TCEMG - Curso de Pós-Graduação em
Direito Público: Controle de Contas,
Transparência e Responsabilidade
Disciplina: Execução, Relatório e Monitoramento
em Auditoria Operacional
AULA 02
Instrutor: HENRIQUE HERMES GOMES DE MORAIS
Auditor Fiscal da Receita Estadual
Superintendente de Auditorias e Tomadas de Contas Especiais
Controladoria Geral do Estado de Minas Gerais
[email protected]
Fevereiro/2013
O Processo de Auditoria de Natureza Operacional
Seleção do objeto, equipes, recursos
e prazos de entrega da auditoria.
I – Planejamento
Elaboração
da
Matriz
de
Planejamento.
Coleta de dados, avaliação e
consolidação dos dados, elaboração
II - Execução
da Matriz de Achados e do Relatório
de Auditoria.
Referenciação e arquivamento dos
III – Finalização
papéis de trabalho, encaminhamento
do Relatório de Auditoria ao gestor e
dos trabalhos
autoridades competentes.
Acompanhamento e monitoramento
IV – Pós-auditoria do objeto auditado para verificação
do cumprimento das recomendações.
MODELO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO DE AUDITORIA
PROBLEMA: Enunciar de forma clara e resumida o aspecto a ser enfocado pela auditoria, de
acordo com o levantamento de auditoria previamente realizado.
QUESTÃO DE
AUDITORIA
Especificar
os termos
chave e o
escopo da
questão:
período de
abrangência;
população
alvo; área
geográfica.
INFORMAÇÕES
REQUERIDAS
FONTES DE
INFORMAÇÃO
Identificar as
informações
necessárias
para responder
a questão de
auditoria.
Identificar
as fontes de
cada item
de
informação.
ESTRATÉGIAS
METODOLÓGICAS
Especificar
as comparações
a serem feitas, as
técnicas
amostrais a
serem utilizadas:
estudo de
caso; pesquisa;
delineamento
experimental;
delineamentos
quase
experimentais;
delineamentos
não experimentais
MÉTODOS DE
COLETA DE
DADOS
Especificar os
métodos de
coleta a
serem
empregados,
quais sejam:
entrevistas
(estruturadas
ou não
estruturadas);
questionário
enviado pelo
correio;
observação
direta; dados
secundários.
MÉTODOS
DE
ANÁLISE DE
DADOS
Especificar
as técnicas a
serem
utilizadas na
análise de
dados, quais
sejam:
estatística
descritiva;
análise
qualitativa;
análise de
conteúdo;
outras.
O QUE A
ANÁLISE VAI
LIMITAÇÕES
PERMITIR
DIZER
Especificar as Esclarecer
limitações
precisamente
relativas:
que
à estratégia
conclusões
metodológica ou
adotada; à
resultados
qualidade das podem ser
informações; alcançados
às condições a partir da
operacionais estratégia
de realização metodológica
do trabalho.
adotada.
EXEMPLO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO
PROJETO ESTRUTURADOR LARES GERAES
O Brasil possui um enorme déficit de moradias ocasionado principalmente
pela fragilidade das políticas habitacionais adotadas. O problema tem
como principais raízes o êxodo rural e o crescente fluxo migratório,
resultantes da expectativa da melhoria de qualidade de vida na grande
região metropolitana. Com o objetivo de reduzir o déficit habitacional no
Estado, em parceria com os municípios, com o governo federal e
entidades privadas e não governamentais, o governo do Estado criou o
programa estruturador Lares Geraes com o intuito de construir e financiar
moradias para beneficiar prioritariamente famílias com renda mensal de
até 3 salários mínimos.
Questão de Auditoria: De que maneira o Programa tem contribuído para a
melhoria das condições de vida das famílias beneficiadas e para a redução
do déficit habitacional no Estado de Minas? (eficácia, efetividade)
MATRIZ DE PLANEJAMENTO DE AUDITORIA
Informações
requeridas
Fontes de
informação
1 - Séries
históricas, de
2000, da
evolução do
déficit
habitacional
no Estado. Se
possível,
discriminar
por região e
municípios.
- Fundação
João Pinheiro;
- IBGE: banco
de dados;
- COHAB;
- Associação
Mineira dos
Municípios;
- Associações
MicroRegionais;
- Secretarias
Municipais de
Habitação;
- Ministério das
Cidades;
- INTERNET
Estratégias Métodos de
Metodológi Coleta de
cas
Dados
- Pesquisa
Documental
- Pesquisa
por meio
eletrônico;
- Coleta de
dados por
meio
eletrônico.
- Livros
- Estudos
publicados
Métodos de
Análise de
Dados
- Análise
comparativa
das séries
históricas de
2005, por
regiões e por
municípios
mineiros.
- análise
qualitativa dos
dados e
informações
coletados.
- estudo
estatístico
comparativo
das séries
históricas do
déficit
habitacional.
Limitações
- Existência
de muitas
variáveis;
- Existência
de vários
conceitos de
déficit
habitacional.
- Inexistência
de estudos
mais recentes
sobre o déficit
habitacional
no Estado.
O que a
análise vai
permitir dizer
- Se pode ser
aferida a
redução do
déficit
habitacional de
algumas
regiões e
municípios;
- Se a seleção
dos municípios
condiz com a
realidade
demonstrada
no estudo
estatístico.
- A eficácia do
Indicador de
Desempenho
do Programa.
Execução da Auditoria de Natureza
Operacional
Após a elaboração da Matriz de Planejamento,
inicia-se a fase de execução dos trabalhos de
auditoria, quando são realizados:
 os trabalhos em campo;
 teste-piloto;
 coleta de dados;
 consolidação dos dados;
 elaboração da matriz de achados.
Execução da Auditoria de Natureza
Operacional
A Matriz de Planejamento deve ser
considerada
pela
equipe
como
um
instrumento dinâmico que permite visualizar o
encadeamento lógico do trabalho.
Trabalhos de Campo
Os trabalhos de campo compreendem todos os
esforços da equipe para acumular, classificar e avaliar
informações e evidências, mediante a aplicação de
questionários, realização de entrevistas, exame físico
das instalações e empreendimentos executados no
programa avaliado, no intuito de capacitá-la a formar
sua opinião.
Trabalhos de Campo
É a primeira das fases de execução de auditoria
e devem ser observados:
 conhecimento do Programa a ser auditado;
 conhecimento da Matriz de Planejamento
(intuito de responder as questões de auditoria
propostas);
 elaboração dos questionários a serem
aplicados nos beneficiários e stakeholders.
Trabalhos de Campo
Procedimentos para a realização das visitas:
 traçar roteiros;
 agendar entrevistas;
 solicitar transporte para a equipe de auditoria;
 solicitar diárias de viagem para os servidores;
 solicitar equipamentos (máquinas fotográficas,
palmtops e/ou notebooks);
 reservar hotel;
 preparar o roteiro das entrevistas e imprimir os
questionários a serem aplicados;
Trabalhos de Campo
Procedimentos para a realização das visitas:
 agendar, com antecedência, entrevistas com
prefeitos ou pessoas relacionadas com o programa;
 preparar o material das entrevistas, tais como:
questionários, check lists, materiais de consulta,
palmtops, máquinas fotográficas, trena, cone, rádio
transmissor;
 enviar previamente, quando necessário, via e-mail,
questionários cujas informações exijam tempo maior
de resposta, de forma a agilizar a visita técnica.
Trabalhos de Campo
Deve-se atentar para as seguintes questões:
1. Todos os membros da equipe têm conhecimento
de suas funções e dos objetivos que perseguem?
2. A programação do trabalho está sendo seguida?
3. Os entrevistados têm capacidade para responder
as perguntas formuladas, de modo a não
comprometer a coleta de dados?
4. As normas de auditoria estão sendo cumpridas?
5. As constatações de auditoria estão suportadas por
documentos e papéis de trabalho corretamente
preenchidos?
Trabalhos de Campo
 Participação de consultores externos para a
orientação acerca de temas específicos quando
não dominados pelos integrantes da equipe de
auditoria.
Trabalhos de Campo
Para evitar possíveis questionamentos pela parte
auditada, o auditor deverá atentar para os seguintes
aspectos:
 conhecimento da operação em exame e dos
procedimentos de auditoria;
 revisão permanente dos papéis de trabalho;
 fundamentação adequada dos fatos e problemas
observados;
 sugestões, acerca da melhoria dos sistemas de
controle interno e dos procedimentos observados,
apresentadas com embasamento técnico;
Trabalhos de Campo
Para evitar possíveis questionamentos pela parte
auditada, o auditor deverá atentar para os seguintes
aspectos:
 possíveis reduções de custos e melhoria da
eficiência;
 aprofundamento do exame sempre que diante de
qualquer indício de anormalidade, mesmo que lhe
pareça insignificante;
 consideração
informalmente.
das
informações
obtidas
Trabalhos de Campo
A seleção dos municípios a serem visitados é feita
com base nas informações disponibilizadas pelo
auditado, utilizando-se de critérios que possam
melhor responder às questões de auditoria constantes
da Matriz de Planejamento, tais como:
 estratificação por região de planejamento;
 locais com maior número de execução física do
objeto de auditoria;
 locais onde foram alocados mais recursos;
 regiões com maior número de pessoas atendidas;
 situação específica informada pelo auditado.
Realização de Teste-Piloto
Técnica utilizada para validar e ajustar as tarefas e
instrumentos de coleta de dados propostos, que
permite conferir as seguintes questões:
 as premissas iniciais acerca do funcionamento do
objeto auditado;
 a estratégia metodológica proposta na Matriz de
Planejamento;
 a adequação dos instrumentos de pesquisa e
entrevista (questionários, roteiro de observação
direta, roteiro de entrevista, roteiro de grupo focal);
 a qualidade e a confiabilidade dos dados que se
pretende coletar.
Realização de Teste-Piloto
O teste-piloto deve ser realizado, preferencialmente,
onde o objeto de auditoria apresentar entraves
potenciais à condução dos trabalhos, o que permite à
equipe antecipar as dificuldades que possivelmente
seriam enfrentadas durante a execução da avaliação.
Permite, ainda, que a equipe conheça problemas que
poderão vir a ocorrer nos demais locais, ajuste o
tamanho da amostra, se necessário, e saiba se a
estratégia metodológica atenderá satisfatoriamente às
questões propostas pela auditoria. Recomenda-se,
entretanto, a escolha de um local mais próximo da
sede do órgão/entidade a que pertence a unidade de
auditoria, visando à redução de custos.
Coleta de Dados
Os métodos mais comuns de coleta de dados são:
 Entrevista;
 Questionário;
 Observação direta;
 Utilização de dados secundários.
Ao se optar por um método de coleta de dados, devese considerar, primeiramente, a conveniência de que
sejam utilizados instrumentos que obedeçam ou não
a um padrão pré-elaborado (estruturado).
Vantagens e Desvantagens do Instrumento de
Coleta de Dados
Vantagens
Desvantagens
atinge um maior número o desenvolvimento e o
de pessoas;
pré-teste da coleta são
possibilita a comparação demorados;
das respostas;
requer conhecimento
viabiliza a análise
especializado;
estatística;
é difícil garantir o rigor
possibilita a
das informações
generalização das
prestadas.
conclusões, no caso de
amostras aleatórias.
Entrevista
Método de coleta de dados onde se obtém
informações a partir do contato direto com o
entrevistado, permitindo maior controle sobre a
qualidade dos dados coletados, quando comparada
aos questionários enviados pelo correio.
Questionário
Instrumento de coleta de informações aplicável a
qualquer tipo de unidade de análise que contenha
variáveis relevantes para a avaliação. Vantagens:
baixo custo; desnecessidade de entrevistadores e de
treinamento; desnecessidade de deslocamento de
pessoal; pode-se obter informação de uma amostra
numerosa e dispersa.
Observação Direta
Método de coleta de dados no qual o pesquisador
utiliza os próprios sentidos para obter informações.
Constitui fonte valiosa de informações e requer
treinamento e preparação específica em, por
exemplo, técnicas de anotação de campo, bem como
capacidade de concentração e percepção seletiva. O
observador treinado deve ser capaz de conferir
exatidão, validade e confiabilidade às informações
coletadas. É muito empregada em avaliações de
programa do tipo qualitativa, como estudos de caso
Vantagens
 permite ao observador compreender o contexto no
qual se desenvolvem as atividades do programa;
 permite que o observador testemunhe os fatos;
 permite que o observador perceba aspectos que
escapam aos participantes envolvidos com o
programa;
 pode captar aspectos do programa sobre os quais
os participantes não desejam falar numa entrevista;
 traz para a análise as percepções do próprio
observador;
 permite que o observador forme impressões que
extrapolem o que é possível registrar,.
O método de Utilização de Dados Secundários é um
procedimento que considera dados já existentes obtidos de
sistemas gerenciais ou pesquisas realizadas anteriormente
e podem prover material relevante e suficiente para o
desenvolvimento dos trabalhos, observando sempre:
→ que tipo de dado está disponível?
→ os dados disponíveis são adequados para responder à
questão que se pretende investigar?
→ os dados estão completos e o período de abrangência é
suficiente para a análise?
→ de que forma o dado está armazenado?
→ quais as limitações relativas à forma dos dados e quais
as dificuldades existentes para a sua obtenção?
→ que atividades de coleta são realizadas regularmente?
→ foi realizada coleta de dados com objetivo específico?
→ há outras fontes relevantes de dados para o tema a ser
investigado?
EXEMPLOS DE QUESTIONÁRIOS PARA
COLETA DE DADOS