL
►Indicar
junto com a SDA
os nomes dos
servidores para composição da Comissão
Especial de Inventário;
► Enviar a listagem de bens registrados em cada
Unidade Acadêmico-Administrativa juntamente
com as instruções julgadas necessárias;
► Emitir Determinação de Serviço estabelecendo o
cronograma
para
a
concretização do
Inventário;
► Dar suporte ao trabalho da Comissão e das
subcomissões durante todo o tempo de
realização do trabalho;
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INVENTÁRIO FÍSICO 2005
ATRIBUIÇÕES
DAS PRÓ-REITORIAS/SUPERINTENDÊNCIAS/
CENTROS/UNIDADES/DEPARTAMENTOS
► Constituir subcomissão, composta por 03 (três)
servidores através de Determinação de Serviço;
► Enviar cópia da DTS para a Gerência de Controle
Patrimonial e publicação em Boletim de Serviço;
► Indicar os servidores para Divisão de Treinamento;
► Mobilizar os demais servidores para colaborar com
o trabalho das subcomissões, visando facilitar a
localização e identificação dos bens;
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INVENTÁRIO FÍSICO 2005
ATRIBUIÇÕES
DAS SUBCOMISSÕES
►Participar do treinamento que será dado através da Divisão de
Treinamento do DDRH/SRH;
►Realizar o levantamento dos bens da unidade
►Confirmar a carga patrimonial dos bens registrados e
encontrados;
► Atualizar os Termos de Responsabilidade;
►Relacionar os bens encontrados sem numeração no local;
► Relacionar os bens que encontram-se na listagem mas que
fisicamente não estão no local;
► Cuidar para que no final do trabalho todo bem esteja sob a
responsabilidade de um servidor dentro da Unidade;
► Encaminha Relatório para a Comissão Especial de Inventário.33
INVENTÁRIO FÍSICO 2005
ATRIBUIÇÕES
►
►
►
►
DA COMISSÃO ESPECIAL
Efetuar o Inventário Geral da UFF coordenando
os trabalhos das subcomissões;
Dar suporte e acompanhar o trabalho das
subcomissões junto com a Gerência de
Controle Patrimonial;
Receber os relatórios das subcomissões dentro
do prazo determinado nas DTSs;
Analisar cada relatório indicando aos
responsáveis das unidades as providências
cabíveis
para
sanar
as
possíveis
impropriedades apontadas;
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INVENTÁRIO FÍSICO 2005
ATRIBUIÇÕES
DA COMISSÃO ESPECIAL
►Encaminhar Relatório Conclusivo do
Inventário Geral informando todos os
detalhes .
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PRAZOS
 Designação da Comissão Especial
 Até 06/09/2005
 Designação das Subcomissões
 Até 09/09/2005
 Semana de Treinamento
 De 19 a 23/09/2005 (à confirmar)
 Emissão de Relatório das Subcomissões
 Até 31/10/2005
 Emissão de Relatório da Comissão Especial
 Até 30/11/2005
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Considerações Finais
 A UFF estará disponibilizando um site com as
informações sobre a realização do inventário,
os formulários pertinentes, a legislação e o
Relatório conclusivo.
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