ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO E
NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO
INTRODUÇÃO
A função Controle Patrimonial, engloba as atividades de recepção,
resgistro, controle, utilização, guarda, conservação e desfazimento
dos bens permanentes da Instituição.
A função deste curso é orientar as ações dos servidores da
UNIFEI, responsáveis por gerenciar o controle patrimonial em suas
unidades acadêmicas e órgãos administrativos, de forma a tornar
essa atividade mais dinâmica, eficaz e adequada às atuais políticas
de gestão pública e fiscalização externa.
ANÁLISE DA LEGISLAÇÃO
• CONTROLE PATRIMONIAL:
Se dá através do registro adequado de todos os bens móveis e
imóveis, adquiridos por recursos orçamentários e não
orçamentários.
- Entrada – Tombamento;
- Alocações Internas – Transferências e Movimentações;
- Saída - Baixa
2. MATERIAL PERMANENTE X MATERIAL DE CONSUMO:
Se um e apenas um dos critérios abaixo for atendido, o bem será
enquadrado como material de consumo:
Durabilidade de até dois anos;
Fragilidade: estrutura quebradiça, deformável ou danificável,
caracterizando sua irrecuperabilidade ou perda de identidade
ou funcionamento;
Perecibilidade: sujeito a agentes químicos, físicos ou desgaste
pelo uso normal;
Incorporabilidade: bem destinado a incorporação a outro (ex:
peças de reposição);
Transformabilidade: quando o bem for adquirido com finalidade
de transformação.
•
NÚMERO PATRIMONIAL:
Essa identificação consiste na atribuição de um número exclusivo
e deve permitir aos agentes do controle patrimonial coletar
informações gerais de um bem.
•
TERMO DE RESPONSABILIDADE:
A IN 205/88 nos apresenta:
Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser
distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que
se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade,
assinado pelo consignatário...
A mesma IN 205/88, diz que todo servidor ao ser desvinculado do
cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade
do material sob sua guarda a outrem, e o setor de patrimônio
da sua jurisdição providenciará um novo Termo de
Responsabilidade.
Obs.: Como no SIPAC só é possível tombar um bem na carga do
chefe da unidade, temos a função Acautelamento, esta gera
um Termo que tem o mesmo peso que o Termo de
Responsabilidade.
Este acutelamento é destinado ao detentor real do bem.
•
TERMO DE TRANSFERÊNCIA:
Transferência constitui na mudança de responsabilidade pela
guarda e conservação de um bem permanente e ocorre nas
seguintes situações:
- quando há alteração do responsável pelo local onde o bem está
alocado;
- quando o bem é transferido de um local de guarda para outro.
•
MOVIMENTAÇÃO OU EMPRÉSTIMO:
É a saída de um bem de seu local de guarda para manutenção ou
empréstimo, sendo emitida uma nota de movimentação.
Nestes casos, deverá ter uma data provável de devolução do bem.
•
TOMBAMENTO:
É o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no
controle patrimonial da Universidade.
O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o
bem entra fisicamente na instituição e envolve desde o
lançamento dos bens no sistema até a assinatura e
arquivamento dos Termos de Responsabilidade.
•
FORMAS DE TOMBAMENTO:
- Aquisição: é a forma realizada quando o bem é adquirido
através de recursos orçamentários ou extra-orçamentários;
- Comodato e Cessão: são denominações dadas ao empréstimo
gratuito de um bem permanente que deve ser restituído após
determinado prazo. Comodato é empréstimo realizado entre a
UNIFEI e empresas privadas; Cessão é empréstimo entre a
UNIFEI e outros órgãos públicos. Ambos são realizados
através de contrato ou convênio.
- Doação: significa a transferência da propriedade de bens
permanentes entre entidades públicas ou privadas.
- Incorporação: ocorre quando não é possível identificar a origem
de recursos de um bem que se encontre pelo menos a dois
exercícios (anos) no acervo da unidade ou órgão. Neste caso,
conforme o item 6.4 da IN 205/88, deverá ser realizada
avaliação por comissão especial que, após análise, arbitrará o
valor de tombamento.
•
AFIXAÇÃO DE PLAQUETAS:
Deverá ocorrer, preferencialmente, logo após o precesso de
tombamento, sendo executada pelo responsável pelo controle
patrimonial na unidade.
A plaqueta de patrimônio deve ser afixada em local bem visível e
de fácil acesso para a leitora de códigos de barras.
•
INVENTÁRIO:
É o levantamento físico dos bens nas respectivas unidades para
fins de controle patrimonial dos mesmos.
Conforme a IN 205/88, os tipos de inventários são:
- Anual;
- Inicial;
- Transferência de Responsabilidade;
- Extinção ou Transformação;
- Eventual.
Os inventários deverão ser realizados pela Comissão Local de
Patrimônio.
A comissão poderá constatar a inexistência de bem, motivado por:
- Perda ou extravio – com responsável conhecido;
- Perda ou extravio – com responsável desconhecido;
- Furto ou roubo.
Para esses casos são tomadas decisões dentro das práticas,
regulamentações, estatutos, voltados a regras disciplinares
dentro da UNIFEI, conforme descrito no item 12 a seguir.
•
ALIENAÇÃO E DESFAZIMENTO:
O que é?
- Alienação: É o ato administrativo que leva à transferência do
direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou
doação.
- Desfazimento: É o processo de exclusão de um bem do acervo
patrimonial da Instituição, de acordo com a legislação vigente e
expressamente autorizada pelo dirigente da unidade gestora.
- Transferência: É a modalidade de movimentação de material,
com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional
para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade.
- Cessão: É a modalidade de movimentação de material do
acervo, com transferência gratuita de posse e troca de
responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração
Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder
Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos
demais Poderes da União.
O material considerado de forma genérica como inservível, para a
entidade, órgão ou repartição que detém sua posse ou
propriedade, deve ser classificado como:
- Ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não
estiver sendo aproveitado;
- Recuperável: quando sua recuperação for possível e orçar em
50% de seu valor de mercado;
- Antieconômico: quando sua manutenção for onerosa, ou seu
rendimento precário, em razão de uso prolongado ou
obsoletismo;
- Irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a
que se destina devido a perda de suas características ou em
razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.
Modalidades de Alienação e Desfazimento:
- Venda – Poderão ser vendidos mediante Concorrência, Leilão ou
Convite. Despensa de Licitação só poderá ocorrer quando
revestida de justificado interesse público ou nos casos de
doação.
- Permuta – Interesse público devidamente justificado. Lotes com
valores coincidentes. Parte de pagamento de material a ser
adquirido (essa condição deverá constar no Edital).
- Doação – Revestida de razões de interesse social. Avaliação da
oportunidade e conveniência em detrimento de outra forma de
alienação. Na forma e em favor dos órgãos indicados no Artigo
15 do Decreto 99.658/90.
- Inutilização ou Abandono – A inutilização consiste na
destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital
para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconveniente de
qualquer natureza. Deverão ser documentados mediante
Termo de Inutilização ou Justificativa de Abandono.
•
AUTORIDADE, RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO:
Conforme IN 205/88 da SEDAP:
“…Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade
pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para
guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou
culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob
sua guarda.
10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de
direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material
entregue aos seus cuidados...“
O fato é levado à autoridade competente que autuará processo
administrativo para apurar o fato através de uma comissão
especial, sem prejuízo da comunicação à Polícia Federal.
Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, deverá passar a
responsabilidade dos bens sob sua guarda a outrem.
Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, tomar as
providências
preliminares
para
a
passagem
de
responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do substituto .
A
passagem de responsabilidade deverá ser feita,
obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada
material permanente e lavratura de novo Termo de
Responsabilidade.
Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade,
caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da
Unidade equivalente adotar as providências cabíveis
necessárias á apuração e imputação de responsabilidade.
NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO
•
DESCENTRALIZAÇÃO DO PATRIMÔNIO:
Por que descentralizar o controle de bens?
- Agilidade na localização de equipamentos;
- Desburocratização;
- Controle efetivo por parte das unidades;
- Eficiência setorial.
Desta forma, criaram-se as figuras do Agente Patrimonial e da
Comissão Local de Patrimônio.
AGENTE PATRIMONIAL
•
Atribuições:
É o servidor disignado pelo Diretor da Unidade Administrativa ou
do Instituto, devidamente cadastrado no Setor de Patrimônio,
que atuará como elemento de ligação entre a Unidade/Instituto
e o Setor de Patrimônio.
•
Atividades Desenvolvidas:
- Gerir o trabalho da Comissão Local de Patrimônio;
-
Cabe ao Agente
Unidade/Instituto.
toda
a
administração
patrimonial
da
AGENTE PATRIMONIAL
•
Competências:
- Orientar professores e pesquisadores acerca da documentação e
procedimentos comumente exigidos em precessos de fomento
à pesquisa;
- Orientar os coordenadores de projetos que envolvam repasse,
parceria ou convênio quanto ao controle, registro e guarda de
bens, em especial, à colagem de plaquetas de identificação
patrimonial;
- Viabilizar o acompanhamento de entrada e saída de material dos
setores de sua Unidade/Instituto, bem como atuar em
programas de retiradas de bens inservíveis;
- Realizar o controle efetivo dos bens que integram o patrimônio da
UNIFEI e de bens móveis em comodato, se houver;
AGENTE PATRIMONIAL
- Orientar a Comissão Local quanto ao levantamento de bens e
enviar ao Setor de Patrimônio, a cada exercício ou quando
requisitado - Inventário;
- Divulgar e orientar aos docentes, discentes, servidores técnicoadministrativos e demais usuários a importância da
preservação de bens permanentes;
- Denunciar irregularidades quanto a dilapidação, furto, roubo,
extravio, perda e quaisquer ocorrência relativas a bens
patrimoniais, propondo ao diretor a autuação de processo
administrativo;
- Acompanhar e atualizar regurlamente a relação dos bens
permanentes pertencentes à Unidade/Instituto, fornecendo
inclusive informações sobre movimentações dos mesmos;
AGENTE PATRIMONIAL
- Acompanhar as entregas dos bens colocados à disposição de
sua Unidade/Instituto, bem como providenciar as respectivas
assinaturas dos Termos de Responsabilidade, Termos de
Transferências e outros;
- Informar ao Setor de Patrimônio quando um bem for entregue
diretamente na Unidade/Instituto, enviando a Nota Fiscal para
a inclusão no sistema;
- No caso acima, caberá à Unidade/Instituto providenciar, sob
orientação do Agente Patrimonial, a correta colagem das
plaquetas de identificação, que serão enviadas pelo Setor de
Patrimônio, juntamente com os Termos de Responsabilidade;
- Em se tratando de transferência, o Agente Patrimonial deverá
usar a Nota de Transferência, que será emitida em 03 vias,
sendo uma para o cedente, outra para o setor que está
recebendo e outra para o Setor de Patrimônio;
AGENTE PATRIMONIAL
- Deverá dar apoio à Comissão Local de Patrimônio, fornecendo
dados e fichas oriundos do Módulo de Patrimônio – SIPAC,
para o início de processo de desfazimento.
COMISSÃO LOCAL DE PATRIMÔNIO
•
Atribuições:
A Comissão Local de Patrimônio constituída de, no mínimo, 03
servidores, será nomeada pelo Diretor da Unidade
Administrativa ou do Instituto, devidamente cadastrada no
Setor de Patrimônio, que será responsável pelo inventário da
unidade, tendo apoio do Agente Patrimonial.
•
Atividades Desenvolvidas:
- A verificação da localização física de todos os bens da unidade;
- A avaliação do estado de conservação destes bens;
- A classificação dos bens passíveis de disponibilidade;
- A identificação dos bens permanentes eventualmente não
tombados
COMISSÃO LOCAL DE PATRIMÔNIO
- A identificação de bens patrimoniados que não possam ser
localizados;
- Emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao
longo do processo de inventário, com informações quanto aos
procedimentos realizados, à situação geral do patrimônio da
unidade e as recomendações para corrigir as irregularidades
apontadas.
COMISSÃO LOCAL DE PATRIMÔNIO
•
Competências:
Além das atribuições anteriormente citadas, cabe ainda a
Comissão Local de Patrimônio:
- A elaboração de listagem a ser encaminhada ao Setor de
Patrimônio, pela chefia da Unidade/Instituto, dos bens
considerados inservíveis, para sua retirada. Relacionar os
bens, listando o número de tombamento, descrição, valor e
condição de uso de acordo com a sua classificação em
listagens separadas, bem como as fichas dos bens a serem
recolhidos, solicitando sua retirada e baixa.
- Bem classificado como Ocioso ou Recuperável – Transferido
para outros setores da UNIFEI que dele necessitarem. Caso
não tenham interesse, o bem deverá ser doado na forma da
legislação.
BENS NÃO INVENTARIADOS
Bens não inventariados são aqueles não localizados durante a
realização do inventário, ou a qualquer momento.
Quando da observação da ocorrência de bens não inventariados,
o Dirigente da Unidade/Instituto deverá disignar Comissão de
Sindicância, em casos de bens acima do limite de licitação
dispensável, cujas atribuições principais são:
- verificar se há bens que se enquadrem nos termos do item 10.6
da IN 205/88 – bens de pequeno valor econômico,
recomendando sua baixa imediata;
- apurar as responsabilidade pela irregularidade conforme item 10
da IN 205/88, para os bens que não se enquadrem no item
acima;
- elaborar relatório para o dirigente da Unidade Gestora com as
conclusões e recomendações.
BENS NÃO INVENTARIADOS
Quando o bem for igual ou inferior ao limite estabelecido como
licitação dispensável – Art. 24, Inciso II, da Lei 8666/93, a
apuração poderá ser por intermédio de Termo Circunstanciado
Administradito (TAC), que deverá ser lavrado pelo chefe do
setor responsável pelo bem e conter:
- Qualificação do servidor envolvido;
- Descrição sucinta dos fatos que acarretaram o extravio ou dano
do bem;
- Parecer conclusivo do responsável pela sua lavratura.
Ao final do processo, este deverá ser encaminhado ao Setor de
Patrimônio.
RESPONSABILIDADES
- O extravio de placas, a colagem indevida destas nos bens em
desconformidade com as referências dos Termos de
Responsabilidade, bem como prestações de informações
falsas serão de responsabilidade exclusiva a quem competir a
posse, guarda e manutenção dos bens;
- Em caso de realização de auditorias internas ou externas, o
responsável deverá prestar esclarecimentos sobre a
localização, guarda de bens e estado em que se encontram;
- Os bens ficarão alocados no Almoxarifado Central em tempo
razoável para seu emplaquetamento e destinação ao local que
os solicitou, devendo a unidade requisitante disponibilizar um
espaço para seu recebimento;
- No caso de um bem ser incorporado à UNIFEI sob forma de
cessão, comodato ou doação, os respectivos documentos
deverão ser encaminhados, imediatamente, ao Setor de
Patrimônio, indicando a localização do bem para sua
regularização
DESFAZIMENTO DE BENS DE INFORMÁTICA
Em caso de Desfazimento de Bens de Informática, os seguintes
passos deverão ser seguidos:
- Os analistas e técnicos de TI dos órgãos deverão preencher as
planilhas de desfazimento, disponibilizada pela SLTA/MPOG no
site Comprasnet – os bens deverão ter laudo;
- A relação dos bens, juntamente com a Declaração de
Desinteresse e as Fichas Patrimoniais deverão ser
encaminhadas impressas e também por Memorando Eletrônico
à DMA/PCI;
Medidas a serem adotadas:
- para assegurar a segurança dos dados e informações da UNIFEI,
devem ser retirados todos os arquivos do HD dos
computadores;
DESFAZIMENTO DE BENS DE INFORMÁTICA
- Alguns computadores possuem etiquetas de licença de softwares
que podem ser reaproveitadas em outros equipamentos –
Estas devem ser retiradas e alocadas onde houver
necessidade;
- Os equipamentos devem ser numerados com etiquetas na
sequência informada nas planilhas para facilitar a sua
identificação. Deve-se informar a sigla do órgão da UNIFEI a
qual pertence o equipamento;
- Em equipamentos antigos, o número de patrimônio era colado
apenas na CPU, mas o patrimônio era composto por conjunto.
Para que seja possível a baixa do patrimônio e posterior
desfazimento, é necessário a separação do conjunto
correspondente à ficha patrimonial.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
- As etiquetas de patrimônio NÃO deverão ser retiradas dos bens
em hipótese alguma. Esta atividade cabe ao Setor de
Patrimônio no ato do desfazimento;
- Para bens em regime de comodato (classificados como Bens de
Terceiros), é necessário verificar no contrato o prazo e a
finalidade para o qual o bem estava sendo utilizado e contatar
formalmente o comodante para regularizar a situação;
- Vale lembrar que o comodato é um contrato unilateral, gratuito,
pelo qual alguém (comodante) entrega a outrem (comodatário)
coisa infungível, para ser usada temporariamente e depois
restituída.
LEGISLAÇÃO
- Decreto nº 99.658 de 30/10/1990;
- Decreto nº 6.087 de 20/04/2007;
- Instrução Normativa CGU nº 04 de 07/02/2009;
- Instrução Normativa STN nº 205 de 08/04/1988;
- Portaria STN nº 448 de 13/09/2002;
- Lei 4.320 de 17/03/1964;
- Lei 8.666 de 21/06/1993.